A5 3η ομάδα by Χρυσούλα Τσιλίκη

Ψηφιοποίηση

Ψηφιοποίηση ονομάζεται η διαδικασία μετατροπής στοιχείων όπως εγγράφου, κειμένου, εικόνας, αντικειμένου ή σήματος από αναλογική σε ψηφιακή μορφή για την εισαγωγή τους στον υπολογιστή, ώστε να μπορέσουν να αποθηκευτούν και να γίνουν αντικείμενο επεξεργασίας από τον χρήστη.

Διαδικασία

Οι συσκευές που χρησιμοποιούνται για την ψηφιοποίηση είναι οι ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές και οι σαρωτές. Σε δεύτερο στάδιο, μπορεί να γίνει επεξεργασία της εικόνας με κάποιο λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων με τελικό σκοπό το αρχικό κείμενο να αποθηκευτεί ως επεξεργάσιμο αρχείο κειμένου. Συνήθως η ψηφιακή πληροφορία αποτελείται από μια σειρά ακέραιων αριθμών και η ποιότητα της κάθε πληροφορίας εξαρτάται από το μέγεθός της, αλλά και από την ανάλυση της κάθε ψηφιοποίησης.

Χρήση

Οι βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν την ψηφιοποίηση για χειρόγραφα έγγραφα ώστε να μπορούν οι χρήστες να έχουν πρόσβαση σε αυτά χωρίς να προκαλέσει αλλοίωση στο πρωτότυπο κείμενο. Επιπλέον, η ψηφιοποίηση χρησιμοποιείται και για την εξοικονόμηση χώρου στις βιβλιοθήκες. Μια βιβλιοθήκη μπορεί να έχει το μεγαλύτερο μέρος των περιοδικών εκδόσεων σε ψηφιοποιημένη μορφή, όπως και το μεγαλύτερο μέρος των τεκμηρίων της, καθώς είναι πολύ δημοφιλής πλέον η ηλεκτρονική μορφή των τεκμηρίων. Η ψηφιοποίηση μπορεί επίσης να βοηθήσει στην καλύτερη αναπαραγωγή αλλά και την προσπέλαση εξ' αποστάσεως των τεκμηρίων.

Πλεονεκτήματα

Εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης: Η ψηφιοποίηση εγγράφων εξοικονομεί χώρο και μεγάλους όγκους από έγγραφα και μετατρέπονται σε ψηφιακά.

Αύξηση παραγωγικότητας: Ένα μεγάλο ποσοστό εργαζομένων ανά τον κόσμο δαπανά περίπου 1 ώρα τη μέρα για να αναζητήσουν πληροφορίες. Αυτός ο χρόνος μειώνεται στο ελάχιστο με την ψηφιοποίηση εγγράφων.

Εύκολη πρόσβαση σε αρχεία: Η απομακρυσμένη πρόσβαση σε αρχεία από το σπίτι ή από ένα ταξίδι έχει γίνει πλέον καθημερινότητα. Και με την ψηφιοποίηση εγγράφων είναι πιο εύκολη από ποτέ.

Αυτοματοποίηση διαδικασιών: Διαδικασίες όπως εγκρίσεις ή εσωτερική διαχείριση εγγράφων αυτοματοποιουνται εξοικονομώντας χρόνο σε όλους του εμπλεκόμενους.

Βελτίωση συνεργασιών από τη μη επανάληψη εργασιών: Περισσότεροι από τους μισούς υπαλλήλους παγκοσμίως δαπανούν πάνω από μία ώρα τη μέρα κάνοντας εργασίες που έχουν γίνει ήδη από άλλους. Αυτή η επανάληψη αποφεύγεται με την ψηφιοποίηση εγγράφων.

Εύκολη ανάκτηση δεδομένων: Με συχνά back ups η ανάκτηση δεδομένων γίνεται πιο ασφαλής και πιο εύκολη από ποτέ.

Πιο ενημερωμένη λήψη αποφάσεων: Με την πληροφορία ψηφιοποιημένη και άμεσα διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή η λήψη αποφάσεων γίνεται πιο ενημερωμένη και βασίζεται σε μεγαλύτερο όγκο πληροφοριών και στοιχείων.

Συνεργασία με άλλα συστήματα: Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν πολλές εφαρμογές για διάφορες λειτουργίες τους. Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα κάνουν την πληροφορία άμεσα διαθέσιμη σε αυτές τις εφαρμογές για οποιαδήποτε χρήση.

Αύξηση της ασφάλειας των δεδομένων: Τα δεδομένα ενός οργανισμού είναι πλέον ένα από τα μεγαλύτερα asset του. Με την ψηφιοποίηση τα έγγραφα αποκτούν αυξημένη ασφάλεια.

Οικολογική Συνείδηση: Η μείωση της χρήσης των έγχαρτων εγγράφων συμβάλλει στην μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος, κάτι που αποτελεί στόχο για τις περισσότερες σύγχρονες επιχειρήσεις.

Συμμόρφωση με κανόνες: Με την προστασία των προσωπικών δεδομένων να είναι πιο επίκαιρη από ποτέ, η ψηφιοποίηση εγγράφων εξασφαλίζει την ασφάλεια των τόσο ευαίσθητων αυτών πληροφοριών.

]]>