1) Não houve detalhamento da norma;

2) Nao houve treinamento prévio;

3) Só foi encaminhada por e-mail; e,

4) Não teve manual para aplicação da norma.

Outros canais que poderiam ser utilizados:

• Home page institucional

• Processo SEI

Boas práticas:

Sempre que houver algum tipo de mudança em um procedimento, ou quando for criado um novo, deve-se fazer um treinamento sobre o tema e/ou seja disponibilizado um manual com todos os passos detalhados do procedimento. Isso reduz muito a margem de erro e retrabalho.

É fundamental comunicar as mudanças de forma clara, transparente e antecipada, explicando os motivos e os impactos esperados. Caso contrário, a falta de informação pode gerar desconforto, ansiedade e até mesmo resistência à mudança.

Clareza e transparência:

A comunicação deve ser clara e evitar ambiguidades, explicando os motivos da mudança e os seus objetivos.

Antecipação:

Informar as mudanças com antecedência, para que os técnicos administrativos possam se adaptar e se preparar.

Detalhar e esclarecer:

A comunicação deve fornecer detalhes sobre a mudança, responder dúvidas e fornecer informações adicionais para esclarecer dúvidas.

Impacto e benefícios:

A universidade deve explicar como a mudança da rotina de controle da frequência dos técnicos administrativos irá contribuir no controle/cumprimento de horário de trabalho e quais os benefícios que ela pode trazer. (Melhor ainda se pagassem horas extras!)

Consequências da falta de comunicação:

Insegurança:

A falta de informação pode gerar insegurança e ansiedade nos TA.

Baixa produtividade:

A insegurança e a falta de entendimento podem levar à baixa produtividade e ao mau desempenho.

Desmotivação:

A falta de comunicação pode desmotivar os TA, levando a um ambiente de trabalho insatisfatório.

Resistência à mudança:

A falta de comunicação pode gerar resistência à mudança, dificultando a implementação da nova medida.

Como comunicar mudanças de forma eficaz:

Utilizar previamente, reuniões e apresentações para comunicar as mudanças de forma clara e detalhada.

Comunicações escritas:

Utilizar previamente e-mails, comunicados internos e outros materiais escritos para reforçar a comunicação.

Canal de comunicação aberto:

Criar um canal de comunicação aberto para que os técnicos administrativos possam tirar dúvidas e dar feedback.

Treinamentos e orientações:

Forneçer treinamentos e orientações para que os TA possam se adaptar à nova mudança.

Comunicação transparente e honesta:

A comunicação deve ser transparente e honesta, explicando os motivos da mudança e seus impactos.

1. Falta de informações detalhadas.

2. Ausência de divulgação antecipada.

3. Falta de treinamento prévio de dirigentes de setores.

Sugestão de canais:

Site oficial da intuição

Rede sociais da instituição

Folders informativos

Sugestões de boas práticas:

.Reuniões setoriais

.Palestras para os servidores informado mudanças importantes na rotina da instituição.

. Divulgação prévia de alterações na rotina de trabalho.

• Falta de detalhamento

• Ter sido divulgada em apenas um meio de comunicação

Canais que poderiam ter sido usados:

• Circular interna

• Folders, card alocados em murais

• Solicitado aos coordenadores que divulgassem nos grupos de whatsapp dos setores.

Poderia ter sido feito junto com o informativo um tutorial orientando passo-a-passo sobre o preenchimento adequado e utilizar todas as formas de comunicação possíveis para abranger o máximo de pessoas possíveis.