Elles sont gérées de la même manière que les commandes de pièces. Vous devez :

- créer la commande permettra la création de la fiche du véhicule ou du matériel, avec un statut pouvant être "commande client" ou "commande stock".

- la réceptionner : la fiche sera mise à jour grâce aux informations saisies : n° de série, n° moteur, date entrée en stock, informations pavé "fournisseur", prix dans la fiche économique, options, etc

- faire le contrôle facture afin de mettre à jour les informations dans la section "fournisseur" et dans la fiche économique.

- Consulter le fichier clients et le stock de véhicules/ Matériels

- Réaliser une commande de véhicule, une offre et/ ou une reprise

- Gérer la vente  (les commandes fournisseurs et clients)

Séance 1 - Fiches Master

Séance 2 - Magasin

18/06/2024

Séance 3 - Atelier

Séance 4 - Commerce

19/06/2024

Séances 5 - 6 - Paramètres administrateur et statistiques

   Formateur: Nathalie BOUAULT

Portable : 0688 73 63 26

   Mail :      n.bouault@everlog.com

• Avant de passer au thème suivant, nous échangeons sur les sujets vus précédemment.

• N’hésitez pas à poser vos questions au fur et à mesure de la formation, afin que je puisse vous apporter des réponses personnalisées 

Pour une bonne compréhension avec l'outil Teams, veuillez parler à tour de rôle. 

-  3 heures,

-  pause de 15mn à mi-séance

- Remplir le questionnaire d'auto évaluation

CONTENU DES SEANCES :

Les données de vos environnements-tests sont celles de votre concession.

- Présentation des fonctionnalités dans l’application

- Cas pratiques basés sur des mises en situation pour que vous puissiez manipuler et vous entrainer sur le logiciel pendant la formation

- Type client : Utilisé pour vos statistiques et l'analytique en comptabilité

- Statut :

• En compte: permet l'émission des factures fin de mois

• Normal : Facturation immédiate

• Bloqué : Aucune facturation possible

- Régime TVA : permet de facturer avec TVA ou en exonération

Rappel : Un client ne peut pas être supprimé de votre base de données s'il possède des éléments dans son historique.

On retrouve généralement :

• la carte grise

• les frais administratifs

• le forfait livraison

• la pose des accessoires facturés

• extension de garantie, etc

Chaque ligne fréquente est associée à une famille statistique, il est donc crucial de choisir celle-ci avec soin pour assurer une ventilation comptable correcte.

- Le nom du commercial

- Le département

Ensuite, vous aurez à choisir parmi les options suivantes :

- Créer un véhicule à partir d'un catalogue

- Rechercher le véhicule en stock

- Sélectionner les lignes fréquentes (carte grise, frais administratifs, carburant, etc)

- Intégrer une reprise

- Intégrer une référence (ex: tapis, aqua kem, etc)

• Le stock de véhicules/matériels

• L'analyse de l'activité

• Le livre de police

• Les factures d'achats non enregistrées

• stock à la date du jour via le bureau Commerce et bouton Stock

• Stock à une date rétroactive via le menu Véhicules/matériels -> Impressions -> Edition du stock à date

Ensuite, le client accepte l'offre et souhaite passer commande, vous lui demanderez un acompte.

Il souhaite que la concession lui reprenne le véhicule.

A saisir sur la fiche économique du véhicule concernés

- les codes Modèles Véhicules,

- les options,

- les couleurs

- options

- et les tarifs véhicules

-la famille statistique du véhicule

1. Info générales : VIN Immat/ régime tva famille statistique/ propriétaires

2. Fiche technique : type mine/ dimensions- décor Motorisation + Photo Véhicule ou CG

3. Equipements : de série/ optionnels

4. Autres : contrats de garantie/ Contrat d'entretien

   ^{Visible sur OR}

5. Financements/ Leasing : Type de financement organisme N° de contrat montant crédit et traite

   _{Plus de 150 informations peuvent être collectées sur une fiche véhicule}

- Catalogue interne (gestion des VO) : Il permet de fournir des données pour tous les modèles de toutes les marques. Vous n'aurez qu'à créer ou choisir la marque, le modèle et la version.

- Catalogue constructeur (gestion des VN) : Il permet de préenregistrer tous les modèles du constructeur, y compris les différentes options de séries, les équipements optionnels, ainsi que les prix d'achat et les prix publics.

Lors de la création d'un véhicule neuf, seules les données spécifiques doivent être renseignées (telles que le numéro de série, la date de première mise en circulation, etc.)

Changement du client à facturer

Récupération du solde client

Saisi de plusieurs règlements

1- le statut des commandes

• Fournisseurs

• Clients

• B.O _{BACK ORDER} (solde de pièces à livrer sur une commande).

  2- et la valorisation des pièces :

• Pièces à valoriser

• Commandes contrôlées

Ses étapes se suivent sans le sens des aiguilles d'une montre

1. Commandes non envoyées :

   Après transformation d'un devis commercial _{si les pièces ne sont pas en stock}

   ou après création de la commande fournisseur _{pour du stock}

2. Réception de commande :

   A la réception des pièces enregistrement du BL fournisseurs. La réception permet de renter en stock les pièces et donc de finir la facturation pour le client.

3. Contrôle de facture :

   Contrôle de la facture fournisseurs saisie des frais annexes (transport/ frais divers...)

- Contrôle stock :  Deux choix possibles

1/ OUI (par défaut) : Les pièces sont physiquement stockées en rayon (magasin) et la quantité se met à jour dès que vous ferez un BL, une réception, un avoir, etc

2/ NON : Références qui permettent de gérer les lignes de facturations tels que les frais de port, le recyclage de déchets, essence, prestations de services, etc. Il n'y aura pas de gestion des quantités mais vous retrouverez les informations dans l'historique des mouvements.

Détail sur la composition du VIN :

https://www.legalplace.fr/guides/numero-vin-carte-grise/

Code constructeur WMI : Les 3 premiers caractères du numéro d’identification correspondent au code constructeur. Chaque constructeur a un code attribué du pays dont il dépend. Cette référence peut se trouver sous le capot de votre voiture, sous le tapis de sol, dans le carnet d'entretien et à l'intérieur de la portière côté passager ou la partie basse du pare-brise.

Exemple : VF3 PEUGEOT

1 Informations générales (Constructeur/ fournisseur/ ref/ description/ tarification/Famille de pièce/ control de stock/

info prix (vente)/...

2 Informations complémentaires (conditionnement/ref avec num série/ poids...)

- Devis: Si demandé par le client, cocher la case "Devis". Un OR ne peut être transformé en Devis. LE Devis sera transformé en "OR" si validé.

- En cours: de l'acceptation du devis à la finalisation des travaux.

- Clôturé: de la fin des travaux à la facturation.

- Facturé: l'OR a été facturé.

Il est possible d'appliquer plusieurs code Interne sur un ligne facturée

Equivalences

Multi fournisseurs

Gencod (Code barre)

PARAMETRES/ GENERAL/ UTILISATEURS/ PROFILS/ DROITS DES PROFILS

Chaque Module commence par une lettre

A00 ATELIER

M00 MAGASIN

C00 COMPTABILITE

V00 VENTE VEHICULE MATERIEL

Sur un Module de droit

Lorsque les cases rouges sont figées il n'y a pas de fonctionnalité sur ces codes.

Pour activer la modification sur toutes les description modifier les droits de bases uniquement.

Il faut cocher la case Désactiver de la personne.

Magasin

Pour la gestion de la partie fournisseur Pièces attribuer le Module :

• M003 Commande fournisseurs Pièces

• CLIENT : Fiche client 1er onglet

• PROFIL : Onglets complémentaires fiche client

• PARC : Information Fiche Véhicule du client

COMPTABILITE/ Journal des factures et des Règlements

Penser à clôturer la dernière période de facturation

Dans le menu COMPTABILITE/ CLOTURES/ Clôture mensuelle

Choisir les journaux à clôturer

Cliquer (3) Clôture période.

Si nécessaire il est possible de déclôturer une période (4)

COMPTABILITE/ INTERFACE COMPTABLE

1- la première fois choisir le répertoire où sera stocké le fichier d'export en cliquant l'icone

2- cliquer le bouton Traitement

COMPTABILITE/ Historique détaillé des ventes et achats

Choisir la rubrique :

Ventes magasin

Ventes Atelier

Ventes Véhicules

Achats VO

Ventes Magasin/ Atelier sans composante

1- Lancer la recherche

2- Export Excel