Este proyecto consistió en la organización y ejecución de una fiesta con el objetivo de recaudar fondos. La actividad se llevó a cabo el 14 de febrero del 2025 y permitió reunir dinero para la asociación Bab al Rayane.

Decidí participar en este proyecto porque me interesan el diseño y la organización de eventos. Además, me pareció una oportunidad perfecta para trabajar en equipo y aprender sobre la gestión de recursos y logística.

Desde el inicio, la organización del evento se dividió en varios equipos de trabajo:  

- Diseño: Creación del ticket y cartel promocional. (Mi equipo)

•             Decoración: Encargado de ambientar el espacio con globos y otros elementos.

•             Logística: Coordinación de entradas, control de acceso y gestión del photobooth.

•             Publicidad: comunicación en las redes sociales y en los recreos

•             Ventas: Organización de la venta de los tickets, de bebidas y chuches durante la fiesta.

•             Animación: Animar la fiesta con música y diversión, seguridad.

Materiales

•             Globos/ corazones/ guirlandas/ confeti

•             Photobooth

•             Tickets y carteles

•             Bebidas y chuches

•             Equipo de sonido

3. Presupuesto

Contamos con un presupuesto inicial de 3.200 dhs, distribuidos de la siguiente manera:

•             Globos: 100 dhs

•             Photobooth: 2.300 dhs

•             Pago a trabajadores (guardias, electricistas, limpiadora, etc.): 800 dhs

Los ingresos provinieron de la venta de 28 entradas (4200 dhs) y la venta de bebidas y chuches (70 dhs).

Total recaudado: 4.270 dhs

Beneficio neto: 1.070 dhs

4. Cronograma

•             Días en el cole: Diseño del ticket y cartel, encontrar los materiales de la fiesta en internet y hacer la publicidad.

•             Días en casa: Creación del  diseño del ticket y el cartel en Canva con mi equipo Dani, Taha, Yassine B, eligiendo y debatiendo por los colores y los símbolos más adecuados para esta actividad.

Después, crear una cuenta en Instagram para hacer la publicidad ( historias y

posts); con el equipo de diseño y con el equipo de publicidad, hemos trabajado en grupo para crear y seleccionar los diseños, textos y músicas más llamativos para atraer al cliente .

•             Día del evento: Llegamos a las 16:30 para la decoración y preparación de la comida y las bebidas.

Justo después, llegó el equipo de sonido para poder instalar el material y los altavoces.

A las 18h, el photobooth había llegado y preparó el stand de fotos.

Durante la fiesta, ayudamos en diferentes tareas y nos quedamos hasta 23:00 para la limpieza.

Día del evento

Durante las horas del reparto de las flores, la organización de la fiesta, se encargo de inflar los globos, empezar a abrir las decoraciones y planificar donde poner cada cosa en un lugar exacto, para que, a la hora de decorar, ya sepamos donde instalar cada cosa.

Llegamos a las 17h , después de una pausa para ir a comer, comenzamos a decorar el espacio con globos y otros elementos y nos dimos cuenta que nos quedaba poco tiempo y pocas decoraciones, pero hicimos todo nuestro posible para que sea lo más creativo posible.

Cuando Lenovo y el stand del photobooth había llegado, nos dimos cuenta que las personas encargadas de la comida no había tomado suficientes cosas para el buffet, asi que al ultimo momento, una compañera trajo un sponsor de sushi de la parte de su padre.

Durante la fiesta,para animar el ambiente, se hicieron algunos juegos como el de tirar una pelota de pingpong al vaso del que esta delante y que el otro beba ese vaso;cosa que no teniamos planificado.

Por supuesto tambien supervisamos el photobooth, vendimos bebidas y ayudamos con la organización y la seguridad, para que la gente no entre en el cole y que los alumnos de cervantes no entren en la fiesta. Finalmente, nos quedamos hasta 23:00 para recoger y limpiar el lugar.

Problemas

•             Menos entradas vendidas de lo esperado (hubo otro evento el mismo día en otro colegio y muchas personas prefirieron ir a aquella fiesta)

•             Personas encargadas en la actividad de la fiesta, ayudaron más a otras actividades que en su propio evento, lo que nos causó muchos problemas al final cuando nos faltaban cosas fundamentales.

•             Conflictos en la gestión del dinero (mucho dinero se fue por falta de comunicación del equipo, teníamos que haber designado una persona encargada del dinero)

•             Problemas con la policía al final de la fiesta por la música muy fuerte.

•             Objetivos cumplidos: Se logró recaudar fondos y la fiesta fue relativamente un éxito.

•             Respuesta del público: Positiva, los clientes y asistentes disfrutaron del evento

•             Organización: Funcionó bien en general, aunque podríamos mejorar la promoción.

•             Aspectos positivos: Buen trabajo en equipo y una decoración bastante atractiva, aunque no tuvimos muchas, lo que más nos ayudo fue los globos.

•             Aspectos a mejorar: Mayor anticipación en la venta de entradas.

7. CONCLUSIÓN Y REFLEXIÓN PERSONAL

1. Aprendizajes adquiridos

•             Trabajo en equipo: Aprendí a coordinarme con diferentes personas, repartir tareas y resolver problemas en grupo.

•             Gestión del tiempo: Me di cuenta de la importancia de planificar bien cada fase del proyecto para evitar prisas de última hora.

•             Toma de decisiones: A veces tuvimos que improvisar y encontrar soluciones rápidas, lo que me ayudó a desarrollar habilidades para tomar decisiones bajo presión.

•             Responsabilidad y compromiso: Desde el diseño hasta la limpieza final, aprendí que cada detalle cuenta y que el compromiso de todos es clave para el éxito.

•             Creatividad y diseño: Trabajar en los carteles y tickets me permitió desarrollar mis habilidades de diseño y aprender qué elementos visuales atraen más la atención.

8. Impacto del proyecto

•             Contribución al centro: El evento no solo permitió recaudar fondos, sino que también creo  un ambiente de convivencia y diversión entre los alumnos.

•             Reconocimiento del trabajo en equipo: Muchas veces no somos conscientes del esfuerzo que implica organizar algo así, y ahora valoro más el trabajo de quienes planifican eventos.

•             Mejor comunicación entre compañeros: Este proyecto me permitió conocer mejor a mis compañeros, aprender a delegar y confiar en el trabajo de los demás.

Este proyecto me enseñó sobre trabajo en equipo, gestión del tiempo y planificación de eventos. Me di cuenta de la importancia de la comunicación y la organización previa para evitar problemas de última hora.

En general, la experiencia fue enriquecedora y divertida. Me gustaría repetir una actividad similar en el futuro, implementando mejoras en la estrategia de ventas y promoción.