·       Kern (inleiding, hoofdstukken, conclusies en aanbevelingen).

·       Nawerk (noten, literatuurlijst, bijlagen, verklarende woordenlijst en register).

De titelpagina bevat de titel en eventuele ondertitel van het rapport, de namen van de auteurs, de datum, plaats, jaar en het bedrijf waarvoor het rapport geschreven is.

Tips voor de rapporttitel:

1.     Zorg voor een informatieve titel.
o   Kan de lezer op basis van        de titel een juist beeld vormen over de inhoud?

2.     Gebruik een ondertitel.
o   Hiermee specificeer je de titel.

3.     Maak de titel niet te lang.
o   Een lange titel is te voorkomen door gebruik te maken van een ondertitel.

4.     Vermijd titels over ruime onderwerpen.
o   Bijvoorbeeld milieu.

5.     Ben voorzichtig met ‘literaire’ titels.
o   Ze kunnen verwarring geven over waar het rapport over zal gaan.

·       Kader

o   Hoe is het rapport tot stand gekomen? Eventueel kun je hier ook de financiers benoemen.

·       Doelgroep

o   De doelgroep waarvoor het rapport geschreven is.

·       Leeswijzer

o   De manier waarop het rapport gebruikt kan worden door verschillende doelgroepen.

·       Dankbetuigingen 

o   Wie hebben er bijgedragen aan het rapport?

·       Afsluiting

o   Plaatsaanduiding, datum en namen van de auteurs.

 

1.     De samenvatting moet zelfstandig leesbaar zijn.

a.     Soms wordt alleen de samenvatting van een rapport gelezen. De samenvatting bepaalt mede of het rapport verder gelezen wordt of niet.

b.     Het onderwerp en probleem moeten meteen duidelijk worden.

c.     Gebruik geen begrippen die niet begrijp baar zijn voor de lezer en verwijs niet naar andere rapportonderdelen of afbeeldingen.

2.     De samenvatting moet beknopt zijn.

a.     Toelichtingen horen in de hoofdstukken van het rapport.

b.     Zorg dat de samenvatting tussen de 1 en 2 pagina’s zit.

c.     Uit de inleiding van het rapport haal je de aanleiding en doelstelling. Uit de kern of overige hoofdstukken haal je de onderbouwing voor de conclusie. En uit de conclusie en aanbevelingen haal je de conclusie en aanbevelingen.

3.     De samenvatting moet effectief zijn.

a.     Hoe je de samenvatting effectief maakt hangt af van de doelgroep. 

b.     Abstract: hele korte samenvatting (150 – 200 woorden), komt vaak voor bij wetenschappelijke teksten.

c.     Samenvatting volgens de structuur van het rapport. 

d.     Managementsamenvatting volgens de piramidestructuur. Is geschreven voor snelle beslissers. De piramidestructuur is probleem – advies – argumenten – implementatie. 

·       Nummer alle onderdelen van de kern. Het voorwerk en nawerk worden niet genummerd.

·       Verwijs niet naar de titelpagina of de inhoudsopgave.

·       Voeg alleen hoofdstukken en (sub)paragrafen toe aan de inhoudsopgave.

·       Geef bijlagen een nummer en een informatieve titel.

·       Controleer of de titels in de inhoudsopgave hetzelfde zijn als die in de hoofdstukken.

·       Zorg dat het onderscheid tussen voorwerk, kern en nawerk goed zichtbaar zijn. Spring in bij paragrafen en sub paragrafen.

·       Plaats de paginanummers onder elkaar.

Door de inleiding moet de lezer graag verder willen lezen. 

 

De aanleiding bestaat uit achtergrondinformatie over het onderwerp van het rapport, vaak wordt hier ook een situatie geschetst. 

De achtergrondinformatie mondt vaak uit in een probleem.

Als het nog niet duidelijk is waarom het probleem moet worden opgelost kun je het belang hiervan beschrijven. Soms is het ook gewoon goed om het belang te onderbouwen.

Aanleiding-> probleem-> belang.

De doelstelling bestaat uit de hoofdvraag, de werkwijze, de afbakening (randvoorwaarden en uitgangspunten) en een structuurbeschrijving. 

De hoofdvraag is een goed geformuleerde vraag die beschrijft wat een lezer kan verwachten in het rapport. Vermijd onzekere formuleringen in de hoofdvraag, zo breng je de lezer niet in verwarring. 

De hoofdvraag hoeft niet per se in de vorm van een vraag te staan. 

De doelstelling van het project is niet altijd gelijk aan de hoofdvraag!

 

Bij de werkwijze geeft je kort aan op welke manier je gegevens hebt verzameld. Welk onderzoek ligt ten grondslag aan de resultaten?

 

In de afbakening beschrijf je welke onderdelen wel en niet beschreven zullen worden. Randvoorwoorden die door de opdrachtgever gegeven worden zijn eisen. Uitgangspunten die je zelf kiest zijn wensen. Vaak worden de randvoorwaarden verder beschreven in een apart hoofdstuk, bijvoorbeeld ‘programma van eisen en wensen’. In de inleiding staan dan elke de belangrijkste punten genoemd. 

 

De structuurbeschrijving beschrijft de onderdelen van het rapport en hun relatie tot elkaar. 

Soms is het ook handig om hoofdstukken te eindigen met een conclusie of samenvating. Vooral als er in de inleiding een onbeantwoorde vraag staat. Een samenvatting is handig als een hoofdstuk groter is dan 5 pagina’s. 

·       De conclusie moet antwoord geven op de hoofdvraag. 

o   Zorg dat er een verband is tussen de hoofdvraag en inleiding.

·       De conclusie moet zelfstandig leesbaar zijn.

o   En staan geen niet eerder geïntroduceerde begrippen in de conclusie.

·       De conclusie volgt uit eerdere hoofdstukken.

o   Er staan geen nieuwe dingen in de conclusie.

·       In de conclusie staan kernachtige uitspraken.

o   Nummer de conclusies of geef ze elk een alinea.

·       De conclusie moet voldoende nauwkeurig zijn.

o   Vermeld feitelijke gegevens, laat niet te snel iets weg.

·       Aanbevelingen moeten aansluiten op de conclusies. 

·       Aanbevelingen moeten uitvoerbaar zijn.

·       Aanbevelingen moeten concreet zijn. 

Zet de bronnen in de literatuurlijst op alfabetische volgorde.

·       Bijlagen moeten zelfstandig leesbaar zijn.

·       De tekst moet ook zonder de bijlage te begrijpen zijn.

o   De lezer moet niet op en neer hoeven te bladeren van kern naar bijlage.

·       Verwijs in de kern minimaal 1 keer naar elke bijlage.

·       Begin elke bijlage op een aparte pagina. 

o   Hierin worden de drukker, vormgever etc. in vermeld.

·       Noten; staan onderaan de pagina of aan het einde van een hoofdstuk en geven extra informatie over een stuk tekst.

·       Symbolenlijst; is een verklaring van de gebruikte symbolen in het rapport.

·       Verklarende woordenlijst; ligt begrippen toe.

·       Register; verwijst naar bepaalde woorden, zo kan een lezer die een bepaald onderwerp zoekt dit makkelijk vinden.