Lo anterior se traduce en que las empresas deben llevar un libro diario en el que registrar la contabilidad de sus operaciones económicas y financieras. Como consecuencia del registro de dichas operaciones económicas y financieras obtendrán el libro de inventarios y balances, formulando posteriormente las cuentas anuales de la entidad. La periodicidad de dichas cuentas anuales comprenderá el ejercicio económico de la sociedad, que será por regla general, de doce meses, coincidiendo habitualmente con el año natural, aunque no necesariamente.
Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. No podrán utilizarse abreviaturas cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, o la práctica mercantil de general aplicación.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante SEIS AÑOS, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales

Los Administradores de las Sociedades tienen obligación de formular las Cuentas Anuales en un plazo máximo de tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

Las sociedades mercantiles están obligadas también, a llevar un libro de actas en el que constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y extraordinarias y los demás órganos colegiados de la sociedad.

La legislación Mercantil , en los artículos 25 a 41 del Código de Comercio, obliga a todas las empresas, ya sean Sociedades, Empresarios Individuales ó Comunidades de Bienes a Legalizar en el Registro Mercantil de su domicilio social (que puede no coincidir con el fiscal), los libros de contabilidad.

Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio social, para su legalización, y obligatoriamente vía telemática, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En general, el plazo termina el 30 de abril.

Por su parte, los libros NO contables (libro de actas, registro de socios, registro de acciones nominativas,…) también se deberán legalizar obligatoriamente vía telemática.

Depósito de cuentas anuales

Las Cuentas Anuales de las empresas incluyen: el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. El estado de cambios en el patrimo- nio neto y el estado de flujos de efectivo son voluntarios en aquellos casos en los que se aplique el PGC para Pymes o en el caso de que, aplicando el PGC, la sociedad haya optado por presentar sus cuentas anuales en forma- to abreviado. Para poder presentarlas en este formato abreviado, las empresas deberán cumplir los mismos límites en cuanto a importe del total de las partidas de activo, cifra anual de negocios y número medio de trabajadores empleados que las PYMES señalado anteriormente.

De acuerdo con lo establecido en el art. 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta de Socios, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil, las cuentas anuales, y en su caso, las consolidadas del grupo. Los administradores presentarán también el Informe de Gestión si fuera obligatorio y que incluirá, cuando proceda, el estado de Información No Financiera(EINF), y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría de cuentas.

Anteriormente el artículo 28 del código de comercio obligaba a registrar los libros de contabilidad, pero luego de la modificación del decreto ley 019 sólo es necesario registrar algunos libros de comercio.

Antes de la modificación referida, el artículo 28 del código de comercio, que trata sobe los actos y documentos que deben inscribirse en el registro mercantil, señalaba en su numeral séptimo:
Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.

Por tanto además del libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, también deberán legalizarse telemáticamente los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, así como los libros registros de socios y de acciones nominativas que deberán legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa Legalia debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Recordemos que la fecha límite para la legalización se acerca ya que los libros deben de legalizarse antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.

Los siguientes son clasificados como libros de contabilidad principales.

Los libros de contabilidad auxiliares más utilizados son los siguientes:

En los libros de Contabilidad está prohibido:

Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que una empresa realiza. 
Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la firma.

Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables, según se vayan produciendo.

Esta contabilización se debe ir recogiendo día a día; o en periodos no superiores a un mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.

Un ejemplo de un error contable es el siguiente:

Suponga que en el ejercicio contable 2019 descubre que una factura de $100.000.000 enviada por un proveedor en el 2018 se contabilizó por solo $10.000.000, debido a un error de digitación.

Esta situación corresponde a un error contable porque la entidad dejo por fuera de su contabilidad un gasto de $90.000.000 ($100.000.000 – $10.000.000), lo cual afectó la utilidad del ejercicio 2018 y el saldo de bancos o cuentas por pagar de los estados financieros de ese año.

Los cambios en las estimaciones contables no se consideran un error contable, porque se deben al surgimiento de nueva información que modifica los juicios que la entidad había considerado para establecer los criterios de medición de los activos y pasivos que presentan cierto grado de incertidumbre.

Ejemplos de las estimaciones contables que realiza una entidad son la determinación de la vida útil y el valor residual de activo o del monto de un pasivo estimado, como las garantías a clientes.

Es importante distinguir los cambios en las estimaciones contables de los errores contables, debido a que los primeros se reconocen de forma prospectiva, es decir, sin afectar los estados financieros de períodos anteriores.

La sección 10 del Estándar para Pymes explica cómo debe proceder cuando identifique un error contable de un período anterior.

Algunos contadores sostienen que para corregir los errores de períodos anteriores se deben abrir los libros del ejercicio en el que ocurrió el error y modificar los registros contables de ese momento. No obstante, esta práctica no es correcta.

El contador que incurra en este tipo de prácticas puede tener problemas porque la ley prohíbe la alteración de los estados financieros una vez hayan sido publicados, debido a que los mismos ya se han presentado ante la asamblea de accionistas y se han reportado ante las superintendencias u otros entes similares. De incurrir en estas prácticas el contador podría ser objeto de responsabilidad penal por falsedad en documento privado.

Durante ese periodo de tiempo la empresa obtiene unos ingresos e incurre en una serie de costos y gastos, que al final determinará si se gana dinero o se pierde, y en caso de ganarse se denomina utilidad.
El periodo o ejercicio contable puede ser distinto, como un trimestre o semestre, según el corte financiero que se necesite hacer.

Cómo se determina la utilidad.

La utilidad del ejercicio es lo que la empresa gana en un periodo determinado que por lo general es de un año.

Bien sabemos que las empresas tienen ingresos, pero también tienen gastos y costos. Y la diferencia entre los ingresos y los costos y gastos, es lo que llamamos utilidad.

A grandes rasgos podemos decir que utilidad es igual a Ingresos – costos – gastos.

Para ser un poco más precisos, haremos una pequeña estructura de un estado de resultados, que es el estado financiero que nos permite determinar la utilidad.

En consecuencia, para sacar la utilidad seguimos el siguiente proceso:

Ingresos.
(-) Costo de venta
= Utilidad en ventas
(-) Gastos operacionales
= Utilidad operacional
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
= Utilidad antes de impuestos
(-) Impuestos
= Utilidad a distribuir.

Consulte con más detalle el artículo sobre el estado de resultados.

Estado de resultados.El estado de resultados permite a la empresa conocer el resultado operativo y financiero alcanzado en un periodo de tiempo determinado.

De la utilidad resultante se deben restar los impuestos y la reserva legal, y el resultado final es la utilidad que se debe distribuir a los socios.

Como se puede ver, el estado de resultados se realiza con las cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio.
Existe utilidad cuando lo ingresos superan los gastos y los costos, y cuando los costos y los gastos superan los ingresos, tendremos entonces una pérdida.
Las cuentas de resultados surgen como consecuencia de la las operaciones económicas que realiza la empresa, como son la venta y compra de activos (mercancías, por ejemplo).

Cuando se inician las operaciones  aun no existen cuentas de resultados, sólo existen las cuentas de balance (hay un balance general conocido como balance inicial), y en la medida en que se realizan operaciones económicas (Compras y ventas, etc.), van surgiendo las cuentas de resultados, cuentas que deben cancelarse al finalizar el periodo, y el resultado de esas cuentas debe regresar al balance general, y todo debe quedar tal y como se inició: solo cuentas de balance o dicho en otras palabras, debe quedar sólo es balance general.

Par ello hay que cancelar las cuentas de resultados, y el saldo obtenido, llevarlo al patrimonio según sea una utilidad o una pérdida.

Con el cierre de las cuentas de resultado solo quedan las cuenta de balance, que ya incorporan el resultado del ejercicio.
Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905], determinando así el resultado del ejercicio para luego trasladarlo a la cuenta de patrimonio que corresponda.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio.
Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.

El cierre contable se realiza contra la cuenta 5905, que es una cuenta temporal en la que se determina el resultado del ejercicio, y el saldo de esa cuenta se lleva contra el patrimonio, según haya sido el resultado.
En el lado débito de la cuenta 5905 se cancelan las cuentas de costos y gastos, y en el lado crédito se cancelan las cuentas de ingresos, y el saldo de la cuenta 5905 puede ser débito o crédito, dependiendo de si los ingresos son mayores o no que los costos y gastos.

Si el saldo de la cuenta 5905 es débito, significa que se tiene una pérdida, y si el saldo es crédito significa que se tiene una utilidad.

Supongamos el siguiente estado de resultados:

Concepto         | Valor
Ingresos           |  600
Costos Gastos | 500
Utilidad              |  100.

El cierre contable consiste en cancelar las cuentas de resultados contra la cuenta 5905, a fin de hallar el resultado del ejercicio que ya sabemos es de 100.

Para cancelar una cuenta se debita o acredita según su naturaleza, así que, para cancelar la cuenta de gastos, que es de naturaleza débito, la acreditamos y la llevamos al débito de la cuenta 5905, y para cancelar la cuenta de ingresos, que es de naturaleza crédito, la debitamos y la llevamos al crédito de la cuenta 5905.
Cuenta | Debito | Crédito
Ingresos | 600 | 
5905 |  | 600
Costos y gastos |  | 500
5905 | 500 | 

La cuenta 5905, que es la del cierre, tiene 600 en su lado crédito y 500 en su lado débito, es decir, que su saldo será débito, que son 100.

Lo que sigue es trasladar el saldo de la cuenta 5905 al patrimonio para incorporar a este el resultado del ejercicio:

Cuenta | Debito | Crédito
5905 | 100 | 
Utilidades del ejercicio |  | 100

Como se observa, la cuenta 5905 es una cuenta temporal contra la que se llevan los ingresos y los egresos, y luego de restar los egresos de los ingresos, el saldo es llevado al patrimonio, con lo que desaparecen las cuentas de resultados que han quedado en ceros.

Este proceso es surtido de forma automática por el software de contabilidad cuando se ejecuta la orden de cierre contable.

El caso de una sociedad anónima, lo mínimo que se debe suscribir es el equivalente al 50% del capital autorizado, tal como lo dispone el artículo 376 del código de comercio.

310515 Capital suscrito por cobrar (DB): Del capital suscrito al momento de la constitución de la empresa se debe pagar como mínimo la tercera parte. 
Cada socio deberá pagar por lo menos la tercera parte del capital que suscribió. Recordemos que cada socio puede suscribir un capital diferente a los demás, dependiendo de las condiciones que se hayan pactado en el acta de constitución.

Toda empresa está expuesta a riesgos y pérdidas que puede comprometer su estabilidad financiera y su patrimonio, y recordemos que una de las causales legales para que una sociedad deba disolverse y liquidarse, es la disminución de su patrimonio por debajo del umbral fijado por la ley, y ello se puede evitar cuando la empresa ha constituido suficientes reservas que puedan enjugar esas disminuciones de capital.

Los diversos tipos de sociedad de capital

El artículo 1 de la LSC define como sociedades de capital a las sociedades anónimas, las de responsabilidad limitada y las comanditarias por acciones. Las tres variantes comparten algunos rasgos, como la personalidad jurídica, la limitación de la responsabilidad, la aportación de capital social por parte de los socios, el capital dividido por acciones, la persecución de fines lucrativos y las obligaciones contables, que las diferencia claramente de las sociedades de personas (regular colectiva y comanditaria simple), donde los socios responden personal, ilimitada, subsidiaria y solidariamente de las deudas de la sociedad.

Estos son los diferentes tipos de sociedad capitalista: