La administración de costos tiene un enfoque mucho más amplio que el de los sistemas de costeo tradicionales. No sólo se ocupa de cuánto cuesta algo, sino también de los factores que generan costos, como el tiempo del ciclo, la calidad y la productividad de los procesos. De este modo, la administración de costos exige una profunda comprensión de la estructura de costos de una empresa. Los administradores deben ser capaces de determinar los costos a largo y a corto plazos de las actividades y de los procesos, así como de los costos de los productos, los

servicios, clientes, proveedores y otros objetos de interés.

Por otra parte, un costo variable se incrementa o disminuye en forma total con un aumento o disminución en el nivel de actividad respectivamente.

Los términos costo fijo y costo variable no existen en un vacío; tan sólo tienen significado cuando se relacionan con alguna medida o generador. Por lo tanto, con la finalidad de entender el comportamiento de los costos, debemos determinar primero las actividades fundamentales y los generadores asociados que miden la capacidad de una actividad y su resultado o producto final.

1. Los generadores con base en las unidades: explican los cambios en los costos como resultado del cambio en las unidades producidas. Las libras de materiales directos, los kilowatt-hora utilizados para la maquinaria de producción y las horas de mano de obra directa son ejemplos de generadores de actividad con base en las unidades (que toman de base las unidades

2. Los generadores que no se basan en las unidades: explican los cambios en los costos por factores diferentes a los cambios en las unidades producidas. Algunos ejemplos de medidas del nivel de actividad que no se basan en las unidades son: la preparación de las máquinas, las órdenes de trabajo, las órdenes de cambios en la ingeniería, las horas de inspección y los movimientos de materiales.

Los costos fijos son aquellos que en total son constantes dentro del rango relevante a medida que varía el nivel del generador de la actividad.

2. Costos variables
Los costos variables se definen como aquellos que varían en forma total en proporción directa a los cambios en el generador de actividad.

3. Costos mixtos
Los costos mixtos son aquellos que tienen un componente tanto fijo como variable. Por ejemplo, a los representantes de ventas se les paga con frecuencia un salario más una comisión.

La clave para crear y mantener una ventaja competitiva, consiste en crear un mejor valor para el cliente

Es proporcionar el mismo o mejor valor a los clientes a un costo más bajo que el que ofrecen los competidores

se esfuerza por aumentar el costo para el cliente.

Consiste en seleccionar o empatizar un segmento del mercado o del cliente.

Diversos autores y entidades señalan que los costos de calidad representan una proporción aproximada de entre el 5 y el 35 % sobre las ventas anuales.

Las actividades relacionadas con la calidad también implican cuatro categorías de costos de calidad:

La calidad con frecuencia se asocia a su valor, utilidad o incluso al precio. Desde el punto de vista del productor, la calidad en general se asocia con el diseño y la producción de un producto para satisfacer las necesidades del cliente. Con el control total de calidad la organización entera se movilizó para ayudar a producir un producto de calidad;”calidad”  incluye cero defectos, mejora continua y enfoque en el cliente.

La conformidad del producto recibe un fuerte énfasis porque es la clave para la satisfacción de las expectativas del cliente.  Desde el punto de vista operativo, un producto o servicio de calidad es aquel que satisface o supera las expectativas del cliente.

Los clientes esperan que un producto o servicio de calidad tenga un desempeño acorde con las especificaciones.

Hacer un estimado de costos para cada proyecto por medio de informes detallados es esencial. Se debe intentar analizar el valor de todas las actividades, mano de obra y materiales necesarios para ponerlo en práctica. De esta forma, es preciso investigar los precios y analizar el costo y beneficio, que nos lleve a descubrir  si la opción es viable para la empresa y no olvides hacer una planificación para tener control financiero.

Se puede estimar que los costos para cada necesidad del proyecto se debe realizar un presupuesto que los incluya en un mismo informe detallado para que de esta forma, el emprendedor tendrá el valor exacto y necesario para la ejecución y podrá presentar los números al sector financiero. De este modo, para que el presupuesto tenga las mejores condiciones posibles, la fase debe ser hecha con cuidado, analizando todas las posibilidades y precios y seleccionando cuáles recursos son realmente necesarios y posibles para el informe financiero.

Dentro de la administración de costos,  se debe prever los gastos que puedan surgir a lo largo del desarrollo del proyecto es esencial, además de tener en mente cuáles son los posibles riesgos. Por eso, es aconsejable determinar un margen de error en el presupuesto y tener una reserva financiera para no interrumpir la marcha si ocurren accidentes durante el recorrido.

Después de finalizar cada proyecto, la administración no debe ser dejada de lado. Se debe analizar los gastos que se confirmaron (creando un nuevo informe) de esta forma es importante para ver si la inversión fue hecha de acuerdo con las estimaciones anteriores. De dicha manera, el emprendedor podrá conocer los problemas que ocurrieron y asegurarse para evitarlos posteriormente, finalmente tendrás una administración de costos eficientes dentro de tu negocio.