Lecciones Aprendidas END TO END by Centro de Servicios Compartidos

Los recursos humanos del proyecto fueron demasiados limitados, generando que el conocimiento técnico estuviera del lado del proveedor, reprocesos y carga laboral.

2023-12-06 19:41:28 UTC

2023-12-06 19:41:45 UTC

Falló el dimensionamiento de la cantidad de permisos de trabajo que se generán en la operación y el volumen de usuarios concurrentes que la usan

2023-12-06 19:42:03 UTC

Solución digital escogida que no cumple con estándares de industria de hidrocarburos y lineamientos HSE de Ecopetrol

2023-12-06 19:42:55 UTC

Implementación de solución digital de caja que no se adapta a las necesidades de la operación y a los estándares de industria, lo cual requirió un reajuste de los procesos de negocio para adaptarlos a la solución digital J5

Mala planeación del presupuesto, limitando la ejecución de actividades y recursos del proyecto

2023-12-06 19:44:27 UTC

2023-12-06 19:45:21 UTC

Falta de oportunidad en la atención de los requerimientos de Ecopetrol por parte del implementador

Deficiente planeación del proyecto, ya que su alcance no se completó al 100% por capacidad técnica de la herramienta en refinerías e integraciones con otras aplicaciones

2023-12-06 19:46:31 UTC

Buena metodología y planeación en las capacitaciones y acompañamiento al usuario final para lograr la adaptabilidad de la herramienta en sus labores

2023-12-06 19:47:47 UTC

2023-12-06 19:51:24 UTC

Capacidad de adaptabilidad del equipo de apropiación y soporte funcional en campo para asegurar las formaciones y usabilidad de la aplicación

La solucion digital no esta pensada para alta concurrencia de usuarios, los recursos tecnicos que demanda exceden cualquier prevision realizada por el proyecto teniendo en cuenta que la necesidad de la herramienta es para todo ECP

2023-12-06 19:52:55 UTC

2023-12-06 19:53:14 UTC

La funcionalidad está implementada y cumple con las expectativas básicas de la operación

2023-12-06 19:55:43 UTC

Desarrollos adicionales para poderse adaptar el proceso a la herramienta, lo que implica costos adicionales

2023-12-06 19:56:53 UTC

Se hicieron cambios en la estrategia de implementación, en la arquitectura y en la estrategia de adopción de la aplicación en campo que requirieron mayor esfuerzo, tiempo y presupuesto que no fueron formalizadas y aprobadas antes de su implementación

La solucion digital es adaptable a cambios porque no es un software clasico sino un marco de trabajo(framework) ECP tiene la posibilidad de ajustar la herramienta a la norma actual sin presencia del proveedor.

2023-12-06 19:56:55 UTC

Se cuenta con una estadística al día de los estados de los permisos de trabajo por medio de su Power BI

2023-12-06 19:57:39 UTC

Adquisición de una herramienta digital comprobando su efectidad en operaciones de compañias similares a Ecopetrol y con los estandares requeridos

2023-12-06 19:59:36 UTC

Cambios en la práctica de Permisos de Trabajo en el proceso de implementación de la herramienta digital generaron solicitudes adicionales de ajustes sobre esta por cambios regulatorios (reprocesos)

2023-12-06 20:00:22 UTC

Dificultades en el cumplimiento de controles en campo para la aprobación de un permiso de trabajo digital

2023-12-06 20:00:47 UTC

Se lanza el uso de la herramienta sin tener en cuenta las condiciones contractuales claras o definidas con los terceros que son publico objetivo de la herramienta

2023-12-06 20:01:10 UTC

Selección de una herramienta flexible que permita la personalizacion de acuerdo a las necesidades del negocio

2023-12-06 20:01:50 UTC

Vincular a personas que se encuentren jerarquicamente por encima de las autoridades de área para que la escalabilidad y encaje de los procesos tenga una mejor tracción

2023-12-06 20:02:03 UTC

Disponibilidad de tener interoperabilidad de la herramienta con sistemas de Ecopetrol

2023-12-06 20:02:15 UTC

Cumplimiento del modelo de gobierno de VTI, donde se aprovecharon estos espacios con los sponsor para escalamiento de las necesidades del Proyecto

2023-12-06 20:02:36 UTC

Sensibilización en capacidades digitales con los usuarios (taller de pensamiento digital para aclarar las interaciones y enfocar la experiencia del usuario)

2023-12-06 20:02:37 UTC

Prototipado de la población objetivo de las herramientas digitales

2023-12-06 20:02:48 UTC

Gestión del cambio en relación a que las herramientas digitales son evidencias documentales

2023-12-06 20:02:59 UTC

La herramienta se dimensiona desde un punto de vista muy gerencial y no de la operación

2023-12-06 20:03:10 UTC

Desde el principio del proyecto se realizó un buen acompañamiento en términos de comunicación y movilización de los usuarios finales

cosorio39 — 2023-12-06 20:03:34 UTC

No se focaliza la herramienta a la practicidad, se solicitan muchas cosas que vuelven pesada la herramienta

2023-12-06 20:03:44 UTC

Dado el alcance inicial del proyecto, los procesos operativos y el volumen de usuarios finales que la implementación de la solución digital impactaba, se debió sancionar una primera fase de implementación en un área puntual para medir el desempeño técnico y alineación con el proceso para luego masificarlo

2023-12-06 20:32:59 UTC