In vielen Fällen ist es ein Trugschluss, dass die Zusammenarbeit umso besser sein wird, je mehr Personen an einer Sitzung teilnehmen. Gemäß Paul Axtell, einem führenden Experten für Meetings, haben die produktivsten Sitzungen weniger als 8 Teilnehmende. Unbewusst tendieren viele dazu, aus Sicherheit zu viele Personen einzuladen.

Quelle: Zwei-Pizza-Regel: Jeff Bezos‘ Formel für effiziente Meetings (sherpany.com)

Sherpany unterstützt FKs seit 2011 dabei ihre Meeting-Produktivität zu erhöhen.

Link: Meetings wie bei Google, Amazon und Co. – Meetingkultur

Steve Jobs hielt Besprechungen so klein wie möglich. In Ken Segalls Buch "Insanely Simple" beschreibt Segall, wie es war, mit Jobs zusammenzuarbeiten. In einer Geschichte bemerkte Jobs kurz vor Beginn eines wöchentlichen Treffens mit der Werbeagentur von Apple eine neue Person und wies sie sofort höflich, aber bestimmt aus der Besprechung. Jobs war auch konsequent mit sich selbst und lehnte es ab, an einem kleinen Treffen von Tech-Mogulen teilzunehmen, zu dem Präsident Barack Obama ihn einlud, da für seinen Geschmack zu viele Personen eingeladen waren.

2. Er vergewisserte sich, dass für jeden Punkt der Tagesordnung jemand zuständig war.

Steve Jobs sorgte dafür, dass für jedes Thema auf der Tagesordnung jemand verantwortlich war. Laut Adam Lashinsky, einem Reporter von Fortune, der Apples Kultur untersuchte, war Jobs' Mentalität von einer "Verantwortlichkeitsmentalität" geprägt, bei der Prozesse implementiert wurden, damit jeder wusste, wer für was verantwortlich war. Diese Verantwortlichen wurden als "DRI" bezeichnet, was für "directly responsible individual" steht. Dieser Ansatz wurde in Form von Aktionslisten in Meetings umgesetzt, wodurch klar war, wer für welche Aufgabe verantwortlich war. Dieser Prozess funktionierte gut und wurde sogar von ehemaligen Mitarbeitern gelobt, die ihn in anderen Unternehmen einführten und als äußerst hilfreich empfanden, besonders in schnell wachsenden Unternehmen mit viel Aktivität.

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3. Er würde nicht zulassen, dass sich Menschen hinter PowerPoint verstecken.

Steve Jobs bevorzugte informelle, offene Diskussionen von Angesicht zu Angesicht gegenüber formellen Präsentationen mit PowerPoint. Jeden Mittwochnachmittag hielt er eine Agenda-freie Besprechung mit seinem Marketing- und Werbeteam ab, bei der Slideshows verboten waren. Jobs wollte, dass sein Team lebhaft diskutiert und kritisch denkt, ohne sich auf Technologie zu verlassen. Er verabscheute die Verwendung von PowerPoint-Präsentationen, da er wollte, dass sein Team sich direkt engagiert und Probleme am Tisch bespricht, anstatt eine Reihe von Folien zu zeigen.

1. Überprüfen, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist und eher E-Mails oder Memos für Informationen verwenden, die auch schriftlich behandelt werden können.

2. Den Zweck, die Ziele und die Tagesordnung der Besprechung klar definieren und Anpassungen während des Treffens erlauben.

3. Besprechungen kurz planen und Sie die Zeit zwischen den Besprechungen einhalten, um pünktlich beginnen zu können.

4. Nur die erforderlichen Teilnehmer einladen und anderen ermöglichen, die Besprechung zu verlassen, wenn sie nicht relevant für sie ist.

5. Die Besprechung im Vorhinein vorbereiten, indem Zweck, Tagesordnung und erwartete Ergebnisse im Voraus verteilt werden und die technische Ausrüstung rechtzeitig eingerichtet wird.

6. Die letzten Minuten von wiederkehrenden Besprechungen nutzen, um Feedback zu sammeln und Verbesserungen für die nächste Sitzung zu planen.

7. Die Vorbereitung der Besprechung einer Person vorher zuweisen und während der Besprechung auf die Meetingminutes achten, um die Zeit der Teilnehmer zu respektieren.

8. Aktionsschritte festhalten und diese am Ende der Besprechung prüfen, um die Verantwortlichkeit zu fördern.

9. Serienmeetings für Informationsaustausch vermeiden und stattdessen Einzelgespräche nutzen.

10. Besprechungsnotizen schnell nach der Besprechung verteilen und kurz und präzise halten, um sicherzustellen, dass die festgehaltenen Maßnahmen weiterverfolgt werden können.

Die 3 zentralen Punkte zum Thema Meetings, die Elon Musk für Tesla festlegt:

1. Weniger Teilnehmer:innen

• Besprechungen in großer Runde sollen vermieden werden

• Nur wenn alle davon profitieren, können Meetings mit vielen Teilnehmer:innen stattfinden

2. Seltene Besprechungen

• Meetings sollen nicht sehr oft stattfinden

• Ausnahme: bei Problemen, die dringend gelöst werden müssen

3. Lieber gehen

• Wenn kein Beitrag für die Gruppe geleistet werden kann, Meetings verlassen

• Teilnahme nur mit Inputs und wertvollen Beiträgen = Mehrwert für sich selbst und das Team

Ein weiterer Tipp von Musk:

klare und direkte Kommunikation, nicht warten auf Meetings

Quelle: https://www.finanzen.net/nachricht/geld-karriere-lifestyle/erfolgsgeheimnis-tesla-chef-elon-musk-tipps-fuer-erfolgreiche-meetings-7528012