4 часа в день — не так уж много. Логично поместить сюда самые мозгоёмкие и приоритетные задачи. Однако, как часто мы:
а) расставляем приоритеты и
б) действительно следуем им?

Проблема в том, что расстановка приоритетов — сама по себе сложная задача, требующая вдумчивого анализа и ответа на вопросы:

В реальности, никто не может гарантировать, что выполнение любой задачи принесет успех и оправдает возложенные на нее ожидания.

Поэтому самое сложное — даже не расставить приоритеты, а принять на себя ответственность за возможность ошибочных действий. Делать все подряд — гораздо проще. Да, задач много, но их можно механически делать, а не анализировать и принимать сложные решения — мозг такое не любит и пытается соскочить.

Даже если удалось взять себя в руки и расставить приоритеты, встает следующая проблема: как поступать с не приоритетными задачами?

Т.к. я работаю в ИТ, каждый день я вижу как лихо пополняется бэклог. Он настолько огромен, что мне страшно представить, каких размеров бэклог у Google, Apple и иже с ними. Что делать с бесконечным списком, который никогда не закончится?

После того, как мы с коллегами расставили приоритеты на ближайшие полгода, я стала заниматься только приоритетными задачи и обнаружила, что:

Это приятное открытие. Потому что с меня-то спросят за приоритетные задачи, операционка мало кого волнует.

Конечно, у нас есть регулярный пересмотр приоритетов в связи со вновь поступившими запросами, есть и "вторая очередь" — куда попадает всякая мелочёвка, поэтому всё это как-то движется и обрабатывается. Но это не доставляет стресса лично мне, потому что я всегда помню о главном и строю свой день вокруг этого.

Я часто вижу, как люди сами взваливают на себя кучу задач, потому что:

И захлебываются в операционке, будучи уверенными в такой необходимости. Однако, когда такие люди уходят в отпуск — мир не рушится, а бизнес продолжает существовать. Более того, даже когда увольняются "ключевые сотрудники" — в 99% бизнес продолжает существовать и как-то справляется. Поэтому какими бы важными не казались задачи — скорее всего, если вы не успеете часть из них — не случится ничего страшного.

На каждый день я составляю план работ, исходя из своих ограничений — 3 часа концентрированной работы и еще 3 — на рутину и общение с коллегами. Мой план изначально адекватен и выполним.

Если вдруг в течение дня мне прилетает что-то еще, требующее более 2 минут моего внимания — то эти задачи уходят под черту текущего дня — сегодня я ими заниматься не буду, иначе не успею выполнить план на сегодня.

Этому правилу очень трудно следовать. Постоянно кажется, что прилетевшая задача — мелочь и быстрее ее сделать, чем записать и потом отдельно обдумать, но нет. Практика показывает обратное. За день таких мелочей прилетает слишком много в итоге мои 6 часов неконтролируемо раздуваются и силы тратятся не на приоритеты, а то, что "влезло без очереди".

Это сомнительный совет, и он не для всех. Поскольку я работаю на удаленке и работу свою люблю, у меня нет четкого разделения на "рабочий день" и "личное время". Все вокруг пишут, что это плохо и неправильно, но для меня это отлично работает.

Я работаю спринтами по 40 минут и делаю 20-минутные перерывы. В эти 20 минут я вписываю домашние дела: принять душ, помыть посуду, убраться. Это хорошо переключает от работы, а также экономит личное время, которое я трачу на быт.

Если вдруг в середине рабочего дня я понимаю, что хочу спать или гулять — я иду спать или гулять. Если в субботу вечером я понимаю, чтобы было бы неплохо добавить графики в новый личный кабинет партнера, я иду и пишу ТЗ. У меня нет чувства, что я перерабатываю, или наоборот недорабатываю, я чувствую себя органично в этом режиме.

Также я много учусь, и хотя все новые навыки я использую в работе, нельзя сказать, что я делаю это только ради работы — обучение также решает и мои личные цели.

В таком режиме я впервые почувствовала, что перестала воспринимать работу как работу — некий волевой акт, к которому себя нужно принудить ради пропитания, а настоящую жизнь — отложить до выходных.

Я стала относиться к этому как делу, которое я делаю, и хочу сделать его хорошо, и потому оно достойно чтобы я думала о нем не только с 9 до 18.

Такой подход позволяет больше успевать на работе, т.к. я не выпадаю из рабочего процесса после 18:00 и многие задачи осмысляю в фоновом режиме. И это позволяет больше успевать в личной жизни — потому что я вписываю ее в перерывы между работой, а не жду вечера или выходных.