Prever debe entenderse como sinónimo de planeamiento; organizar, como asignar los recursos disponibles; dirigir, como conducir al personal; coordinar, como unir adecuadamente todas las actividades, y controlar, como verificar lo actuado.

Con el transcurso del tiempo se agrego el alcance de las tareas por realizar.

 Los administradores deben sumar, además del conocimiento específico requerido, la habilidad para comprender los cambios que se producen en el mundo, la flexibilidad necesaria para adaptarse a dichos cambios y la velocidad para hacerlo antes que produzcan perjuicio.

Para describir y luego analizar las operaciones básicas, tener en cuenta a las personas que intervienen en el proceso, las tareas o actividades que realizan y la documentación que respalda lo actuado.

La persona designada analiza cada operación para determinar si se hace correctamente, si se ajusta a las necesidades de la empresa y si debe ser mejorada.

Debe tenerse siempre presente que cada operación o proceso no existe aisladamente, sino que forma parte de un sistema mayor o está relacionado con otro previo o posterior y que conforman la totalidad de las actividades de la empresa u organización.

Cada proceso también puede ser dividido.

Para comprender o mejorar un proceso se deben responder las tres preguntas siguientes:

1. ¿Qué debemos, queremos o necesitamos hacer?

2. ¿Qué podemos hacer?

3. ¿Qué hacemos?