Definición legal: Documento que cumple con los requisitos del Estatuto Tributario Colombiano (Art. 615–618).

Tipos de factura física:

• Factura de venta: soporte general de la venta de bienes/servicios.

• Factura cambiaria de compraventa: se puede convertir en título valor para cobro judicial.

• Factura de talonario o papel: aún permitida en casos muy específicos.

Requisitos principales:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Tener numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

3. Incluir fecha de expedición.

4. Información del vendedor y comprador (nombre, NIT o cédula, dirección).

5. Descripción clara de productos o servicios.

6. Valor total y discriminación de impuestos (IVA, INC, retenciones, si aplica).

Definición normativa: Documento equivalente a la factura de venta regulado por la Resolución 000042 de 2020 de la DIAN.

Ciclo de vida de la factura electrónica:

1. Generación: el emisor crea la factura en formato XML con su software o proveedor autorizado.

2. Firma digital: se aplica un certificado de firma digital para garantizar integridad.

3. Transmisión a la DIAN: la factura es enviada a la DIAN en tiempo real.

4. Validación: la DIAN revisa estructura, datos y autenticidad.

5. Entrega al comprador: una vez validada, se envía en formato electrónico (XML y PDF representativo).

6. Conservación: emisor y receptor deben guardar la factura al menos 5 años.

Control tributario: reduce evasión del IVA y renta.

Seguridad jurídica: cada factura validada tiene respaldo ante la DIAN.

Agilidad empresarial: facilita conciliaciones contables y auditorías.

Acceso a financiación: la factura validada se convierte en título valor, lo que permite usarla en operaciones de factoring electrónico (anticipo de dinero sobre facturas).

Transformación digital: promueve la digitalización y disminuye la informalidad.

Definición detallada: Secuencia alfanumérica generada por un algoritmo de seguridad que combina:

• NIT del emisor.

• NIT del receptor.

• Número de la factura.

• Fecha y hora.

• Valores totales e impuestos.

Finalidad: Garantizar que cada factura sea única, no pueda duplicarse ni ser falsificada.

Visualización: Aunque la factura electrónica se genera en XML, el CUFE suele aparecer en el PDF que se entrega al comprador.

Comerciantes con tiendas físicas o virtuales.

Profesionales de la salud, abogados, ingenieros y demás que superen topes de ingresos.

Empresas de transporte, logística y servicios públicos.

Grandes superficies, supermercados y tiendas de cadena.

Restaurantes, hoteles y bares que cobren IVA o INC.

Emprendedores que vendan a entidades del Estado (contratación pública).

Un agricultor que vende verduras en una plaza de mercado sin superar topes de ingresos.

Un trabajador independiente que presta servicios ocasionales sin ser responsable de IVA.

Pequeños comerciantes de barrio en el régimen simple que no superen 3.500 UVT anuales.

Personas naturales que únicamente realizan actividades excluidas (ejemplo: servicios de educación reconocidos por el MEN).

La DIAN valida la factura en tiempo real (respuesta casi inmediata).

Normal: 1–2 segundos.

Alto tráfico: hasta 1 minuto.

Si el sistema de la DIAN no está disponible, el proveedor almacena la factura y la envía en cuanto el servicio esté restablecido.

Una factura no validada no tiene validez legal y no puede usarse como soporte tributario.

Estatuto Tributario, Arts. 615–616-1.

Resolución DIAN 000042 de mayo de 2020: reglamenta la facturación electrónica.

Decreto 2242 de 2015: primeras disposiciones de factura electrónica.

Ley 2155 de 2021 (Reforma tributaria): amplía la obligatoriedad.

En Colombia, más del 95% de las facturas ya son electrónicas (DIAN, 2024).

El incumplimiento puede generar:

• Sanciones económicas desde el 1% del valor facturado sin soporte.

• Cierre del establecimiento por hasta 15 días.

El uso de factura electrónica permite interoperabilidad con otros países de la región.