Baucar merupakan sesuatu transaksi pembayaran dibuat kepada pihak yang berkenaan dan Pengarah atau pegawai yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab hendaklah memperakukan terlebih dahulu ke atas segala transaksi yang terlibat dalam prosedur pembayaran terhadap bekalan, barangan / produk, perkhidmatan dan kerja.

Selain itu, ianya merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang telah dibuat dengan kaedah bayaran secara Tunai (petty cash), Cek, Draf Bank dan Electronic Fund Transfer (EFT).)

Mengandungi maklumat seperti jumlah pembayaran, tujuan pembayaran, barangan yang dibeli, dan maklumat lain.

Berfungsi sebagai sumber bukti utama semasa audit yang dijalankan terhadap syarikat atau jabatan.

Membenarkan pembayaran tunai syarikat kepada bekalan, barangan serta perkhidmatan.

Baucar juga digunakan secara dalaman untuk mengurangkan risiko salah laku pekerja.

adalah resit bertulis secara manual untuk perkhidmatan atau barang yang dijual.

biasanya digunakan sebagai ganti resit yang boleh dicetak.

resit ini khas untuk teksi, bahan binaan, penyewaan peralatan, dan perkhidmatan buruh. Baucar dianggap sebagai catatan perbelanjaan yang mencukupi untuk tujuan pengauditan.

Baucar bayaran tunai dikenali sebagai baucar kecil, ianya disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui wang Tunai Runcit.

Untuk tujuan runcit dan bayaran-bayaran kecil sahaja seperti bayaran postage, perbelanjaan pejabat, pembelian alat tulis pejabat ataupun tuntutan kakitangan.

baucar kecil juga perlu disediakan dua salinan bagi setiap bayaran yang dibuat. Satu baucar boleh disokong dengan beberapa resit / dokumen sokongan asal dengan syarat, pembayaran dibuat hanya kepada sesorang pegawai yang menuntut tunai runcit.

Merupakan satu dokumen kewangan atau sebagai dokumen perbelanjaan bagi tujuan membuat pembetulan atau pelarasan akaun.

Digunakan untuk membetulkan kod perakaunan, melaraskan bayaran antara jabatan dengan jabatan dan memindahkan sesuatu amaun perbelanjaan.

Tidak boleh digunakan untuk membuat pindahan peruntukan organisasi atau jabatan.

Tidak boleh digunakan untuk mengubah atau membetulkan kesilapan amaun (terkurang/terlebih) dalam urus niaga yang terdahulu.

Baucar Pembayaran (Payment Voucher/PV) merupakan dokumen arahan pembayaran bagi setiap transaksi duit keluar yang berlaku dalam syarikat atau jabatan.

sebelum pembayaran dibuat, digalakkan untuk penyediaan baucar bayaran dengan kaedah penyediaan baucar secara manual atau automatik.

Baucar resit adalah buku borang baucar kosong dan biasanya terdapat di bekalan pejabat dan menyertakan salinan sebagai log audit untuk organisasi.

Semasa bekalan dihantar, baucar ini adalah sebagai bukti pembayaran dan penghantaran barang. Baucar tersebut hendaklah ditandatangani oleh pihak yang menghantar bekalan tersebut.

Adalah penting untuk memastikan semua maklumat yang diperlukan telah dilengkapkan, jika tidak penerimaannya tidak sah.

Butiran di dalam baucar resit;

1. Jabatan

2. Nombor Baucar

3. Diterima daripada

4. Butiran

5. Kod Akaun

6. Amaun

7. Jumlah Keseluruhan

8. Tunai / Nombor Cek

9. Diterima Oleh

10. Diterima daripada

11. Tarikh Diterima

Baucar Bayaran Tunai atau Baucar Tunai Runcit adalah pembayaran wang Tunai Runcit (Petty Cash) melalui satu baucar yang boleh dipertanggungkan kepada beberapa kod perbelanjaan.

Bagi setiap kod perbelanjaan dan amaun yang hendak dipertanggungkan hendaklah dicatatkan di baucar kecil.

Maklumat atau butiran resit serta dokumen sokongan seperti tarikh, nombor rujukan dan amaun perlu dicatat di dalam Baucar Kecil.

Baucar Jurnal digunakan untuk membuat bayaran atau pindaan kepada suatu kod akaun / program dan pemindahan kepada sesuatu kod akaun / program yang tidak melibatkan urusniaga tunai.

Pegawai yang bertanggungjawab perlu memastikan sumber jika ada kesilapan dan baucar jurnal tersebut perlu disokong dengan salinan dokumen.

Baucar jurnal boleh dijadikan sebagai dokumen perbelanjaan yang hanya boleh dilakukan antara dua jabatan di bawah satu pejabat perakaunan.

Baucar jurnal akan ditandatangani oleh dua pegawai yang diberi kuasa ke atas pembayaran yang kurang dari RM20,000.00.

Pemprosesan baucar bayaran tertakluk kepada piawaian yang telah ditetapkan oleh syarikat atau jabatan samada dalam sektor swasta atau kerajaan.

Pegawai dari unit kewangan perlu memastikan Maklumat atau butiran bagi baucar bayaran ini lengkap dan tidak melakukan kesalahan dari segi ejaan, amaun, tarikh dan nombor rujukan yang dikehendaki.

Syarikat atau jabatan akan memproses baucar bayaran dengan cara manual dan elektronik.

Cara manual dan elektronik bermaksud proses pembayaran akan dikendalikan oleh pegawai yang bertanggungjawab dengan memasukkan (Key-in) maklumat bayaran dengan menggunakan aplikasi perisian Database (secara online) yang telah disediakan oleh syarikat atau jabatan.

Lima (5) langkah-langkah semasa memproses baucar bayaran;

1. Daftar Baucar Bayaran

2. Kemas kini Baucar Bayaran

3. Semak Baucar Bayaran

4. Pembayaran

5. Pejabat Perakaunan

Maklumat yang perlu diisikan adalah kod pejabat perakaunan, tarikh dokumen diterima, nombor baucar, kod jabatan, kod penerima, amaun dan perihal.

Pastikan semsa masukkan kod-kod yang diperlukan wujud dan maklumat perihal baucar bayaran hendaklah tepat seperti yang diperlukan oleh peneriman bayaran.

Mengemaskini maklumat terperinci baucar bayaran berdasarkan maklumat invois, maklumat penerimaan bayaran dan jenis bayaran.

Proses ini hanya dilakukan bagi baucar bayaran RM20,000.00 ke atas sahaja.

Penyemak perlu melihat maklumat tersebut di atas semasa penerimaan baucar.

Maklumat di dalam baucar adalah lengkap dan betul bagi pembayaran terhadap bekalan atau perkhidmatan serta kerja yang telah diterima dan disahkan. Harga yang dikenakan adalah samada mengikut kontrak atau skala yang diluluskan dan mengikut kadar tempatan semasa.

Kelulusan atau kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan pada baucar dan penerima yang dinamakan dalam baucar tersebut adalah pihak yang berhak menerima bayaran.

Pegawai yang bertanggungjawab berperanan untuk membuat semakan ke atas pembayaran.

Pegawai tersebut hendaklah membuat semakan bagi memastikan maklumat di dalam baucar bayaran adalah lengkap dan pastikan dana mencukupi untuk membuat bayaran.

Laporan Kewangan (atau Penyata Kewangan) bermaksud memberikan pandangan keseluruhan keadaan kewangan dalam jangka pendek dan jangka panjang bagi sesuatu perniagaan. Semua maklumat kewangan disampaikan dengan cara berstruktur dan dalam bentuk yang mudah difahami.

Penyediaan laporan kewangan bagi Sektor Kerajaan akan disediakan setiap tahun oleh Akauntan Negara Malaysia mengikut kehendak Seksyen 16 (1) Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61).

Sektor Swasta pula, pegawai yang dilantik dari setiap Unit Kewangan dalam setiap bahagian dalam organisasi tersebut adalah bertanggungjawab untuk menyediakan laporan kewangan tersebut.

Kebiasaannya mereka yang menyediakan laporan kewangan ini terdiri dari individu yang berpengalaman agar laporan kewangan yang disediakan mengikut standard yang ditetapkan dan boleh digunakan dalam urusan seharian perniagaan.

Sekiranya tiada kepakaran untuk memilih staff yang berkualiti adalah lebih baik "outsource" kepada pihak luar.

Proses audit pula diuruskan oleh juruaudit, Mereka ini terdiri dari akauntan bertauliah, berpengalaman dan berlesen dengan Kementerian Kewangan Malaysia.

Setelah melepasi proses audit barulah laporan kewangan yang disediakan Laporan boleh dikategorikan sebagai Laporan Kewangan Beraudit.

Tujuan laporan kewangan disediakan adalah untuk memenuhi kehendak undang-undang dan memberikan maklumat mengenai kedudukan kewangan, prestasi kewangan dan perubahan dalam kedudukan kewangan bagi sektor kerajaan.

Bagi perbadanan besar, penyata-penyata ini boleh merangkumi nota penyata kewangan serta perbincangan dan analisis pengurusan yang meluas. Nota penyata kewangan ini biasanya menghuraikan setiap perbelanjaan dalam kunci kira-kira, penyata pendapatan, dan penyataan aliran tunai dengan lebih terperinci. lanya dianggap sebagai sebahagian penyata kewangan yang penting.

Langkah pertama dalam kitaran perakaunan adalah mengumpulkan dokumentasi kewangan seperti penerimaan penjualan, invois, penyata bank dan dihantar ke jabatan perakaunan untuk diproses. Tanpa maklumat yang tepat seperti tarikh, masa, jumlah dan sebagainya yang berkaitan boleh menyebabkan rekod perakauan itu tidak boleh dipercayai. Maklumat yang tidak tepat dan tidak lengkap boleh mewujudkan perbezaan dalam sesebuah rekod kewangan.

Dalam sektor Kerajaan, laporan kewangan merujuk kepada satu dokumen rekod yang formal berkenaan dengan (dana dan perbelanjaan mengikut prinsip-prinsip perakaunan yang standard berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 15 Tahun 1994 dan diterima pakai oleh Badan Berkanun Persekutuan (BBP).

Manakala, dalam sektor swasta pula laporan kewangan merujuk kepada satu bentuk rekod yang formal berkenaan dengan kegiatan-kegiatan dalam sesebuah perniagaan atau perbelanjaan.

Laporan kewangan (atau Penyata Kewangan) adalah satu set petunjuk perakaunan tertentu, yang dicerminkan dalam bentuk jadual yang menggambarkan pergerakan harta, liabiliti, dan kedudukan kewangan syarikat semasa tempoh pelaporan.

Laporan ini merangkumi skim data mengenai keadaan kewangan organisasi, hasil aktivitinya, serta perubahan kedudukan kewangannya.