Текстовый файл содержит последовательность символов (в основном печатных знаков, принадлежащих тому или иному набору символов). Эти символы обычно сгруппированы в строки (англ. lines, rows). В современных системах строки разделяются разделителями строк, в прошлом же применялось хранение строк в виде записей постоянной или переменной длины. Иногда конец текстового файла (особенно если в файловой системе не хранится информация о размере файла) также отмечается одним или более специальными знаками, известными как маркеры конца файла.

Текстовый формат служит основой для многих более специализированных форматов (например, .ini, SGML, HTML, XML, TeX, исходных текстов языков программирования). В некоторых из таких форматов определённые сочетания символов могут использоваться как средства разметки текста. В таком случае файл может хранить форматированный текст, в котором для символов дополнительно может быть задан шрифт, начертание, размер и т. п. (например, Rich Text Format, HTML).

Расширение .doc часто использовалось для обозначения простых текстовых файлов без форматирования, однако позже стало использоваться для двоичных форматов с разметкой.

В 1990-х корпорация Microsoft стала использовать расширение для серии проприетарных форматов файлов своего текстового процессора Microsoft Word. В результате монополии Microsoft на рынке офисных продуктов «DOC» стало синонимом этого формата файлов. Другие значения расширения «.doc» практически вышли из употребления на платформе IBM PC.

Двоичные файлы формата DOC содержат большее количество информации о форматировании текста (например, сценарии), чем файлы документов, использующие другие форматы Microsoft (RTF и др.), но хуже совместимы с текстовыми редакторами сторонних разработчиков. И сами файлы, созданные Microsoft Word разных версий, не всегда совместимы между собой.

В 2007 год Microsoft выпустила Word 2007, который использует новый формат документа, с расширением .docx.

Большинство текстовых процессоров реализуют импорт/экспорт в формат RTF.

Текстовый редактор WordPad, встроенный в Microsoft Windows, по умолчанию сохраняет документы в формате RTF. Текстовые процессоры AbiWord и OpenOffice.org позволяют просматривать и редактировать файлы в формате RTF. Редактор по умолчанию в Mac OS X — TextEdit, также поддерживает RTF.

Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. 1 мая 2006 года принят как международный стандарт ISO/IEC 26300. В июле 2015 года стандартизован ODF версии 1.2[1].

Стандарт был совместно и публично разработан различными организациями, доступен для всех и может быть использован без ограничений. OpenDocument представляет собой альтернативу частным закрытым форматам, (включая Word (.doc), Excel (.xls) и PowerPoint (.ppt) — форматы, используемые в Microsoft Office 97—2003), а также формату Microsoft Office Open XML - .docx

Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки. Поддерживает RGB, CMYK, Grayscale, Lab, Duotone, Bitmap, несколько типов сжатия растровой информации. Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов. В этом формате распространяется большое количество сопутствующей документации.

Язык XHTML является более строгим вариантом HTML, он следует всем ограничениям XML и, фактически, XHTML можно воспринимать как приложение языка XML к области разметки гипертекста.

Во всемирной паутине HTML-страницы, как правило, передаются браузерам от сервера по протоколам HTTP или HTTPS, в виде простого текста или с использованием шифрования.

Форматы, в которых публикуется информация — другими словами, цифровая база, в которой она хранится — могут быть «открытыми» или «закрытыми». Формат открыт, если спецификации для программ доступны каждому без какой-либо платы — то есть, любой может использовать эти спецификации в своей программе без каких-либо ограничений из-за «прав интеллектуальной собственности».

Если формат «закрыт», это значит, что либо его спецификация недоступна публике, либо она доступна, но запатентована, так что её использование ограничено. Если информация выпущена в закрытом формате, с на пути её повторного использования могут возникнуть значительные преграды; возможно, тем что захочет ей воспользоваться, придётся покупать нужные программы.

Преимущество открытых форматов файлов в том, что разработчики могут создать несколько программных пакетов и сервисов, работающих с этими форматами. Это устраняет большинство препятствий на пути использования информации из этих файлов.

Использование закрытые форматы файлов, спецификации которых недоступны, может привести к зависимости от сторонних программ или держателей лицензий на формат. В худшем случае этом может означать, что информацию можно будет прочесть только какой-то одной программой, которая может оказаться запредельно дорогой или устареть.