✅

Cadangan Tindakan Segera:

1. Lakukan Penilaian Risiko Kerosakan:
   

   • Pastikan kerosakan memang hanya dapat dibaiki menggunakan alat ganti tersebut.

   • Dapatkan pengesahan teknikal bertulis daripada jurutera atau penyelia kilang.

   
   

2. Minta Kelulusan Khas Secara Bertulis:
   

   • Rujuk kepada pihak atasan (contoh: pengurus besar, pengarah operasi atau jabatan perolehan).

   • Minta kebenaran bertulis untuk pembelian kecemasan (emergency procurement).

   • Gunakan justifikasi: “kerugian operasi melebihi risiko pembelian dari vendor belum berdaftar”.

   
   

3. Proses Pendaftaran Vendor Secara Serentak:
   

   • Minta vendor menghantar dokumen untuk pendaftaran segera walaupun pembelian sudah berlaku.

   • Boleh diproses sebagai vendor “sementara” atau “sementara diluluskan”.

   
   

4. Dokumentasikan Segala Tindakan:
   

   • Simpan rekod sebab musabab pembelian, minit mesyuarat, e-mel kelulusan, dan sebut harga.

   • Ini penting untuk tujuan audit dan semakan kemudian.

   
   

⚠️

Pertimbangan Etika dan Polisi:

• Melanggar peraturan perolehan secara langsung adalah tidak digalakkan, tetapi kebanyakan organisasi membenarkan pengecualian khas bagi kes kecemasan.

• Integriti dalam dokumentasi sangat penting — pastikan tidak ada unsur rasuah atau pilih kasih.

📌 Contoh Justifikasi Ringkas (untuk laporan dalaman):

“Mesin utama kilang mengalami kerosakan mengejut yang mengakibatkan operasi tergendala. Alat ganti hanya diperoleh daripada vendor yang belum berdaftar. Bagi mengelakkan kerugian besar akibat pemberhentian operasi, pembelian kecemasan dilakukan dengan kelulusan pihak pengurusan tertinggi. Proses pendaftaran vendor telah dimulakan serta-merta.”

penyelesaian masalah : jawatankuasa perlu meletakkan kriteria tambahan untuk membezakan vendor dan membantu membuat keputusan yang tepat

justifikasi :

• vendor yang dapat menhantar lebih awal atau menepati jadual lebih tepat harus diutamakan

• waranti lebih lama memberi keyakinan bahawa produk adalah berkualiti dan vendor bertanggungjawab

Isu utama ialah dilema pemilihan vendor antara harga murah tetapi berkualiti rendah (Vendor A) dengan harga mahal tetapi berkualiti tinggi dan boleh dipercayai (Vendor B).

⸻

2. Apakah tindakan yang sesuai untuk menyelesaikan masalah?

Memilih Vendor B kerana produk berkualiti, ada sijil ISO, dan menepati masa penghantaran walaupun harganya lebih tinggi.

⸻

3. Berikan justifikasi berdasarkan pengetahuan yang dipelajari.

• Kualiti produk lebih penting untuk

jangka masa panjang.

• Pensijilan ISO menjamin

pematuhan standard.

• Ketepatan masa penting untuk

operasi jabatan.

• Elak risiko lewat, kerosakan atau

pembaziran kos jika pilih vendor

tidak berkualiti.

TINDAKAN YANG SESUAI:

TINDAKAN SEGERA:1. Hubungi vendor dengan segera untuk memaklumkan kekurangan kuantiti dan meminta penjelasan.

2. Semak dokumen penghantaran (Delivery Order) dan bandingkan dengan pesanan asal (Purchase Order) untuk mengesahkan kekurangan.

3. Minta vendor menghantar baki barang yang belum diterima dalam masa terdekat.

4. Maklumkan kepada pihak pengurusan tentang situasi untuk rekod dan tindakan lanjut.

5. Cari alternatif sementara seperti pinjaman stok dari jabatan lain (jika kritikal) bagi mengelakkan gangg

uan operasi.

TINDAKAN JANGKA PANJANG:

1. Laksanakan audit prestasi vendor bagi menilai tahap pematuhan terhadap kontrak.

2. Kaji semula terma perjanjian dalam kontrak berkaitan penalti jika berlaku ketidakpatuhan.

3. Sediakan senarai vendor alternatif sebagai langkah persediaan menghadapi isu sebegini di masa akan datang.

4. Tingkatkan sistem pemantauan pembekalan agar masalah dapat dikesan lebih awal.

JUSTIFIKASI:Situasi ini menunjukkan kelemahan vendor dalam memenuhi komitmen kuantiti yang telah dipersetujui. Tindakan segera amat penting bagi memastikan operasi jabatan tidak terganggu. Selain itu, tindakan jangka panjang juga perlu diambil bagi memastikan vendor lebih bertanggungjawab dan kejadian sama tidak berulang. Sistem pemantauan dan komunikasi yang berkesan antara jabatan dan vendor perlu dipertingkatkan demi kelancaran proses pembekalan.