Snel aan de slag met Twizzit by

1. Eerste aanmelding

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 10:52:35 UTC

- klik in de welkomstmail van Twizzit op de inlogknop

Geen welkomstmail gekregen?
- check je spamfolder van je e-mailprogramma
- je kan ook zelf inloggen via https://app.twizzit.com

--> zie handleiding p. 41 (pagina aan te passen!)
--> zie instructievideo

1. Aanmelden

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 10:58:27 UTC

- surf naar https://app.twizzit.com
- geef, indien nodig, gebruikersnaam en wachtwoord op
- controleer of je in het blauwe linkernavigatievenster de tab "Beheren" ziet

Wachtwoord of gebruikersnaam vergeten?
--> zie handleiding p. 9 (aan te passen!)
--> zie instructievideo

Zie je geen tab "Beheren?
Vraag aan de vorige admin om adminrechten toe te kennen aan je profiel --> zie handleiding p. 31

Kan die je niet verder helpen, contacteer Koor&Stem

2. Koorgroep aanmaken

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 11:00:54 UTC

1. Beheren, beheer groepen
2. Klik op groene '+' knop rechts onderaan
3. Kies voor "Voeg groep toe"
4. Vul alle gevraagde gegevens in
5. Belangrijk: vink aan "Link aan Koor&Stem vzw"

--> zie handleiding p. 47

3. Contacten toevoegen

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 11:15:33 UTC

1. Nieuw contact toevoegen aan CRM
1. Klik op Beheren < CRM.

2. Klik rechts onderaan op de groene ‘+’ knop.

3. Er verschijnen twee opties. Klik op de optie ‘contact’.

4. Vul zo veel mogelijk gegevens van het contact in en klik vervolgens op ‘maak een nieuw contact’.

5. Er wordt nu een contactprofiel aangemaakt voor je contact in Twizzit.

--> zie handleiding p. 12

2. Lidmaatschap Koor&Stem toekennen
1. Klik op Beheren < CRM.

2. Klik op de naam van het nieuwe koorlid.

3. Scrol een beetje naar beneden tot je ‘lidmaatschappen’ ziet staan.

4. Klik op de knop ‘voeg toe’ om een lidmaatschap toe te voegen.

5. Kies voor een lidmaatschap bij Koor&Stem (derde optie).

6. Duid aan welk verzekeringspakket je wenst.

--> zie handleiding p. 54

3. Contact linken aan de koorgroep
1. Klik op Beheren < CRM
2. Klik op de naam van een koorlid dat je aan een groep (koor) wil toevoegen.

3. Kies bovenaan ‘Gelinkt aan’.

4. Klik vervolgens op de groene letters ‘Voeg toe aan groep’.

5. Selecteer een functie en een groep.

6. Klik op ‘Opslaan’.

--> zie handleiding p. 54

2a. Maak een nieuw seizoen aan

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 11:22:13 UTC

1. Klik op Beheren, Instellingen (onderaan blauwe navigatie)
2. Klik op Seizoenen (midden)
3. Klik op de groene '+' knop en vul de gegevens in:
- naam: jaartal-jaartal (bv. 2023-2024)
- startdatum: seizoen loopt van 1 oktober tem 30 september
4. Vink de 2 sliders aan

--> ziehandleiding p. 45

2d. Nieuwe koorgroep?

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 11:24:36 UTC

Heb je binnen de organisatie een extra koor opgericht (bv. een kinderkoor, een seniorenkoor, popkoor, ...), dan kan je die als aparte koorgroep in Twizzit inrichten.

3a. Persoonsgegevens van bestaande koorleden controleren, aanpassen of aanvullen

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 11:27:55 UTC

In Twizzit kan je gemakkelijk alle gegevens van je koorleden bijhouden (naam, adres, telefoonnummer, email, geboortedatum, ...). Deze gegevens worden gesynchroniseerd met Koor&Stem. In onze privacyverklaring lees je wat Koor&Stem wel en niet doet met deze gegevens.

1. Ga via Beheren < CRM.

2. Klik op de naam van het koorlid waarvan je gegevens wil aanpassen.

3. Klik op de groene letters ‘Aanpassen’.

4. Klik nadien zeker op ‘Aanpassingen opslaan’ onderaan (groene knop).

--> zie handleiding p. 51
--> zie instructievideo

3d. Nieuwe koorleden toevoegen?

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 11:28:58 UTC

Toevoegen van koorleden gebeurt in 3 stappen:

1. Een nieuw contact toevoegen aan CRM
2. Een lidmaatschap Koor&Stem + gewenste verzekering toekennen aan het nieuwe contact
3. Het nieuwe contact linken aan de koorgroep

--> zie instructievideo over deze 3 stappen

4a. Alle zangers gelinkt aan de (juiste) koorgroep?

jeroenkeymeulen — 2023-04-21 11:32:55 UTC

1. Ga naar Beheren < Beheer Groepen
2. Klik op de naam van de koorgroep, zodat de profielpagina opent
3. Kijk of alle zangers vermeld staan in de ledenlijst

Let op: sommige namen kunnen dubbel in deze lijst staan, omdat ze toegevoegd zijn met meerdere functies.

--> Zie handleiding p. 55

Staan niet alle zangers in de lijst? Ga dan terug naar blauwe stap 3, deel 3

2. ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

jeroenkeymeulen — 2023-08-24 14:06:22 UTC

2b. Kopieer bestaande groepen

jeroenkeymeulen — 2023-08-24 14:07:20 UTC

1. Klik op Beheren, Beheer groepen
2. Selecteer het seizoen van waaruit je de groep wil kopiëren
3. Vink de groepen aan die je wil kopiëren
4. Klik op "Acties" en dan op "Kopieer"
5. Vink alle opties aan en klik op "Kopiëren"
6. Klik op "Opslaan"

--> zie handleiding p. 46
--> zie instructievideo

2c. Controleer de groepsgegevens

jeroenkeymeulen — 2023-08-24 14:07:43 UTC

Belangrijk: Een koorgroep wordt gelinkt aan Koor&Stem, wat betekent dat de informatie van de groep ook wordt gesynchroniseerd met Koor&Stem. Het is dus belangrijk om steeds na te kijken of alle informatie nog steeds up-to-date en juist is, zodat geen foute gegevens gebruikt worden.

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen

2. Klik op de groepsnaam, zodat de profielpagina opent

3. Bij “Gelinkte groepen” zie je de groepsinformatie die gedeeld wordt met Koor&Stem
4. Klik op “Wijzig” om deze groepsinformatie aan te passen of aan te vullen.

--> zie handleiding p. 48
--> zie instructievideo

3. LEDENADMINISTRATIE

jeroenkeymeulen — 2023-08-24 14:19:12 UTC

1. AANMELDEN

jeroenkeymeulen — 2023-08-24 14:20:12 UTC

3b. Functies van koorleden nakijken

jeroenkeymeulen — 2023-08-25 08:22:18 UTC

Twizzit is zo opgebouwd dat je een persoon steeds met een “functie” in een koorgroep zet. Dat zijn voor de hand liggende opties: dirigent, zanger, artistiek medewerker, vrijwilliger, …

Er zijn vier functies die noodzakelijk zijn voor een goede communicatie tussen Koor&Stem en het koor: dirigent, contactpersoon, voorzitter en ledenbeheerder. Het is dus belangrijk dat deze functies juist ingesteld staan.

1. Ga naar Beheren, Beheer groepen
2. Klik op de naam van het koor, zodat de profielpagina opent
3. Onder elke naam (groen) zie je de functie vermeld staan
4. Klik op de 3 verticale puntjes en kies voor "Wijzig"
5. Kies de gewenste functie en klik op de groene knop "Opslaan"

3c. Gestopte koorleden verwijderen

jeroenkeymeulen — 2023-08-25 08:24:51 UTC

Wanneer zangers het koor verlaten, wil je die uiteraard verwijderen uit de ledenlijst. Belangrijk is dat je hiervoor 2 stappen moet zetten: 1/ het koorlid uit de groep verwijderen én 2/ het lidmaatschap Koor&Stem beëindigen

Het koorlid uit de groep verwijderen

1. Klik op de naam van een koorlid dat je uit de groep wil verwijderen.

2. Kies bovenaan ‘Gelinkt aan’.

3. Klik vervolgens op de rode letters ‘Verwijder’.

4. Herhaal dit voor alle functies die de persoon in alle groepen (koren) uitoefent.

Het lidmaatschap bij Koor&Stem beëindigen.

1. Klik op de naam van een persoon voor wie je een lidmaatschap wil verwijderen.

2. Scrol een beetje naar beneden tot je ‘lidmaatschappen’ ziet staan.

3. Klik op de drie zwarte bolletjes naast het lidmaatschap bij Koor&Stem.

4. Kies ‘Beëindig lidmaatschap’.

--> zie handleiding p. 52
--> zie instructievideo

4c. Koorgroep gesynchroniseerd met Koor&Stem?

jeroenkeymeulen — 2023-08-25 08:44:19 UTC

Als alle zangers gelinkt zijn de (juiste) koorgroep én een geldig lidmaatschap Koor&Stem hebben, kan de groep volledig gesynchroniseerd worden met Koor&Stem.

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Helemaal rechts van de groepsnaam staat bij een geslaagde synchronisatie een groen vinkje

Zie je geen groen vinkje?
Controleer dan zeker nog eens of alle koorleden een lidmaatschap Koor&Stem kregen. Als dat juist ingesteld staat, kan het zijn dat de automatische synchronisatie even op zich wachten.

Je kan de synchronisatie manueel starten:

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik bovenaan in de witte balk op "Koor&Stem vzw"
3. Klik rechts in de balk van je koornaam op de 3 verticale puntjes
4. Kies voor "Synchroniseer groepsindeling"

--> zie handleiding p. 56

Wordt het vinkje nog niet groen? Neem dan contact met Koor&Stem

4b. Alle zangers met een geldig lidmaatschap?

jeroenkeymeulen — 2023-08-25 08:44:28 UTC

1. Ga naar Beheren < CRM
2. Klik op het filtericoon, rechts bovenaan
3. Klik op "Lidmaatschap details (Koor&Stem vzw)"
4. Kies bij "Heeft een huidig lidmaatschap" voor "Ja"
5. Klik bovenaan op de blauwe knop "Zoeken"

Het aantal contacten dat dan verschijnt, moet gelijk zijn aan het aantal leden van je koor.

--> zie handleiding p. 56

Mis je koorleden? Ga dan terug naar blauwe stap 3, deel 2.

1. AANMELDEN

jeroenkeymeulen — 2023-08-25 10:15:00 UTC

2. ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

jeroenkeymeulen — 2023-08-25 10:15:07 UTC

3. LEDENADMINISTRATIE

jeroenkeymeulen — 2023-08-25 10:15:26 UTC