Projectmanagement inspiratiesessie MA's GDL by Chantalle Kuijper https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88 Taken projectondersteuner per fase en-us 2020-05-28 10:04:41 UTC 2021-07-08 12:28:51 UTC hello@padlet.com fase 1: Projectvoorstel chantallekuijper https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1636200427 - Verzamelen intentieverklaringen consortiumpartners 
-Redactie en opmaak 
Literatuurlijst 
-Plannen en notuleren overleg beoogde consortiumpartners
-Projectleider attenderen op de interne route die gevolgd moet worden bij grote projecten (langs controller, programmamanager, directeur)]]> 2021-07-04 13:22:33 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1636200427 Fase 2: Projectuitvoering chantallekuijper https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1636201872 -Eerste accordering van facturen en rekeningen voor de lector/budgethouder 
-Versturen urenregistratieformulier en verzoek tot uitbetaling aan externe partners 
 -Aanmaken map met projectdocumenten (Teams, Research drive)
-Verzorgen van de contracten en samenwerkingsovereenkomsten en andere schriftelijke afspraken. zorg dragen voor ondertekening plus opvolging (terugontvangen), verzending en archivering
-Bijhouden website, opmaak en versturen nieuwsbrieven, plaatsen berichten op sociale media 
-Plannen bijeenkomsten
-Plannen en notuleren stuurgroep
-Attenderen op regels en deadlines subsidie/rapportages
-Voorbereiding rapportages 
-Contact met controller en projectadministrateur over de financiële rapportage 
-Verzorging van eindrapport (lay-out, check op spelling, archivering)]]> 2021-07-04 13:25:58 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1636201872 Fase 3: Projectafronding chantallekuijper https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1636202916 -Versturen nieuwsbrieven e.d. sociale media 
-Organisatie bijeenkomsten, eindsymposium Archivering
- Aanpassen website; producten opnemen]]> 2021-07-04 13:28:21 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1636202916 Aanvullingen Saida: sonjabarends https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637090945 - aanvraag activiteitencode
-Teams omgeving voor het project, 
- uitnodiging internen en externen
-Projectpagina
-Startbijeenkomst
-Acquisitieregister-Verwerkingsregister]]> 2021-07-05 08:53:27 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637090945 Opmerkingen: chantallekuijper https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637118750 - Claudia: Checklist interne route?
-Saida: Er moet in hele korte tijd heel veel gebeuren ad hoc, stressvol moment. 
-Intentieverklaringen niet bij elke subsidieverstrekking verplicht.
-Saida heeft excel checklist,  laten checken door HUGO met tijdspad en dan centraal delen.
-PL attenderen op vooraf begroting goed afstemmen met controller, die weet ook of je de kosten van de accountantcontrole kan opnemen. HU rekent vast percentage overhead, weet controller ook. Verschilt per subsidieverstrekker]]> 2021-07-05 09:28:05 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637118750 Opmerkingen chantallekuijper https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637128853 -Taakverdeling finance en ondersteuning soms onduidelijk
-Sonja stuurt concept contract rond om tekeningsbevoegden te checken.
-Eén contract met gezamenlijke afspraken
-Toekenningsbrief met deadlines en data, goed om in schema te zetten voor projectteam
-Financiele rapportages goed checken met de controller e/o Henk v Bokhorst
-Heel belangrijk om bij startbijeenkomsten aan te sluiten, juist als projectondersteuner!
-Ymkje: externe partners hebben nog wel eens de neiging om het project een andere naam te geven. Dus goed meteen afspreken bij startbijeenkomst.
- Alle taken tot nu toe worden door iedereen ehrkend. Fase 1 doet niet iedereen, Evelien en Ymkje bv niet. Daar doet de lector dit.
-ISAAS is systeem NWO / SIA RAAK waar projectaanvragen in worden gedaan. Saida doet dit als enige ook. Kost veel tijd, moet zowel in NL als ENG. 
-Tineke en Saida draaien ook financiele rapp. uit BICC, de rest wil dit ook kunnen. Moeten ze voor gemachtigd worden. Sonja pakt dit op.

]]> 2021-07-05 09:37:00 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637128853 Opmerkingen chantallekuijper https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637155899 - Financiele afronding hoort hier
-Events inhoudelijk door PL en organisatorisch samen
-Draaiboeken met elkaar delen
-Ymkje heeft geen toegang tot research drive, Claudia en Sonja zitten in project hierover. Uiteindelijk komen alle projecten er op te zetten. Toegang loopt via Jurgen Mollema.

]]> 2021-07-05 10:00:41 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637155899 EH: Beter overzicht krijgen op wat de controller van mij nodig heeft bij een project. Het is nu vaak adhoc dat we cijfers oid moeten aanleveren. Ook besproken met de nieuwe controller Esther https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637314711 Wellicht dat het ook helpt als ik een overzicht maak van aanlevermomenten. Ik was mij er niet van bewust dat dit opgenomen is in de toekenningsbrief totdat Sonja dit vanochtend aangaf.]]> 2021-07-05 13:14:20 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1637314711 CG: is het een idee om na de vakanties bij elkaar te zitten en eens te kijken welke documenten/checklists/formulieren etc we allemaal gebruiken en kijken wat we van elkaar kunnen leren? https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1638724597 2021-07-06 11:56:16 UTC https://padlet.com/chantallekuijper/x9uivs19s21iiy88/wish/1638724597