Commission le 5 novembre à 14h

Date limite dépôt du dossier: 15 janvier

Commission le 20 janvier après-midi

Date limite dépôt du dossier: 15 mars 

Commission le 1er avril à 9h

Date limite dépôt du dossier: 15 mai

Commission le 8 juin à 9h

jessica.favarel@u-bordeaux.fr

 T. 05 47 30 42 96

Par téléphone 05.57.57.17.79

vpe.carreire@u-bordeaux.fr

Idéalement donner les disponibilités des personnes qui seront présentes au rdv (compter environ 30mn, à l’ESE de préférence - une visio peut être possible, mais si il y a mise à disposition de matériel celui ci sera à venir récupérer à l’ESE).

Donner un numéro de téléphone et prévenir en cas de retard ou d’absence.

Par téléphone : 05 57 57 92 92 - 06 27 13 63 91

DANS LES 3 MOIS QUI SUIVENT L'ÉVÉNEMENT

Par mail : saber.masmoudi@u-bordeaux.fr

Prévention et lutte contre les Violences Sexistes et Sexuelles - CIDFF

Sensibilisation aux Violences Sexistes et Sexuelles - CONSENTIS

Monter un projet de solidarité internationale - RADSI

2. Prendre rendez-vous avec le BVE (Clément Roubaix) Plateforme de prise de rendez-vous (bug) AU MOINS 15 jours AVANT LA DATE LIMITE DE DEPOT

Privilégiez la demande de RDV par mail :

clement.roubaix@u-bordeaux.fr
Lors de cet échange, vous pourrez :

• présenter votre projet,

• être accompagné(e) dans la procédure,

• présenter vos devis,

• et connaître les documents à compléter pour la mise en place de l’événement.

3. Dépôt du dossier en ligne
Saisissez votre dossier sur la plateforme Sphinx avant la date limite de dépôt.

4. Jour J – Commission FSDIE
Vous disposerez de 5 minutes pour présenter votre projet, suivies de 10 minutes de questions.
La commission rend ensuite sa décision concernant le financement.

5. Bilan FSDIE
Un bilan doit être transmis dans les trois mois suivant l’événement.

• 7 jours / 7 et 24h sur / 24

• Jusqu'à 100 personnes

Pour faire une réservation, il suffit de remplir le formulaire en ligne.

• Remplir le formulaire de demande d’événement (disponible sur le Padlet).

• Envoyer la demande par mail à secbve.bordeaux@u-bordeaux.fr, AU MOINS 7 jours avant.

  
  

Ne pas hésiter à aller au Campus Victoire.

Pour les événements culturels (concert, expo, théâtre…), prendre rendez-vous avec le service culture (voir colonne Vos interlocuteurs).

Envoyer le formulaire à secbve.bordeaux@u-bordeaux.fr, AU MOINS 7 jours avant.

À indiquer :

• Salle souhaitée (réunion, foyer, ou privatisation de l’espace coworking)

• Nom de l’association

• Objet, date et horaires (fin max 22h30 en semaine et 18h le week-end)

• Si soirée festive, week-end, traiteur ou installation particulière : joindre une NDS

ℹ️ Pensez également à remplir le formulaire de demande d’événement.

Pensez bien à effectuer une déclaration d’évènement ! Ce tableau est mis à disposition à titre informatif afin de faciliter la communication entre associations, mais il ne vaut pas validation officielle du stand.

LIEN POUR DÉPOSER VOTRE DEMANDE DE DOMICILIATION

• création de l’association,

• modification des statuts,

• changement des membres dirigeants.

👉 Toutes ces démarches peuvent être réalisées en ligne sur le site officiel : service-public.fr/associations

LIEN POUR DÉPOSER VOTRE DEMANDE OU RENOUVELLEMENT D’HÉBERGEMENT

Selon vos actions, il peut être utile de compléter cette couverture avec :

• responsabilité civile organisateur,

• assurance dommages ou tous risques matériels,

• garantie annulation/perte financière,

• protection juridique, etc.

• demande des subventions publiques → lecompteasso.associations.gouv.fr

• emploie des salarié·es → via cfe.urssaf.fr ou l’Urssaf compétente

• est soumise à la TVA → auprès du service des impôts des entreprises (SIE)

👉 Plus d’infos : service-public.fr

• ce sont des dépenses réelles,

• elles sont justifiées (factures ou reçus),

• elles sont liées aux activités de l’association.

👉 Modèle de note de frais disponible sur Animafac.

• Conseils juridiques : solliciter une clinique juridique → cliniquedudroit.fr

• Accord amiable : faire appel à un conciliateur de justice (gratuit)

• Médiation : recourir à une médiation civile ou commerciale (payante), ex. via la Médiation des entreprises

• Accompagnement : contacter le Dispositif Local d’Accompagnement (DLA) si l’association emploie au moins un salarié

• Dernier recours : la liquidation judiciaire, à engager dans les 45 jours suivant la cessation des paiements

Le site recense toutes les démarches obligatoires et propose des conseils pratiques pour vos projets, à l’université comme en dehors, de la conception à la mise en œuvre.

📌 Feuille de route
Décrit le déroulement de l’événement le jour J : qui fait quoi, où et quand.
Contient aussi les infos pratiques (participants, accès, contacts).
Indispensable si plusieurs activités sont prévues.

📌 Plan de communication
Formalise la stratégie : objectifs, publics ciblés, messages clés, canaux et supports.
Permet de planifier, organiser et budgéter les actions de communication.

👉 Les conditions varient selon qu’il s’agit de :

• musique enregistrée,

• musique jouée en direct (concert, bal).

Plus d’infos : service-public.fr

Droits et supports :
L’association doit régler les droits de représentation auprès des sociétés de production ou de distribution pour pouvoir projeter le film et obtenir un support légal (achat ou location), avec des tarifs souvent négociables selon le film et le nombre de spectateurs.
Les DVD achetés dans le commerce, loués en vidéo-club ou en bibliothèque ne peuvent pas être utilisés pour des projections publiques.
Des sociétés spécialisées dans le secteur non commercial facilitent l’obtention des droits.

Pour en savoir plus : https://www.cnc.fr/a-propos-du-cnc/missions/reglementer/diffusion-non-commerciale/seances-organisees-par-les-associations-ou-groupements-agissant-sans-but-lucratif

👉 Pour vous guider, plusieurs ressources en ligne proposent conseils et modèles :

• Établir le budget prévisionnel de son association – AssoConnect

• Modèle de budget prévisionnel – Animafac

• Les points clés pour faire un budget prévisionnel – HelloAsso

• le temps,

• les ressources disponibles.

Un projet associatif implique des contraintes (ex. disponibilité des bénévoles), mais des solutions existent :
👉 utilisation d’outils web pour favoriser l’autonomie et la collaboration asynchrone.

• une déclaration d’événement (DE),

• ou une notice de sécurité (NDS).

Ces documents servent à :

• informer l’université,

• obtenir l’autorisation,

• réserver les espaces nécessaires (salles de cours, etc.).

- il devra être joint à la NDS: Les attestations de formation + Le résultat du questionnaire "Pimp my party" https://pimp-my-party.fr/ avec mention et signature de l'organisateur ou Prrésident de l'asso: "J'atteste me conformer en tous points aux préconisations énoncées ci-dessus pour mon événement de date "