¿Qué es lo más importante de un sistema de información contable?

¿Cuáles riesgos implica un sistema contable?

¿Qué consecuencias enfrentan las empresas al no contar con un sistema de información contable?

¿Qué es la seguridad en contabilidad?

Aplicar buenas prácticas de seguridad de la información y documentación contable incluye la implementación de sistemas de control interno, la creación de procedimientos de contabilidad adecuados, el uso de tecnologías como un software de gestión, la supervisión de los recursos financieros y el cumplimiento de las normas contables.

La seguridad informática es esencial para proteger los datos confidenciales almacenados en un sistema contable. Esto incluye la protección contra el acceso no autorizado, la defensa de la integridad de los datos y la conservación de la confidencialidad.

Es imperativo que tu empresa cuente con un ecosistema digital adecuado para garantizar el resguardo de los datos contables.

A continuación, te ofrecemos un listado con 3 recomendaciones para proteger tu información contable:

1. Establece una política de seguridad física e informática: La primera medida para garantizar la seguridad es establecer una política de resguardo de los datos informáticos que debe ser clara, detallada y conocida por todos los miembros de la empresa; debe incluir reglas específicas sobre el uso y la protección de la data, así como las sanciones por incumplimiento. Puedes adquirir un software de seguridad que incluya la instalación de firewalls, el uso de antivirus y otras herramientas para proteger los datos.

Así mismo, debes contar con un procedimiento de las acciones concretas para resguardar la información física, minimizar la pérdida o deterioro de la misma. Es importante analizar cuál es la mejor manera para que tu documentación se conserve en buen estado, recordando que cada documento representa el monto de gastos que has incurrido (una factura por la adquisición de vehículos, equipos de cómputo, mobiliario), es decir, no es un solo un documento, sino que representa la cuantía pagada.

2. Implementa una formación adecuada: La formación y entrenamiento de tu personal es esencial para garantizar la seguridad de la información y documentación contable. Los usuarios deben recibir capacitaciones sobre las mejores prácticas de seguridad y los riesgos asociados con el uso de la información y documentación. Las copias de seguridad son una forma de resguardar los datos en caso de que se produzca una falla en el sistema pues garantiza que la información sea recuperable.

El personal a cargo puede implementar prácticas como empaletizar los campos que contienen la documentación contable de años anteriores, llevando un inventario de las cajas en las que está resguardada determinada documentación para que, al momento de ser requerida, sea de fácil localización.

3. Usa contraseñas seguras: Los passwords son una de las principales formas de proteger la información contable, las cuales deben ser difíciles de adivinar, pero fáciles de recordar. Las contraseñas que contienen una combinación de letras, números y símbolos son las más seguras.

Finalmente, te recomendamos implementar la autenticación de dos factores que es una forma de validación de usuario que requiere dos elementos para verificar la identidad del mismo, como una contraseña y un código que se envía a un dispositivo móvil. Esto ayuda a reducir el riesgo de acceso no autorizado.