Durante la grabación: se debe realizar un encuadre formal para resguardar que los/as participantes lo autoricen. Adicionalmente es importante indicar que las respuestas se deben centrar en la gestión actual del establecimiento y quien facilita o media el proceso debe moderar la participación de todos/as.

Asimismo, se deben desplegar habilidades por parte de quienes facilitan, dentro de las que se incluyen la atención plena, la adaptabilidad y un cierre efectivo de la sesión.

Conjuntamente, se debe favorecer aspectos positivos como poner foco en el proceso evitando el foco en los resultados, generar un clima armónico, reflejar y validar los aportes de quienes participan en la instancia y además de los realizados por el estabelcimiento, evitando la emisión de juicios.   

Cabe señalar que durante todo el proceso es necesario que el panel despliegue habilidades comunicacionales, verbales y no verbales favoreciendo el respeto mutuo y la escucha activa, así como también habilidades socioafectivas que permitan a los participantes relajarse, que se sientan cómodos, para incentivarlos a que todos alcancen a dar su opinión y agradecerles por la participación.

Logrado este primer aspecto, la segunda parte del dispositivo obliga a poner en práctica una serie de conocimientos técnicos que permitan al panel centrarse en el proceso, para lo cual se requiere comprender a cabalidad el modelo de uso de datos que se quiere impulsar en el establecimiento, considerando las características propias de sus diferentes etapas y los conceptos claves que subyacen en el mismo. Lo importante es cerciorarse de que las preguntas sean comprensibles para nuestros interlocutores, que no se genere la sensación de que se está preguntando siempre lo mismo y que las respuestas sean valoradas equitativamente independiente de qué tan alejadas estén de lo que esperamos escuchar. Se trata de un ejercicio complejo, que requiere de claridad técnica y paciencia, como asimismo de habilidades y destrezas comunicativas que nos permitan, al mismo tiempo, validar la experiencia de nuestros interlocutores y re-focalizar el dialogo tantas veces sea necesario para optimizar la obtención de información atingente al proceso que deseamos indagar.