Todo sistema se compone de tres elementos básicos y funcionales: entradas, procesos y salidas.

• Entradas (Inputs): Son los ingresos al sistema y pueden consistir en recursos materiales, recursos humanos, o información. Constituyen la fuerza inicial que provee al sistema de sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser de varios tipos:

    ◦ En serie: El resultado o salida de un sistema anterior con el que el sistema en estudio está directamente relacionado.

    ◦ Aleatoria: Entradas que ocurren al azar, representando potenciales ingresos para el sistema.

    ◦ Retroacción (Feedback): La reintroducción de una parte de las salidas del sistema de nuevo como una entrada. El ambiente o entorno también se considera una entrada, ya que, aunque está fuera del sistema, influye decisivamente en él.

La TGS enfatiza el concepto aristotélico de que "el todo es más que la suma de sus partes", destacando que las interacciones y conexiones entre los elementos de un sistema son cruciales para su funcionamiento y comportamiento. Un sistema es un conjunto organizado de cosas o partes que interactúan e interdependen, formando un todo unitario y complejo. Las propiedades de los sistemas no pueden describirse solo en términos de sus elementos separados; su comprensión se logra al estudiarlos globalmente.

    ◦ Cuando todos los elementos que componen el proceso son conocidos, se denomina "caja blanca".

    ◦ Si los elementos internos del proceso son desconocidos, pero se sabe que a determinadas entradas corresponden determinadas salidas, se le llama "caja negra". Esto permite suponer cómo las variables funcionarán bajo ciertos estímulos.

Características que Inciden en los Sistemas para su Tipificación

Para entender cómo funcionan y se relacionan los sistemas, la TGS identifica varias características cruciales:

• Relaciones: Son los enlaces que conectan los objetos o subsistemas dentro de un sistema complejo. Se clasifican en:

    ◦ Simbióticas: Los sistemas conectados no pueden funcionar de forma independiente. Pueden ser unipolares (parasitarias, un sistema depende del otro) o bipolares (mutuas, ambos sistemas dependen entre sí).

    ◦ Sinérgicas: Reflejan un fenómeno en el que la acción conjunta de varios factores crea un efecto adicional mayor que la suma de sus partes individuales.

    ◦ Superfluas: Relaciones que se repiten para aumentar la fiabilidad del sistema, asegurando que funcione de forma continua.

• Atributos: Definen el sistema tal como se observa. Pueden ser:

    ◦ Definidores: Aquellos sin los cuales una entidad no se designaría o definiría de una manera particular.

    ◦ Concomitantes: Su presencia o ausencia no cambia la descripción de la unidad.

• Contexto: El conjunto de objetos exteriores al sistema que lo influyen decisivamente, y sobre los cuales el sistema también influye en menor medida, estableciendo una relación mutua sistema-contexto.

Los Sistemas de Información (SI) en las organizaciones son un tipo especializado de sistema que recoge, manipula y disemina datos para convertirlos en información, y provee un mecanismo de retroalimentación para el cumplimiento de un objetivo empresarial. Sus actividades básicas están alineadas con el modelo de entrada-proceso-salida:

• Entrada de datos-información: Recopilación de los datos necesarios para procesar la información, ya sea manual o automática, usando diversos dispositivos.

• Almacenamiento de datos-información: Capacidad del sistema para recordar información guardada, generalmente en archivos electrónicos.

• Procesamiento de datos-información: Realización de cálculos y operaciones preestablecidas para transformar los datos en información útil para la toma de decisiones.

• Salida de información: Presentación de la información procesada al exterior, mediante impresoras, pantallas, etc., o como entrada para otros sistemas.

Los objetivos de los SI en las organizaciones son automatizar procesos, proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones y lograr ventajas competitivas. Por ejemplo, un SI de control de clientes recibe como entradas datos generales del cliente, políticas de crédito, facturas y pagos; procesa el cálculo de la antigüedad de saldos, intereses moratorios y saldos; y genera como salidas informes de pagos, estados de cuenta y consultas de saldos en pantalla.

• Centralización y Descentralización:

    ◦ Un sistema es centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás subsistemas, los cuales dependen de él para su activación.

    ◦ Un sistema es descentralizado cuando el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas.

    ◦ Impacto en organizaciones: Estos modelos influyen en la velocidad de toma de decisiones, la autonomía de los equipos y la distribución del poder. Un sistema centralizado puede ser eficiente en entornos estables y en la implementación de directrices claras, mientras que uno descentralizado puede fomentar la innovación, la flexibilidad y la capacidad de respuesta local en mercados dinámicos.

• Adaptabilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, estado o característica de acuerdo con los cambios de su contexto. Se logra mediante un mecanismo de adaptación que permite responder a cambios internos y externos a lo largo del tiempo. Los sistemas abiertos son adaptativos para sobrevivir, y su estructura es óptima cuando sus elementos se organizan para una operación adaptativa.

    ◦ Impacto en organizaciones: La adaptabilidad es crucial para la supervivencia y eficiencia. Una organización debe adaptar sus estructuras y procesos a los nuevos tiempos, por ejemplo, adoptando el comercio electrónico en respuesta a cambios como una pandemia.

• Mantenibilidad: Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello, es fundamental que los subsistemas estén balanceados y que el sistema total se mantenga en equilibrio con su medio.

• Armonía: Mide el nivel de compatibilidad de un sistema con su medio. Un sistema armónico modifica sus características según las exigencias del entorno.

• Optimización y Sub-optimización: La optimización implica modificar el sistema para alcanzar los objetivos. La sub-optimización ocurre cuando los objetivos no se alcanzan debido a restricciones del medio o a que los objetivos son excluyentes, lo que requiere ajustar o eliminar algunos.

• Éxito: La medida en que los sistemas logran sus objetivos. La falta de éxito exige una revisión del sistema (ya sea del proceso o de los objetivos).

Tipos de Sistemas en la TGS

La TGS clasifica los sistemas en varias categorías para un mejor análisis

Sistemas Abiertos: Se caracterizan por su interacción activa y constante con su entorno, intercambiando energía, materia e información. Son permeables a las influencias externas y poseen la capacidad de ajustarse y adaptarse a los cambios. Ejemplos incluyen ecosistemas, organismos vivos como los seres humanos, y organizaciones empresariales. Su adaptabilidad y la presencia de retroalimentación son clave para su supervivencia y evolución. Cuando el intercambio con el entorno cesa, un sistema abierto se desintegra.

• Sistemas Cerrados: Se definen por su aislamiento de su entorno. Tienen límites bien definidos que impiden el intercambio de energía, materia e información con el exterior. Tienden a mantener una estructura y un equilibrio interno constantes, sin estar sujetos a influencias externas significativas. Ejemplos notables son un termo al vacío o una bola en caída libre en un vacío perfecto. Su comportamiento suele ser determinado y programado.

Además, se distinguen:

• Sistemas Reales vs. Conceptuales: Los sistemas reales son entidades que se pueden percibir y existen independientemente de un observador. Los sistemas conceptuales son construcciones simbólicas, como la lógica o las matemáticas.

• Sistemas Físicos vs. Abstractos: Los sistemas físicos o concretos son tangibles (equipos, maquinaria). Los sistemas abstractos son simbólicos o conceptuales (ideas, planes, hipótesis).

La TGS en la Práctica: La Organización y la Salud como Sistemas

La aplicación de la TGS es vasta. Una organización se concibe como un sistema socio-técnico que interactúa con la sociedad. Se compone de subsistemas psicosociales (individuos y grupos), técnicos (conocimientos y técnicas) y administrativos (establecimiento de objetivos y control). Los procesos en una organización son dinámicos, iterativos y propician la retroalimentación.

En el ámbito de la salud, la TGS ofrece una visión integradora para comprender la complejidad de los fenómenos de salud y la prestación de servicios. Una visión sistémica permite identificar las relaciones entre los elementos y su impacto en el proceso. Por ejemplo, un hospital es un sistema que forma parte de un suprasistema como la Caja Costarricense de Seguro Social, y a su vez, contiene subsistemas como el consultorio o el quirófano. El análisis de estos sistemas de salud busca medir la eficacia (logro de objetivos), la eficiencia (logro de objetivos con una relación costo-beneficio positiva), y la efectividad (impacto en el entorno) para optimizar la atención.