FUNSIONES

RESOLUCIONES

LISTADO MAESTRO

Adjunto el vínculo del archivo de las series y subseries.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/16L5Ms0lpyR0c80Akj8mG7ITBVi7aW6AO/edit?usp=sharing&ouid=115811626773655361949&rtpof=true&sd=true

-SECCIONES

• Gerencia

• Área administrativa

• Producción

-SUBSECCIONES

• Recursos humanos

• Archivo

• Contabilidad

• Logística

  FUNCIONES

GERENCIA

• Planificación:
  Es la función mediante la cual la gerencia define los objetivos de la organización y traza las estrategias y acciones necesarias para alcanzarlos. Implica analizar el entorno, anticipar escenarios futuros y tomar decisiones para guiar el rumbo de la empresa de forma ordenada y eficiente.

• Organización:
  Consiste en estructurar y ordenar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos de la empresa para ejecutar los planes trazados. Esto incluye definir funciones, establecer jerarquías, asignar responsabilidades y coordinar actividades para lograr un funcionamiento armónico.

ÁREA ADMINISTRATIVA

• Dirección/Liderazgo: Inspirar, motivar y guiar a los empleados para que trabajen de forma comprometida y colaborativa hacia los objetivos organizacionales. Aquí el enfoque está en la gente y en hacer que se muevan en la dirección correcta.

• Control: Monitorear el desempeño de la organización, compararlo con los estándares establecidos y tomar correctivas cuando sea necesario para asegurar que los objetivos se cumplan eficazmente. Es el "verificar y ajustar" para mantener el rumbo.

PRODUCCIÓN

• Control de calidad:Es supervisar que los productos fabricados cumplan con los estándares establecidos para asegurar su buen funcionamiento y satisfacción del cliente.

• Gestión de recursos:Consiste en administrar adecuadamente los materiales, equipos y personal necesarios para llevar a cabo el proceso productivo.

RECURSOS HUMANOS

• Capacitación y Desarrollo: Diseñar e implementar programas de formación y aprendizaje para mejorar las habilidades, conocimientos y competencias de los empleados, fomentando su crecimiento profesional y adaptándolas a las necesidades cambiantes de la empresa.

• Reclutamiento y Selección: Identificar, atraer y elegir a los candidatos más idóneos para las vacantes de la organización. Esto incluye desde la publicación de ofertas de empleo hasta las entrevistas y la contratación final.

ARCHIVO

• El área de archivos es el departamento responsable de gestionar de forma organizada y segura toda la documentación de una empresa a lo largo de su ciclo de vida. Su función principal es recopilar, clasificar, almacenar, preservar y facilitar el acceso a la información y los documentos, garantizando su disponibilidad cuando sea necesario y cumpliendo con las normativas legales de retención y confidencialidad.

CONTABILIDAD

• Es el departamento crucial encargado de registrar, clasificar, resumir e interpretar las transacciones financieras de una empresa. Su función principal es mantener un registro preciso de todos los movimientos económicos , preparar los estados financieros que reflejen la salud económica de la organización y asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y normativas.

LOGÍSTICA

• El departamento de logística es responsable de planificar, coordinar y controlar todas las actividades relacionadas con el flujo eficiente y oportuno de materiales, productos e información desde el proveedor hasta el cliente final, incluyendo la gestión de inventarios, almacenamiento adecuado, transporte seguro y distribución eficaz, con el fin de garantizar que los productos lleguen en las condiciones correctas, en el tiempo esperado y al menor costo posible, contribuyendo así al buen funcionamiento y competitividad de la empresa.

RESOLUCIONES

• Resolución No. 001 del 08 de marzo del 2024

  Por medio de la cual se establece la Dependencia de Gerencia General

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Gerencia General, responsable de dirigir, supervisar y coordinar la gestión integral de la empresa Estilo Radiante, así como de tomar decisiones estratégicas para el desarrollo y posicionamiento de la marca en el mercado nacional.

• Resolución No. 002 del 04 de abril de 2024

  Por medio de la cual se establece la Dependencia del Área Administrativa

  Artículo 1. Créase la Dependencia del Área Administrativa, encargada de gestionar los recursos internos, coordinar las actividades operativas y brindar soporte a todas las áreas funcionales de Estilo Radiante.

• Resolución No. 003 del 08 de marzo de 2024

  Por medio de la cual se establece la Dependencia de Producción

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Producción, como instancia responsable de planear, organizar y ejecutar los procesos de fabricación y envasado de los productos cosméticos de la empresa, garantizando calidad y eficiencia.

• Resolución No. 004 del 10 de marzo de 2024

  Por medio de la cual se establece la Dependencia de Logística

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Logística, responsable de coordinar el almacenamiento, distribución y transporte de los productos terminados, asegurando la entrega oportuna a los clientes y puntos de venta.

• Resolución No. 005 del 20 de marzo de 2024

  Por medio de la cual se establece la Dependencia de Archivo

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Archivo, cuya función será organizar, custodiar y preservar los documentos administrativos, contables y legales de Estilo Radiante, en cumplimiento de la normativa vigente en gestión documental.

• Resolución No. 006 del 08 de marzo de 2024

  Por medio de la cual se establece la Dependencia de Contabilidad

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Contabilidad, encargada de llevar el control financiero de la empresa, elaborar los informes contables y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

• Resolución No. 007 del 08 de marzo de 2024

  Por medio de la cual se establece la Dependencia de Recursos Humanos

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Recursos Humanos, responsable de la gestión del talento humano, incluyendo procesos de selección, capacitación, bienestar, evaluación y desarrollo del personal de Estilo Radiante.

LISTADO MAESTRO

- Secciones

• junta Directiva

• gerencia general

• secretaría general

  - SUBSECCIONES

• gestión de compras

• oficinas de atención al cliente

• archivo

  FUNCIONES

• Junta directiva:

  Definir estrategias: establecer los objetivos generales y la dirección de la empresa.

  supervisar la gestión: evaluar el desempeño de la alta dirección y garantizar el cumplimiento de los planes estratégicos.

  Administración de recursos: aprobar presupuestos, revisar balances y controlar la ejecución financiera

  La Toma De Decisiones: validar adquisiciones, funciones y otras operaciones.

  convocar reuniones: organiza juntas de accionistas para tratar asuntos extraordinarios.

  Nombrar y Remover Directivos: designar miembros de la alta dirección.

• Gerencia General:

  Planificación: define la visión y la misión de la empresa, estableciendo objetivos a corto, mediano o largo plazo.

  gestión financiera: supervisar presupuestos, inversiones y costos para garantizar la estabilidad económica de la empresa.

  Optimización de procesos: implementar mejoras en la estructura organizativa y en la eficiencia operativa.

  Cumplimiento Normativo: asegurar que la empresa opere dentro del marco legal y regulatorio correspondiente.

  Representación institucional: actuar como portavoz de la empresa ante accionistas, clientes, proveedores y entidades gubernamentales.

  Control: supervisar el desempeño, evaluar los resultados y ajustar estrategias cuando sea necesario.

• secretaría General

  Asesoramiento institucional: apoyar a la dirección en la formulación de políticas y estrategias organizacionales.

  Coordinación Administrativa: dirigir la ejecución de programas relacionados con recursos humanos, contratación y servicios administrativos.

  Representación legal: actuar como enlace entre la organización o entidades gubernamentales o internacionales.

  Control normativo: asegurar el cumplimiento de regulaciones internas y externas.

  Gestión Documental: supervisar la administración de archivos, correspondencia y comunicaciones oficiales.

• Archivo

  gestiona, organiza y preserva documentos, asegurando su accesibilidad y cumplimiento normativo. también facilita la consulta y la eliminación de material absoluto. Su función es clave para la eficiencia administrativa y la toma de decisiones.

• Oficina de atención al cliente:

  gestionar reclamos: resolver problemas y quejas de los clientes.

  procesar pedidos: manejar compras, devoluciones y cambios.

  realizar seguimiento: informar a los clientes sobre el estado de sus solicitudes.

  soporte técnico: ayudar con problemas relacionados con el uso de producto o servicio.

• Tesorería

  gestión de liquidez: supervisar el flujo de caja y garantizar la solvencia financiera.

  administración de pagos y cobros: controlar ingresos y egresos, asegurando cumplimiento de obligaciones.

  negociaciones bancarias: coordinar acuerdos con entidades financieras para optimizar recursos.

  cumplimiento fiscal: gestionar inversiones y excedentes para maximizar rentabilidad.

  evaluación de riesgos financieros: identificar y mitigar posibles amenazas económicas.

  Gestión de Compras:

  selección de proveedores: evaluar opciones según calidad, precio y capacidad de suministro.

  negociación de contratos: establecer acuerdos favorables en costos y plazos.

  identificación de necesidades: determinar que productos o servicios requiere la empresa.

  optimización de costos: implementar estrategias para reducir gastos sin comprometer la calidad.

  RESOLUCIONES

• Resolución N.º 001- 05-2025 JD

  Fortalecimiento del Gobierno Corporativo.

  Se resuelve aprobar la actualización del reglamento interno de la Junta Directiva, estableciendo criterios claros para la toma de decisiones, participación en sesiones virtuales, y rendición de cuentas, a fin de mejorar la gobernanza y la transparencia institucional.

• Resolución N.º 002-2025-TS

  Implementación de Control Presupuestario Trimestral.

  Se resuelve establecer controles presupuestarios trimestrales y requerir informes de ejecución financiera a más tardar el día 5 del mes siguiente a cada trimestre, permitiendo un seguimiento más eficaz del flujo de caja y uso de los fondos institucionales.

• Resolución N.º 003-2025-GC

  Creación de un Comité de Evaluación de Proveedores.

  Se resuelve constituir un comité interno para evaluar proveedores estratégicos al menos una vez por semestre, en base a criterios de calidad, cumplimiento, precios y sostenibilidad, con el fin de optimizar los procesos de adquisición.

• Resolución N.º 004-2025-SC

  Digitalización de Actas y Documentos Oficiales.

  Se resuelve iniciar un proceso de digitalización de todas las actas y documentos oficiales de la organización desde el año 2020 en adelante, para facilitar su consulta, respaldo y conservación.

• Resolución N.º 005-2025-AR

  Organización y Clasificación de Archivos Históricos

  Se resuelve realizar una campaña de revisión, depuración y clasificación de documentos en archivo físico y digital, siguiendo los lineamientos del sistema de gestión documental institucional y garantizando la conservación de la documentación histórica relevante.

• Resolución N.º 006-2025-OAC

  Implementación de Encuestas de Satisfacción.

  Se resuelve implementar un sistema permanente de encuestas de satisfacción al cliente, aplicadas mensualmente, con el objetivo de identificar áreas de mejora en la atención, tiempos de respuesta y calidad del servicio brindado.

  
  

Gerencia (Código: 100)

Definición:
Órgano superior de la organización encargado de dirigir, coordinar y supervisar el funcionamiento general de todas las áreas, alineando las actividades al cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales.

Funciones:

• Definir la planificación estratégica.

• Coordinar y supervisar la ejecución de planes operativos.

• Representar legal y públicamente a la institución.

• Tomar decisiones críticas y asignar recursos.

• Evaluar el desempeño institucional.

• Establecer políticas internas y normativas de funcionamiento.

Importancia:
La gerencia es el motor de la organización. Su liderazgo define el rumbo estratégico y asegura la articulación eficiente entre las diferentes áreas.

Administración Documental (Código: 200)

Definición:
Es el área encargada de gestionar de forma sistemática la documentación que se genera, recibe y conserva en la organización, desde su creación hasta su disposición final. Su labor garantiza la trazabilidad, conservación, acceso y eliminación adecuada de documentos, cumpliendo con normativas legales y estándares archivísticos.

Funciones:

• Diseñar y aplicar políticas de gestión documental.

• Clasificar, organizar y custodiar documentos físicos y digitales.

• Controlar el ciclo de vida documental: producción, uso, conservación y eliminación.

• Velar por el cumplimiento de normativas legales de archivo.

• Coordinar las transferencias documentales con otras áreas.

• Capacitar al personal en manejo documental.

Importancia:
Una adecuada administración documental optimiza los procesos internos, reduce tiempos de búsqueda de información y asegura la memoria institucional.

Gestión de Archivos (Código: 210)

Definición:
Subárea de la Administración Documental encargada específicamente del almacenamiento, organización, preservación y recuperación de documentos, tanto en soporte físico como digital, a lo largo de su vida útil activa.

Funciones:

• Clasificar documentos según sistemas de archivo establecidos.

• Asegurar el acceso oportuno a la información archivada.

• Mantener condiciones óptimas de conservación documental.

• Aplicar técnicas de digitalización y preservación digital.

• Actualizar inventarios de documentos archivados.

Importancia:
Un archivo bien gestionado permite a la organización actuar con respaldo documental, facilita auditorías y protege su patrimonio informativo.

Transferencias Documentales (Código: 220)

Definición:
Subárea especializada en la organización y ejecución del proceso de traslado de documentos desde las unidades productoras hacia archivos intermedios o históricos, de acuerdo con el ciclo de vida documental y criterios de conservación.

Funciones:

• Planificar y coordinar las transferencias documentales.

• Identificar y clasificar documentos a transferir según su valor.

• Registrar y conservar trazabilidad de los documentos transferidos.

• Garantizar que la documentación transferida esté disponible para consultas posteriores.

• Coordinar con el Archivo General y otras unidades archivísticas.

Importancia:
Este proceso permite descongestionar las unidades activas, conservar la memoria institucional y cumplir con las normativas legales sobre archivo.

Desarrollo de Software (Código: 300)

Definición:
Unidad técnica dedicada al diseño, programación, implementación y mantenimiento de soluciones informáticas que permitan automatizar, facilitar y mejorar los procesos operativos y estratégicos de la organización.

Funciones:

• Analizar los requerimientos de los usuarios y áreas.

• Desarrollar aplicaciones y sistemas personalizados.

• Realizar pruebas, mantenimiento y actualizaciones de software.

• Administrar bases de datos y asegurar la integridad de la información.

• Velar por la ciberseguridad de las plataformas digitales.

• Documentar el funcionamiento técnico de los sistemas.

Importancia:
Este equipo permite la innovación tecnológica, mejora la eficiencia operativa y brinda herramientas digitales a la organización para adaptarse a los cambios del entorno.

Manuales Técnicos (Código: 310)

Definición:
Unidad responsable de elaborar, actualizar y difundir la documentación técnica que respalda los procesos y sistemas de la organización, garantizando estándares de calidad y uso adecuado por parte de los usuarios.

Funciones:

• Redactar manuales de usuario, guías técnicas y protocolos de operación.

• Establecer formatos estandarizados para la documentación técnica.

• Asegurar que los documentos estén siempre actualizados y accesibles.

• Colaborar con Desarrollo de Software para documentar los sistemas creados.

• Apoyar la capacitación del personal mediante la documentación.

Importancia:
Los manuales técnicos aseguran la correcta ejecución de tareas, mejoran la capacitación del personal y reducen errores en el uso de tecnologías y procesos.

Dirección Financiera (Código: 400)

Definición:
Área responsable de planificar, ejecutar y controlar los recursos financieros de la institución, asegurando la sostenibilidad económica y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables.

Funciones:

• Elaborar y controlar el presupuesto institucional.

• Realizar proyecciones y análisis financieros.

• Administrar cuentas bancarias, pagos y cobros.

• Supervisar la contabilidad general y la presentación de informes.

• Atender auditorías internas y externas.

• Garantizar la transparencia en el uso de recursos.

Importancia:
Una buena gestión financiera es vital para la toma de decisiones estratégicas, la salud económica de la organización y la confianza de los stakeholders.

-PRESIDENCIA

-Departamento legal o Jurídico

-Recursos humanos

Subsecciones

-Contratación

-Archivo Laboral

-Asuntos corporativos

-bienestar al ciudadano

FUNCIONES

• Presidencia :

-Establecer lineamientos estratégicos. La Presidencia define o aprueba las políticas corporativas de gestión, asegurando que estén alineadas con la misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa. También garantiza el cumplimiento de normas legales y regulatorias (como las leyes de archivo, protección de datos o transparencia).

• Departamento Legal o Jurídico:

-Brinda conceptos legales a la alta dirección y demás dependencias para la toma de decisiones dentro del marco normativo aplicable.

-Protege legalmente a la empresa o institución, asegurando que todas sus actuaciones se ajusten a la ley y reduciendo riesgos legales.

• Recursos humanos

-Reclutamiento y selección de personal
Publica vacantes, recibe hojas de vida, realiza entrevistas y coordina procesos de ingreso de nuevos colaboradores.

-Administración de nómina
Calcula y gestiona pagos de sueldos, prestaciones, horas extras, vacaciones, y otros conceptos laborales.

• Área de Contratación

-Elaborar y revisar los documentos contractuales: Redacta pliegos de condiciones, términos de referencia, invitaciones a cotizar, contratos, órdenes de compra y demás documentos relacionados.

-Llevar el registro y control de contratos
Administra un sistema de seguimiento de contratos, controlando fechas de inicio, vencimiento, prórrogas, obligaciones y cumplimiento.

• Asesoría Jurídica

-Emitir conceptos y asesorías jurídicas Brindar orientación legal a las distintas dependencias de la empresa sobre temas normativos, contractuales, laborales, civiles, comerciales, entre otros.

-Revisar y elaborar contratos : Redactar, analizar y validar contratos civiles, comerciales y laborales para asegurar su legalidad y proteger los intereses de la empresa.

• Asuntos corporativos

-Gestionar la imagen y reputación institucional: Define y ejecuta estrategias para proteger y fortalecer la percepción pública de la empresa ante clientes, comunidad, medios y autoridades.

-Coordinar la comunicación institucional y relaciones públicas: Diseña mensajes clave, maneja vocerías, responde ante medios de comunicación y lidera la comunicación externa e interna de alto nivel.

• Archivo laboral

-Recibir, organizar y conservar la documentación laboral del personal: Reúne documentos como hojas de vida, contratos, actas de inicio y terminación, afiliaciones, evaluaciones, sanciones, certificados, etc., organizándolos en expedientes individuales.

-Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información
Asegura que los documentos se manejen con estrictas medidas de reserva, protegiendo los datos personales y sensibles de los trabajadores.

RESOLUCIONES

• Resolución No. 001 del 04 de junio de 2025 Por medio de la cual se establece la Dependencia de Presidencia

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Presidencia, responsable de dirigir, supervisar y coordinar la implementación de los lineamientos estratégicos de Textiles Mónaco S.A.S.

• Resolución No. 002 del 04 de junio de 2025

  Por medio de la cual se crea el Departamento Jurídico

  Artículo 1. Créase el Departamento Jurídico como instancia asesora y protectora de los intereses legales de la empresa.

• Resolución No. 003 del 04 de junio de 2025 Por la cual se establece la Dependencia de Recursos Humanos

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Recursos Humanos, responsable de la gestión integral del personal.

• Resolución No. 004 del 04 de junio de 2025 Por medio de la cual se organiza la Dependencia de Contratación

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Contratación para la gestión legal y técnica de los procesos de adquisición de bienes y servicios.

• Resolución No. 005 del 04 de junio de 2025 Por medio de la cual se reglamenta el Archivo Laboral

  Artículo 1. Créase el Archivo Laboral como unidad responsable de conservar, custodiar y organizar los documentos laborales.

• Resolución No. 006 del 04 de junio de 2025 Por medio de la cual se constituye la Dependencia de Asuntos Corporativos

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Asuntos Corporativos para el manejo de relaciones institucionales y reputación empresarial.

• Resolución No. 007 del 04 de junio de 2025 Por medio de la cual se emite concepto jurídico vinculante sobre la viabilidad de contratación directa para la adquisición de materias primas.”

  Artículo 1. Créase la Dependencia de Asesoría Jurídica para Emitir concepto jurídico favorable para la contratación directa con Textiles Mónaco S.A., de acuerdo con los argumentos expuestos en la parte considerativa de esta resolución garantizando atención de calidad y participación comunitaria.

  
  

Series

1. Presidencia

   -Subseries:

   1.1 Actas de juntas directivas

   1.2 Correspondencia

   1.3 Informes de gestión

   1.4Proyectos estratégicos

   
   

2. Departamento Jurídico

   2.1 Área de contratación

   2.2Asesoría jurídica

   2.3 Asuntos corporativos

   2.4 Contratos y convenios

   2.5 Demandas y litigios

   
   

3. Recursos humanos

   3.1 Bienestar social laboral

   3.2 Capacitación y formación

   3.3 Contratación de personal

   3.4 Hojas de vida
   3.5 Nómina

   3.6 Novedades de personal

   
   

Adjunto archivo del l trabajo.

1. Gerencia (100)

• Nivel: Dirección General

• No tiene subsecciones directamente asociadas

2. Talento Humano (200)

• Subsecciones:

  • Hojas de Vida (210)

  • Evaluaciones de Desempeño (220)

3. Mercadeo (300)

• Subsecciones:

  • Estudios de Mercado (310)

  • Campañas (320)

4. Producción (400)

• Subsecciones:

  • Control de Calidad (410)

  • Logística (420)

5. Archivo (500)

• Subsecciones:

  • Gestión Documental (510)

  • Conservación de Expedientes (520)

    
    

FUNCIONES Y RESOLUCIONES:

1. GERENCIA (100)

• Funciones:

  • Dirigir, planear y controlar las políticas generales de la empresa.

  • Tomar decisiones estratégicas.

  • Representar legalmente a la organización.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Ley 222 de 1995 (funciones societarias del representante legal)

  • Ley 594 de 2000 (Art. 21 sobre responsabilidad del manejo documental)

    
    

2. TALENTO HUMANO (200)

2.1 Hojas de Vida (210)

• Funciones:

  • Recibir, clasificar y custodiar las hojas de vida de los funcionarios.

  • Controlar el acceso y consulta según normativa.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales)

  • Ley 594 de 2000 (Art. 17 sobre acceso y reserva documental)

2.2 Evaluaciones de Desempeño (220)

• Funciones:

  • Aplicar instrumentos de evaluación al personal.

  • Generar informes de rendimiento laboral.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Ley 909 de 2004 (sistema de evaluación)

  • Decreto 1083 de 2015 (evaluación para entidades públicas)

    
    

3. MERCADEO (300)

3.1 Estudios de Mercado (310)

• Funciones:

  • Recolectar y analizar datos del mercado.

  • Identificar oportunidades de posicionamiento.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Acuerdo 042 de 2002 del AGN (valoración documental)

  • Manual de funciones y procesos internos

3.2 Campañas (320)

• Funciones:

  • Planear y ejecutar campañas de publicidad.

  • Medir impacto en clientes o usuarios.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor)

  • ISO 9001 (mejora continua en comunicación y satisfacción)

    
    

4. PRODUCCIÓN (400)

4.1 Control de Calidad (410)

• Funciones:

  • Supervisar cumplimiento de estándares en la producción.

  • Elaborar reportes de no conformidades.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Ley 872 de 2003 (Sistema de Gestión de Calidad)

  • ISO 9001 (control de calidad de procesos)

4.2 Logística (420)

• Funciones:

  • Coordinar transporte, almacenamiento y distribución de productos.

  • Optimizar recursos logísticos.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Decreto 1072 de 2015 (Seguridad en procesos industriales)

  • Normas internas de gestión logística

    
    

5. ARCHIVO (500)

5.1 Gestión Documental (510)

• Funciones:

  • Implementar procesos de producción, trámite, organización y disposición final de documentos.

  • Administrar los instrumentos archivísticos.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

  • Acuerdo 027 de 2006 (Instrumentos archivísticos)

  • Acuerdo 001 de 2024 (Lineamientos actualizados)

5.2 Conservación de Expedientes (520)

• Funciones:

  • Proteger los documentos de archivo en riesgo de deterioro.

  • Aplicar planes de conservación preventiva o correctiva.

• Normas / Resoluciones soporte:

  • Ley 594 de 2000 (Art. 24 sobre conservación documental)

  • Decreto 1080 de 2015 (Patrimonio cultural documental)

Presidencia

Área administrativa

Área de ventas

Área de archivo

SUBSECCIONES

Sección de ventas

Área de reparto

FUNCIONES:

PRESIDENCIA

Dirigir y tomar decisiones estratégicas para la organización. Establecer objetivos generales.

Tomar decisiones claves.

Representar ala empresa ante terceros.

Supervisar el cumplimiento de metas y políticas.

Coordinar con las distintas áreas para asegurar el funcionamiento integral.

AREA ADMINISTRATIVA

Gestionar los recursos internos y apoyar la operación general de la empresa.

Manejo del personal (nominas, contrataciones, permisos ,etc.)

Administración de recursos materiales y financieros.

Control de gastos presupuestos.

Organización de actividades internas.

Apoyo logístico a otras áreas.

AREA DE VENTAS

Promocionar y vender los productos o servicios de la empresa.

Atender y captar clientes.

Elaborar estrategias comerciales. Cumplir metas de ventas.

Realizar cotizaciones y seguimientos.

mantener relaciones con los clientes.

AREA DE ARCHIVO

Organizar y conservar la documentación de la empresa.

Clasificar y guardar documentos (físicos y digitales).

Garantizar el acceso rápido a la información archivada.

Cumplir con normativas legales sobre conservación de documentos.

Aportar a otras áreas proporcionando información cuando se necesite.

RESOLUCIONES

Resolución N° 024 -2020 por medio de la cual se crea la dependencia de presidencia

dio origen a la dependencia de presidencia con el fin de centralizar la dirección general y la toma de decisiones.

Resolución N° 015 -2020 por medio de la cual se crea la dependencia de Área Administrativa. Orientada a gestionar los recursos internos, y apoyar operativamente a las demás áreas.

Resolución N° 013 -2021 por medio de la cual se crea la dependencia de área de ventas con la finalidad de desarrollar estrategias comerciales aumentar los ingresos institucionales.

Resolución N° 021 -2021 por medio de la cual se crea la dependencia de área de archivo.

Resolución N° 016 -2024 Estableció la creación de la dependencia de archivo ,con el objetivó de organizar, custodiar y preservar la documentación institucional.

SERIES

DE PRESIDENCIA

• 1 Actas

• 2 Resoluciones

• 3 Correspondencia oficial

• 4 Informes de gestión

• 5 Discursos y pronunciamientos.

SUBSERIES

• 1.1 Actas de junta directiva

• 1.2 Resoluciones internas

• 1.3 correspondencia enviada/ recibida

• 1.4 Informes anuales/ trimestrales

• 1.5 comunicados institucionales.

  SERIES

  DE ÁREA ADMINISTRATIVA

• Contratación administrativa

• Gestión personal

• Compras y suministros

• Mantenimiento y servicios generales.

  SUBSERIES

• Contratos de prestación de servicios

• Hojas de vida del personal

• Órdenes de compra

• Inventarios de activos

• Solicitudes de mantenimiento.

  SERIES

• DE ÁREA DE VENTAS

• Gestión comercial

• Facturación

• Atención al cliente

• Reportes de ventas

  SUBSERIES

• Cotizaciones

• Contratos de venta

• Facturas emitidas

• Reclamos y peticiones de clientes

• Estadísticas de venta.

  SERIES

• DE ÁREA DE ARCHIVO

• Organización documental

• Trasferencias documentales

• Conservación y preservación

• Inventarios documentales.

  SUBSERIES

• Cuadros de clasificación documental

• Actas de trasferencia

• Programas de conservación

• Listados de series y subseries

• Solicitudes de consulta documental.

• 
  

  
  

  
  

Adjunto archivo con Correcciones