Na primeira aula a professora Edna nos passou um link do Forms com perguntas sobre nossa faixa etária a faculdade que estamos cursando nossas expectativas e até nossa música preferida depois disso utilizamos o Mentimeter para responder em um quadro a pergunta sobre quais documentos uma pessoa precisa e quais documentos uma família recebe e administra todos os meses em seguida ela nos enviou o link do Padlet que será usado para registrar as atividades e também os diários de bordo de cada semana por fim pediu que acessássemos o caderno de anexos e fizéssemos uma tabela de documentos destacando a finalidade e os setores por onde passam

Data: 22 de setembro de 2025
Professora: Gleicene
Disciplina: Administração e Comunicação

Atividade 1: Introdução à Carta Eletrônica

Na aula de hoje, a professora Gleice começou explicando o conceito de carta eletrônica. Ela abordou os principais aspectos do envio e recebimento de e-mails de forma profissional, destacando a importância de manter uma comunicação clara e objetiva. A professora também ressaltou a necessidade de respeitar a etiqueta ao se comunicar por e-mail, como o uso adequado de assuntos, saudações e despedidas, além de ser conciso nas mensagens.

Atividade 2: Simulação de Reunião e Elaboração da Ata

Após a explicação sobre a carta eletrônica, a professora passou a atividade seguinte. Fomos orientados a simular uma reunião entre um fornecedor e um gerente, com o papel de assistente administrativo para elaborar a ata dessa reunião.

Para a simulação, a tarefa foi realizar o envio de um e-mail entre as partes envolvidas, e, ao final da reunião simulada, elaborar a ata, detalhando os pontos discutidos. A atividade exigiu que aplicássemos tanto a comunicação por e-mail quanto a habilidade de registrar formalmente as decisões e ações tomadas em uma reunião.

Reflexão sobre a Atividade

Essa atividade foi muito interessante, pois além de praticarmos o envio de e-mails formais, também tivemos a oportunidade de entender como o assistente administrativo desempenha um papel crucial na organização e documentação de reuniões. A elaboração da ata exige atenção aos detalhes, capacidade de resumir informações importantes e garantir que todas as decisões sejam registradas de forma clara e precisa.

Próximos Passos

Na próxima aula, espero aprender mais sobre o processo de organização de reuniões e outras formas de comunicação empresarial. Acredito que essas habilidades serão fundamentais para minha formação como assistente administrativo.

Diante desse cenário, propus a criação de um arquivo físico centralizado, com armários e pastas suspensas, onde cada colaborador teria uma pasta individual identificada pelo nome completo e CPF. Os documentos seriam organizados em três categorias: admissão, permanência e demissão. Para as admissões, seriam arquivados ficha de registro, documentos pessoais, exames, contrato de trabalho e comprovantes de escolaridade. Para a permanência, folhas de ponto, férias, advertências e atestados médicos. E para a demissão, aviso prévio, termo de rescisão, exame demissional e comprovantes de quitação. Além disso, sugeri a implementação de um livro de protocolo para registrar a entrada e saída de documentos, garantindo maior controle e segurança.

Paralelamente, elaborei a proposta de organização digital, criando uma estrutura de pastas no servidor ou em nuvem com categorias semelhantes: admissões, documentos mensais, demissões e modelos/formulários. Cada colaborador teria uma subpasta identificada pelo nome e CPF, e os arquivos seriam nomeados de forma padronizada, no formato TIPO_NOME_COMPLETO_CPF_ANO.pdf. Também foi previsto backup semanal em nuvem e HD externo, além de restrição de acesso com senhas e criptografia para garantir a segurança dos dados.

Para padronizar os processos, desenvolvi checklists de documentos obrigatórios para admissão e demissão e uma planilha de controle de pendências, registrando nome, setor, documento pendente, data e situação. Isso facilitaria a comunicação entre RH, gestores e colaboradores, garantindo que nenhum documento fosse esquecido ou extraviado.

Em seguida, elaborei um documento Word consolidando toda a proposta de organização, detalhando arquivos físico e digital, processos e benefícios esperados, como redução de extravios, agilidade na localização de informações e cumprimento dos prazos do e-Social. Para complementar, preparei uma apresentação em slides que resumisse de forma visual todas as atividades e mudanças propostas, facilitando a comunicação com a equipe e a diretoria.

Ao final do dia, ficou evidente que a implementação de arquivos físico e digital padronizados, aliada a checklists, protocolos e controle de acesso, aumentaria significativamente a eficiência do departamento pessoal, garantindo organização, segurança das informações e cumprimento das obrigações legais.

Prezado Gestor, Solicitamos a autorização para pagamento da Nota Fiscal nº 48597 , referente ao material que será utilizado no evento. - Valor: R$ 1.876,00 - Fornecedor: Elegance - Data de vencimento: 23/10/2025 Aguardamos sua autorização para efetivar o pagamento e evitar atrasos com o fornecedor. Atenciosamente, Esther Fernandes Departamento Financeiro Hospital São João do Caribe//

🗓️ Diário de Bordo – Setor de Contas a Receber

Período: Semana de elaboração do relatório financeiro
Tema: Controle e modernização do setor de Contas a Receber

Atividades Realizadas:
Durante o período, foi realizada uma pesquisa sobre empresas de máquinas de cartão de crédito que oferecessem juros baixos e boas condições de parcelamento. As principais opções identificadas foram PagBank, Getnet, Stone, SumUp, Mercado Pago e InfinitePay.
Além disso, foram estudadas alternativas ao sistema de carnê, buscando meios de pagamento mais modernos, como o Pix, links de pagamento e o parcelamento direto no cartão de crédito.

Desenvolvimento do Trabalho:
Com base nas informações coletadas, foi criada uma planilha de controle no Excel para acompanhar os recebimentos. Essa planilha permite monitorar os valores em aberto, pagos e vencidos, calcular automaticamente o valor líquido após taxas e medir o tempo de atraso de cada cliente.
Posteriormente, foi elaborado um relatório em Word com a análise completa da situação do setor, os indicadores principais e as recomendações de melhoria.

Aprendizados:
Foi possível entender a importância de manter o controle atualizado das entradas financeiras e de utilizar ferramentas digitais para agilizar o processo. A automatização das informações facilita o acompanhamento do fluxo de caixa e evita atrasos.
Também ficou claro como as novas formas de pagamento, como o Pix e os links digitais, são vantajosas tanto para a empresa quanto para os clientes.

Reflexões Pessoais:
A experiência mostrou que o uso de tecnologia pode transformar positivamente a rotina administrativa. Trabalhar com planilhas e relatórios práticos dá uma visão mais clara da situação financeira da empresa e ajuda na tomada de decisões mais seguras.

Conclusão:
A atividade contribuiu para aprimorar o conhecimento sobre gestão financeira e controle de recebimentos. O setor de Contas a Receber se torna mais eficiente quando há organização, monitoramento constante e uso de ferramentas atualizadas.

Hoje aprendi a importância da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e como ela influencia diretamente o trabalho dentro de uma empresa. Entendi que a LGPD garante a proteção dos dados pessoais dos clientes e determina que toda coleta, armazenamento e uso dessas informações deve ser feito com consentimento, transparência e segurança.

Compreendi também que as empresas precisam limitar o acesso aos dados, evitar compartilhamentos desnecessários e respeitar a vontade do cliente sobre receber ou não comunicações. Aprendi sobre a importância de criar processos mais seguros, como organizar dados, registrar consentimento e treinar os funcionários para evitar erros e reclamações.

Esse aprendizado reforçou a necessidade de agir com ética, responsabilidade e cuidado ao lidar com qualquer informação pessoal. Além disso, desenvolvi habilidades como atenção aos detalhes, organização e aplicação das regras da LGPD no ambiente administrativo.