Soporte material : El documento que aquí presentamos se caracteriza por tener un soporte de papel.
Registro:  Tal como se puede observar en la foto añadida a la presente ficha, se trata de un documento mecanografiado. Por lo tanto la información está registrada mediante escritura y tinta en el soporte de papel
Información: Por medio del presente documento el Sr. Cónsul del Ecuador en Valencia (España) se dirige al Ministro de Relaciones Exteriores confirmándole haber recibido el aereograma circular en el que se impartían las instrucciones relativas a retirar los Pasaportes Diplomáticos a todas las personas que retornen al Ecuador. Asimismo, el Cónsul del Ecuador se compromete en dar a conocer las disposiciones impartidas a los titulares de los Pasaportes Diplomáticos.
  Origen: Se trata de un documento producido por el consulado en el ejercicio de sus funciones y en respuesta de otra comunicación recibida por el mismo consulado.
  Seriación: La elaboración de correspondencia al ser un actividad repetida a lo largo de las diferentes funciones desempeñadas por el consulado da origen a diferentes series documentales que se definen en base al receptor de la comunicación. En este caso el documento se inserta en la serie "Correspondencia con Ministerio de Asuntos Exteriores".
  Unicidad: si se trata de un documento único y por lo tanto original.
Simple o compuesto: es un documento simple ya que no forma parte de ningún expediente o documento compuesto.
  Edad del documento: es un documento histórico ya que su edad ha pasado los 30 años. 
Textual, gráfico o audiovisual: se trata de un documento textual ya que su información no está registrada en forma de imagen ni audio

Soporte material: explique en qué tipo de soporte se halla el documento. El soporte material es papel.
Registro:  como se registra la información (escritura, grabación magnética, información digital, visual). Documento realizado en ordenador impreso en tinta con soporte de papel.

Información (breve descripción del contenido del documento). El Registro de la Propiedad del Cantón Loja, da fe de la inscripción de la declaratoria de propiedad horizontal, de la propiedad descrita en las escrituras que anteceden al documento, y está protocolizada en la Notaria Octava del Cantón Loja. 
Origen (explicar el origen del documento. Si es o no es el resultado de un proceso de una actividad de una persona o institución). El Registro de la Propiedad del Cantón Loja en ejercicio de sus funciones inscribe la declaratoria de propiedad Horizontal, cuyas escrituras anteceden al texto. 

Seriación (explicar si es el resultado de acciones repetidas como resultado de unas funciones determinadas). Por ser una actividad repetitiva de la registraduria y como pertenece a una serie documental "Inscripciones", por ende, se trata de un documento seriado. 

Unicidad: (definir si se trata de un documento único y por lo tanto original). Es un documento único y por ende original, emitido por el Registro de la Propiedad del Cantón Loja.

Simple o compuesto (definir si se trata de un documento simple o parte de un expediente). Es un documento compuesto, ya que da fe de la declaratoria de propiedad horizontal certificada mediante el documento en mención, porque le anteceden reglamentos de propiedad horizontal, planos del bien subdividido, Escrituras del bien, etc. 

Edad del documento (definir si es un documento de gestión, intermedio o histórico). Es un documento de Archivo Intermedio (de 5 a 15 o a veces hasta 30 años) 

Textual, gráfico o audiovisual (definir qué tipo de documento es entre las tres opciones formuladas. Textual.

SOPORTE MATERIAL. El documento que estamos utilizando como objeto de estudio tiene un soporte impreso en papel de tipo industrial, (papel común)

REGISTRO. Tal como se ve en la fotografía adjunta, es un pagaré que ha sido impreso en papel y tinta de impresora y cuenta además con firmas de responsabilidad, por lo tanto la información está registrada mediante escritura y tinta en el soporte de papel

INFORMACIÓN. El pagaré (documento contable que contiene la promesa incondicional de que una persona pagará a otra una suma determinada de dinero en un plazo de tiempo) pertenece al Juicio # 18334-2018-02556 de la Unidad Judicial Civil de la ciudad de Ambato, presentado por el Abogado Jhonny Acosta Procurador Judicial del Dr. Ramiro Portero, representante legal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de Comercio Ambato por el monto 2.143,19.

ORIGEN. Se trata de un documento generado por la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cámara de la Comercio Ambato antes mencionada, como garantía de un préstamo de dinero a la Sra. María Chiliquinga. Ahora anexado como prueba ante un juicio civil planteado el 5 de junio del 2018.

SERIACIÓN. Este pagaré a la orden está numerado 1-622000020096, y cuenta con la serie de socio de la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Cámara de Comercio de Ambato". En este caso el documento se inserta en la serie de pagarés emitidos por la misma Cooperativa.

UNICIDAD. Se trata de un documento único, original y auténtico. 

SIMPLE O COMPUESTO. Es un documento compuesto ya que forma parte de un expediente de un juicio de materia civil, donde existe más información documental,  la  foliatura que se visualiza en la parte superior derecha así lo demuestra. 

EDAD DEL DOCUMENTO Es documento está dentro de un rango de 1-5 años y es un documento de GESTIÓN. Tal como se ve en la foto del documentos adjunto.

TEXTUAL, GRÁFICO Y AUDIOVISUAL. Se trata de un documento textual ya que su información no está registrada en forma de imagen ni audio. 

 El repositorio, tiene origen de la palabra española repositorio que se deriva del latín repositorium, que significaba armario, alacena, en definitiva es el lugar donde se almacena una información sean archivos  públicos  o privados que pueden ser accedidos por cualquier usuario.- Por tanto un Repositorio de documentos de archivo significa una oficina de documento, una biblioteca, un museo o cualquier otra institución que custodia documentos que están abiertos para la inspección pública.-   El tipo de información almacenada varía según el repositorio, pudiendo ser a través de  presentaciones, imágenes, videos, documentos, etc.- Por lo tanto la prevención en archivos, nos permiten hacer una identificación de las amenazas a los cuales están expuestos los fondos documentales para lo cual se  realizará una identificación previa la que permitirá analizar e identificar conceptos básicos amenazas, vulnerabilidades tomando a consideración la ubicación geográfica del archivo, el estado de la infraestructura, mobiliario, condiciones ambientales y almacenamiento de los documentos.- Pues a través del diagnóstico se detectan fortalezas y debilidades que afronta la gestión documental y de archivos en la institución, los cuales ayudaran a implementar  un sistema de gestión documental  que proporcione la evidencia de las diversas dimensiones, la facilidad para la toma de decisiones, la preservación de la memoria institucional, etc. Por tanto corresponde adoptar las medidas de prevención para archivos, que a largo plazo permitirán identificar posibles amenazas que puedan poner en riesgo la documentación que se custodia. En ese sentido, al diagnosticar en un archivo las posibles amenazas que supongan a futuro riesgos para los documentos e inclusive para la seguridad del personal que labora, es indispensable pensar en mitigar estas amenazas mediante la elaboración de manuales o instructivos encaminados a ser aplicados frente a la posibilidad de desastres y que aseguren la conservación, custodia y almacenamiento de los documentos y los depósitos donde se albergan. En este contexto, los procedimientos que se establecen a través de normativas legales aprobadas por las instituciones: estatutos, reglamentos, guías e instructivos, contribuyen a diseñar programas de prevención de riesgo de desastres, conservación en depósitos documentales, organización y almacenamiento de documentos, programas de sistematización y digitalización de documentos, por mencionar algunos.- Por ello, el establecimiento de parámetros técnicos que contribuyan a salvaguardar la información a mediano o largo plazo permitirá frenar deterioros o daños que, a largo plazo, puedan suponer un gasto económico elevado para la institución, y que posiblemente supondrá ejecutar procesos de restauración para rescatar la información contenida en los documentos, más aún con carácter histórico.- La prevención por lo tanto debe ser el primer recurso a agotar dentro de la administración y funcionamiento de un archivo, y debe ser traducida en programas y normativa técnica que aseguren esa prevención a través de medidas de conservación; mientras que la restauración debe ser el último recurso al cual se acuda cuando la prevención y las medidas de conservación no han funcionado, o en el peor de los caos no se han ejecutado.-

 

Como se puede apreciar en la Imagen el tipo de documento que se va analizar tiene un soporte en papel, a pesar de que el documento se genera digitalmente, es archivado de manera física, se imprime y firma para entregarlo a la persona que solicito la información.

El tipo de documento que se presenta es impreso, está en un lenguaje natural y codificado (código QR), este documento es realizado mediante el computador luego impreso y firmado por las partes responsables de la creación del documento y del Secretario General. El certificado se envía a la personas o entidad que lo requirió, esta información es más requerida por las Unidades Académicas de la Universidad y también por la Jefatura de Acreditación y Aseguramiento de la Calidad.

El documento contiene el listado específico de estudiantes por Cohorte de la Universidad Católica de Cuenca, Sedes: Matriz, Azogues y Macas; y, Extensiones de Cañar y San Pablo de la Troncal, correspondiente al período académico: Marzo - Agosto 2018 (2017 2); se detalla: la modalidad de estudio, el número de matriculados por sexo (H - M), total de matriculados, usuario responsable de generación del reporte, fecha y hora de generación del mismo. 

Al tratarse de una certificación en la que se trabaja con el código QR, igualmente se detalla el número de páginas que comprende el citado reporte. La expedición del presente documento se realizó como evidencia dentro de los procesos de Evaluación y Acreditación. 

El presente documento se genera por parte de los Funcionarios de Gestión Documental y Archivo de la Universidad Católica de Cuenca, quienes utilizan como fuente el Sistema de Información de la Institución.

El documento es resultado de acciones repetitivas, se genera cada vez que se atiende un trámite de solicitud de información de listado especifico de estudiantes por cohorte. Estos documentos son numerados de forma secuencial vinculados así a otros documentos de su misma especie. El documento analizado es un documento seriado.

El documento analizado es único, cada certificado generado en relación a listados especifico de estudiantes por cohorte tiene diferentes características: puede ser de una carrera, de una sede o extensión, de una modalidad de estudios; y, corresponder a un periodo especifico. En este sentido cada certificado será generado por una sola vez.

Se trata de un expediente compuesto, pues está integrado por la solicitud de información ingresada con número de tramite respectivo (1), los listados de estudiantes matriculados por primera vez en cada una de las carreras en el periodo definido (2); y, el certificado suscrito por el Secretario General, que contiene el resumen detallado del reporte generado y los enlaces de acceso a la información (3). 

*3 – documento analizado.

El certificado analizado pertenece al Archivo de Gestión de su unidad productora ya que su fecha de producción y distribución es inferior a 5 años.

El documento es textual, contiene información escrita en un soporte físico (papel); y, también presenta información gráfica, una imagen codificada de acceso rápido (código QR), que permite acceder a la información digital del Listado de Especifico de Estudiantes Matriculados por Cohorte.

Integrantes Grupo 2:

Lucia Padilla

Rocio Tenezaca

Ivonne Quiñonez
Telmo Vintimilla

Enlace Trabajo Colaborativo:
https://padlet.com/roocyt/elty4xh59h6y