Je garde à portée de main📎📝

les objets et documents que j’utilise fréquemment :

Trombones, agrafeuse, ciseaux, scotch… dans des tiroirs, formulaires et répertoire téléphonique dans votre tiroir de bureau.
Prévoyez quelques fournitures de réserve pour ce que vous utilisez le plus.
Un petit cahier à spirales pour noter les tâches de la journée, les notes diverses en cours de communication téléphonique… C’est mieux que les notes autocollantes collées un peu partout qui se décollent, j’utilise des outils collaboratifs.
Trois bannettes : courrier entrant, courrier sortant, travail à faire. J’utilise des chemises de couleur, par exemple rouge pour les fax/mails, bleu pour le courrier, vert pour les copies… classez les tâches à faire par ordre de priorité, au-dessus de la pile.
Des dossiers bien rangés
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Conservez dans un seul dossier les fichiers que vous utilisez le plus souvent ainsi que le travail en cours (par exemple, le dossier « Mes documents »). Faites des sous-dossiers : formulaires, procédures, courriers, etc. Avec des fichiers bien rangés et non éparpillés, il sera aussi plus facile de faire des sauvegardes sur clés usB par exemple.
Placez des raccourcis sur votre bureau pour les programmes que vous utilisez le plus souvent (messagerie, base de données…).
Mettez le chemin et nom du fichier en pied de page de chaque document interne. Lorsque j’ai la version papier en mains, alors j’ aurais retrouver le fichier.

La poubelle. Je lutte contre la tentation de vouloir tout garder, au cas où…

L’archivage. tous les trimestres, je fais de la place pour les nouveaux dossiers en archivant les anciens.

L’étiquetage. Pour mes classeurs sur l’étagère ou mes cartons d’archives, je note de façon très explicite ce qu’ils contiennent.

Le traitement immédiat. Je traite les dossiers et enveloppes en fonction de mes priorités de travail.

Je scanne régulièrement certains documents pour les passer au format pdf et je les archive . 🔒🗑

Réussir la transformation de votre organisation nécessite d’abord de développer la culture de votre entreprise autour des valeurs de l’agilité. En effet, il est indispensable que l’ensemble des collaborateurs se soient imprégnés des principes agiles avant tout déploiement de méthodes agiles. Pour insuffler un état d’esprit agile dans toutes les équipes, il convient d’avancer par étapes selon le Triangle de l’agilité :