Le concept des « rencontres » a donc été élaboré, par un collectif, dans lequel on retrouve des institutions, des professionnels des accueils de loisirs de diverses communes, et avec des statuts différents (des mairies, des associations, des coordonnateurs, des responsables de service des directeurs associatifs…)

L’idée centrale est que « les professionnels (directeurs, directeurs adjoints, animateurs) doivent pouvoir se rencontrer régulièrement,  échanger des idées, des pratiques, des interrogations, des réflexions…. ».
Ce collectif animé par Les Francas du Var et est composé à ce jour de représentants du SDJES, de la commune de Ramatuelle, de l'Odel. Il programme et anime les rencontres des directeurs.