Conduite de réunion - GEA3-2021 by Helene Boissiere

GUIDANCE /PILOTAGE

helene_boissiere — 2021-02-08 19:58:34 UTC

> RÔLES DE L'ANIMATEUR :
-
-
-
> TROIS PHRASES CLÉS

- 3 phrases dite par l'animateur
- "................................"
-

C.C.C

helene_boissiere — 2021-02-09 07:17:54 UTC

Ce que je vais :
Continuer
-
-
Changer
-
-
Commencer
-
-

Mon expérience personnelle

helene_boissiere — 2021-09-20 12:36:34 UTC

Mes difficultés pour conduire une réunion collaborative
Mes freins
Mes besoins

Ma réunion

2021-09-21 09:35:08 UTC

Thème :
DEVELOPPER LE BASEBALL CHEZ LES JEUNES EN ILE-DE-FRANCE .

Objectif : RESOUDRE UN PROBLEME / AMELIORER UNE SITUATION
- REFORMER LES REGLES MISENT EN PLACE PAR LA FEDERATION AFIN DE PERMETTRE UN MEILLEUR APPRENTISSAGE OU UNE CROISSANCE PLUS RAPIDE.

Plan
1- SAISIR LE BUT DE LA REUNION
Cette étape va nous permettre de voir quels sont les freins au niveau du baseball chez les jeunes.
Les règles sont elles adaptés ?
Les clubs ont-ils les bonnes infrastructures ?
Les entraineurs sont-ils bien formés ?
Faut-il adapter le sport afin qu'il soit plus facile aux jeunes?
Ces questions vont nous permettre de nous remettre en questions et de voir ce qui peut être bénéfique pour eux.

2- PROPOSITION
On va chercher à trouver des solutions aux problèmes trouvés suite aux questions posés précédemment.
Le concept n'est pas de jeter idée sans argumentation mais de pouvoir défendre sa proposition afin de voir réellement si c'est une bonne idée.

3- MISE EN PLACE
Le but est de trouver comment mettre en place ces modifications afin d'être le plus productif possible et de ne pas troubler les jeunes.

Ce qui est attendu des participants :
à chaque étape du plan

1ére étape du plan
Comprendre le but de cette reunion et les enjeux

2éme étape du plan
Travailler en équipe et faire preuve d'initiative afin de trouver des solutions.

3éme étape du plan
Réflechir sur la mise en place des solutions
trouvés.

C.C.C

Ce que je vais :
Continuer à mettre à l'aise les participants

Changer le fonctionnement de la reunion en instaurant une secretaire qui notera tous ce qui se dit.

Commencer

Mes difficultés pour conduire cette reunion est dû au fait que je n'ai que 20 ans malgré que je sois entraineur et directeur technique de la fédération ile-de-france. Convaincre des entraineurs que je suis apte à conduire cette reunion.
J'aurais dû avoir un un délégué de la fédération pour appuyer mes dires.

https://youtu.be/u8iapdiTLDU

Je trouve que cette vidéo permet de bien gerer une reunion sur le plan humain.
En effet l'interlocuteur nous apprend à éviter les tensions ou les moments de débats tendus en anticipant ces moments en détendant l'atmosphere et d'analyser qui est tendu de base afin de le ménager.

Ma réunion

2021-09-21 09:35:36 UTC

Thème : accueil des nouveaux salariés

Objectif : informer - expliquer

Plan :
1-présenter le site Safran Aircraft Engines, l'entreprise au niveau mondiale et l'entreprise au niveau du site de villaroche.

2- Informer les salariés des modalitées et avantages du site, c'est a dire les horaires, les avantages dont ils peuvent bénéficier ( CSE, salle de sport, service de restauration...). Mais également nous les informons que nous pouvons les sanctionner ou réprimander verbalement ou sur paye en cas de non respect des absences et retard, ou comportement
leurs communiquer les rôles, règles de chacun et leurs devoirs.

3- Lors de la fin de cette réunion nous laissons un moment de dialogue pour d'éventuels questions, craintes ou autres.

Ce qui est attendu des participants à chaque étape du plan:
1 - de la concentration
- de l'attention
- d'être intriguer

2 - Suivre les différents points grâce a leurs dossiers d'accueil préparer en amont
- qu'ils aient déjà connaissance des relations étroite entre l'établissement d'accueil et l'entreprise.
- être intriguer et assimiler toutes les informations

3 - prise de paroles facile
- une élocution décente
- oser nous communiquer tous ce qui peut les questionner

En fin de réunion nous informons tous les arrivants que nus sommes a leur entière disposition pour des questions ou des problèmes.

Vidéo sur la conduite de réunion :https://youtu.be/kBAns8KyPnE
cette video est pour moi pertinente car elle reprend toutes les étapes pour réussir une réunion, elle est structuré, claire et simple.
la video n'a pas de surplus d'animation ou d'information ce qui permet une compréhension rapide.
Abordes les possibles problèmes que l'on peut rencontré mais apporte des solutions. Donc cela peut nous donné un axe de résolution ou nous guidé et nous pousse a allez plus loin.

CC
ce que je vais :

continuer:
-arriver a l'heure, être a l'écoute, participer aux échanges, poser des questions pour d'éventuels doutes, et metre en avant les axes d'amélioration possible.

changer:
-donner plus la parole aux membres de la réunion, plus de dynamysme et de cadre, savoir recentrer le débat, et plus m'affirmer.

commencer:
- mettre en place des petits brunch avant, faire un mail avec toutes les informations et demander si ils sont là ou pas, mettre une trame pour la réunion.

Mon expérience personnelle:

-Mes difficultés sont: je n'arrive passez a m'imposer, je ne met peut être pas assez de cadre et quand la réunion devis je n'ose pas arrêter le débat pour le réorienter.

-Mes freins sont ma confiance en moi et trouver le bon timing pour réorienter la réunion, je pense attendre trop et donc perdre du temps.

- mes besoins: plus pratiquer, car généralement les réunions sont e lundi, donc je suis peut en entreprise lors des grandes réunions, avoir plus de liberté pour apprendre de mes erreurs, et je pense j'ai besoins d'avoir plus de réunion en présentes car derrière un téléphone je suis à l'aise mais en présentiez je le suis moins, il me faut plus de pratique.

Présentation d'une réunion hebdomadaire.

2021-09-21 09:39:25 UTC

Theme:
Réunion commune qui se déroule la plupart du temps le vendredi.
Objectif:
une réunion teams est organisée avec le directeur d’exploitation ainsi que ma tutrice (Responsable Sûreté ).
Il faut vérifier à ce que nous ayons aucune " non conformité" pouvant causer des amendes à la compagnie.

Plan:
Le plan:
1. Au niveau du temps de parole, celui-ci est relativement élevé pour chaque participant. Nous sommes que 3 à participer, cela permet à chacun de s'écouter et de ne pas se marcher dessus.
Nous mettons en avant les objectifs à réaliser chaque semaine.
2. Il faut trier les badges des personnels ayant fini leur contrat, afin d'éviter une non conformité. Pour cela nous avons un tableau commun avec le service des opérations aériennes. Je suis d'avantage mis en avant sur ce projet car je le dirige.
3. Tous les jeudi, " Des Mesures de Sureté" sont à prévoir et à envoyer à un mail spécifique. Ainsi, il faut d'avantage mettre en avant notre sérieux afin de ne pas oublier cette échéance.
4. En fin de réunion, nous concluons sur les éventuels problèmes à venir mais également sur le fait de ne rien oublier et de savoir ce que l'on va faire!

MA REUNION

2021-09-21 09:42:42 UTC

THEME :

VEILLE INFORMATIONNEL
( Contexte COVID-19 )

OBJECTIF :

- OPTIMISATION DU TEMPS DE RECHERCHE D'INFORMATION PERTINENTE

- GAGNER EN EFFICACITER

- AMASSER LES INFORMATIONS STRATEGIQUES

- DECIDER/PRIORISER

PLAN :

1. CIBLAGE
Le but est de garder un œil très attentive par rapport a l'évolution sanitaire qui a un impact plus que important dans la mise en place de la stratégie de l'entreprise.
-

2. MISE EN PLACE D'ALERTES
( En Fonction de l'évolution sanitaire )

Tous les sites qui nous intéressent sont regroupés à un seul et même endroit.
En effet la recherche d'information peut s'avérée long et fastidieux, l'on a tendance a partir dans tout les sens, donc ici la mise en place d'alerte nous met dans une démarche ou c'est informations qui viens a nous plutôt que de faire la démarche d'aller a sa recherche.
Le gain de temps s'avère non négligeable
L'lorsqu'il y a publication d'information de sources sur et qui nous concerne elle est publiée sur notre site à travers :

- L'utilisation de flux RSS (à travers agrégateur de contenue)
On surveille quelques site de source sur ( officiels ) et l'lorsqu'il y a du nouveau on pourras le vérifier grâce à l'agrégateur

3. CAPITALISATION DES INFORMATIONS

La troisième étape consiste à trier, traiter et analyser l'information pour ne garder que ce qui nous intéresse.
c'est ici donc que vous devez récupérer les informations des alertes que nous avons mis en place.

- Trier : Maintenant que l’information vient à vous, il vous faut encore la trier pour ne garder que ce qui vous intéresse vraiment en rapport avec la stratégie.

- Analyser et traiter : Pour être totalement efficace, il est important de pouvoir synthétiser toutes les informations récupérées pour les rendre exploitables.

En fait, l’objectif de cette étape est de capitaliser les informations, c’est à dire centraliser la connaissance pour mieux la partager et la faire fructifier.

4. DIFUSION DES CONTENUS
La diffusion des contenus est la dernière étape. Après avoir consultés et triés les différents contenus récoltés, il faut les diffuser sur : le site internet, blogs, réseaux sociaux,

CE QUI EST ATTENDU DES PARTICIPANTS :

1ere étape
- R.A.S

2e étape
Toute personne qui auras procéder a des recherches par rapport a un sujet dont il n'y avais aucune trace auparavant dans l'entreprise auras pour mission de le mettre dans l'agrégateur de contenue

3e étape
Mise a jours des infos existante lorsqu'il y a :
- Mise à jours
- Changements
- Suppression
des veilles existante

4e étape
- R.A.S

Ma réunion

2021-09-21 09:43:56 UTC

Thème: Accueil des nouveaux alternants rentrée septembre 2021
Objectif: Intégrer au mieux l’ensemble des alternants pour que chacun se sente à l’aise
Plan:
1) Faire un tour de table pour chaque alternant afin de se présenter et faire connaissance pour une bonne ambiance dès le début de l'année
2) Parler du règlement de l'entreprise et écouter les idées de chacun pour éventuellement modifier certaines règles du règlement
3) Annoncer les objectifs de l'entreprise sur l'année ainsi que les missions de chacun pour notamment démontrer que chaque mission des alternants a une importance spécifique pour que les objectifs généraux puissent être réalisées

Ce qui est attendu des participants:
1) Bien écouter chaque alternant qui prend la parole, ne pas s'endormir et perdre le fil de la réunion, s'investir pour un bon commencement au sain de l'entreprise
2) Ne pas hésiter à exposer ses idées lors de la réunion, pour les missions, les règles, les avantages, les obligations. Ne pas se sentir déstabilisé, ou pas à sa place
3) Prendre des notes pour un petit résumé à son tuteur respectif et pour ne pas oublier des points importants abordés lors de la réunion

Ma réunion

2021-09-21 09:48:44 UTC

Thème:
Réunion concernant les portes ouvertes du nouvel Office du Tourisme Melun Val de Seine

Objectif:

Informer / Expliquer
Décider/Prioriser

Cette réunion a pour but d'informer et de déléguer des tâches à l'équipe

Plan:

1. Nous allons faire un récapitulatif rapide sur la mise en place des portes ouvertes de l'office.

2. Rappeler les objectifs de cet évènement:

- Faire rentrer un maximum de personnes ne connaissant pas le nouvel espace d'accueil et de ventes

- Présenter nos nouveaux services, accueil, boutique, conciergerie, billetterie

- Susciter la curiosité

- Faire appréhender notre Office de Tourisme comme étant le leur par les habitants

3. Identifier nos cibles / notre public

- Les habitants
- Les visiteurs
- Les élus
- Notre comité de direction

4. Présenter le déroulement de l'évènement

- Une inauguration
- Un salon du tourisme local
- Une invitation spécifique des élus de l'agglomération
- Une semaine de portes ouvertes au grand public

5. Gérer la communication

- Jeu-concours avec la République, le Parisien, Oxygène, évasion, le moniteur
- Live depuis l'Office du Tourisme avec la radio Oxygène
- Com sur les réseaux / Insertions publicitaires
- Cadeaux pour les visiteurs

6. Etablir le budget

- Cocktail inauguration
- Insertions, communication
- Animations, jeux
- Animations numériques / Inauguration

7. Distribuer les tâches à l'équipe (équipe de 9 personnes)

- Régisseurs: 1, 2

- Logistique, décoration: 3, 4, 2

- Communication: 4, 5

- Infos, planning, déroulement: 6, 7, 8

- Budget, achats: 3, Leticia

8. Créer un support pour partager tous les documents en lien avec l'évènement

Ce qui est attendu des participants:

1- 2-3. Ecouter très attentivement le dirigeant de la réunion sans couper la parole et prendre des notes

4-5. Echanger et partager ses idées

6. Exposer ses idées en respectant le budget

7. Se proposer pour les différentes tâches en fonction du poste que l'on occupe
(ex : Je suis au service administratif et financier donc je vais m'occuper du budget et des achats)

8. Désigner quelqu'un pour créer le support et inviter tous les participants à partager tous les documents et les informations en lien avec les portes ouvertes

C.C.C :

- Je vais continuer à être attentive et à l'écoute des autres, prendre des notes et exposer mes idées quand on me le demande

- Je vais changer le fait de ne pas tout le temps prendre la parole, de rester discrète et montrer d'avantage d'intérêt

- Je vais commencer à prendre d'avantage la parole

Mon expérience personnelle :

Mes difficultés

Avoir le vocabulaire touristique, connaitre tous les élus et les chefs de l'agglomération

Mes freins

Poser des questions quand je ne comprends pas pour éviter d'interrompre le bon déroulement de la réunion

Mes besoins

Noter mes questions au fil de la réunion pour pouvoir les poser à la fin de la réunion

https://youtu.be/1DsSS7zcaA8

J'ai choisi cette vidéo car dès le début de la vidéo il rappelle qu'il est important de commencer une réunion en exposant les objectifs de celle-ci.

Il nous apprend qu'il faut animer une réunion avec dynamique pour intéresser d'avantage les collaborateurs.

ACTIVITE COLLABORATIVE

Pour que tout le monde puisse interagir et donner son avis nous allons entamer un feedback grid.

Cette activité nous permettra de savoir ce que les collaborateurs ont aimé, ce qu'il aimeraient ajuster, ce qu'ils n'ont pas compris et ce qu'ils pourraient proposer pour améliorer ou remplacer une idée.

Cette activité aura lieu à la fin de la présentation du thème du jour donc après le plan numéro 6 afin que tout le monde ait toutes informations nécessaire pour procéder au feedback grid.

Vu que nous sommes une petite équipe de 9 personnes, le feedback pourrait se dérouler très rapidement.

Ma réunion

2021-09-26 17:06:04 UTC

Thème : Réunion d'équipe - Agence Formation

Objectif(s) : Informer

Plan :

I/ INTRODUIRE

Ouvrir la réunion en s'introduisant, évoquer les absents (réunion à petit échelle), présenter le sommaire, dire ce que l'on attend de cette réunion.

II/ ICEBREAKER : Briser la glace
Commencer la réunion en mettant une bonne ambiance en faisant participer tous les membres de la réunion en les invitant à exprimer leur état d'esprit cette semaine.

III/ FAIRE UN BILAN
Expliquer le bilan du plan de formation 2021 en terme de résultats, de chiffres. Expliquer ces chiffres, les analyser, les comprendre et de les expliquer afin de pouvoir les améliorer pour l'an prochain.

IV/ OUVERTURE SUR 2022
Commencer à programmer le plan de formation pour 2022. Exposer les objectifs visés illustrés de graphiques et de chiffres. Proposition de réfléchir sur des éventuels changement de secteur. Proposition de prendre la parole pour des questions ou des remarques.

V/ SENSIBILISER SUR LES RISQUES : ACTUALITÉS
Informer les agents de la situation actuelle de l'entreprise (accident sur un des sites de Grtgaz) - situation de crise. Proposer une activité en équipe sur la prévention des incendies (quizz).

VI/ CONCLURE
Remercier la présence des participants, annoncer où retrouver les support. Introduire éventuellement une prochaine réunion. Donner la parole aux agents pour un tour de table en cas de besoin d'échange ou sur de futurs échanges.

Ce qui est attendu des participants :

I/ Écouter, comprendre les sujets qui seront abordés.
II/ Échanger avec les autres en partageant et écoutant.
III/ Être attentif aux résultats, s'y intéresser et se sentir concerner.
IV/ Prévoir 2022, comprendre les objectifs visés collectivement.
V/ S'instruire collectivement et se sensibiliser sur les risques.
VI/ Savoir prendre la parole si le besoin en est nécessaire pour échanger, revenir sur un sujet ou encore en introduire un futur.

Présentez une réunion que vous avez vécue et que vous souhaitez améliorer - ou que vous avez l'intention d'animer- avec la matrice TOP

helene_boissiere — 2021-09-28 05:30:17 UTC

> T - THÈME DE LA RÉUNION
CONTEXTE /BESOIN

> O-OBJECTIF/TYPE DE RÉUNION
Un objectif parmi :
1- Informer - expliquer
2- Résoudre un problème/améliorer une situation
3- Décider /prioriser
4- Faire un bilan
5- Générer des idées
Vous formulez l'objectif principal de votre réunion parmi ceux ci. Attention de bien distinguer l'objectif principal des sous objectifs qui apparaitront dans le plan et exprimeront chaque étape.

> P- PLAN

Un bon conseil : commencer chaque point par un verbe à l'infinitif. "Au cours de cette réunion nous allons... "
-
-
-

Sélectionnez une vidéo sur la conduite de réunion

helene_boissiere — 2021-09-28 05:30:17 UTC

La vidéo ci dessus est un exemple.
Trouvez sur internet une vidéo sur la conduite de réunion.
Justifiez votre choix.
Que vous apprend-t-elle ?

> ENERGISEZ avec une ACTIVITE COLLABORATIVE

helene_boissiere — 2021-09-28 05:30:17 UTC

- Vous souhaitez impliquer les participants. Quelle activité collaborative choisissez vous ?
- Pourquoi cette activité collaborative est-elle liée à votre réunion (citée au dessus) ?
- Quelle est sa place dans le plan de votre réunion ?
Les activités collaboratives se trouvent dans la partie Fichiers de Teams.

Préparer une réunion : le scénario d'animation

helene_boissiere — 2021-09-29 15:06:07 UTC

Préparer une réunion : rédiger une convocation

helene_boissiere — 2021-09-29 15:07:40 UTC

Ma réunion :

2021-10-02 16:20:25 UTC

1ere étape : introduction

- présenter les différents acteurs de la réunion ( les entraineurs, les athlètes et les familles )

-rappeler le thème

- s’assurer que les informations ont bien été transmises aux participants afin de préparer la réunion

2^e étape : Récit d’expérience

Expliquer nos parcours et ce qui nous a amené à choisir la voie du sport étude

Emettre nos différentes opinions sur les structures en se relayant la parole afin d’entrecroiser nos expériences et permettre aux parents d’avoir une vue d’ensemble

Faire un premier bilan et un temps d’échange avec les parents afin de répondre à leurs questions sur notre parcours.

La posture a adopté envers les parents doit être conciliante et la plus accueillante possible. Il doit être à l’aise afin de comprendre les problématiques amenées par le sport étude. De plus une certaine unicité vis-à-vis du projet est nécessaire afin de favoriser son bon déroulement.

L’animation :

Analyser au fur et à mesure le niveau de satisfaction des participants et leur compréhension. Poser une question générale afin de savoir si un membre du groupe à une question ou plusieurs questions. Donner la parole à tour de rôle et répondre le plus précisément possible sous forme d’entonnoir afin d’éviter les questions répétitives.

Inviter les membres à prendre la parole sans tabou. Proposer que les participants envoient un mail si c’est une question personnelle et spécifique.

Phrases encourageant l’expression :

Avoir un bon animateur

Avez-vous des questions ?

Est-ce que tout a été clair ?

Y a-t-il des sujets que vous voulez approfondir ?

Etes vous satisfait de la réunion ?

3^e étape : Informations
étude, financement et structure

Donner des données chiffrées sur les structures

Demander aux parents de faire un premier choix d’orientation de structures

Demander aux athlètes de donner un choix sur leurs études et les options des lycées

4^e étape : Bilan

Laisser la parole aux athlètes afin qu’ils nous donnent leurs sentiments sur la réunion (si ils veulent toujours faire un sport étude…)

Ecouter les objectifs qu’ils se sont fixés en vu de leur entrée en sport étude

Planifier une prochaine réunion et transmettre les dossiers d’inscriptions

vidéo sur conduite de réunion

2021-10-02 16:30:33 UTC

vidéo nous renseignant sur l'animation d'une première réunion
Préparation en amont ( salle, participants, temps…)

Dans un premier temps préciser les objectifs

Elle nous renseigne sur l'animation d’un thème grâce à des outils nécessaires au bon déroulement d’une réunion. ( ex support papier ; limite du PP) afin d’avoir des retours et de prendre des décisions

Créer du rythme avec des temps de paroles = gestion du temps+ animateur efficace

Avoir un retour à la fin de la réunion avant de la clôturer ( méthode TOP) = synthétiser et prendre des décisions

Vidéo expliquant comment organiser une réunion?

2021-10-06 07:02:20 UTC

Cette vidéo met en avant différents aspects: Tout d'abord, il faut prévoir le temps d'une réunion et ce temps entre en accord avec le type de réunion.
Les préparations doivent être professionnelles et ne doivent en aucun cas faire perdre du temps à l'équipe.
Il existe 2 types de réunions: - Réunion d'information descendante/ Réunion d'information ascendante. Différents styles d'animation apparaissent.
La conclusion de la réunion reste une des étapes les plus importantes car il faut synthétiser, et prendre en compte les décisions.
Cette vidéo fut vraiment enrichissante.

ENERGISEZ avec une ACTIVITE COLLABORATIVE

2021-10-06 07:16:49 UTC

L'activité que je mets en avant se présente sous le nom de " L'arbre à problèmes".
Celle-ci consiste dans un premier temps à générer les causes d'un problème pour ensuite débattre et arriver a émettre des solutions.
Je trouve des liens entre cette activité et ma réunion évoquée, notamment sur le sujet de la "Non conformité". Si des problèmes de ce genre apparaissent au cœur de notre secteur d'activité, il faut les prendre en compte pour rebondir dessus et éviter de grosses sanctions.( Amendes dépassant les 10K euros).

GUIDANCE/PILOTAGE

2021-10-06 08:21:43 UTC

Rôle de l'animateur:
-Accueil du groupe
- Présentation de chaque membre
-Introduire les choses importantes pour l'équipe.
-Choisir un secrétaire(comme ce que l'on a fait en cours sur les séances précédentes.)
-Caractériser les règles de fonctionnement.
- Mettre à l'aise le groupe pour que des échanges constructifs puissent se créer.

TROIS PHRASES CLES DE L'ANIMATEUR:
1. "Je vous en prie, installez-vous pour que nous puissions commencer."
2. "Je voudrais passer la parole à..."
3. "Commençons par un récapitulatif de ce qu'a réalisé chacun d'entre vous cette semaine."

C.C.C

2021-10-06 09:01:18 UTC

Ce que je vais :
Continuer d'être à l'écoute durant toutes les réunions, à prendre des notes, à interagir et surtout à poser les questions qui me paraissent importantes.
Changer la manière d'être perçu comme un alternant peu expérimenté, étant juste à l'écoute lors des réunions.
Commencer à prendre les devants afin d'organiser ces réunions même si elles sont composées de mes supérieures hiérarchiques. Cela à pour but de mettre toutes les chances de mon coté afin d'évoluer dans le monde du travail.

Mon expérience personnelle

2021-10-06 09:15:29 UTC

Les Besoins :
Pour conduire une réunion comme il se doit, il faut être au point sur notre prise de parole( gérer le temps et le rythme).
Ensuite, notre organisation doit être optimale afin que les équipes ne soient pas perdues.
De plus, il faut optimiser l’utilisation des outils, maintenir des échanges structurés sur le sujet en question ainsi qu’une bonne organisation au tour des débats.

Les difficultés :
Organiser une réunion devant des supérieurs hiérarchiques n'est pas la chose la plus simple à réaliser( surtout avec le statut d'apprenti que je possède).
Il ne faut pas être timide, ce qui pourrait nous mettre de coté durant la réunion.
Egalement, lorsque nous débutons une expérience professionnelle comme celle-ci, c'est toujours compliqué de bien se sentir devant une nouvelle équipe. Nous sommes dans l'obligation de le faire, de progresser pour évoluer dans la vie active et professionnelle.
De nombreux aspects font leur apparition:
Lorsque des participants partent avant la fin, lorsqu’ils sont trop nombreux et que les échanges ne sont pas concluants.
Ensuite, il faut absolument éviter le fait de discuter sur un point qui a pour but de s’éterniser…

Impliquer les participants. Eviter l'endormissement en réunion

helene_boissiere — 2021-10-06 15:42:46 UTC

Vidéo : Conduite de réunion

2021-10-09 19:26:17 UTC

Voici comment animer une réunion selon Aysseline De Lardemelle. 3 critères clefs à avoir entant qu'animateur de réunion :

" #1 Être un bulldozer
#2 As de la communication
#3 Un être éveillé ".

Le bulldozer s'explique par le fait que la réunion ait un objectif précis connu de tous. Il se doit d'être organisé et réfléchi pour cadrer la réunion.

L'As de la communication fait appel à un orateur à l'aise qui implique une prise de parole, une écoute active et un détecteur sur les codes verbales et non verbales du "publics".

Un être éveillé quant à lui, est un être considéré comme quelqu'un de courageux pour sa prise de parole. Mais aussi un être bienveillant de part son côté chaleureux, accueillant et à l'écoute. Enfin pour finir, celui-ci a également de l'agilité car il est capable de co-création tout en gardant une pleine conscience.

Activité collaborative

2021-10-09 19:49:42 UTC

IceBraker

Il y a plusieurs façon de proposer un IceBraker en réunion.

L'objectif étant toujours le même, soit de "briser la glace", c'est-à-dire de créer une bonne atmosphère en échangeant autour d'un sujet précis, autour d'une humeur.
Ici, dans cette réunion un autre icebreaker aurait pu être proposé mais cette fois-ci sur le ressenti de chacun sur l'année 2021 passée. Partager et comprendre l'état d'esprit, les réussites, les échecs, les questionnements de chacun ainsi que leurs appréhensions pour l'année à venir.

L'IceBreaker est utile dans réunion assez longue comme la mienne* pour re-dynamiser la réunion en faisant participer l'équipe. Mais aussi utile car il est important de pouvoir recueillir les impressions de chaque personne pour une meilleure cohésion d'équipe.

Cette activité prendrait place à la fin de la partie III, pour la clotûrer. Soit après la visualisation globale des résultats de l'année. C'est une bonne mise en contexte pour pouvoir échanger dessus.

*Environ 1h-1h20 selon les ouvertures de discussions.

Guidance / Pilotage

2021-10-09 20:13:42 UTC

Rôles de l'animateur :

- Être clair et précis
- Informer, donner des directives
- Savoir questionner
- Être réactif

Phrases clés :

- "X ne pourra pas être présent avec nous aujourd'hui à cause d'un empêchement".
- "Je vais vous présenter le sommaire de la réunion qui comporte 4 grandes parties".
- "Je vous propose qu'on fasse un tour de table, qui veut commencer ?"

C.C.C

2021-10-09 20:15:35 UTC

Ce que je vais :
Continuer :

- À être attentive en réunion pour de plus en plus comprendre le mode de fonctionnement de l'entreprise et les objectifs individuels et collectifs.
- À prendre la parole lorsqu'on nous demande d'échanger, d'apporter des idées, de questionner.

Changer :

- Savoir montrer mes compétences dans mes prises de parole
- Savoir interpréter plus en profondeur mes résultats personnels.

Commenter :

- Donner son avis sur les décisions prises pour l'équipe
- Prendre part aux débats

Mon expérience personnelle

2021-10-09 20:26:40 UTC

Mes difficultés

Rentrer dans des termes techniques, des analyses, des stratégies, comprendre et analyser le secteur de chaque personne demande un gros travail en amont et demande des connaissances spécifiques.

Mes freins

Ne pas être prise au sérieux pour faute d'être une alternante. Il faut savoir se valoriser en montrant ce qu'on peut apporter de nouveau pour dynamiser l'équipe, les méthodes, etc...

Mes besoins

Savoir être organisée et réfléchie pour la programmation de la réunion. Prévoir les délais, établir les étapes du plan, les objectifs. Planifier la réunion et partager sa planification à l'équipe dans un bon timing.

Ma Réunion

2021-10-11 20:08:28 UTC

Thème : redéfinir les tâches du call center.

Objectif : optimiser le rendement du service.

Plan :
1. Définir quelles sont les tâches actuelles de chaque personne du call center.
2. Faire un brainstorming pour trouver des idées afin d'améliorer la fluidité du traitement des informations.
3. Prendre une décision finale sur les nouvelles tâches de chaque personne du call center.

Ce qui est attendu des participants :
1. Chaque personne doit être attentive à ce que dit les autres afin de pouvoir rebondir si par exemple une personne fait une tâche que la deuxième personne fait déjà (on gagne du temps).
2. Participer et faire preuve de créativité pour trouver de nouvelles idées.
3. Être attentif à la décision rendue.

Ma Réunion

2021-10-17 17:43:23 UTC

Thème : améliorer l'archivage en ligne

Objectif : Générer des idées

Plan :
1 - Soumettre la difficulté rencontrée :
Lors du classement des factures au sein du service de comptabilité, nous rencontrons une difficulté liée à la gestion et au stockage physique des factures.

2 - Mettre en place l’outil de conduite de réunion :
Fournir le matériel nécessaire ( feutres de différentes couleurs, tableau blanc, post-it...) et organiser l'espace. Choisir aussi un animateur pour cette réunion parmi les participants.

3 - Suggérer des solutions innovantes :
Ecouter les différentes idées des collaborateurs ( il n'y a pas de mauvaises idées ). Discuter de ces idées et trouver un consensus.

4 - Faire un bilan :
Mise en adéquation de la ou les solutions proposées et de la difficulté initiale soulevée. Proposer et fixer dans le calendrier un autre temps de rencontre afin de vérifier l'efficacité de la solution retenue.

CE QUI EST ATTENDU DES PARTICIPANTS :
1 - Dans un premier temps, ils doivent saisir l'objet de la réunion et trouver un intérêt à celle-ci, une amélioration de l'une de leur tache professionnelle.

2 - Ils doivent être acteurs de la réunion en étant force de propositions. Cela induit une écoute attentive à l'autre.

3 - Ils doivent être en capacité de se projeter avec les idées proposées ainsi que d'estimer le gain apporté par ces dernières.

4 - Ils doivent être spontanés dans leurs propositions nouvelles et innovantes.

La vidéo choisie :
https://youtu.be/1DsSS7zcaA8

Cette vidéo est intéressante car elle est à la fois dynamique, originale et ludique. De plus elle montre bien ce qu'il ne faut pas faire et ce qui est à faire pour animer efficacement une réunion.
Cette vidéo nous apprend 5 grands principes permettant à un animateur, un manager de conduire de façon optimale une réunion :

1- Avant tout préciser les objectifs
2- Bien cibler les participants concernés par la problématique.
3- Importance de la gestion du temps ( deux heures semblent convenables, quand on donne un cadre on ne le dépasse pas ).
4- L'animateur dois être énergique, c'est un chef d'orchestre qui donne le rythme.
5- Il faut capitaliser la réunion, c'est à dire avoir un retour sur le travail réalisé et prévoir les prochaines rencontres.

ACTIVITE COLLABORATIVE
Le Brainstorming : Après avoir sollicité un salarié pour occuper le rôle d'animateur ( distribuer la parole ), en tant que manager j'utiliserai le logiciel XMind/Mind Mapping Software. Ce logiciel me permettra au fur et à mesure des propositions des salariés de leur projeter une cartographie mentale qui mettra en ordre leurs idées.

Cet outil est une méthode participative qui permet de partir du vécu et de l'expérience des salariés concernés par le problème soulevé. Cet outil permet aussi la créativité par la spontanéité des salariés. Une fois les règles expliquées, les salariés en confiance pourront laisser libre cours à leur imagination. Plus il y a de propositions, plus il y a de chance de trouver une solution.

Le brainstorming est utilisé en deuxième étape de la réunion après avoir donner les objectifs recherchés lors de cette réunion de travail.

ROLE DE L'ANIMATEUR :
1- DIRIGER
L’animateur doit diriger la réunion en étant précis sur les différentes étapes de celle-ci.

2- REGULER
– L‘animateur doit faciliter les échanges.
– L’animateur doit réguler les interactions.
– L’animateur doit permettre d’éviter les conflits en distribuant intelligemment la parole aux différents participants.

3- PRODUIRE
L’animateur doit créer les conditions de la réalisation de l’objectif.

3 Phrases clés dites par l'animateur :

1 - L’ordre du jour de notre réunion d’une durée de deux heures est : (…)

2 – Je note cette idée intéressante, gardons-la sous le coude pour en reparler."

3 – avez-vous des questions, des suggestions sur ce qui vient d’être dit. ?

CE QUE JE VAIS :

Continuer : D'être attentif lors des réunions, de bien percevoir le jeux de la distribution de parole et de bien comprendre la stratégie managériale de chacune de ces réunions (où veut nous emmener le manager, quels moyens il utilise...).

Changer : Ma place lors de réunion par plus de participation en osant proposer mes idées.

Commencer : Mettre en place les idées que j'ai pu proposer lors de la réunion en travaillant en collaboration avec mes collègues.

MON EXPERIENCE PERSONNELLE :

Mes difficultés pour conduire une réunion collaboratives :
Il est difficile de bien cibler les objectifs, accepter de les prioriser et de ne pas tous les prendre.
Une autre difficulté rencontrée lorsqu'un participant arrive en retard, comment réagir et quelle remarque lui faire ?
Enfin, il est difficile de tenir le temps de la réunion, ne pas dépasser l'horaire prévu surtout si il y a une participation active des collaborateurs.

Mes freins :
Le statut d'alternant peu ne pas jouer en ma faveur ( manque d'expérience... ). L'aisance à l'oral devant un public.

Mes besoins :
Cours de théâtre pour la gestuelle ainsi que l'aisance. Avoir les codes pour bien cibler les collaborateurs sur lesquels on peut s'appuyer lors des réunions selon les sujets abordés.
Maitriser la réalisation de la synthèse de la réunion.

Ma Réunion

2021-10-18 09:20:32 UTC

Thème : Réunion à distance pour évoquer les taches effectuers dans la semaine

Objectif : Permettre aux employés et stagiaires de s'intégrer dans l'entreprise malgré le télétravaille

Plan :

Tour de table pour évoquer les tâches effectuer dans la semaine
Évoquer les problèmes sur les taches
Résolution des problèmes grâce à l'équipe présente dans la réunion

vidéo sur conduite de réunion

2021-10-18 09:35:37 UTC

https://www.youtube.com/watch?v=3w8lmzfGqQE

Cette vidéo nous explique comment animer efficacement une réunion ainsi que l'importance d'en avoir une afin d’organiser la vie au travail. Notamment en divisant en 3 étapes, avant, pendant et après pour l'amélioration des réunions.

GUIDANCE/PILOTAGE

2021-10-18 09:37:47 UTC

Accueil du groupe
Présentation des règles et de la prise de parole
Questionner de manière pertinente

> TROIS PHRASES CLÉS

- 3 phrases dite par l'animateur
- "Bonjour à tous comment allez-vous ?"
- "Je voudrais passer la parole à.."
- "Avez-vous des idées pour résoudre le problème de .."

C.C.C

2021-10-18 10:05:27 UTC

Ce que je vais :
Continuer à écouter les problème et interagir lors de toutes les réunions, notamment en posant des questions pertinente
Changer l'organisation de mes réunions notamment en prévoyant et informant correctement les participant
Commencer à montrer mes résultants de manière ludique et simple avec des exemples concrets

Mon expérience personnelle

2021-10-18 10:06:04 UTC

Mes difficultés : j’ai du mal à exprimer de manière claire mes opinions à mes supérieurs ou à mes collègues ayant plus d'expérience.
Mes freins
Mes besoins : J'ai besoin que mon travail soit valorisé pour progresser

Présentation d’une réunion

2021-10-18 20:15:56 UTC

Thème : Mise en place du programme Savoir Rouler A Vélo dans les établissements parisiens.

Objectifs : Décider-Prioriser les différentes étapes du programme.

Plan :
1. Rapide tour de table afin que l’ensemble des participants se présentent, chaque personne indique son nom, prénom, la direction représentée et son poste. Chacun explique également le rôle qu’il ou elle aura dans la mise en place du programme. Une personne indique qu’elle réalisera un bilan de cette réunion et que celui-ci sera envoyé à l’ensemble des participants de la réunion et également à ceux qui ne sont pas présent.

2. Échange des différentes informations récoltées et du travail commencé par certaines direction. Notre direction expose le résultat des données récoltées via les réponses d’un questionnaire envoyé aux écoles, une direction montre différentes formes du prospectus pour accompagner les professeurs, une autre encore présente le diplôme ainsi que les critères d’évaluation à atteindre pour les enfants pour obtenir ce diplôme, enfin la dernière direction propos un planning avec les différents objectifs à atteindre avant le lancement du programme.

3. L’ensemble des directions se concertent sur la possibilité de maintenir ou non ce programme, cela concerne le temps de formation des professeurs, la logistique des vélos, la disponibilité de certains lieux. Tous les échanges se font à l'orale, il n'y a pas forcément d'ordre ou de mains levé. Cela donne parfois lieux à des moments ou il est difficile de s'entendre mais l'animateur de réunion remet de l'ordre c'est se dernier qui aura le dernier mots. Pour définir le programme un vote est fait à main levé et la majorité l'emporte, si le vote est ex aequo alors c'est l'animateur qui va trancher après avoir écouté une dernière fois les arguments des différents camps. Certains objectifs son mis en avant tandis que d’autres écartés pour l’instant. Un programme plus réaliste et envisageable par tous se dessine.

4. Bilan et conclusion, il est question de valider les étapes présentées par chaque direction et de valider le nouveau planning. Chaque direction se voit attribuer une nouvelle tâche ou doit finaliser la tâche déjà commencée. Les questions qui n’ont pas réussi à être posée avant sont posé à ce moment là, en fin de réunion.

Ce qui est attendu des participants
1. Être à l’écoute et attentif pour ne pas se retrouvé perdu dès le début de la réunion, cela permet de bien déterminer le rôle de chacun.

2. Être concentré et attentif au exposé de chacun afin de savoir les avancées de chaque direction.

3. Participer et échanger avec les autres, donner son point de vue sur la possibilité d’atteindre les objectifs attribués.

4. Faire par de ses dernières interrogations et des points à améliorer pour la prochaine réunion.

Vidéo sur la préparation et l’animation d’une reunion

2021-10-18 21:16:16 UTC

Cette vidéo explique de manière efficace les habitudes à prendre pour prépare et animer une réunion.

Tout d’abord la vidéo explique qu’une réunion doit être préparé en amont, cela signifie déterminer un objectif bien précis afin d’éviter de faire venir des personnes qui ne sont pas réellement nécessaire à cette réunion.

Pour bien animer une réunion la vidéo montre qu’il est nécessaire d’arriver en premier afin de préparer correctement la salle et d’y accueillir les premiers arrivants.

Une fois que la réunion commence il est intéressant de rappeler les objectifs et de faire un rapide tour de table. Il faut également répartir le temps de parole de chacun et recentrer les débats lorsque la réunion s’éloigne du sujet principal. Il est dit dans la vidéo qu’acter au fur et à mesure les décisions prises permet de rendre la réunion plus productive.

Ma réunion

2021-10-19 06:23:08 UTC

Thème :

Réunion entre ma responsable et la chargée de relogement.

Objectif :
Informer - Expliquer

- Prendre connaissance du programme de relogement.
- m’informer sur les méthodes à suivre pour contacter les locataires.
- m’indiquer les documents nécessaires aux dossiers.

Plan :
Au cours de cette réunion il n'y a pas eu réellement de plan car nous étions en petit comité, au début ma responsable m’a informer que j’allais être placé au siège de l’entreprise afin d’aider à rattraper le retard qu’avait le service de relogement depuis quelques temps.
Ensuite la chargée de relogement m’a expliquer comment se déroule son activité et le processus pour permettre aux locataires de se reloger.
Enfin, elle m’indique quels dossiers traités, les éléments manquants et comment les obtenir.

C.C.C

2021-10-19 07:21:35 UTC

Ce que je vais :
Continuer
- présenter le plus clairement possible les différents points de la réunion à aborder
- Laisser la parole régulièrement à tous les participants de la réunion
Changer
- Améliorer les animations pendant la réunion comme le diaporama, les schémas afin de mieux capter l'attention des participants
- Laisser plus de liberté dans le plan de la réunion, pour pourquoi pas laisser l'opportunité à des alternants de se charger une fois de temps en temps de l'élaboration de la réunion
Commencer
- Proposer une réunion avec plusieurs collaborateurs de réunion afin qu'il n'y ai pas une impression de hiérarchie forte
- Faire un rapport de réunion détaillé à distribuer à chaque participant après la réunion

Mon expérience personnelle

2021-10-19 07:22:33 UTC

Mes difficultés pour conduire une réunion collaborative:
Difficulté à tenir une réunion très longtemps, le temps de parole est à améliorer. Il me faut plus d'expérience pour mener à bien une réunion du début à la fin.

Mes freins sont le manque d'aisance à l'oral, difficulté à trouver le bon moment pour arrêter la parole et basculer dans un nouveau point important à aborder.

Mes besoins: Enchaîner plus de réunion pour pouvoir m'améliorer, être plus fluide, plus en confiance car les réunions sont très souvent le lundi et nous sommes en entreprise à partir du lundi, difficile donc de pouvoir pratiquer les réunions

Vidéo conduite de réunion

2021-10-19 07:23:43 UTC

https://www.youtube.com/watch?v=zjo22UycJp4

J'ai choisi cette vidéo car elle est simple et claire à comprendre tout en montrant bien les idées importantes de la conduite de réunion.

1. Les étapes d'une réunion
- cadrer la réunion
- sélectionner les participants
- préparer la logistique
- lancer la réunion
- animer la réunion
- clôturer la réunion

2. La méthode TOP
T : Thème = identifier le sujet de la réunion
O : Objectif = résultats attendus de la réunion
P : Plan = définir les points abordés et le temps de parole de chacun

3. Sélectionner les bons participants.

4. Sélectionner le lieu de la réunion.

5. Le lancement de la réunion.

6. Animer la réunion.

7. Fin de la réunion et le suivi des résultats de celle-ci.

THÈME : réunion entre les collaborateurs du site pour le gestion des horaires hebdomadaires. OBJECTIF : améliorer une situation PLAN :

2021-10-19 14:12:13 UTC

1er étape : après avoir finalisé ma thématique, je contacte tout les collaborateurs en ligne pour faire un point global sur situation.

2ème étape : après que tout le monde semble opérationnel, je commence à faire un rapide introduction de la réunion « nous sommes réunis aujourd’hui pour parler le Mon asso Facile » une compagnie partenaire de l’entreprise auquel nous devons faire la promotion auprès de nos clients

3ème étape: demander si il y a des questions ou si quelqu’un souhaite intervenir pour le sujet d’aujourd’hui.

4ème étape: activité collaboratif

5 ) récapituler le projet et confirmer l’accord de tout le monde pour la mise en place de ce nouveau projet.

CE QUI EST ATTENDU DES PARTICIPANTS :

1) Se réunir et comprendre l’enjeu de cette réunion

2) trouver un moyen collectif pour résoudre la difficulté en imposant à établir des questions de la part de mes collaborateurs.

3) après avoir trouvé une solution/amélioration je fais comprendre à mes collaborateurs en quoi cette modification apportera à l’équipe en faisant un bilan sur tout les actions faites.

Cette vidéo m’explique les modalités de transaction lors d’une animation, les supports à apporter puis le temps de parole à respecter tout en ayant les outils nécessaires au bon déroulement d’une réunion.

C.C.C

2021-10-19 14:32:14 UTC

Ce que je vais :
Continuer
- bien prendre des notes durant la réunion
- poser des questions lorsque je ne comprend pas un sujet
- présenter un document de manière efficace et claire

Changer
- ne plus hésiter à soumettre une idée
- être plus à l’aise et moins stressée

Commencer
- préparer en avance la réunion
- se renseigner en amont sur les différents points abordés durant la réunion

Présentation de nos réunions hebdomadaires

2021-10-19 18:07:10 UTC

Thème: Réunion d'équipe hebdo

Objectif: faire une bilan et informer

Plan:

1/ On commence la réunion par une courte intro, les absents (équipe entre 7 et 12). Court sommaire avec powerpoint.

2/ Informer sur les news liées au site de Massy et Orange CSE (levéede fond salarial, new Covid19, call cafe ect...).

3/ Les demandes de télétravail de l'équipe sur la semaine en fonction des besoins.

4/ Bilan sur les projets en cours + assigner les futurs projets en fonction de la charge de travail.

5/ Conclusion sur remarque personnel avec possible questions de chaque membre de l'équipe.

Les attendu des participants :

2021-10-19 18:10:57 UTC

1/ de l'écoute ( pas distrait par son téléphone).

2/ Echanger et partager ses impressions avec les autres.

3/ Partager le temps de parole et respecter celui des autres

Vidéo explicative d'une conduite de réunion

2021-10-19 18:25:17 UTC

dans cette vidéo on nous explique de façons simple et concise comment bien réussir une réunion en 3 étapes:

1/ Déterminer l'objectif de la réunion de travail.( difficile de savoir comment animer une réunion sans connaitre ses objectifs)

2/ Animer une réunion ( favoriser les échanges, les relations ainsi que la prise de parole, il faut stimuler la créativité de groupe, inciter les plus timides)

3/ Se mettre en dynamique avant et après la réunion

C.C.C

2021-10-19 18:38:32 UTC

Ce que je vais:

Continuer=
- à etre attentif pendant la réunion.
- bien écouter les questions et réponses de chacun.

Changer=
- il faut que je pense à plus prendre la parole pendant la réunion car parfois certaines idées me viennent mais je n'ose pas en faire part au groupe.

Commencer=
- à chercher comment je pourrais améliorer les réunions à mon échelle sans prendre la place de l'animateur

2021-10-19 18:59:12 UTC

Cette vidéo est intéressante car elle est relativement simple à comprendre, elle ne traite que de 3 étapes pour ne pas s'éparpiller dans l'élaboration d'une réunion et elle donne des conseils simple et efficace

Mon experience personnelle

2021-10-19 19:25:21 UTC

Mes difficultés:
etre capable d'échanger sur des projets complexes et tres technique demande beaucoup d'expérience.

Mes freins:
Il peut etre compliquer d'imposer c'est idées ou dù moins de les faires savoir quant est alternant.

Mes besoins:
J'ai besoins d'éperience,de confiance et savoir m'organiser de façons rigoureuse avant de prétendre à pouvoir animer une réunion en solitaire.

C.C.C

2021-10-19 21:50:21 UTC

Ce que je vais :

Continuer
-être attentif durant les réunions et prendre des notes au fur et à mesure
-préparer mes présentations en amont de la réunion
-poser des questions sur les sujets que je ne maîtrise pas totalement

Changer
-prendre la parole de manière plus régulières et ne plus être simplement spectateur de la reunion
-mon attitude, c’est à dire être plus dynamique durant une réunion

Commencer
-à animer une réunion afin de savoir quels sont mes axes d’améliorations et mes atouts
-à rendre la réunion dynamique et efficace
-à exprimer mes idées

Mon expérience personnelle

2021-10-19 22:19:38 UTC

Mes difficultés :
J’ai du mal à m’exprimer devant des personnes plus expérimentées et plus âgées.
J’ai également du mal avec certains points propre à l’administration tel que les sigles ou les abréviations.
J’ai aussi simplement parfois des difficultés à exprimer mon avis.

Mes freins :
Mon manque de confiance en moi et ma timidité font que parfois je n’ose abordé un sujet que je maîtrise ou donner mon avis sur un point en particulier.

Mes besoins :
J’ai besoin de de surmonter ma timidité pour pouvoir prendre la parole même si c’est avec un peu de maladresse.
Je dois m’organiser davantage avant une réunion.

Ma réunion hebdomadaire chez Milleis Banque

2021-10-20 07:27:14 UTC

Thème: Réunion hebdomadaire / Bilan de la semaine

Objectif: Faire le bilan

Plan:
1) Accueillir les collaborateurs présents sur le plateau et appeler en vidéo les collaborateurs en télétravail

2) Présenter les chiffres de la semaine (nombre de tâches réalisées par l'ensemble de l'équipe, nombre de clôtures de comptes traitées, de virements...) et comparaison avec les chiffres de la semaine précédente afin de regarder l'évolution de la productivité de l'équipe

3) Aborder les collaborateurs 1 par 1 pour les informer du respect ou du non respect de ses objectifs hebdomadaires et leur demander de m'informer sur les difficultés qu'ils ont pu rencontrer lors du traitement des tâches (problèmes avec le matériel informatique ou les logiciels, mécontentement des clients, tâche non traitées à cause d'une mauvaise maîtrise des procédures bancaires...)

4) Informer les collaborateurs des tâches prioritaires et des demandes urgentes pour la semaine à venir

5) Faire un tour de table pour demander aux collaborateurs s'ils ont d'autres questions

Ce qui est attendu des collaborateurs:

1) Se présenter à l'heure à la réunion

2) être attentifs

3) Prendre des notes si besoin

4) évoquer les difficultés rencontrées afin de pouvoir trouver des solutions par la suite

5) Ne pas hésiter à poser des questions si besoin

Vidéo conduite de réunion

2021-10-20 07:52:49 UTC

https://youtu.be/1DsSS7zcaA8

Dans cette vidéo on nous donne 5 conseils pour des réunions utiles et efficaces.

Il est d'abord nécessaire de rappeler les objectifs et de ne pas en avoir énormément car plus on voudra traiter de sujets moins on sera efficace.

Puis, inviter uniquement les participants qui ont quelque chose à apporter/recevoir ou qui sont concernés.

On continue avec le temps, une réunion trop longue n'est pas utile et les participants ont beaucoup plus de chance de s'éparpiller.

Ensuite, l'énergie déployée par l'animateur est le moteur qui va dynamiser la réunion et les participants, car si les collaborateurs s'"endorment" nous en sommes responsable à 50%.

Enfin, toujours définir les prochaines étapes d'une réunion pour éviter les répétitions et oublis.

C.C.C

2021-10-20 10:00:37 UTC

Ce que je vais :

continuer
- rester attentif et concentré car n'étant pas formé dans cette filière j'en apprends à chaque fois.
- poser des questions si un point me semble complexe ou si je n'ai pas compris entièrement.

changer
- essayer de plus prendre la parole quand c'est possible

commencer
-

Mon expérience personnelle

2021-10-20 10:03:02 UTC

Mes difficultés pour conduire une réunion collaborative:
je n'ai jamais eu l'occasion d'animer une réunion.

Mes freins:
timidité, pas envie de déranger, préfère s'eclipser.

Mes besoins:
Etre plus à l'aise à l'oral.

Vidéo sur la conduite de réunion

2021-10-20 15:32:09 UTC

Cette vidéo est simple et efficace. Elle nous apprend les points essentiels sans nous submerger d'informations.
Le professeur nous apprend à préparer des réunions en ciblant l'ordre du jour, la convocation et le scénario d'animation. Il nous décrit également les principes et les modalités d'une réunion de manière à ce qu'elle soit le plus productif et le plus efficace possible.

C.C.C

2021-10-20 15:33:13 UTC

Ce que je vais:
Continuer:
-l'accueil des collaborateurs de manière à les mettre à l'aise
-la présentation des chiffres de la semaine
-la distribution des temps de paroles aux collaborateurs
Changer:
-rester focaliser sur les chiffres et l'avancement de l'équipe et ne pas parler des objectifs personnels des collaborateurs devant l'ensemble de l'équipe de manière à ce que les collaborateurs n'ayant pas accompli leur objectifs hebdomadaires, pour x ou y raison, ne se sentent pas inférieurs au reste du groupe.
-optimiser le temps de manière à ce que la réunion sois courte, simple et efficace et à ce que les collaborateurs ne perdent pas le fil
Commencer:
-revenir vers les collaborateurs en privé pour voir avec eux pourquoi leurs objectifs n'ont pas été atteints et les aider si besoin
-proposer à des collaborateurs d'animer certaines réunion de manière à ce que les collaborateurs ne soient pas intimidés et n'hésite pas à prendre la parole: cela permettra également de rendre l'équipe plus autonome

Mon experience personnelle

2021-10-20 15:36:51 UTC

Mes difficultés pour conduire une réunion collaborative:
-ne pas toujours savoir quand donner la parole aux collaborateurs
-ne pas être fluide lorsque l'on doit passer d'un point à un autre
Mes freins:
-la maîtrise des procédures bancaire due au fait que je travaille en banque depuis peu de temps
Mes besoins:
-participer à davantage de réunion afin de pouvoir les améliorer avec le temps
-maîtriser davantage les procédures bancaires de manière a pouvoir apporter de meilleurs solutions aux collaborateurs

Conduite de réunion

2021-10-20 21:07:20 UTC

Mon choix c'est porté sur cette vidéos car elle montre de manière synthétiser les éléments a traiter ainsi que l'approche a avoir l'orque l'on est emmener a prendre en charge l'animation d'une réunion.

Elle met clairement l'accent sur comment:

- PREPARER
- ANIMER
- FAIRE LE COMPTE RENDU
d'une réunion.

Des éléments nécessaire pour le bon dérouler d'une réunion.
J'aspire a animer des réunions donc personnellement cette vidéos m'as donner certains éléments clés pour réussir réunion

Mon expérience personnelle

2021-10-20 21:26:11 UTC

Mon principale freins que j'ai remarquer lorsque je prends part à la conduite collaborative d'une réunion est le faite que j'éprouve une certaine difficulté a me faire comprendre de manière clair et concise

Mon auto-diagnostique met en lumière ses points ci-dessous a améliorer :

- L'élocution
- L'articulation

C.C.C

2021-10-20 21:47:55 UTC

Ce que je vais :

Continuer

- Prendre part ( conduire ) a des réunions afin d'emmagasiner de l'expérience
- Etre acteur des réunions auxquels je prends part lorsque l'occasion met donner

Changer

- Mon expression oral et corporelle

Commencer

- Etre plus synthétique et efficace dans la gestion du temps lors des prochaines réunions

Video Comment bien démarrer une réunion

helene_boissiere — 2021-10-25 19:19:33 UTC

Video

helene_boissiere — 2021-10-25 19:39:06 UTC

biais cognitifs

2021-10-26 08:34:15 UTC

2021-10-26 08:36:02 UTC

2021-10-26 08:36:55 UTC

2021-10-26 08:37:24 UTC

2021-10-26 08:38:06 UTC

> ENERGISEZ avec une ACTIVITE COLLABORATIVE

2021-10-26 10:11:58 UTC

- Activité collaborative choisit: Brainstorming: Étant donné que je fais cette réunion dans le but d'intégrer au mieux les alternants, le Brainstorming est une bonne activité collaborative car elle va permettre une intégration idéale pour les alternants qui vont se sentir à 100% concernés par les objectifs de l'entreprise et également importants pour l'entreprise. J'annonce un problème et je demande des propositions aux groupes d'alternants mis en place pour cette activité. Je fais travailler l'imagination des alternants et je leur permet de faire connaissance entre eux et de créer une cohésion pendant cette activité de groupe.

- Pourquoi cette activité collaborative est-elle liée à votre réunion (citée au dessus) ? Le Brainstorming est lié à la réunion que j'anime et que j'organise car c'est une aide pour moi d'avoir l'attention de tout le monde et cette activité permet aux alternants de se sentir importants, de se connaître, de se dévoiler.

- Quelle est sa place dans le plan de votre réunion ? Je décide de placer cette activité en fin de réunion, après avoir faire le tour de table, après avoir dévoiler les objectifs et les missions de l'année. L'idée est de "forcer" les alternants à dévoiler leurs talents, leurs forces et leurs faiblesses, tout en résolvant un véritable problème de l'entreprise. L'activité se déroule sous forme de jeu, ce qui permet de relâcher la pression et le stress des alternants qui sont nouveaux et qui n'ont pas l'habitude des réunions.

Activité collaborative 2.0

2021-10-26 10:14:26 UTC

Feedback express

La mise en place de cette activité pour cette réunion est envisageable et pratique. En effet, les participants sont déjà en cercle dans une salle espacée. Elle pourrait se mettre en place à la fin de la partie III du plan, soit le bilan sur l’année 2021. Les participants chacun à leur tour devront donc évoquer leurs feedbacks positifs concernant l’année 2021. Ils pourront également échanger sur leurs axes de progrès.

L’activité étant express, un temps d’environ 30 min maximum pourrait y être consacré.

Animateur :

« Nous allons faire un feedback express qui est une activité collaborative. Nous disposons de 30 minutes maximum pour échanger sur le bilan de l’année 2021. Je vous invite chacun à votre tour à prendre la parole afin d’évoquer et de partager dans un premier temps vos retours positifs concernant 2021, puis vous parlerez de vos axes de progression d’un point de vu personnel et/ou professionnel.
Qui souhaite commencer ? ».

ENERGISEZ AVEC UNE ACTIVITÉ COLLABORATIVE:

2021-10-26 10:15:39 UTC

Je vais enrichir la réunion de clément car pour mon type de réunion expose une activité collaborative n’est pas possible

Pour la réunion de clément où l’objectif est de générer des idées il ne fait pas un retour dexperience, c’est pourquoi j’ai descider de faire l’activité collaborative:BRAINSTORMING, j’impliquerais donc toute l’équipe qui est sur le projet d’amélioration de l’archivage en ligne.

Cette activité est liée au type de réunion de clément car elle permet le bénéfice de la créativité collective du groupe, et le groupe qui travail dessus son assez nombreux pour apporter de nombreuses idées et c’est ce qui est rechercher et l’objectif de réunion première
Sa place dans le plan de réunion est après l’introduction de l'animateur , une foi qu’il a présenté l’activité, son but.
Ce brainstorming permettra de mettre en avant une phase de divergence, puis de convergence et en fin de réunion une solution sera amener soit , ils auront trouver l’idée ou les idées pour leur objectif premier où l’animateur conclu quand il a assez de pistes réalistes par un plan d’action du type « qui fait quoi ».

Energisez avec une vidéo collaborative -> Le REX

2021-10-26 10:20:14 UTC

On organise une 2e réunion à la suite de la première, quelques temps plus tard.

- Pour impliquer les participants : on met toutes les personnes en cercle afin que tout le monde puisse échanger équitablement à tour de rôle.
- Le but est que chaque personne parle de son expérience vécue, de voir ce qui a fonctionné, donner d'autres idées à développer s'il y en a et prendre une décision définitive des tâches à faire de chacun.
- Cette activité se fera au milieu de la réunion, au préalable il y aura une petite introduction pour expliquer aux participants le but de celle-ci et ce qu'il est attendu d'eux, et à la suite du REX il y aura un compte-rendu.

2021-10-26 10:22:29 UTC

Activité collaborative

J’organise auprès des participants une activité en un mot…
cette activité est lié à ma réunion en demandant aux participants à tout de rôle ce qu’ils pensent de la thématique.
La place de cette activité sera en toute fin de réunion avant le récapitulatif.

ENERGISEZ avec une ACTIVITE COLLABORATIVE

2021-10-26 10:29:11 UTC

Brainstorming :

Le brainstorming est une méthode de créativité qui permet de trouver en groupe des solutions nouvelles et pertinentes à une question posée. Des idées peuvent naître sur des sujets très variés : créer un nouveau produit, imaginer un concept ou un slogan, lancer une campagne publicitaire, etc..

Pour réussir un brainstorming il faut :

1- un animateur aguerri

Pour animer un brainstorming efficacement, choisir un animateur aguerri doit être votre priorité, car c’est lui qui pilotera l’ensemble du processus.

2- un secrétaire attentif

Le rôle du secrétaire consiste en la prise de notes systématique de l’ensemble des idées produites.

3- réunir un groupe diversifié et de qualité

Le groupe doit être idéalement composé de 6 à 12 personnes, afin de créer une belle dynamique. Au-delà de douze, la gestion risque de devenir pénible pour l’animateur.
Les personnes doivent provenir d’horizons différents et se compléter en termes d’expertise et de savoir-faire. Exemples :
- Des salariés de l’entreprise : marketing, commercial, R&D, gestion, etc.
- Des intervenants extérieurs : publicitaire, agence de communication, etc.
- Des « neutres » : un consommateur, un fournisseur, etc.

4- Créez une ambiance chaleureuse

Prévoir un lieu différent

L’idéal pour animer un brainstorming est de sortir des murs de l’entreprise. La créativité ne sera 100% de mise que si l’exercice et ses objectifs de résultats s’effacent un temps, au profit du plaisir de la sortie, et du jeu qu’il représente. Choisissez une salle privatisée dans un lieu d’exposition, une grande table à l’ombre d’une tonnelle, un nouveau café à la mode, etc. Rien dans la disposition ne doit rappeler une salle de conférence.

Guidance/Pilotage

2021-10-26 10:29:28 UTC

- Rôle de l'animateur :

- 3 phrases clés :
"

GUIDANCE/PILOTAGE

2021-10-26 10:31:16 UTC

> RÔLES DE L'ANIMATEUR :
- DIRIGER: Aborder l'ensemble des points annoncés avant la réunion, ne pas en oublier.

- RÉGULER LES TEMPS DE PAROLE: Chaque alternant doit pouvoir avoir à peu près le même temps de parole car les caractères et les personnalités sont différents et ainsi certains alternants n'osent pas prendre la parole.

- RAPPORT DE RÉUNION: Prendre des notes lors de la réunion pour ne pas oublier certains points abordés. Faire un rapport de réunion précis qui sera envoyé à chaque participant.

> TROIS PHRASES CLÉS

- Y-a-t-il un point que vous souhaitez abordé ?
- Est-ce que quelqu'un à des questions ?
- Est-ce que ce point abordé est clair pour tout le monde ?

Ce que je vais...

2021-10-27 08:09:02 UTC

- Continuer :

- Changer :

- Commencer :

Mon expérience personnelle

2021-10-27 08:10:25 UTC

- Mes difficultés :

- Mes freins :

- Mes besoins :

Activité collaborative

2021-10-29 07:28:35 UTC

Feedback express

À la fin de la réunion je propose de débriefer sur les différents points abordés au cours de la réunion. L’ensemble des participants sont déjà en cercle donc il n’est pas nécessaire de le faire se déplacer. Je décide donc de conclure la réunion par un feedback express. Je dispose du temps nécessaire (30min) pour le réaliser dans de bonne condition. De plus nous sommes une dizaines de participants cela permettra donc d’obtenir des avis divergent. Une fois l’ensemble des participants attentifs, j’annonce que chacun devra donner un retour positif en un mot et sans répétition sur le sujet de la réunion. Je me lance en premier et donne un premier mot, après plusieurs tours de table et l’écoulement des idées je reprends la parole pour annoncer que maintenant nous donnerons, toujours en un mot et sans répétition, les axes de progrès et les points à améliorer pour la prochaine réunion. Une fois l’ensemble des idées essoufflées je reprends la parole pour conclure la réunion avec une rapide conclusion afin que les participants sortent de la réunion les idées claires.

Guidance / Pilotage

2021-10-29 07:36:36 UTC

Rôles de l'animateur

Diriger : L'animateur doit faire avancer la réunion et faire en sorte qu'elle ne dévie pas de son objectif principale.

Résumer : Il doit résumer les points abordé de manière simple afin que l'ensemble des participants restent concentrés tout au long de la réunion et donc optimiser cette réunion.

Encourager : L'animateur doit faire en sorte que la réunion se passe dans de bonne condition pour cela, inciter les participants à prendre la parole ou à donner son avis peut être positif pour la réunion.

Phrases clefs

1 - Quelqu'un veut-il rajouter quelque chose ?

2 - Bonjour nous allons commencer cette réunion par un rapide tour de table.

3 - Voici les différents points que nous allons aborder durant cette réunion ...

C.C.C

2021-10-30 09:21:55 UTC

Ce que je vais :
Continuer
-De préparer les réunions en amont

-Être à l’écoute des participants et prendre en note leurs besoins

-Questionner l’ensemble pour soulever des incompréhensions

-Favoriser l’interaction avec les jeunes

Changer
-mon attitude en animant plus régulièrement la réunion :
la prendre en mains
-laisser plus de libertés dans la gestion de l’ordre des tâches
de la réunion en fonction de la réactivité des participants (s’adapter aux
autres)

Commencer
-Prendre la parole quand les explications de mes
collaborateurs ne semblent pas claires (prendre des initiatives)
-mettre en place un support visuel plutôt que de se limiter à
l’oral

-mettre sous forme mes notes afin de les rendre lisibles et exploitables

-à proposer d’organiser les futures réunions sans attendre que mes responsables le fassent

Guidance et pilotage

2021-10-30 10:16:59 UTC

> RÔLES DE L'ANIMATEUR :

- mobiliser les acteurs concernés par le sujet traité

- L‘animateur doit faciliter les échanges et réguler informations (éviter le conflit)
-atteindre l’objectif fixé de la réunion (structurer le groupe)

-être clair et distinct tout en étant réactif

L’animateur à 3 rôles : de production (résultat), d’organisation (structurer) et de gestion (gérer individus et les interactions)

> TROIS PHRASES CLÉS

Annonce du plan : « Premièrement, nous discuterons de… Puis dans un second temps… »

Point de mi-parcours : « Pouvez-vous commencer par nous dire ce qui vous semble clair dans l'intervention précédente, avant de nous en indiquer les limites ? »

Problème de compréhension : « En d’autres mots, cela veut dire que… », « N’hésitez pas à m’arrêter si vous ne comprenez pas »

Fin de réunion : « Je suis disponible pour échanger avec vous et vous remercie de votre temps »

Mon expérience perso

2021-10-30 12:39:11 UTC

Mes difficultés pour conduire une réunion collaborative

Avoir confiance en moi afin d’être capable de transmettre l’ensemble des information nécessaires. De m’exprimer de façon claire pour éviter les incompréhensions devant les participants

J’ai rencontré des difficultés pour le respect du temps de la réunion. Avec les nombreuses questions et interventions nous avons totalement dépassé le temps imparti. Malgré une priorisation des objectifs nous n’avons pas réussi à tenir le temps demandé. Avoir plus d’expérience pour tenir des réunions longtemps afin de s’autogérer

Être capable de donner la parole aux participants sans casser le rythme de la réunion

Mes freins

Être capable d’interrompre une réunion quand je ne comprends pas les explications

Mon statut étant athlète et non coach les participants ont tendance à me donner un rôle moins important alors que j’apporte autant voire plus que les coachs vis-à-vis de mon expérience.

Avoir à ma connaissance l’ensemble des informations

Etant de nature introvertie j’ai toujours du mal à exprimer mes idées clairement et avec facilité même si je maîtrise le thème. Gagner de la confiance en soi.

Mes besoins

Apprendre à animer une réunion avec des outils tel que PP

Avoir un vocabulaire plus concis afin de paraitre plus sur de soi dans ses explications face aux adultes

Apprendre à vaincre ce caractère réservé afin de réussir à donner mon avis ou à m’exprimer clairement

Apprendre aussi à m’organiser en amont et maitriser totalement mon sujet sans laisser de place aux doutes

En somme, être à l’aise à l’oral

2021-10-30 14:55:04 UTC

activité collaborative

2021-10-30 15:38:11 UTC

Synthèse/Bilan avec les animateurs de la réunion sous la forme d’un feedback grid :

Plutôt que de faire uniquement un compte-rendu de la réunion sous format papier, les intervenants se réunissent pour reprendre la réunion dans son ensemble et soulever les points à corriger.

La réunion étant une réunion d’information et de prise de température des familles concernant le projet de sport étude, les participants ne sont pas conviés à cette activité. On synthétise les bonnes expériences et les difficultés.

Ce qu’il s’est bien passé ou a causé des difficultés / Ce qu’il faut mettre en place pour ne pas reproduire à l’avenir les mêmes erreurs. Les avis divergents permettront de faire avancer l’activité de manière plus efficace.

Synthétiser les idées grâce aux prises de notes, on détermine les idées comprises ou à l’inverse non comprise. On cherche à savoir pourquoi et comment ajuster notre parole ou nos explications pour les rendre compréhensibles.

Cette activité comme me l’aviez proposée se déroulerait en dehors de la réunion dans le but d’en prévoir une nouvelle améliorée.

Guidance pilotage

2021-10-31 16:06:05 UTC

Rôle de l’animateur

- être net, clair et précis
- être à l’écoute et réactif
- être ferme dans la gestion de l’animation

Phrases clés
-« Je vois que personne ne prend la parole ; est-ce dû à la clarté de mes propos ou bien, à l'inverse, êtes-vous consterné par ce que vous venez d'entendre ?"
- "Je vous en prie, installez-vous, nous nous sommes permis de commencer sans vous, j'espère que vous n'y voyez pas d'inconvénient. Voici ce que nous avons dit..."
- "Votre intervention est-elle un complément ou une réaction à ce qui vient d'être dit ? Sinon, quelqu'un souhaite-t-il ajouter quelque chose pour prolonger ce qui vient d'être abordé avant de passer à un autre point ?"

L'activité des participants durant cette activité collaborative

helene_boissiere — 2021-11-03 06:55:47 UTC

_>CE QUI EST ATTENDU DES PARTICIPANTS :
à chaque étape du plan
-1ere étape
-
-
-2e étape
-
-
-etc

Animer une réunion : la reformulation pour gérer les objections

helene_boissiere — 2021-11-04 15:44:59 UTC

Mémo : les 6 étapes pour animer une réunion

helene_boissiere — 2021-11-04 16:00:58 UTC

Conduire une réunion : les étapes communes à toutes les réunions

helene_boissiere — 2021-11-04 16:09:35 UTC

Exercice préparer l'animation d'une réunion

helene_boissiere — 2021-11-04 16:24:13 UTC

Jeux de rôle : assurez le démarrage de cette réunion

helene_boissiere — 2021-11-04 16:25:35 UTC

Analyser une réunion à partir de son compte rendu

helene_boissiere — 2021-11-04 16:34:19 UTC

Fiche : les interventions de l'animateur de réunion

helene_boissiere — 2021-11-04 16:36:10 UTC

QUIZZ : google form

helene_boissiere — 2021-11-04 16:38:21 UTC

Guide éva

helene_boissiere — 2021-11-04 16:43:25 UTC

https://docs.google.com/forms/d/1BpAtcndnO0oo4Kc8V5n4qsXPoX-6N2xvRRX1o8KC0tY

Guide d'évaluation

helene_boissiere — 2021-11-04 16:44:50 UTC

Guide d'évaluation

helene_boissiere — 2021-11-04 16:50:07 UTC

https://docs.google.com/forms/d/1r4SzgDawR2Hf7kl2yB1XhDyukbWUGjgWKoZf2RTMiHc/edit

Guide évaluation

helene_boissiere — 2021-11-04 22:18:08 UTC

Comment animer une réunion

helene_boissiere — 2022-01-17 22:15:37 UTC

https://www.youtube.com/watch?v=Noscd2QIwQc