Objetivo
Nuestro experto trabaja con el equipo para aplicar mejor los nuevos conocimientos analizando la situación actual del proyecto, identificando acciones de mejora, creando un cronograma y asignando la acción a los miembros apropiados del equipo.

Metodología
Sesión de trabajo de intercambio participativo y dinámico a través de técnicas de diseño y visual thinking.

Por ejemplo, un workshop orientado a elaborar un Plan de Acción, seguramente tendría una secuencia de actividades similar a la siguiente:

Valoración /diagnóstico de situación actual

Identificación de puntos de mejora

Identificación y priorización de acciones concretas de mejora

Temporalización y asignación de responsabilidades

Análisis de riesgos

Elaboración y validación del plan de acción
https://www.netmind.es/knowledge-center/claves-para-realizar-workshops-eficientes/

El proceso de diseño contextual consta de los siguientes pasos de nivel superior: consulta contextual, interpretación, consolidación de datos, visión, guiones gráficos, diseño de entorno de usuario y creación de prototipos.

La consulta contextual es una técnica de recopilación de datos de campo que se utiliza para capturar información detallada sobre cómo interactúan los usuarios de un producto con el producto en su entorno de trabajo normal. Esta información se captura tanto por observaciones del comportamiento del usuario como de conversaciones con el usuario mientras trabaja. Un aspecto clave de la técnica es asociarse con el usuario, dejando que su trabajo y los problemas que encuentran guíen la entrevista. Las principales ventajas de la técnica son aprender lo que los usuarios realmente hacen, por qué lo hacen de esa manera, necesidades latentes, deseos y valores fundamentales. 

Se analizan los datos de cada entrevista y se capturan los principales problemas y perspectivas. También se crean modelos de trabajo detallados para comprender los diferentes aspectos del trabajo que importan para el diseño. El diseño contextual consta de cinco modelos de trabajo que se utilizan para modelar las tareas de trabajo y los detalles del entorno de trabajo. Estos modelos de trabajo son:

Modelo de flujo – representa la coordinación, comunicación, interacción, roles y responsabilidades de las personas en una determinada práctica de trabajo

Modelo de secuencia: representa los pasos que pasan los usuarios para realizar una determinada actividad, incluidos los desgloses

Modelo cultural – representa las normas, influencias y presiones que están presentes en el entorno de trabajo

Modelo de artefacto: representa los documentos u otras cosas físicas que se crean mientras se trabaja o se utilizan para admitir el trabajo. Los artefactos a menudo tienen una estructura o estilo que podría representar la forma del usuario de estructurar el trabajo

Modelo físico: representa el entorno físico donde se realizan las tareas de trabajo; a menudo, hay varios modelos físicos que representan, por ejemplo, el diseño de la oficina, la topología de red o el diseño de herramientas en una pantalla de ordenador.

Los datos de las entrevistas individuales de los clientes se analizan con el fin de revelar patrones y la estructura a través de entrevistas distintas. Los modelos del mismo tipo se pueden consolidar juntos (pero no generalizados: se deben mantener los detalles). Otro método de procesamiento de las observaciones es hacer un diagrama de afinidad ("pared"), como se describe por Beyer & Holtzblatt:

Se escribe una sola observación en cada hoja de papel.

Las notas individuales se agrupan según la similitud de su contenido.

Estos grupos se etiquetan con notas Post-it de color, cada color representa un nivel distinto en la jerarquía.

A continuación, los grupos se combinan con otros grupos para obtener la construcción final de observaciones en una jerarquía de hasta tres niveles.

Beyer & Holtzblatt propone la siguiente convención de codificación de color para agrupar las notas, de nivel más bajo a mayor en la jerarquía:

Notas blancas – notas individuales capturadas durante la interpretación, también conocidas como "notas de afinidad"

Notas azules – resúmenes de grupos de notas blancas que transmiten todos los detalles relevantes

Notas rosas – resúmenes de grupos de notas azules que revelan cuestiones clave en los datos

Notas verdes – etiquetas que identifican un área de preocupación indicada por las notas rosas

Beyer & Holtzblatt enfatiza la importancia de crear todo el diagrama de afinidad en una o dos sesiones en lugar de crear diagramas de afinidad más pequeños en muchas sesiones. Esta inmersión en los datos durante un largo período de tiempo ayuda a los equipos a ver el amplio alcance de un problema rápidamente y fomenta un cambio de paradigma del pensamiento en lugar de la asimilación de ideas. 

Las ideas de diseño y las cuestiones relevantes que surgen durante el proceso deben incluirse en el diagrama de afinidad. Los agujeros en los datos y áreas que necesitan más información también deben etiquetarse. Después de completar la pared, los participantes "caminan" el diagrama de afinidad para estimular nuevas ideas e identificar cualquier problema o agujero restante en los datos. El diagrama de afinidad es un método de abajo hacia arriba. Los datos consolidados también se pueden utilizar para crear un diagrama de causa y efecto o un conjunto de personas que describen a los usuarios típicos del sistema propuesto.

En la visión, un equipo multifuncional se reúne para crear historias de cómo los nuevos conceptos de productos, servicios y tecnología pueden apoyar mejor la práctica de trabajo del usuario. El equipo de visión comienza revisando los datos para identificar problemas y oportunidades clave. La sesión de caminata de datos es seguida por una sesión de visión grupal durante la cual el equipo de visión genera una variedad de nuevos conceptos de productos al contar historias de diferentes escenarios de uso basados en los datos recopilados. Una visión incluye el sistema, su entrega y estructuras de soporte para que la nueva práctica de trabajo tenga éxito, pero se cuenta desde el punto de vista del usuario.

Después de la visión, el equipo desarrolla la visión en guiones gráficos,capturando escenarios de cómo las personas trabajarán con el nuevo sistema. Comprender la forma actual de trabajar, su estructura y el flujo de trabajo completo ayuda al equipo de diseño a abordar los problemas y diseñar el nuevo flujo de trabajo. Los guiones gráficos elaboran los detalles de la visión, guiados por los datos consolidados, utilizando imágenes y texto en una serie de celdas dibujadas a mano.

El diseño del entorno de usuario captura el plano de planta del nuevo sistema. Muestra cada parte del sistema, cómo es compatible con el trabajo del usuario, exactamente qué función está disponible en esa parte y cómo el usuario llega a y desde otras partes del sistema. El diseño contextual utiliza el diagrama de diseño de entorno de usuario (UED), que muestra las áreas de enfoque, es decir, las áreas que son visibles para el usuario o que son relevantes para el usuario. Las áreas de enfoque se pueden definir más como funciones en un sistema que admiten un determinado tipo o parte del trabajo. El UED también presenta cómo las áreas de enfoque se relacionan entre sí y muestra los vínculos entre las áreas de enfoque. 

Probar las ideas de diseño con prototipos de papel o incluso con prototipos interactivos más sofisticados antes de la fase de implementación ayuda a los diseñadores a comunicarse con los usuarios sobre el nuevo sistema y desarrollar el diseño aún más. Los prototipos prueban la estructura de un diseño de entorno de usuario y las ideas iniciales de la interfaz de usuario, así como la comprensión del trabajo, antes de la fase de implementación. [2] Dependiendo de los resultados de la prueba del prototipo, es posible que se necesiten más iteraciones o diseños alternativos.