PARA QUE SERVE: A ata tem como intencionalidade ou objetivo a realização de registros de ideias, informações e decisões tomadas por uma coletividade. É um importante e eficiente recurso para se documentar tudo o que foi discutido e deliberado em assembleias, congressos, conferências, e, principalmente, reuniões.

COMO DEVE SER PREENCHIDA: Um modelo de ata padrão deve incluir:

• A data e o horário da reunião.

• Participantes, tanto os presentes como os ausentes.

• Pontos de discussão importantes. 

• As decisões tomadas durante a reunião.

• Ações a realizar resultantes e etapas seguintes.

• A data e o horário das reuniões seguintes. 

PARA QUE É UTILIZADA: O principal objetivo da carta comercial é gerar comunicação entre empresas ou entre empresas e clientes. Entre as informações emitidas por este documento, as mais comuns são: oferta, avisos, pedidos, reclamação, solicitação ou publicidade. 

COMO DEVE SER PREENCHIDA: A carta comercial possui a seguinte estrutura: timbre, número, local e data, destinatário, assunto ou referência, vocativo, corpo do texto, fecho e assinatura. A linguagem utilizada no corpo do texto deve ser objetiva, clara, concisa, coerente e formal.

PARA QUE É UTILIZADA: É usada para divulgar informações para um maior número de pessoas dentro de uma organização pública ou privada. Nesse documento normalmente constam avisos de ordens, regras e outros assuntos que precisam chegar a todas as pessoas em um mesmo ambiente.

COMO DEVE SER PREENCHIDA: A circular deve obedecer a seguinte estrutura:

• Cabeçalho: identificação do órgão emitente;

• Local e data;

• Número da circular: número sequencial separado por barra do ano da sua emissão;

• Vocativo: Invocação das pessoas a quem se destina o documento;

• Mensagem: comunicação formal feita de forma sucinta e de compreensão fácil;

• Despedida: feita de forma simples;

• Identificação e assinatura do emitente.

PARA QUE ELE É UTILIZADO: Um memorando é utilizado para instituir uma comunicação interna e em alguns locais também é utilizado para se comunicar com instituições externas.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Podemos indicar que a estrutura básica do memorando se compõe de:

Nome do memorando, nome do receptor ou destinatário, nome do emissor do memorando, data de emissão do memorando, apresentação e resumo da mensagem, mensagem do memorando e assinatura final.

PARA QUE É UTILIZADO: O objectivo do comunicado é chegar ao maior número de pessoas possível para que tomem conhecimento daquilo que se pretende transmitir. Existe a possibilidade, no entanto, de o comunicado ser dirigido a um público específico, pelo que pode ser divulgado em meios especializados.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Primeiramente, é preciso que o envio de comunicados internos sejam feitos apenas com informações relevantes.

Partindo disso, é essencial seguir alguns passos básicos na hora de fazer um comunicado interno e externo.

1. Identifique o objetivo do comunicado;
   

2. Delimite o público que vai receber a informação;
   

3. Deixe as informações claras e objetivas;
   

4. Utilize uma linguagem que converse com o público-alvo;
   

5. Destaque os pontos importantes;
   

6. Escolha o tipo ou formato de comunicado importante;
   

7. Divulgue pela intranet ou disponibilize em mural visível na empresa.

PARA QUE É UTILIZADO: é uma ferramenta que permite compor, enviar e receber mensagens, textos, figuras e outros arquivos através da Internet.

COMO DEVE SER PREENCHIDO:

• Comece com uma saudação

• Agradeça a atenção

• Apresente-se brevemente

• Ofereça informações relevantes da empresa

• Explique o objetivo do contato

• Personalize o conteúdo com algo relacionado à empresa do lead

• Finalize com um call to action

• Despeça-se 

PARA QUE É UTILIZADO: Ele é utilizado a fim de comunicar, requerer ou solicitar algo para determinado órgão público ou privado ou mesmo entre autoridades. Por ser um documento importante nas repartições, exige-se que sua linguagem seja clara e direta.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Os elementos do padrão ofício devem ser organizados nesta ordem:

• Cabeçalho: é centralizado, sendo utilizado somente na primeira página. Nesse item, há o Brasão de Armas da República, o nome do órgão principal e os nomes secundários (se forem necessários). Os demais dados, tais como endereço, telefone, e-mail e site, podem constar no rodapé.

• Identificação do expediente: consiste no nome do documento, na numeração e nas informações adicionais, como ano e siglas do setor que expede o ofício, organizadas da maior para a menor hierarquia. Exemplo: OFÍCIO Nº 318/2023/SAA/SE/SP.

• Local e data: corresponde à indicação da cidade e da data (com mês por extenso e sem zeros à esquerda) em que o ofício foi assinado. Esse item deve ter ponto-final e ser alinhado à direita. Exemplo: São Paulo, 6 de agosto de 2022.

• Endereçamento: é o item que informa o destinatário do ofício. Devem-se adicionar o vocativo (segundo a forma de tratamento adequada), o nome, o cargo e o endereço, que deve ser dividido em duas linhas: na primeira, inserem-se a localidade/logradouro do destinatário ou, se for para o mesmo órgão, a informação do setor; na segunda linha, inserem-se CEP, cidade e UF. O CEP é dispensável caso o ofício seja enviado ao mesmo órgão.

• Assunto: é um resumo do conteúdo do ofício, que deve ser escrito sem verbos, com poucas palavras (de quatro a cinco) e em negrito, estando alinhado à esquerda.

PARA QUE É UTILIZADO: É utilizado para divulgar os resultados de um estudo ou uma pesquisa acadêmica em andamento, ou até mesmo para registrar participações em congressos, simpósios ou práticas de leituras e estudos.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: 1) Defina o objetivo do relatório

Antes de começar inserir dados e gráficos, textos e mais textos, é essencial ter clareza sobre o objetivo do seu relatório empresarial. Pergunte a si mesmo qual informação você deseja comunicar e qual é o objetivo final do documento. São os resultados de algum projeto ou campanha? Insights de uma reunião de equipe? Dados para embasar um novo projeto?

2) Organize as informações de forma lógica

O próximo passo é pensar sobre a forma como você irá organizar o seu relatório, lembrando-se de manter uma ordem lógica e estruturada. Identifique os principais pontos que deseja abordar no relatório e pense em uma ordem adequada para apresentá-los. Usar uma espaço online de trabalho como a Miro, pode te ajudar nesse processo de organização visual das informações.

3) Realize uma pesquisa abrangente

Agora é o momento de trabalhar os dados. Colete todas as informações relevantes sobre o assunto em questão. Isso pode incluir dados, estatísticas, pesquisas e qualquer outra fonte confiável de informação relacionada ao que seu relatório vai apresentar.

4) Inclua uma introdução clara

A introdução deve fornecer uma visão geral do relatório e estabelecer o contexto para sua audiência. Explique brevemente o propósito do relatório e destaque as principais questões que serão abordadas.

5) Desenvolva os tópicos principais

Divida o corpo do relatório em seções com títulos descritivos. Cada seção deve abordar um tópico específico e apresentar as informações relevantes de maneira clara e concisa. Utilize parágrafos curtos e utilize marcadores ou numeração para destacar os pontos importantes.

6) Inclua evidências e exemplos

Ao apresentar argumentos ou conclusões, é importante apoiá-los com evidências sólidas e exemplos relevantes do ambiente empresarial. Por exemplo, se foi realizado um teste para identificar qual produto seu público escolheria, é importante embasar seu relatório com esses dados. Isso ajudará a fortalecer seus pontos de vista e tornar o relatório mais convincente.

7) Elabore uma conclusão significativa

No final do seu relatório empresarial, faça um resumo das principais descobertas, conclusões ou recomendações. Destaque os pontos chave discutidos ao longo do documento e ofereça uma visão geral clara do que foi abordado. O mais importante é que você consiga concluir os seus argumentos ao final, seja para solicitar mais orçamento para um projeto, concluir uma entrega, ou apresentar uma nova ideia. Garanta que você vai alinhar bem as expectativas com seus stakeholders, objetividade e clareza nesse momento.

8) Revise e edite com cuidado

Após concluir a criação do relatório e antes de apresentar, revise-o cuidadosamente em busca de erros gramaticais, problemas de fluxo de informações, inconsistência de dados, e etc. Certifique-se de que o relatório esteja bem estruturado e que a linguagem utilizada seja clara, objetiva e adequada ao seu público.

PARA QUE É UTILIZADO: Ele é utilizado para compreender a captação de mensagens expressas pelo canal Internet, para transmissão eletrônica e entrega física, no âmbito nacional ou internacional, ao destinatário, de acordo com os procedimentos operacionais de cada produto ou serviço.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Para que a mensagem seja transmitida, é preciso que haja um número de telefone, por meio do qual transmitimos a mensagem desejada e, do outro lado da linha, uma pessoa anota o nosso nome, endereço e a mensagem.

Em segundo lugar, fornecemos o nome da pessoa a quem se destina o telegrama juntamente com o endereço. Sendo assim, a mensagem ditada ou escrita é enviada para o destinatário (quem vai receber) via telefone ou mesmo impressa e entregue pelos correios.

PARA QUE É UTILIZADO: O Fax é utilizado para transferência remota de documentos via rede telefônica.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Primeiro, você escaneia o documento. Feito isso, as informações do escaneamento são armazenadas em uma memória. Os dados informam, em uma linguagem de computador, quais áreas foram atravessadas pela luz e quais foram interrompidas. Em seguida, a imagem vira um arquivo digital, contendo um código cheio de números 0 e 1. Os pontos em branco são representados pelo 0 e os pretos, pelo 1. 

O arquivo digital vira um sinal elétrico quando é enviado para o modem. Os números 0 equivalem a uma frequência de 800 hertz e os números 1 equivalem a 1300 hertz. Em seguida, o documento é enviado via linha telefônica na forma de eletricidade.

Na etapa final, o aparelho de fax receptor realiza o processo inverso: ele transforma primeiro os sinais elétricos em dados digitais. Por fim, transmite os dados para uma impressora, que traduz a mensagem e imprime uma cópia do documento em preto e branco. 

PARA QUE É UTILIZADO: A declaração é um documento utilizado quando queremos comprovar algo.

COMO DEVE SER PREENCHIDA: Pode ser composta em primeira ou terceira pessoa, em registro formal. Sua estrutura é fixa e geralmente apresenta título, corpo do texto, data e assinatura. Há diversos tipos de declaração, sendo cada um classificado de acordo com sua função.

PARA QUE É UTILIZADO: O atestado é uma redação técnica que comprova ou garante a existência ou não de uma situação de direito, relacionado a alguém ou sobre algum acontecimento ou momento. Essa declaração serve para confirmar ou negar, por escrito, que o fato relacionado a alguém corresponde à verdade.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: O documento, além dos dados pessoais, firma as atividades e os benefícios combinados com o candidato para a vaga. A sua assinatura deve ser feita entre três ou quatro partes, contendo a rubrica do estudante, organização, instituição de ensino e agente de integração – se houver.

PARA QUE É UTILIZADO: Os recibos costumam ser usados ​​para registrar despesas e receitas com precisão e são essenciais para fins contábeis e fiscais.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Por norma, um Recibo deverá ter os seguintes elementos:

• Data da transação;

• Dados do comerciante: nome, morada e identificação fiscal;

• Dados do cliente: nome, morada e identificação fiscal (facultativo);

• Descrição dos produtos e/ou serviços faturados: quantidades, preço sem imposto, taxas de IVA e valor total.

requerimento é um gênero textual técnico muito utilizado no cotidiano para solicitar ou exigir algo a um representante legal de um órgão ou instituição que, hierarquicamente, pode atender ao pedido do requerente.

PARA QUE É UTILIZADO: É utilizado para pedir, solicitar ou requerer algo, judicialmente amparado, para alguém em cargo de poder.

COMO É FEITO: Para fazer um requerimento, é preciso, anteriormente, informar-se sobre quais os dados necessários e qual a estrutura mais adequada. É necessário averiguar o nome do destinatário, confirmar seu cargo e usar o pronome de tratamento adequado. Por fim, é importante, também, pesquisar quais leis sustentam seu pedido.

Inicie o documento com a palavra REQUERIMENTO, que pode estar no centro ou no canto esquerdo da página. Acrescentam-se, abaixo, o vocativo com pronome de tratamento e nome do destinatário. Em seguida, na outra linha, inicia-se o corpo do texto com apresentação de dados pessoais e do pedido. Por fim, assina-se o documento com marcação de local, data e nome completo.

PARA QUE ELE É UTILIZADO: Trata-se de uma comunicação direta ou indireta, cuja finalidade discursiva se pauta por diversos objetivos, dentre estes, comunicar datas e horários de eventos realizados pela instituição que o emite, comunicar mudanças referentes a questões burocráticas, dentre outros.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: O texto deve conter os seguintes elementos:

• Cabeçalho: local (geralmente cidade) e data (dia, mês e ano).

• Saudação: cumprimento ao destinatário, seguido de vírgula.

• Texto: o assunto da carta. ...

• Despedida: usa-se expressões como “Com carinho”, “Atenciosamente”, “Abraços”, seguido de vírgula.

  
  

PARA QUE ELA É UTILIZADA: É utilizada para divulgar avisos, concorrências, chamadas e outras determinações de interesse comum.

COMO DEVE SER PREENCHIDA: os principais elementos presentes em uma Convocação estão: o cabeçalho com o nome da organização ou empresa responsável pela convocação, o título “Convocação”, a data de emissão do documento, o nome do destinatário ou grupo de destinatários, o objetivo da convocação, a data, horário e local do evento, a pauta a ser discutida, as instruções para participação e demais informações relevantes.

PARA QUE ELE É UTILIZADO: Para a formalização de negócios e contratações. Ele registra direitos e deveres das partes envolvidas em alguma transação. Em termos mais jurídicos, falamos do acordo de vontades com o objetivo de criar, alterar ou extinguir um direito.

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Deve Conter em Um Contrato:

1. Estabeleça e identifique as partes.

2. Defina o objeto.

3. Defina as obrigações de cada parte.

4. Valores e condições de pagamento.

5. Prazos e sua duração.

6. Quebras de contrato.

7. Rescisão.

8. Foro.

PARA QUE ELE É UTILIZADO: O edital de concurso público é o instrumento utilizado por um órgão público para divulgar a abertura de um concurso. O documento é realizado para informar os interessados que há vagas abertas para determinados cargos, qual a quantidade de vagas, os requisitos para se candidatar, dia da prova, local, conteúdo que será cobrado no teste, etc. 

COMO DEVE SER PREENCHIDO: Elaboração e Publicação do Edital: Com a banca escolhida e regularizada, inicia-se a elaboração do edital, documento-chave para o concurso. O edital é formulado a partir de um Projeto Básico, que contém informações como número de vagas, requisitos, salários, locação de trabalho, datas de inscrição e provas, conteúdo a ser cobrado. É importante ressaltar que esse processo pode variar dependendo da legislação e das normas específicas de cada entidade responsável pelo concurso.

PARA QUE ELA É UTILIZADA: A procuração serve para uma pessoa outorgar poderes a outra, ou seja, para que o outorgado (quem recebe) possa responder e assinar pelo outorgante.

COMO DEVE SER PREENCHIDA: São características da procuração:

1. identificação dos envolvidos;

2. identificação de suas ocupações;

3. poderes que serão concedidos;

4. prazo de validade do documento.