[BoD-2_Innovation Competition-B1] Group 7 : First Idea Statement by Tjitra https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn Ladies and gentlemen, kindly to create ideas about Design Thinking on Empathy - understanding who are the customer of beyond the port for the new Pelindo. Write down your ideas in this padlet following the provided examples. en-us 2021-09-02 08:45:58 UTC 2024-11-02 18:12:42 UTC hello@padlet.com New Payment Policy Pelindo Bersatu Tjitra https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1712316289 Problem Identification:
SK Direksi terkait dengan transaksi Jasa Kapal yang berhubungan dengan pelunasan pelayanan jasa terlalu strict/ kaku. Perlu Inovasi yang lebih memihak atau sesuai kebutuhan pelanggan
Belum alignnya program customer dengan kebijakan keuangan - kurang lebih memberikan dampak kepada customer platinum

First Idea to Solve:
Timbulnya kebijakan terkait dengan implementasi TOP (Terms of Payment) yang dapat mengakomodir kepentingan pengguna jasa

Expected Results:
1.    Bagian dari Customer Retention Program, yang menghasilkan Customer Loyalty
2.   Mengurangi/menurunkan nilai ACP ]]> 2021-09-02 08:45:58 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1712316289 https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716343331 Struktur Organisasi Efektif dan Efisien

 | Problem Identification

Struktur Organisasi yang belum jelas antara Parent, Region, dan Subsidiaries
Kewenangan masing-masing pihak belum jelas

 | First Idea to Solve
 Mengidentifikasi ulang man power planning, tupoksi struktur merger

 | Expected Result
Struktur Organisasi yang Agile
Menurunkan biaya dan mempercepat proses kerja ]]> 2021-09-04 04:12:46 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716343331 Optimalisasi asset peralatan Pelindo Bersatu https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716345325  | Problem Identification
 Adanya gap/disparitas kebutuhan alat pelabuhan dengan ketersediaan alat pelabuhan di seluruh wilayah Pelindo karena adanya dinamika market dan kebutuhan pelanggan
 
| First Idea to Solve
Tools asset mapping dan asset requirement di masing2 pelabuhan Compliance terhadap Terminal minimum requirement

 | Expected Result
1. Memberikan penyediaan kebutuhan peralatan untuk mendukung kinerja / performansi terminal yang  dapat memenuhi kebutuhan pelanggan

2. Kebijakan yang mudah dan simple dalam administrasi relokasi asset 
]]> 2021-09-04 04:16:02 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716345325 Perubahan Fungsi Cabang/ Regional https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716358258 Problem Identifications
1. Adanya target KPI pada masing- masing unit usaha/ entitas

2. Kerjasama dengan anak perusahaan menimbulkan kinerja yang kurang baik bagi Cabang yang bisnisnya di spin off kepada anak perusahaan

3. Proses diskusi/ kerjasama yang memakan waktu dan energi, Seringkali terjadi perdebatan yang panjang antara cabang dan anak perusahaan

4. terjadinya silo-silo dilevel pekerja

First Idea To Solve
Merubah fungsi cabang dari SBU (Strategic bussines unit) menjadi lebih kepada property owner & cost spender (seperti pemda) dengan revenue center di anak perusahaan 

Expected Result
1. Memberikan peluang kepada anak perusahaan utk dapat lebih kompetitive

2. kebijakan dapat diterapkan accros sub holding dan mendukung subholding

3. membuat fungsi yang jelasa antara anak perusahaan dan cabang

4.mendukung chain bussines utk lebih agile

]]> 2021-09-04 04:41:17 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716358258 Standarisasi proses bisnis operasi berdasarkan kebutuhan pasar https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716363821 Problem Identification

Belum standarnya proses bisnis operasi diberbagai cabang dan antar pelindo karena kebutuhan market, kondisi infrastruktur dan peralatan.

First Idea to Solve 
Mapping kebutuhan customer, kondisi infrastruktur dan peralatan

Expected Result
1.Tersedianya klasifikasi bisnis proses yang standar .
2. Optimalnya peralatan sesuai dengan kebutuhan dalam bisnis proses operasi.
3. Terpenuhinya kebutuhan pasar sesuai harapan pelanggan. ]]> 2021-09-04 04:52:42 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716363821 Penghematan Biaya Energi dan Perawatan Peralatan https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716365789 Problem Identification:
- Biaya Energi peralatan tinggi
- Biaya Perawatan tinggi
- Kesiapan Peralatan
- Polusi

First Idea to Solve:
Elektrifikasi

Expected Result:
- Kesiapan Peralatan lebih baik
- Mengurangi Biaya energi dan perawatan 
- Mengurangi tingkat polusi pelabuhan]]> 2021-09-04 04:56:52 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716365789 Single ERP https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716368312 Problem Identification:
Dengan adanya ERP yang berbeda menyebabkan adanya kesulitan dalam integrasi data keuangan

First Idea to Solve:
Integrasi ERP 1-4

Expected Result:
- kecepatan dan ketepatan data
- mengurangi biaya pemeliharaan



]]> 2021-09-04 05:02:26 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716368312 Outside-in Project https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716369877  | Problem Identification

Organisasi yang belum fully customer centric  

1. Tim Rnd kurang mengenali pain point customer di masing-masing area;
2. improvement/ inovasi yang dilakukan kurang mewakili customer needs dalam hal improvement layanan
3. Belum terdapat tools untuk menyampaikan customer needs (in a bussines perspective), dan jika sudah ada belum dapat diimplementasi dikarenakan tidak terdapat dalam roadmap perusahaan atau tidak align dengan innisiative strategis perusahaan co. penyiapan tailored sistem (front end - back end) bagi customer platinum
4. Belum terdapat KAM dedicated dimasing-masing SBU yang spesifik menghandle customer dalam cluster-cluster yang mengevaluasi dan memonitor performa dari cluster layanan

| First Idea to Solve
1. membentuk tools yang dapat mengcapture customer bussines needs
2. membuat kusioner kepada pelanggan yang berisi needs pelanggan dari yang dapat menjawab performa layanan dan keinginan (add-on) layanan
3. Membuat project berdasarkan cluster bisnis berdasarkan improvement yang diinginkan pelanggan
4. Membentuk tim KAM di masing-masing cabang dan anprus.
 
 | Expected Result
1. Improvement yang dilakukan IPC memang berdasarkan keinginan pelanggan
2. increase customer experience and loyalty
3. increase brand image
4. Lebih mengenal pelanggan dan keinginannya

]]> 2021-09-04 05:05:40 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716369877 Standardisasi, Sentralisasi, dan Digitalisasi Data Kondisi Peralatan Pelindo Bersatu https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716370150 Problem Identifikasi:
- P1 - P4 bisa jadi memiliki format data kondisi peralatan yang berbeda, akan menyulitkan dalam penentuan kebijakan terkait manajemen peralatan;
- Lokasi yang luas.

First Idea to Solve:
- Membuat Standar;
- Digitalisasi.

Expected Result:
- Mendapatkan Data base yg komprehensif untuk menunjang kebijakan terhadap manajemen peralatan;
- Terminal yang optimal dan efisien dari sisi peralatan.

]]> 2021-09-04 05:06:11 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716370150 Data operasional Pelindo Bersatu https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716370330 Problem Identification
Format data operasional yang berbeda di semua pelindo.
Diperlukan kecepatan dalam mendapatkan data operasional.
Akurasi data operasional

First Idea to Solve
Standarisasi format
Sistemisasi dan integrasi penarikan data

Expected Result
Format data seragam
Data dapat ditarik secara real time
Membantu manajemen dalam mengambil keputusan dengan cepat.]]> 2021-09-04 05:06:31 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716370330 SSC Terpusat https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716381229 Problem Identification:
- Pelayanan invoice to payment/invoice to cash yang terkesan lamban dan tidak transparan
- SOP Koreksi Nota dan Reimbursment pph 23
- Digitalisasi Dokumen
- Verifikasi CAPEX/OPEX 

First Idea to Solve:
- Standarisasi kebijakan SSC
- klarifikasi fungsi SSC Keuangan AR/AP
- Klarifikasi fungsi SSC Pengadaan & SDM

Expected Result:
- Paperless 
- End to end services by system
- SLA/SLG 3 hari 
- Support by single ERP
- Memudahkan Customer/vendor dalam melakukan transakasi
- Robotic Personnel Asisten



]]> 2021-09-04 05:32:17 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716381229 Manajemen Piutang yang terintegrasi https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716383862 Problem Identification
1. Penanggung Jawab pengelolaan piutang tidak ada
2. telah dilakukan monitoring secara berkala namun tidak menjadikan invoice to cash ke Perusahaan
3. Belum adanya sistem terintegrasi utk punishment customer
4. belum terintegrasinya Data Customer

First Idea to Solve:
1. Penetapan Penanggung Jawab pengelola Piutang
2. Melakukan kebijakan Autolocking di dari sabang-marauke kepada cutomer yang belum memenuhi kewajibannya
3. Single ID Pelanggan i.e NPWP

Expected Result:
1. Piutang menurun dan meningkatkan cash in flow Perusahaan
2. adanya kejelasan yang di terima oleh customer sehingga terciptanya good will in business
3. Kepastian layanan kepada customer
4. Data Piutang yang akurat dan real]]> 2021-09-04 05:38:28 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716383862 Sistem informasi yang terintegrasi https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716389643 Problem Identifikasi:
- Belum adanya informasi yang terintegrasi terkait data SDM, keuangan, peralatan, komersial dan operasional termasuk standar pelayanan dan pemberlakuan yang sama, dari Sabang Sampai Merauke.
- Kompetensi dan Kebutuhan pendukung kinerja belum sama antara Pelindo 1 sampai dengan Pelindo 4.

First Idea to Solve:
- Membuat Bank Data SDM, Keuangan, Peralatan, komersial dan Operasional .
- Membuat atau menetapkan standar yang sama (baik dalam kompetensi dan Pelayanan) atas hal-hal tersebut.

Expected Result:
- Memiliki Data yang terintegrasi terkait SDM, Keuangan, Peralatan, Komersial dan Operasional.
- Memiliki Standar Kompetensi yang sama baik dalam kemampuan maupun Pelayanan di area kerja dari sabang sampai merauke]]> 2021-09-04 05:51:41 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716389643 Penyelesaian Permasalahan Hukum Secara Efektif dan Efisien. https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716434992 Problem Identification:
- Saat ini masih banyak permasalahan hukum yang terjadi;
- Tingginya Biaya yang harus dikeluarkan Perusahaan dalam penyelesaian permasasalahan hukum;
- Terjadinya permasalahan hukum yang sama dan berulang di Perusahaan.
- Belum terpenuhinya standar kompetensi personil Hukum di Pelindo 1 sd Pelindo 4.

First Idea To Solve:
- Melakukan inventarisasi terhadap permasalahan hukum yang ada;
- Membuat Bank data permasalahan hukum beserta kronologi munculnya permasalahan hukum dan penyelesaian;
- Membuat suatu system pencegahan atau deteksi dini terhadap permasalahan hukum yang terjadi.
- Membuat atau menyamakan standar kompetensi Personil Hukum di Pelindo 1 sd Pelindo 4.

Expected Result:
- Turunnya jumlah permasalahan hukum yang ada dan tidak terjadi lagi permasalahan hukum yang berulang.
- Menurunkan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk penyelesaian Permasalahan hukum.
- Memiliki Personil Hukum yang Standar Kompetensinya sama di Seluruh Wilayah Kerja Pelindo setelah Merger.]]> 2021-09-04 07:31:14 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716434992 Optimalisasi Aset (Lahan) https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716440192 Problem Identification:
- Luasnya Lahan yang dimiliki merupakan salah satu penyumbang aset terbesar tetapi lebih dari setengahnya belum berstatus clean and clear dan belum dikomersialkan;
- Komersialiasi aset berupa lahan merupakan salah satu sumber pendapatan perusahaan yang potensial tetapi belum optimal.

First Idea to Solve:
- Menginventarisir semua lahan yang bermasalah atau belum berstatus clean and clear;
- Mengontimalkan Komersialisasi atas lahan yang dimiliki;

Expected Results:
- Meningkatnya jumlah aset yang bisa dimiliki dan dimanfaatkan;
- Mendapatkan tambahan Pendapatan dari Sewa ataupun Pengusahaan lahan dalam jumlah yang signifikan bagi perusahaan.

]]> 2021-09-04 07:41:05 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716440192 Intracompany Supply Chain's Simplification https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716455773 Problem Identification

Pelindo merupakan perusahaan yang secara umum melaksanakan dan menjual berbagai macam Jasa Kepelabuhanan kepada Pengguna Jasa. Dalam prosesnya untuk menghasilkan produk akhir dalam bentuk Jasa Kepelabuhanan, perusahaan di supply oleh berbagai pihak, termasuk Cabang Pelabuhan dan Anak Perusahaan dalam suatu mekanisme Supply Chain yang cukup panjang, sehingga pada akhirnya akan mengakibatkan nilai/tarif/harga produk akhir (jasa) yang dijual kepada pengguna menjadi relatif tinggi.

Sebagai contoh:
Jasa Bongkar Muat oleh IPC TPK.  Untuk menyelenggarakan jasa tersebut, terjadi beberapa intracompany transaction, diantaranya:

IPC TPK menyewa Lahan, Gedung, dan Peralatan dari Cabang Pelabuhan dengan nilai --> Harga Wajar + Fee/Margin Cabang

IPC TPK menggunakan jasa perawatan Anper (JPPI) dengan nilai --> Harga Wajar + Fee/Margin JPPI

IPC TPK membayar biaya utilitas (air, listrik) ke Anper (EPI) dengan nilai --> Harga Wajar + Fee/Margin EPI

Berbagai fee/margin tadi akan terakumulasi dalam harga produk akhir Jasa Bongkar Muat, sehingga tarif menjadi relatif lebih tinggi dan berpotensi kalah bersaing dengan kompetitor

First Idea to Solve
1. Pemisahan Fungsi Unit menjadi Supporting/Cost Center, dan Revenue Center
2. Penyederhanaan Intracompany Transaction dan pengurangan nilai fee dalam intracompany transaction
3. Penggabungan Sumber Daya Produksi perusahaan sejenis (efisiensi sumber daya)

Expected Result
Menurunnya harga Jual Produk/Jasa Akhir kepada konsumen --> logistic cost turun
         ]]> 2021-09-04 08:14:52 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716455773 Penyederhanaan Internal Audit https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716464114 Dengan adanya Merger Pelindo Bersatu, akan menggabungkan seluruh aset dan sumber daya Pelindo I-IV, termasuk didalamnya berbagai kelemahan pengawasan yang ada, kelamahan internal control, potensi permasalahan juga akan menjadi satu.

Tentunya diperlukan adanya fungsi pengawasan dari Internal Audit yang memadai dan efektif. Namun, fungsi pengawasan ini akan berdampak pada Cost yang juga meningkat jika tidak dilakukan dengan efisien, serta justru akan berpotensi menurunkan produktivitas jika dilakukan dengan tidak cermat.

Pelindo Bersatu akan memiliki 1 Unit Internal Audit dan beberapa subdivisi
Masing-masing Subholding (4 Subholding) akan memiiki Unit Internal Audit
Masing-masing Anper dibawah subholding (sekitar 50 Anper) akan memiliki Unit Internal Audit.

Jika fungsi pengawasan/audit dilakukan secara berjenjang, tradisional, BOD & BOC Pelindo bersatu akan menerima banyak sekali laporan dari berbagai unit internal audit, dan berpotensi menghasilkan laporan yang tidak saling mendukung atau saling bertolak belakang.

Pada akhirnya, unit IA dan fungsi pengawasan, tidak akan memberikan nilai tambah bagi manajemen, justru akan menghambat kemajuan perusahaan

First Idea to Solve
1. Penyeragaman Pelaksanaan Audit secara Elektronik (E-Audit) dalam satu aplikasi

2. Aplikasi E-Audit mencakup Surviving Entity (Pelindo), Subholding, dan Anper

3. Laporan Audit yang dihasilkan oleh salah satu unit IA akan bisa diakses oleh seluruh unit IA lainnya sesuai kewenangannya

4. Penggabungan Database Audit, sehingga memperkaya bahan laporan

5. Unit IA hanya perlu sampai Subholding, tidak perlu sampai Anak Perusahaan


Expected Result:
1. LHA yang relevan dan dapat diandalkan.
2. Biaya Audit yang efisien
3. Added Value Hasil Audit meningkat
4. Meningkatnya produktivitas pelayanan seluruh unit

]]> 2021-09-04 08:33:52 UTC https://padlet.com/Tjitra/xba8dtyjc0dp9qwn/wish/1716464114