Agrupación de las cuentas. Independientemente del tipo de organización y de las características particulares de la organización, la agrupación de las cuentas debe de hacerse y presentarse con un orden y secuencia contable lógicos. Cada cuenta será codificada, debiendo asignársele un número y nombre único e irrepetible en todo el catálogo.

Es un instrumento clave para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la empresa. Este catálogo define de manera detallada cómo se deben clasificar y registrar las transacciones contables, siguiendo las normativas establecidas en el ámbito contable público.

También, gracias a haber un registro, ya sea en formato papel como en digital, se tiene un documento que demuestra cómo se está dando el flujo del dinero en la empresa, tanto cuando entra como cuando sale, especificando en qué forma lo está haciendo y en qué cantidad. Gracias a ello, en caso de hacer presupuestos para fines varios, es posible hacer una estimación mucho más precisa de lo que se va a necesitar o se va a gastar

Además, debido a que cada país tiene una normativa diferente con respecto a la organización de la empresa e impuestos asociados (como el IVA o el IRPF), es importante ver las reglamentaciones vigentes y ver si la empresa tiene algo pendiente que solucionar.

Un aspecto muy importante a la hora de elaborar un catálogo de cuentas es el de que debe aceptar modificaciones en el futuro, dado que siempre puede ocurrir que se haya cobrado o pagado por un servicio que al final no se ha prestado o se hayan introducido de forma errónea algunos datos.

Durante la recogida de datos, es muy importante tener en cuenta los siguientes aspectos de la empresa^:

·         Proyectos.

·         Datos regionales.

·         Obligaciones tributarias.

·         Fuentes de ganancias más importantes.

Para facilitar el manejo de los datos por parte de contadores y tenedores de libros de cuenta, en los catálogos de cuentas es habitual usar la siguiente codificación:

·         1-000X para activos.

·         2-000X para pasivos.

·         3-000X para capital.

·         4-000X para ingresos.

·         5-000X para costos.

·         6-000X para gastos.

en la actualidad existen en el mercado una gran variedad de paquetes contables que permiten entre otras cosas llevar la contabilidad en forma simultánea de diferentes empresas, elaborar pólizas de ingresos, egresos y diario; generar estados financieros, reportes y cédulas de trabajo. También ofrecen entre sus beneficios la posibilidad de estructurar en forma sencilla uno o varios catálogos de cuentas.

No obstante, lo anterior, todo contador debe poseer los conocimientos necesarios para diseñar y estructurar de manera adecuada un catálogo de cuentas que se ajuste perfectamente a las necesidades presentes este es un elemento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que permite clasificar y registrar de manera organizada todas las transacciones financieras. En Colombia, la Contaduría General de la Nación (CGN) estableció el Catálogo General de Cuentas (CGC) mediante la Resolución 037 de 2017. Este catálogo se utiliza para la elaboración del Balance General y contiene cinco niveles de clasificación con seis dígitos que forman el Código Contable.

Las clases 1 a 3 del Catálogo General de Cuentas representan la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad, y son la base para la elaboración del Balance General. Por otro lado, las clases 4 a 6 contienen las cuentas de resultados financieros del periodo, mientras que la clase 7 aborda otros aspectos relevantes

Existen diferentes tipos de catálogos de cuentas en función del tipo de sistema de codificación que utilicen. A continuación, se muestran los cinco principales.

1. Con sistema alfabético

Para referirse a los activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos, se hace uso de letras. Por ejemplo, ‘A’ es para activos, ‘B’ es para pasivos, ‘C’ es para capital...

2. Con sistema decimal

Para referirse a los diferentes términos fiscales anteriormente mencionados, se utiliza numeración del 0 al 9. Por ejemplo, 0 es activos, 1 es pasivos...

3. Con sistema numérico

Los catálogos de cuentas que usan un sistema numérico clasifican en grupos y subgrupos todas las cuentas de la organización, asignándoles un número a cada tipo de transacción. Por ejemplo, 1 - activos, 11 - activos corrientes, 11-10 efectivo...

4. Con sistema nemotécnico

Las cuentas vienen clasificadas de forma que se pueda memorizar fácilmente la forma en cómo son referidas en el catálogo. Por ejemplo, para activos se puede usar la letra ‘A’ y para pasivos la letra ‘P’, y, así, sucesivamente. Luego, para referirse a los subgrupos se usan letras en minúscula. Por ejemplo, para activos circulantes se podría usar ‘Ac’.

Cabe decir que, pese a que facilita su aprendizaje, es poco utilizado en realidad dado que siempre hay un pequeño riesgo de que se den ambigüedades, especialmente entre subgrupos.

5. Con sistema combinado

Básicamente, son catálogos de cuentas que utilizan sistemas de codificación que combina dos de los anteriores sistemas mencionados.

1. Dinámica de cuentas: Se refiere a la clasificación y estructura de las cuentas dentro del catálogo. Esto implica determinar qué cuentas se incluirán, cómo se agruparán y cómo se organizarán jerárquicamente. La dinámica de cuentas establece un sistema coherente para registrar las transacciones financieras de la empresa, lo que facilita la contabilidad y el análisis posterior.

2. Descripción de cuentas: Cada cuenta en el catálogo debe tener una descripción clara y concisa que indique su propósito y el tipo de transacciones que se registrarán en ella. La descripción de cuentas es crucial para que los contadores y otros usuarios puedan comprender rápidamente el contenido y el uso de cada cuenta en el sistema contable. Esta información ayuda a garantizar la consistencia en el registro de transacciones y facilita la interpretación de los estados financieros.

Comprende las cuentas con los códigos 20 a la 29, las mismas que están referidas a los bienes y servicios acumulados de propiedad de la empresa, cuyo destino es la venta, así como los bienes destinados al proceso productivo, los manufacturados, los recursos naturales y los productos biológicos, y las existencias de servicios, cuyo ingreso asociado no se devenga.

Se incorpora en este elemento, como Cuenta 27, los activos no corrientes mantenidos para la venta, referidos a activos inmovilizados cuya recuperación se espera realizar principalmente a través de su venta en vez de su uso continuo. La dinámica de las adquisiciones de existencias por lo general serán registradas y transferidas a sus cuentas pertinentes teniendo como contrapartida la cuenta 61 Variación de existencias. Asimismo, los productos elaborados, en proceso, subproductos, desechos y desperdicios, y envases y embalajes fabricados en el período serán transferidos a las cuentas correspondientes a través de la cuenta 71 Variación de la Producción almacenada. Cabe señalar que una vez realizada la venta de las existencias, la salida de las mismas serán registradas contra la cuenta 69 Costo de Ventas.

201 Mercaderías manufacturadas

2011 Mercaderías manufacturadas

20111 Costo

20112 Valor razonable

202 Mercaderías de extracción

203 Mercaderías agropecuarias y piscícolas

2031 De origen animal

2032 De origen vegetal

204 Mercaderías inmuebles

208 Otras mercaderías

202 Mercaderías de extracción. Productos originados en recursos naturales extraídos, que han sido adquiridos para su venta sin haber sido transformados.

203 Mercaderías agropecuarias y piscícolas. Productos de origen animal y vegetal que se adquieren con el objetivo de venderlos sin transformarlos.

204 Mercaderías inmuebles. Activos inmobiliarios que se adquieren con el propósito de su venta.

208 Otras mercaderías. Mercaderías adquiridas para la venta que no se contemplan en las subcuentas anteriores.

Las diferencias de cambio originadas en pasivos en moneda extranjera serán aplicadas a resultados.

• El costo de las mercaderías devueltas por los clientes, con abono a la subcuenta 691 – Costo de ventas Mercaderías.

• El incremento de valor de las mercaderías que se miden al valor razonable.

• Los sobrantes de mercaderías

• El costo de las mercaderías devueltas a proveedores con cargo a la subcuenta 611 - Variación de existencias - Mercaderías.

• La disminución de valor de las mercaderías que se miden al valor razonable.

• Los faltantes de mercaderías, determinados por referencia a inventarios físicos.

• El castigo de mercaderías.

1-    Los valores en efectivo, cheques y comprobantes de pago con tarjetas, recibidos tanto en moneda nacional como extranjera convertida a moneda nacional.

2-    Los valores en cheques y comprobantes de pago con tarjetas, devueltos por los diferentes establecimientos bancarios.

3-     EI valor de la apertura o incremento de la caja menor.

4-     El valor reintegrado de los dineros que correspondan a la cancelación o disminución de la caja menor.

5-    El mayor valor resultante de la re expresión de divisas a moneda nacional calculado mediante la aplicación de la tasa de cambio, de acuerdo con las normas vigentes.

6-      El valor de los sobrantes que surjan al efectuar los arqueos de caja.

 SE ACREDITA CON:

1-    EI valor de los depósitos efectuados en cuentas de bancos, corporaciones u otras entidades financieras.

2-    El valor correspondiente a los cheques devueltos que se trasladen a las acciones de cobro que correspondan.

3-     EI menor valor resultante de la re expresión de divisas a moneda nacional calculado mediante la aplicación de la tasa de cambio, de acuerdo con las normas vigentes.

4-    EI valor de la cancelación o disminución de la caja menor.

5-    El valor de los faltantes que surjan al efectuar los arqueos de caja.

La subcuenta Cajero se afectará con el giro de los recursos para atender los pagos a los beneficiarios finales, que se deriven de las obligaciones adquiridas por cuenta de las entidades.

La subcuenta Recaudos presupuestales se afectará con los recaudos provenientes de las operaciones en las cuales se identifica, en primera instancia, el ente generador a quien se asocia el concepto de ingreso.

La subcuenta Recaudos afectación específica se afectará con los recursos provenientes del financiamiento externo, donaciones u otros recaudos con destinación específica.

La subcuenta Recaudos SCUN se afectará con los recursos que entregan en administración las entidades que ejecutan recursos propios de un mismo concepto de ingreso procedente de diferentes entes generadores.

La subcuenta Cuentas Operaciones Financieras se afectará con los recursos provenientes de la constitución y cancelación de las inversiones que realiza la DGCPTN, así como por los movimientos de respaldo y los traslados a la cuenta líder.

La subcuenta Otras cuentas corrientes se afectarán con los recursos que se reciben por operaciones diferentes a las enunciadas en las cuentas corrientes anteriores.

La subcuenta Otras operaciones de Cuenta Única Nacional se afectarán con el valor de los traslados recibidos de la cuenta líder por las operaciones financieras y con el valor de los traslados recibidos como respaldo de las operaciones financieras

Coherencia y uniformidad: Es importante mantener la coherencia y la uniformidad en la dinámica del catálogo de cuentas para garantizar la consistencia en el registro y la presentación de la información financiera. Esto facilita la comparabilidad de los datos a lo largo del tiempo y entre diferentes empresas.

1. Activos:

   • Activos corrientes:

     • Efectivo y equivalentes al efectivo

     • Cuentas por cobrar

     • Inventarios

     • Otros activos corrientes

   • Activos no corrientes:

     • Propiedades, planta y equipo

     • Activos intangibles

     • Inversiones a largo plazo

     • Otros activos no corrientes

2. Pasivos:

   • Pasivos corrientes:

     • Cuentas por pagar

     • Deudas a corto plazo

     • Pasivos acumulados

     • Otros pasivos corrientes

   • Pasivos no corrientes:

     • Deudas a largo plazo

     • Otros pasivos no corrientes

3. Patrimonio neto:

   • Capital social

   • Utilidades retenidas

   • Otros componentes del patrimonio neto

4. Ingresos:

   • Ventas de bienes

   • Ingresos por servicios

   • Otros ingresos

5. Costos y gastos:

   • Costo de bienes vendidos

   • Gastos de administración

   • Gastos de ventas

   • Gastos financieros

   • Otros gastos

6. Cuentas de orden:

   • Cuentas que registran transacciones fuera del balance principal, como garantías, contingencias, etc.

Los catálogos de cuentas están formados por rubro, cuentas y subcuentas.

• Rubro: pasivo fijo o a largo plazo, pasivo circulante o a corto plazo, activo diferido, activo fijo, activo circulante (son los elementos del estado de situación financiera).

• Cuenta: proveedores, bancos, caja… (elementos que integran los costos, ingresos, capital contable, pasivo, activo).

• Subcuentas: los elementos que forman parte de la cuenta principal.

A pesar de esta estructura general, el catálogo de cuentas es diferente para cada empresa. Cada compañía prepara su catálogo particular, según sus propios requerimientos. Esta estructura será tan compleja como lo sea la estructura comercial de la empresa.

Es importante adaptar esta estructura a las necesidades específicas de la empresa y asegurarse de que todas las transacciones financieras puedan registrarse de manera adecuada. Además, es común asignar códigos numéricos o alfanuméricos a cada cuenta para facilitar la organización y la referencia cruzada.

CABALLERO MALDONADO SHARY MILENA

GARCIA ACOSTA SARAY ENILDA

MENESES BARRETO LUISA FERNANDA

https://psicologiaymente.com/organizaciones/catalogo-de-cuentas

file:///C:/Users/USER/Downloads/CGC%20Versi%C3%B3n%202015.16.pdf