La administración de personal es una rama especializada en el proceso administrativo que se aplica para el acrecentamiento, conservación de esfuerzos, las experiencias, la salud, los conocimientos y las habilidades de las personas que conforman una organización.

Dotar a la organización de personal competente es fundamental para el éxito de esta. Por tanto el trabajo del departamento de recursos humanos tiene gran importancia.

Importancia de la Administración de Recursos Humanos

La Administración de Recursos Humanos es importante porque proporciona a los individuos de una empresa las habilidades y aptitudes necesarias para lograr la satisfacción y eficiencia requerida dentro de la organización.

Se encargara de reclutar, atrayendo a candidatos que sean potencialmente calificados para ocupar un cargo en la organización; después seleccionar cual de todos los postulantes cumple con los mejores requisitos para manejar el cargo que esta vacante.

Los objetivos de la Administración de Recursos Humanos están contenidos en 4 tipos que son:

Objetivos Corporativos: La Administración de Recursos Humanos está para apoyar a los dirigentes de la organización en los logros de los objetivos.

Objetivos Personales: Todos los integrantes de una organización aspiran a diferentes metas personales y ahí radica la importancia del departamento de Recursos Humanos en la cual debe buscar cómo apoyar a los miembros de la organización para lograr sus propósitos. Para satisfacer las necesidades personales.

Objetivos Funcionales: Se debe mantener la Administración de Recursos Humanos en un nivel apropiado para la organización. Para esto la organización puede decidir el nivel de equilibrio entre el número de integrantes del departamento de recursos humanos y el total de personal a su cargo.

Objetivos Sociales: Es responsabilidad del departamento de recursos humanos estar al tanto de las necesidades de la sociedad en general.

El objetivo principal de la administración de recursos humanos es que los empleados consigan sus propios objetivos individuales al mismo tiempo que se cumplen los de la empresa. Los Recursos Humanos de la empresa trabajan para que la empresa obtenga beneficios y logre un crecimiento en el mercado laboral.

Funciones del Departamento de RR.HH.

El Departamento de Recursos Humanos es esencialmente de servicios.

El principal objetivo es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización , de forma que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social.

Pero también están:

Crear, mantener y desarrollar un contingente de Recursos Humanos con habilidad y motivación para realizar los objetivos de la organización.

Desarrollar condiciones organizacionales de aplicación, ejecución satisfacción plena de Recursos Humanos y alcance de objetivos individuales.

Alcanzar eficiencia y eficacia con los Recursos Humanos disponibles.

Contribuir al éxito de la empresa o corporación.

Funciones de las principales áreas que componen el Departamento de RR.HH

Reclutamiento de personal: Procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización.

Selección: Puede definirse la selección de RH como la escogencia del hombre adecuado para el cargo adecuado.

Evaluación de Desempeño: El procedimiento para evaluar el personal.

Compensación: Está dada por el salario. Su función es dar una remuneración.

Beneficios Sociales: Son aquellas facilidades, comodidades, ventajas y servicios que las empresas ofrecen a sus empleados.

Higiene y Seguridad: Su función está relacionada con el diagnóstico y la prevención de enfermedades ocupacionales.

Entrenamiento y Desarrollo: Es el área que se encarga de capacitar en un corto plazo a los ocupantes de los puestos de la empresa.

Políticas de Recursos Humanos

Las políticas de recursos humanos no son más que esas estrategias que diseñan el departamento de la empresa para gestionar todo el ciclo de vida de sus empleados.

Esas políticas que elaboran recursos humanos es como una guía o punto de referencia a largo plazo para que el personal se adecue a la cultura organizacional de la empresa.

Son utilizadas también en los candidatos como estrategia para captarles, retenerles, formarles, etc.

Hay diversas políticas de Recursos Humanos:

Políticas originadas; diseñadas por gerentes.

Políticas implícitas; esas son de una empresa que no se ha expresado formalmente.

Políticas impuestas; son impuestas por una tercera persona externa.

Políticas apeladas; estas nacen de peticiones y necesidades particulares.

El análisis, descripción, clasificación y valoración de puestos, es una actividad relevante en el proceso de la Gestión Humana, debido a que contribuye a establecer políticas salariales, a través del análisis del puesto, clasificación del mismo y por último el valor del puesto en el mercado laboral.

El análisis de puestos permite que nos hagamos las siguientes preguntas:
· ¿Cuáles son los puestos en la organización?
· ¿Cómo se relacionan entre sí?
· ¿De qué forma cada forma se relaciona con los objetivos y la estrategia organizacional?
· ¿Cuál es el grado de adecuación de una persona al puesto que ocupa?
· ¿Hasta qué punto empleados con competencias con un desarrollo superior son compensados por hacer tareas de menor exigencia?
· ¿Cómo pueden ser reestructuradas las tareas para rediseñar o eliminar puestos?

Se consideran cuatro factores dentro del Análisis de Puestos:

1. Descripción de los Puestos.
2. Especificación del Puesto.
3. Clasificación de los Puestos.
4. Valuación de Puestos

Métodos para Análisis de puestos.

1. Jerarquización de puestos: es el método más sencillo (y menos preciso) para llevar a cabo una valuación de puestos. Los especialistas verifican la información procedente del análisis de puestos.

2. Graduación de puestos: la graduación o clasificación de puestos es un método algo más completo, aunque tampoco muy preciso. Consiste en asignar a cada puesto un grado. Es decir se ubican los puestos en niveles o clases.

3. Comparación de factores: este método requiere que el comité de evaluación de puestos compare los componentes esenciales de cada puesto.

Clasificación de Puestos:

• Por Jerarquía:

1. Nivel

2. Servicio

3. Directivo

4. Ejecutivo

5. Operativos

• Por su Naturaleza:

1. Clase

2. Propios

3. Comunes

4. Familia Funcional

5. Puestos Tipo

6. Manuales

7. Mecánicos-manuales

8. Mecanizados

9. Automatizados.

Los grupos ocupacionales ayudan a conocer de manera condensada el universo ocupacional de nuestra sociedad.

Los grupos ocupacionales son:

1. Servicios generales

2. Apoyo administrativo

3. Técnico

4. Profesionales

5. Dirección y supervisión

6. Grupo ocupacional

7. Manual de puestos clasificados

1- Elección de los factores de valoración de puestos de trabajo.

• Calificaciones

• Esfuerzos

• Responsabilidades

• Condiciones de trabajo

2- Ponderación de los factores y subfactores.

La ponderación consiste en atribuir a los factores su peso relativo en las comparaciones entre los puestos.

3- Establecimiento de grados.

Los grados son definidos de forma que cada uno refleje un poco mas de dificultad e importancia que el anterior.

Es relativo al factor Experiencia.

Grado 1 (De 0-1 mes) Puestos de escaso nivel de aprendizaje.

Grado 2 (De 2-6 meses) Puestos de aprendizaje bajo.

Grado 3 (De 7-12 meses) Puestos de aprendizaje moderado.

Grado 4 (De 13-18 meses) Puestos de aprendizaje medio.

Grado 5 (De 19-24 meses) Puestos de aprendizaje alto.

4- Confección de manual de valoración.

El manual de valoración es el instrumento que se utilizara para establecer la importancia de cada puesto de trabajo en relación con los demás.

Este manual contiene las instrucciones para su aplicación y las descripciones de los factores o grados. De su aplicación resultara una puntuación para cada puesto de trabajo valorado.

5- Valoración de puestos de trabajo.

Como su nombre lo indica es la valoración de los puesto de trabajo por parte de una comisión de valoración constituida al efecto, o de un consultor independiente que realizara la valoración de los puestos y presentara la propuesta a la dirección de la organización.

6- Estructura Salarial

Con los valores en puntos de cada puesto de trabajo, según resultados de la valoración de los puestos de trabajo, es posible establecer la correspondencia entre la puntuación obtenida por cada puesto y su remuneración económica.

1- Los salarios en relación con los demás puestos de la propia organización, encontrando un equilibrio interno.

2- Los salarios en relación con los mismos puestos de otras empresas, encontrando un equilibrio externo.

Importancia de la administración de salarios.

Es de vital importancia para el correcto funcionamiento de la misma y para crear una motivación en los trabajadores. También es importante porque le permite a la empresa balancear los costos de la mano de obra con los producidos total.

Objetivos de la administración de salarios.

• Remunerar a cada empleado de acuerdo con el cargo que ocupa.

• Recompensarlo adecuadamente por su empeño y dedicación.

• Atraer y retener a los mejores candidatos para los cargos.

• Ampliar la flexibilidad de la organización.

• Obtener de los empleados la aceptación de los sistemas de remuneración adoptados por la empresa.

• Mantener equilibrio entre los intereses financieros de la organización y su política de relaciones con los empleados.

Clasificación de salarios

Por el medio utilizado para el pago:

Salario en moneda: Son los que se pagan en dinero.

Salario en especie: Es el que se paga en productos, servicios, habitación, etc.

Salario mixto: Es el que se paga una parte en moneda y otra en especie.

Por su capacidad adquisitiva:

Salario nominal: Representa el volumen de dinero asignado en contrato individual por el cargo que ocupa.

Salario real: Representa la cantidad de bienes que el empleado puede adquirir con el salario nominal.

Por su capacidad satisfactoria:

Individual: Es el que basta para satisfacer las necesidades del trabajador.

Familiar: Es el que requiere la sustentación de la familia del trabajador.

Por su limite:

Salario mínimo: Es aquel suficiente para satisfacer normales de la vida del trabajador.

Salario máximo: Es el salario mas alto que permite a las empresas una producción costeable.

Beneficios Marginales

El beneficio marginal consiste en la diferencia existente entre lo que paga un consumidor por un bien o servicio, y la cantidad máxima que dicho consumidor estaría dispuesto a pagar en un consumo del día a día.

Clasificación:

1. Beneficios de corto plazo: Son los beneficios a los empleados cuyo pago será totalmente atendido en el término de los 12 meses siguientes al cierre del período en el cual los empleados prestaron sus servicios.

2. Beneficios pos empleo: Los beneficios posempleo son definidos brevemente por el Estándar para Pymes como aquellos pagados a los empleados después de completar su período de vinculación a la entidad.

3. Beneficios a largo plazo: Son beneficios a los empleados cuyo pago no vence dentro de los 12 meses siguientes al cierre del período en el cual los trabajadores han prestado sus servicios.

4. Beneficios por terminación: Se generan cuando la entidad decide retirar a un trabajador o cuando este acepta una propuesta de retiro.

El proceso de reclutamiento de personal es la búsqueda de candidatos para entrevistar y contratar con el fin de cubrir puestos vacantes dentro de una empresa.  El proceso de reclutamiento consiste básicamente en buscar las piezas de rompecabezas correctas para la empresa a través de esfuerzos como publicaciones en línea, eventos, redes sociales, boca a boca y más.

Diferencias entre el reclutamiento y la selección de personal.

Aunque se trata de dos conceptos que van de la mano, existen diferencias que todo encargado de este procedimiento debe conocer para llevarlo a cabo de la mejor manera.

• El reclutamiento es una etapa inicial, mientras que la selección de personal es una de las fases finales.

• Para el reclutamiento no es necesaria una acción coordinada del área de Recursos Humanos; por ejemplo, muchas veces son los candidatos los que llegan por su cuenta tocando las puertas de una empresa.

• La fase de reclutamiento es de evaluación, mientras que en la de selección se ejecutan acciones y tácticas para finalmente incorporar al nuevo talento.

Fases en un plan de reclutamiento y selección de personal.

1- Análisis de necesidades

 Conocer qué puestos hay que cubrir, las funciones que desarrollarán y qué papel tienen en el desarrollo de la organización y en el logro de los objetivos comerciales.

2- Reclutamiento

Para ello se desarrollan diversas acciones para la búsqueda de perfiles; puede ser con la publicación de ofertas laborales o a través de headhunters.

3- Selección

Tras una serie de pruebas (pruebas técnicas, exámenes psicométricos, por ejemplo) y una o varias entrevistas, se selecciona al candidato que mejor responda a las necesidades del puesto y a la cultura laboral de la empresa.

4- Incorporación

Para una exitosa suma de talento es necesario planificar cada paso de la incorporación, para que queden claras las funciones a desarrollar y las reglas laborales. A este procedimiento también se le conoce como onboarding.

Proceso de contratación de personal

El proceso de contratación como tal no es excesivamente complejo. Más que el proceso lo importante son los momentos previos. Es decir, el proceso de reclutamiento y selección.

Si estos procesos previos se han realizado bien y las políticas de la compañía están claras, este proceso es sencillo. El problema estaría cuando alguno de estos elementos falla.

Como parte de tu organización, proporcionas a tus empleados el conocimiento y las habilidades para realizar una tarea o procedimiento específico. ¿El objetivo final? Ayudarlos a desempeñarse mejor en su trabajo actual.

Desarrollo de empleados

Es un proceso continuo que está enfocado en el crecimiento y en agregar valor a largo plazo a la organización, como puede ser los programas de liderazgo. El desarrollo de empleados no sólo se refiere a optimizar un set de habilidades de un individuo para un rol particular. Por el contrario, es una forma de aprendizaje continuo que educa a los profesionales y los ayuda a progresar en el camino de su carrera. Se puede decir que el entrenamiento del empleado es un elemento del desarrollo del empleado.

¿Es esencial el entrenamiento de empleados?

Sí, el entrenamiento de empleados es realmente necesario. Sin un programa de entrenamiento, tus empleados cometerán más errores y requerirán asistencia de otros en la compañía, lo cual retrasará a todos. Entrenar empleados los hace más productivos. También ayuda a los empleados nuevos a convertirse en productivos más rápidamente. A largo plazo, el entrenamiento de empleados minimiza los errores, lo cual tiene un impacto a nivel comercial.

Las etapas en el proceso de entrenamiento son las siguientes:

• Diagnostico: Conocer las necesidades de entrenamiento de la organización.

• Diseño: Elección de la técnica o estrategia.

• Implementacion: Llevar a cabo el proceso de entrenamiento.

• Evaluación: Conocer los resultados del entrenamiento, verificar sus consecuencias.

Tipos de entrenamiento o capacitación laboral

1. Gamificación

La capacitación laboral que se da en formato de game utiliza dinámicas de juegos en otros contextos para incentivar el compromiso, el aprendizaje y la interacción entre las personas del equipo.

Las empresas que apuestan en ese método reconocen la importancia de transformar el aprendizaje en algo dinámico, creativo, que despierte la curiosidad y el interés de los empleados.

2. Capacitación laboral online

Muchas empresas han dado preferencia a los entrenamientos online debido a la practicidad que ofrecen tanto para quienes la aplican, como para los estudiantes.

Por ser suministrados en un ambiente virtual los empleados pueden acceder al contenido desde donde estén y en cualquier momento.

3. Programas de orientación

El programa de orientación o de mentor se basa en la elección de uno o más mentores dentro de la propia organización para que compartan lo que saben con los participantes.

Una de las mayores ventajas de este formato es la posibilidad de transmitir conocimiento tácito, o sea, aquel conocimiento adquirido en la práctica, durante la experiencia en la función, y que no puede ser formalizado en documentos.

4. Coaching empresarial

El proceso de coaching empresarial sirve para ayudar a los profesionales a trazar metas consistentes y desarrollar las habilidades y competencias necesarias para alcanzar tales metas.

El uso de las técnicas y herramientas de coaching garantiza la asertividad del proceso, que se centra en el reconocimiento de los potenciales, dificultades y cualidades de los profesionales y en la búsqueda del equilibrio entre ellos para alcanzar resultados mejores, en un proceso muy similar a la mentoría.

5. Grupos de estudio o grupos focales

Los grupos de estudio son formados por los miembros de la empresa que están involucrados en determinado proyecto, área o asunto.

Pueden ser creados puntualmente para la resolución de un problema específico, o ser constantes para posibilitar el intercambio de informaciones y discusión de temas relevantes para la organización.

6. Desarrollo de prototipos

Al crear proyectos pilotos es posible simular el funcionamiento de un nuevo producto, servicio o rutina, lo que hace que los empleados tengan una experiencia rica y completa.

7. Entrenamientos interdisciplinarios

Para reducir esta distancia entre las áreas, lo ideal es apostar en un tipo de capacitación laboral interdisciplinaria.

La interacción entre los profesionales hará que conozcan otros puntos de vista, se den cuenta de las ramificaciones de su trabajo y piensen juntos en la mejor manera de lidiar con los desafíos enfrentados dentro de la organización.

8. Cursos de reciclaje

Implementar un curso de reciclaje dentro de tu empresa sirve para actualizar a los empleados proporcionando las herramientas necesarias para que revisen lo que ya saben y perfeccionan sus habilidades.

9. Workshops

Normalmente, son capacitaciones breves y con un enfoque específico, impartidas por personas con conocimiento profundo en un asunto.

Programa de entrenamiento laboral

Nos referimos a esa formación (o formaciones) específicas que tus empleados necesitan para desarrollar mejor sus labores en el ámbito de empresa y poder prosperar dentro del mismo. 

Beneficios de un programa de entrenamiento laboral

• Aumento de la productividad diaria.

• Mejora de la comunicación interna.

• Motivación.

• Retención de talento.

• Retención de empleados.

• Compromiso.

• Ingresos superiores.

• Aumentar la sensación de bienestar.

• Mejor comunicación con los clientes.

Objetivo de la evaluación del desempeño

Su objetivo es medir el desempeño de cada integrante de una organización sobre la base de las competencias requeridas por el cargo que ocupa.

La evaluación del desempeño nos permite:

• Valorar el rendimiento y el potencial.

• Anticipar problemas de integración de un empleado en la estructura empresarial o en un determinado proyecto.

• Identificar tanto los fallos y debilidades como los éxitos y puntos fuertes de cada trabajador.

• Feedback objetivo para gestionar el talento y desarrollar a los empleados (planes de carrera).

• Analizar la contribución del trabajador a la empresa, si de verdad otorga valor a la entidad con sus tareas e ideas.

• Calidad del trabajo y relaciones con los compañeros

Los 7 métodos de evaluación de desempeño laboral

Evaluación por objetivos

El establecimiento de objetivos no solo es una buena medida para dejar claro qué esperas que logren tus trabajadores. También es una excelente estrategia para medir estos logros en un periodo específico.

Ventajas de este método

• Establece claramente los aspectos a evaluar en el desempeño.

• Permite el monitoreo constante de la evolución en el cumplimiento de las tareas.

• Se articula con la planificación operativa, ya que determina las expectativas a cumplir.

  
  

Desventajas de este método

• No tiene en cuenta los imprevistos o problemas a los que se enfrenta el trabajador en la ejecución de sus funciones.

• Puede hacer que los empleados sacrifiquen la calidad con tal de cumplir con las metas.

• Entiende al trabajador como un individuo aislado y responsable en su totalidad del resultado obtenido

Evaluación graduada

Las evaluaciones graduadas otorgan una diferente calificación dependiendo del nivel de cumplimiento de las tareas asignadas.

Ventajas de este método

• Permite integrar diferentes factores en la calificación de desempeño.

• Facilita evaluar el desempeño en diferentes niveles y no solamente como bueno o malo.

• Existe una gran libertad para definir tus puntajes (de 0 a 10, de 1 a 5 o de 0 a 3, entre otros).

Desventajas de este método

• Aplica métricas numéricas, por lo que puede dificultar la evaluación de factores cualitativos.

• Pueden crear desmotivación cuando la calificación está debajo del promedio.

• Es un método comparativo, por lo que dificulta crear indicadores propios.

Evaluación por prueba

Un método para medir el aprendizaje del personal que acaba de integrarse a las filas de una empresa es aplicando pruebas que demuestren su dominio técnico, creatividad o habilidades blandas en la resolución de situaciones específicas.

Ventajas de este método

• Son ideales cuando se requiere un proceso de retroalimentación extensivo.

• Permiten un seguimiento puntual del comportamiento de los trabajadores.

• Evidencian hábitos, debilidades y fortalezas de los trabajadores que difícilmente podrían identificarse en un reporte de actividades.

Desventajas de este método

• Requiere que el evaluador tenga un buen nivel de pericia en el área para emitir una calificación.

• Implica una importante inversión de tiempo en el diseño de la prueba y su ejecución.

• La evaluación puede tener sesgos dependiendo de la perspectiva de quien la realiza

  
  

Autoevaluación

Las autoevaluaciones son un método que permite a los trabajadores juzgar su propio desempeño y dar una calificación a su trabajo.

Ventajas de este método

• Ayuda a ampliar el panorama de evaluación del desempeño del colaborador.

• Pueden ser contrastadas con las evaluaciones llevadas a cabo por los líderes, con el fin de encontrar discrepancias.

• Promueven la autocrítica y la reflexión.

Desventajas de este método

• Se corre el riesgo de que la evaluación sea demasiado subjetiva.

• Si son el único método de evaluación, es posible que los empleados no den información veraz.

• Pueden derivar en conflictos si la empresa no reconoce la validez de la opinión del trabajador.

Evaluación jerárquica

Este método de medición únicamente toma en consideración la perspectiva del líder de departamento o jefe directo del empleado sobre su desempeño.

Ventajas de este método

• Establece los aspectos a evaluar en el desempeño del trabajador, gracias a la dirección continua del jefe directo.

• Incorpora tanto elementos cuantitativos como factores cualitativos.

• Puede prescindir de las mediciones numéricas.

Desventajas de este método

• Así como las autoevaluaciones, este método puede ser altamente subjetivo.

• Las evaluaciones se pueden prestar a sesgos debido a las relaciones personales y a la convivencia cotidiana.

• Es unidireccional y no tiene en cuenta la perspectiva de otros agentes.

  
  

Evaluación por pares

Como su nombre lo indica, esta estrategia se basa en que los empleados que se encuentran en una misma escala jerárquica lleven a cabo el diagnóstico y ponderación del desempeño del otro, ya sea de manera anónima o no.

Ventajas de este método

• Ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo.

• Permite identificar aspectos que otros instrumentos de evaluación pasan por alto, como los hábitos, personalidad o valores.

• La evaluación se da en un ambiente de confianza y paridad.

Desventajas de este método

• Puede prestarse a prejuicios o discordancias entre el evaluador y el evaluado.

• Puede afectar negativamente el ambiente laboral y las relaciones entre colegas.

• Los empleados pueden disfrazar sus opiniones para favorecer a sus compañeros.

  
  

Evaluación 360 grados

Estos instrumentos de evaluación incorporan la perspectiva de los jefes directos del empleado, pero también incluyen las valoraciones de sus compañeros y personas imparciales en la evaluación, como representantes de otros departamentos o agentes externos.

Ventajas de este método

• Integra múltiples perspectivas.

• Provee información mucho más comprensiva e integral.

• Facilita datos complementarios para darse una idea panorámica del desempeño del trabajador.

Desventajas de este método

• Requiere una gran inversión de tiempo para el diseño de los instrumentos de evaluación.

• Tras la aplicación de las herramientas se debe procesar la información y organizar los datos de cada uno de los trabajadores.

• Puede dar como resultado información contradictoria o incompatible.

Problemas psicológicos de la evaluación

Evaluar el desempeño laboral de los colaboradores en las empresas es una práctica que ha ido ganando cada vez más importancia gracias al valor agregado que aporta para tomar decisiones respecto a la gestión de tu talento humano principalmente cuando se trata de temas de desarrollo

En todos los procesos siempre existe la posibilidad de que ocurran errores y el proceso de evaluación de desempeño no es la excepción.

Al momento de evaluar se suele perder la objetividad y cometer ciertos errores. Los siguientes son errores comunes que pueden cometer los supervisores a la hora de evaluar el desempeño de sus empleados.

Un ejemplo de esto es:

1. Exceso de subjetividad al evaluar: Que se base en juicios personales.

2. Posponer y/o cancelar las revisiones

3. Enfocarse en el desempeño más reciente del evaluado.

4. Dar crítica destructiva en lugar de retroalimentación.

5. No dar seguimiento puntual y adecuado.

6. Falta de preparación para la junta de revisión.

7. Hablar sin escuchar: Una falla en la que puede incurrir el jefe durante la entrevista de evaluación de desempeño es hablar mucho y no escuchar al evaluado.

La administración de personal es una rama muy especializada en el proceso administrativo que se aplicara para el crecimiento, conservación de esfuerzos, experiencias, conocimientos, etc de las personas que conforman cualquier institución.

Hay que recordar que la matriz de cualquier empresa es el empleado, ya que ellos le darán vida y buena reputación a tu negocio.

Entonces saber como diseñar el puesto adecuado a cada área, como hacer una buena valoración del mismo, un pago acorde al trabajo realizado y como reclutar y entrenar a ese personal son temas claves que cualquier encargado de personal deberá manejar.