Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a una red de Internet. La estructura ofimática suele estar constituida por las computadoras y sus periféricos.

Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas puede realizarse con las herramientas de la ofimática de forma mucho mejor, más simple y rápida.

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70 con la masificación y modernización de los productos de oficina, fue un cambio positivo e importante, como por ejemplo el salto de las máquinas de escribir a las computadoras de escritorio o la invención de la fotocopiadora. Actualmente el principal proveedor de suites ofimáticas es Microsoft Office, aunque es pagado, y dentro de los proveedores libres está OpenOffice.

● Aumento de Productividad: La ofimática automatiza muchas tareas repetitivas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Por ejemplo, las funciones de autocompletar y autocorrección en procesadores de texto agilizan la redacción de documentos.

● Mejora de la presentación: Las aplicaciones de ofimática permiten la creación de documentos, presentaciones y hojas de cálculo con un diseño profesional y atractivo, lo que mejora la presentación de la información.

● Trabajo en equipo: Herramientas de ofimática en línea, como Google Workspace, permiten la colaboración en tiempo real en documentos compartidos, lo que facilita la edición y revisión conjunta.

● Análisis de Datos: Las hojas de cálculo y las bases de datos permiten realizar análisis de datos complejos y generar informes detallados.

● Organización y Almacenamiento: Las herramientas de organización ayudan a mantener un seguimiento eficiente de tareas, proyectos y eventos, y las bases de datos facilitan el almacenamiento y la búsqueda de información.

Por todo esto, la ofimática ha revolucionado la manera en que empresas, organizaciones y personas físicas administran la información y la desarrollan en sus tareas cotidianas. Desde la creación de documentos y hojas de cálculo hasta la gestión de bases de datos y la colaboración en línea, estas herramientas informáticas han mejorado la eficiencia y la productividad en múltiples campos. La comprensión de la ofimática y su utilización adecuada es fundamental en la era digital actual, donde la gestión eficaz de la información es esencial para el éxito en el trabajo y la educación.

ºFuncionamiento online y offline:

La mayoría de las aplicaciones están diseñadas para trabajar con internet. Esto les permite bajar o enviar información, bien sea a la nube de la compañía o por correo electrónico. Asimismo, estas deben servir fuera de conexión.

Incluso, algunas de ellas no la requieren. Lo que permite aprovechar el tiempo ante una eventualidad o trabajar en zonas donde la señal es nula.

ºRapidez en las tareas:

La mayoría de las aplicaciones de ofimática están diseñadas con el objetivo de llevar una tarea manual a la computadora para hacerla más rápido. Asimismo, el almacenaje de los documentos está a solo un clic.

También la información contable se guarda en un base de datos común para que todos los encargados hagan uso de ella simultáneamente. De esta manera, la mayoría de las metas de las empresas se cumplen más eficazmente.

ºLa información se comparte:

Gracias a los medios online, cómo la nube, los archivos, documentos, datos e información relevante se almacena en un mismo sitio. Para llegar a ella solo se necesita iniciar la sesión y ya están todos los datos a la mano.

Con ello se optimiza uno de los procesos más difíciles de las empresas que consiste en distribuir la información. Solo deberás elegir quienes tienen acceso a la totalidad o a una parte de la misma y no será preciso desplazarse entre oficinas buscando datos.

ºEs adaptable:

Así como existe un sinfín de modelos de negocios, también hay soluciones de software pensados para ellos. La ofimática se adapta a las necesidades de cada uno, resolviendo inconvenientes en la gestión de las tareas y apoyando a los empleados. Gracias a esto, cualquier compañía puede mejorar su rendimiento.

Provee de un servicio de almacenamiento seguro, que puede ser gratuito o pagado, dependiendo de las necesidades de la empresa. El servicio gratuito ofrece 15 GB para almacenar, que se distribuyen entre Google Fotos, Gmail y Drive, pero también tiene planes muy accesibles, que permitirán a un usuario utilizar 100 GB y hasta 30 TB online.

Google Docs

Se trata de una herramienta ofimática que ya se encuentra incluida en Google Drive, y se utiliza para múltiples funciones relacionadas con la creación, modificación o publicación de contenidos online. Además permite trabajar de manera colaborativa y compartir archivos, con permiso de edición, únicamente comentarios o sólo para lectura, lo que hace que sea ideal para trabajos a distancia o teletrabajo.

Google Sheets

Se trata de una herramienta que permite la gestión individual o compartida de hojas de cálculo. Esta herramienta, en particular, va a permitir a cualquier usuario autorizado manejar las bases de datos de la organización y tener a la mano toda la información que se requiera para la elaboración de un proyecto. Las fórmulas y la forma como se escriben son iguales a las de Microsoft Excel, y no supone un reaprendizaje para los usuarios.

Google Slides

Ésta es la herramienta que se emplea para elaborar las presentaciones de cualquier proyecto que se tenga en mente. La buena noticia es que ofrece plantillas de una gran excelencia, que se pueden encontrar de forma gratuita en Slidesgo.com. También hay plantillas para descargar en Themeforest, pero en este último caso no serán gratis.

Dentro de las mismas presentaciones, también se pueden dejar accesos directos  YouTube, videos, gifs, imágenes entre otras opciones. 

Google Meet

Se trata de una herramienta de ofimática que ha revolucionado la forma de realizar una videoconferencia, y su funcionalidad se ha puesto a prueba con el teletrabajo al que nos hemos visto obligados por la pandemia global, manteniendo los procesos económicos de las organizaciones, pero también poniendo al alcance de las personas mantener el contacto, a pesar del distanciamiento obligado.

Google Forms 

Es una herramienta que permite recolectar datos de usuarios para poder procesarlos y consolidarlos en cualquier proyecto que lo requiera. No sólo permite crear formularios para realizar encuestas, sino que también su funcionalidad es extensible hasta a la autocalificación de pruebas y exámenes, con lo que se ha convertido en una herramienta ofimática ampliamente utilizada.

Una ventaja esencial es que los datos procesados en Google Forms se pueden conectar con Google Sheets, para tener prácticamente de inmediato los resultados necesarios para poder hacer la planificación necesaria que permita mejorar los procesos de los proyectos emprendidos.

Google Calendar

Como su nombre lo indica, se trata de una herramienta que permite organizar el cronograma de actividades, con notificaciones y recordatorios que impedirán que se retrasen los proyectos y los planes de trabajo. Además, permite sincronizar las agendas de los usuarios, para que ninguno se pierda de una reunión.

Google Keep

Con esta herramienta se pueden crear notas, guardar ideas, crear listas, comprobar el cumplimiento de las metas, verificar el estado de los asuntos que se encuentren pendientes, establecer de forma colaborativa las tareas que deben cumplirse, sincronizando todos los dispositivos inteligentes necesarios y permite su libre consulta en el momento en que se desee.

Google Team Drives 

Es una de las herramientas ofimáticas especialmente pensadas para organizaciones y empresas, porque permite compartir archivos disponiendo de controles mucho más convenientes.

Entre sus beneficios, se encuentra facilitar la integración de nuevos usuarios, el almacenamiento de los datos y archivos, aunque los usuarios se desvinculen.

Google My Maps

Permite crear mapas personalizados de aquello que sea de interés para los usuarios y que otros usuarios cuyos dispositivos inteligentes estén vinculados puedan editarlos, agregando o quitando información, para cumplir con la finalidad que se desee, pudiendo ser exportados hasta Google Earth, y son preservados en Drive.

Google Cloud Platform

Es una excelente herramienta ofimática que ofrece hasta noventa servicios que se pueden utilizar por organizaciones, empresas, profesionales y desarrolladores, permitiéndoles trabajar de forma más eficiente, con mayor flexibilidad y logrando ventajas estratégicas en el desarrollo de sus proyectos.

Además, normalmente cuentan con servicios de almacenamiento y su utilización es muy sencilla, porque se puede interactuar con el bloque de forma directa desde un navegador, pudiendo acceder desde todos los dispositivos inteligentes que hayan sido vinculados por el usuario.

1. Microsoft Office

   • Word: Procesador de texto.

   • Excel: Hoja de cálculo.

   • PowerPoint: Presentaciones.

   • Outlook: Correo electrónico y calendario.

   • Access: Gestión de bases de datos.

   • OneNote: Notas y organización.

2. Google Workspace (anteriormente G Suite)

   • Google Docs: Procesador de texto en línea.

   • Google Sheets: Hoja de cálculo en línea.

   • Google Slides: Presentaciones en línea.

   • Gmail: Correo electrónico.

   • Google Drive: Almacenamiento en la nube.

   • Google Calendar: Calendario y planificación.

   • Google Keep: Notas y recordatorios.

3. LibreOffice

   • Writer: Procesador de texto.

   • Calc: Hoja de cálculo.

   • Impress: Presentaciones.

   • Base: Gestión de bases de datos.

   • Draw: Gráficos y diagramas.

   • Math: Editor de fórmulas matemáticas.

4. Apple iWork

   • Pages: Procesador de texto.

   • Numbers: Hoja de cálculo.

   • Keynote: Presentaciones.

Herramientas Específicas

1. Evernote: Aplicación para tomar notas, organizar y archivar información.

2. Trello: Herramienta de gestión de proyectos y tareas.

3. Slack: Plataforma de comunicación y colaboración en equipo.

4. Asana: Software de gestión de proyectos y tareas.

5. Dropbox: Almacenamiento y compartición de archivos en la nube.

6. Zoho Office Suite: Suite ofimática que incluye Writer (procesador de texto), Sheet (hoja de cálculo) y Show (presentaciones).

7. Notion: Herramienta de productividad y organización que combina notas, tareas y bases de datos.

Herramientas Adicionales

1. Microsoft OneDrive: Almacenamiento en la nube y sincronización de archivos.

2. Google Forms: Creación de formularios y encuestas en línea.

3. Microsoft Teams: Plataforma de colaboración y comunicación en equipo.

4. Zoom: Herramienta para videoconferencias y reuniones en línea.

5. Adobe Acrobat: Creación y edición de documentos PDF.