Hoje estamos suscetíveis a receber uma informação até mesmo quando não temos essa intenção.

O tempo todo, seja por meio das mídias sociais ou até mesmo ao caminharmos nas ruas, somos influenciados por algum tipo de informação.

Se pensarmos em uma empresa, essa realidade não é completamente diferente. Ela se revela, apenas, em outro contexto, mas com a mesma intensidade e importância.

Assim como nós enquanto indivíduos, uma empresa recebe informações o tempo todo. Essa informação pode chegar através de um cliente, de um concorrente ou ainda por meio de seus colaboradores.

E saber como lidar e gerenciar tais informações é essencial para que a empresa mantenha uma posição competitiva dentro do mercado em que atua.

Os tipos de informação que fluem dentro da organização são os mais diversos e a gestão da informação se torna essencial para que esse fluxo se dê de forma positiva.

Para muitos, esse conceito pode, ainda, não ser tão claro. Se esse é o seu caso, não se preocupe.

Nós vamos discorrer sobre esse conceito no nosso artigo de hoje e ainda dar dicas de ferramentas que podem ser utilizadas para implementar uma gestão da informação eficaz.

Por isso, vamos pensar: o que é, então, a gestão da informação?

A gestão da informação é um conjunto de estratégias, ou até mesmo um processo de gerenciamento, que trabalha para identificar as necessidades informacionais dentro de uma organização.

Além de mapear os fluxos da informação e realizar a sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenamento e disseminação.

Com isso, objetiva-se apoiar o desenvolvimento sustentável de atividades cotidianas da organização.

Contudo, vale lembrar, a gestão da informação não conta, necessariamente com todas essas etapas e nem mesmo na ordem descrita acima.

A gestão da informação é flexível diante da forma como que é aplicada, buscando se adaptar às diferentes realidades, desde que permaneça seguindo os seus objetivos maiores.

Podemos afirmar que um dos objetivos principais da gestão da informação é fazer com que a informação certa chegue até as pessoas que precisam dela para tomar alguma decisão.

Para que se entenda melhor o conceito aqui trabalhado, vale destacar que a gestão da informação é responsável por gerir os fluxos formais da informação.

Por fluxos formais, pode-se entender tudo aquilo que é formalmente registrado em uma empresa.

Para a gestão da informação, o que é registrado tem um caráter de conhecimento explícito e tangível.

O conceito de gestão da informação não é difícil de se entender, mas fica ainda mais claro quando o comparamos com a gestão do conhecimento.

É possível afirmar que o segundo termo é até mesmo mais conhecido do que a gestão da informação em si.

Mas o que acontece é que muitas empresas fazem gestão da informação, enquanto acham que fazem do conhecimento.

Contudo, enquanto a gestão da informação lida com fatos tangíveis e explícitos, a gestão do conhecimento é o oposto: lida com o que é intangível dentro da empresa.

Na gestão da informação, são trabalhados ativos informacionais físicos, enquanto a gestão do conhecimento lida com aquilo que é tácito.

O conhecimento tácito pode ser entendido como o que é relativo ao âmbito do não registrado.

São as reuniões que ocorrem, os eventos da empresa, a construção individual do conhecimento e até mesmo a cultura organizacional (comportamentos, educação corporativa e conhecimentos intelectuais).

Enquanto a gestão da informação busca proporcionar a comunicação informacional de forma eficiente, a gestão do conhecimento se preocupa em criar mecanismos de captação de conhecimento.

A primeira visa estabelecer norma e padrões relativos à informação, a segunda, relativos ao conhecimento que está dentro da empresa, através de seus colaboradores.

Tanto a gestão da informação como a do conhecimento possuem um papel essencial dentro de uma organização. Sendo que ambas auxiliam na comunicação interna da empresa.

É impossível falar que uma é mais importante que a outra, pois cada uma atua em um segmento diferente, mas de igual importância para o sucesso da empresa.

Hoje em dia, a tecnologia é fundamental para auxiliar a gestão de qualquer negócio. Com o seu desenvolvimento, ela se tornou um grande ativo dentro das empresas.

Se liga nas dicas que temos para potencializar a sua gestão da informação!

A gestão da informação é um processo que envolve toda e empresa e, por isso, todos os colaboradores precisam estar envolvidos na gestão.

Outro ponto importante é que a informação passa por todos os colaboradores e é preciso ter certeza que ela tem sido transmitida de forma eficaz alcançando o seu objetivo.

Por isso o acompanhamento da equipe é necessário.

Uma ferramenta muito utilizada, normalmente pelas áreas de Recursos Humanos das empresas, é a Pesquisa de Clima.

Através dessa Pesquisa é possível saber como o colaborador se sente e também o que ele pensa em relação à empresa.

O Solides é um software que abre portas para diversas análises comportamentais dos colaboradores, o que permite verificar se a gestão da informação tem sido de fato eficaz.

A sua empresa simplesmente não pode deixar de usar recursos online disponíveis pela plataforma do Google, por exemplo, como o Google Drive.

Ali, podem ser armazenados importantes documentos com o acesso facilitado a todos os colaboradores que precisarem utilizá-los.

O armazenamento em nuvem é uma realidade dentro das empresas que auxilia na praticidade, segurança das informações e redução de custos.

Um software que a sua empresa precisa ter para implementar uma boa gestão da informação é o de comunicação integrada.

Um software completo e eficaz e recomendado é o Mais.im CS, voltado para atuar como um canal de comunicação entre os colaboradores e também com os clientes.

Assim, todas as informações dos processos relativos ao atendimento e relacionamento com o cliente podem ser encontradas em apenas uma única plataforma.

A gestão da informação é importante para o sucesso das empresas e precisa andar alinhada com a comunicação interna. Para saber mais sobre a comunicação integrada dentro das empresas, adquira o nosso e-book gratuito agora mesmo: O Guia da Comunicação Integrada.

Cada atualização de sistema é importante para corrigir possíveis bugs e erros em softwares e aplicações. Alguns gestores e diretores de TI não fazem esse processo periodicamente, muitas vezes, por falta de tempo, deixando o sistema mais suscetível a ataques de cibercriminosos, podendo resultar em grandes dores de cabeça no futuro.

Para evitar esse tipo de problema, o ideal é automatizar as atualizações, para que todos os dispositivos conectados ao sistema corporativo sejam periodicamente aperfeiçoados, tornando a segurança da informação cada vez mais eficaz e robusta.

2. Invista em firewall, antivírus e antispam

Ter estas três ferramentas instaladas, operantes e atualizadas é fundamental para aumentar a segurança da informação nas empresas. Elas devem ser instaladas tanto na infraestrutura de TI como nas estações individuais de trabalho, para que a proteção seja global.

Este cuidado é importante para evitar que ameaças online ou que venham a partir de dispositivos portáteis (como pen drives e CDs) comprometam o sigilo das informações da organização.

Os filtros antispam são altamente recomendados, pois evitam que os colaboradores caiam nas armadilhas digitais, permitindo que eles possam executar suas atividades diárias sem quaisquer problemas.

3. Monitore para garantir a segurança da informação nas empresas

Como vimos nos tópicos anteriores, contar com soluções de segurança é uma necessidade para que as companhias sobrevivam aos ataques virtuais. Mas, para que essas medidas tenham efeitos reais e positivos, é importante treinar os funcionários sobre as boas práticas de uso da internet e do sistema corporativo.

Contudo, é preciso que a equipe de TI faça um monitoramento das atividades para que as práticas de segurança da informação sejam implantadas de forma efetiva, tais como:

4. Restrinja o uso de mídias removíveis

Como citado em tópicos anteriores, pen drives, CDs e DVDs podem ser a porta de entrada para softwares maliciosos na rede corporativa, colocando a proteção e confidencialidade das informações em risco.

Além disso, o uso destes dispositivos e o seu compartilhamento fora da companhia pode expor dados importantes, deixando-a em situação de vulnerabilidade. Um prato cheio para pessoas mal-intencionadas.

No entanto, é praticamente impossível eliminar o seu uso no dia a dia dos funcionários. Por isso, o mais indicado é desabilitar a execução automática dessas mídias ao serem conectadas à estação de trabalho (para que sejam verificadas pelas ferramentas de segurança) ou até mesmo restringir a sua utilização em determinadas máquinas.

5. Aposte na criptografia

Se a companhia trabalha constantemente com um fluxo de dados sensíveis, como financeiros, jurídicos, de parceiros comerciais e segredos industriais, utilizar a criptografia é uma forma eficaz para manter a sua proteção.

Se um invasor consegue passar pelo firewall, antivírus e outras ferramentas de segurança, o sistema já fica mais exposto. Porém, quando criptografados, os dados ficam ilegíveis, tornando a segurança da informação nas empresas mais forte e confiável.

Então, para que as informações fiquem protegidas, é recomendado que elas sejam criptografadas antes de serem salvas em dispositivos removíveis ou enviadas via e-mail.

O ideal é que esse seja um processo automatizado, para que nem o gestor de TI nem a sua equipe tenham a necessidade de interferir no processo.

6. Implemente uma Política de Segurança da Informação (PSI)

De nada adianta uma organização contar com as melhores soluções para a proteção de dados se não existe uma política de segurança da informação clara e que deve ser seguida por todos os seus colaboradores.

A PSI deve estipular, interna e externamente, como deverá ser realizado o acesso às informações corporativas, além das responsabilidades e penalidades cabíveis em caso de desrespeito às normas estabelecidas.

Além disso, é indicado exigir também de seus fornecedores e parceiros comerciais o mesmo documento, para que as companhias se comuniquem de maneira segura, sem risco de roubos nem vazamentos.

7. Tenha um plano de recuperação de desastres

Por mais que o diretor de TI se empenhe em tornar a segurança da informação cada vez melhor, problemas podem ocorrer, já que, infelizmente, as ameaças da web estão cada vez mais sofisticadas e inteligentes.

Nessa hora, um Plano de Recuperação de Desastres (DRP ― Disaster Recovery Plan) faz toda a diferença. Neste documento são descritas todas as ações e procedimentos a serem tomados em caso de falhas para recuperar os serviços de TI, sem colocar em risco os dados organizacionais.

Problemas nos servidores, falhas em computadores, na rede e indisponibilidade do data center são apenas alguns exemplos de problemas que podem ocorrer e deixar a companhia em situação de instabilidade.

Nesses momentos, ter um plano de recuperação de desastres (e um backup) é imprescindível para guiar equipes com relação às atitudes que devem ser tomadas e mitigar os efeitos de falhas, indisponibilidades e ciberataques.

Longe de ser um luxo voltado apenas para os grandes negócios, a segurança da informação nas empresas é fundamental para manter o sigilo dos dados e a confiabilidade da sua marca. Trabalhar sem o uso da internet é praticamente impossível, mas, tomando os cuidados indicados neste artigo, suas informações corporativas vão manter-se sempre íntegras e protegidas.