Tipo de Documento: Comercial

Propósito Principal: Servir como una cotización preliminar o declaración de intenciones comerciales.

No constituye una obligación de pago, ni acredita una transacción realizada. Su función es informar al comprador sobre los términos propuestos de una venta.

Entidad que lo Emite: El vendedor o proveedor de los bienes o servicios.

Momento en el Proceso: Se utiliza antes de la emisión de la factura comercial definitiva y del envío de la mercancía.

Momentos comunes de uso: Durante la etapa de negociación de una operación.

Para solicitar licencias de importación o divisas.

Para permitir al comprador evaluar precios y condiciones antes de confirmar la orden de compra.

Datos o Secciones Que Contiene:

1. Título claro: “Factura Pro-Forma”.

2. Fecha de emisión.

3. Datos del vendedor (nombre, dirección, contacto).

4. Datos del comprador.

5. Descripción detallada de los productos o servicios.

6. Cantidades y precios unitarios.

7. Valor total estimado.

8. Condiciones de pago.

9. Condiciones y términos de entrega.

10.Tiempo de validez de la oferta.

Firma o sello del vendedor (opcional, pero recomendable).

Nombre del documento:

Guía Aérea (Air Waybill – AWB)

Tipo de documento:

Documento de transporte internacional aéreo

Propósito principal:

es el documento que registra y respalda el envío de mercancías por avión, incluyendo los datos del remitente, destinatario, carga y costos. Además, prueba que la aerolínea recibió la mercancía y es requisito obligatorio para los trámites aduaneros.

Entidad que la emite en Panamá:

Aerolíneas o agentes de carga aérea autorizados, bajo supervisión de la Autoridad Aeronáutica Civil (AAC) y normas de la IATA.

Momento de uso:

Se emite antes del embarque y acompaña la mercancía durante todo el transporte hasta su destino.

Secciones y datos:

• Datos del expedidor, destinatario y transportista

• Origen y destino del envío

• Número de paquetes, peso y descripción

• Código de 11 dígitos para seguimiento

• Costos, seguro y valor declarado

• Instrucciones especiales de manejo

Documento no negociable

Puede ser electrónica (e-AWB)

Obligatoria para Aduanas y seguimiento de carga

Tipo de Documento: Comercial

Propósito Principal: Detallar cómo está empacada la mercancía, incluyendo contenido, cantidad, peso y dimensiones.

Sirve para facilitar la inspección aduanera, la verificación del embarque y la recepción de la mercancía.

Entidad que lo Emite: El exportador o vendedor, o bien el agente de carga en representación del vendedor.

Momento en el Proceso: Se utiliza después del embalaje de la mercancía y antes del despacho de exportación.

Acompaña a la mercancía durante el transporte y se presenta en:

Datos o Secciones que Contiene:

1. Número de referencia del documento

2. Datos del exportador (nombre, dirección, contacto)

3. Datos del consignatario o comprador

4. Fecha de emisión

5. Descripción detallada de los bienes

6. Número de cajas o bultos

7. Tipo de embalaje (cajas, palets, tambores, etc.)

8. Dimensiones y peso neto/bruto de cada paquete.

9. Marca y numeración de los bultos.

10. Información de referencia del pedido o factura comercial.

Observación:

La Lista de Empaque no sustituye a la factura comercial, ya que no contiene valores monetarios.

Conocimiento de Embarque ( Bill of Lading )

Tipo comercial:

Documento de transporte marítimo internacional usado en el comercio exterior. También funciona como título de propiedad de la mercancía transportada.

Propósito principal:

Cumple tres funciones:

Prueba la recepción de las mercancías por el transportista. Evidencia el contrato de transporte marítimo y sus condiciones. Actúa como título de propiedad o crédito transferible durante el tránsito.

Emisor:

Lo emite la naviera o su agente marítimo. También puede emitirlo el transitario si consolida la carga.

Momento de uso:

Se emite después de cargar la mercancía al buque. Se utiliza durante el transporte marítimo y en la entrega al destinatario en el puerto de destino.

Datos que contiene:

• Exportador y consignatario con nombre y dirección

• Buque y número de viaje.

• Puertos de carga y destino.

• Descripción de la mercancía peso, volumen, bultos, marcas, embalaje

• Número de B/L.

• Condiciones de transporte y responsabilidades.

• Fecha de embarque.

• Firma del capitán o representante del transportista.

• Tipo de B/L original, copia, negociable o no negociable

Observaciones:

El B/L original es necesario para retirar la mercancía. Si es a la orden, puede transferirse o endosarse. Es clave en comercio internacional y créditos documentarios. La información debe coincidir con la factura comercial y la lista de empaque para evitar retrasos o conflictos aduaneros.

La emite la empresa de transporte o el agente de carga encargado de mover la mercancía

La usan el remitente que envía la mercancía el transportista que la lleva y en algunos casos las autoridades aduaneras para controlar que la carga esté en regla

Se utiliza desde que se entrega la mercancía al transportista hasta que llega a su destino es como un registro oficial de todo el trayecto

En la carta de porte se anotan todos los datos importantes sobre la carga y el transporte como el nombre y dirección del remitente y del destinatario la fecha y lugar de emisión qué tipo de mercancía es cuánta hay peso o volumen número de bultos o unidades ruta o destino de la carga datos del vehículo que la transporta valor declarado de la mercancía condiciones del transporte y las firmas del remitente y del transportista

En Panamá la carta de porte está regulada por el Código de Comercio y la Ley de Transporte Terrestre es indispensable para demostrar la propiedad de la carga durante el traslado y si la mercancía cruza fronteras o pasa por aduanas la Autoridad Nacional de Aduanas puede solicitarla.

Campo Información requerida

Nombre del documento Certificación Fitosanitaria

Tipo Certificación

Propósito principal Asegurar que los productos de origen vegetal (frutas, granos, plantas) están libres de plagas y enfermedades para poder exportarse o importarse.

Entidad o persona que lo emite Autoridad fitosanitaria del país (por ejemplo, MIDA en Panamá).

Momento del proceso en que se utiliza Antes de exportar o importar productos agrícolas, en la revisión aduanera.

Datos o secciones que contiene Nombre del exportador, país de origen, país de destino, descripción del producto, número de lote, resultado de inspección, firma del inspector.

Observaciones importantes Sin este documento, no se pueden exportar ni importar productos vegetales.

Ejemplo práctico Una empresa panameña exporta piñas a Canadá. El MIDA inspecciona las piñas y emite la Certificación Fitosanitaria que confirma que están libres de plagas.

2. Certificación Zoosanitaria

Campo Información requerida

Nombre del documento Certificación Zoosanitaria

Tipo Certificación

Propósito principal Garantizar que los productos de origen animal (carne, leche, aves, etc.) están libres de enfermedades y cumplen las normas sanitarias internacionales.

Entidad o persona que lo emite Autoridad sanitaria nacional (en Panamá, el MIDA – Dirección Nacional de Salud Animal).

Momento del proceso en que se utiliza Antes de exportar o importar animales vivos o productos animales.

Datos o secciones que contiene Datos del productor, tipo de animal o producto, país de origen, resultados de exámenes sanitarios, firma del veterinario autorizado.

Observaciones importantes Requerido por la OMSA (Organización Mundial de Sanidad Animal).

Ejemplo práctico Una empresa exporta carne vacuna a Costa Rica. El MIDA revisa el ganado y emite la Certificación Zoosanitaria confirmando que no hay enfermedades.

3. Factura Proforma

Campo Información requerida

Nombre del documento Factura Proforma

Tipo Comercial

Propósito principal Servir como cotización previa o propuesta de venta internacional con los precios, condiciones y productos ofrecidos antes de cerrar el trato.

Entidad o persona que lo emite El vendedor o exportador.

Momento del proceso en que se utiliza Antes del envío y antes del pago, como oferta o presupuesto inicial.

Datos o secciones que contiene Nombre del vendedor y comprador, descripción de los productos, precios unitarios, valor total, condiciones de pago y entrega, firma del exportador.

Observaciones importantes No tiene valor fiscal, pero sirve para solicitar permisos o iniciar trámites aduaneros.

Ejemplo práctico La empresa “Tropical Export S.A.” envía una Factura Proforma al comprador en Chile con el precio de 1,000 cajas de banano para que confirme la compra.

4. Factura Comercial

Campo Información requerida

Nombre del documento Factura Comercial

Tipo Comercial

Propósito principal Documento oficial de venta que respalda la transacción entre exportador e importador y sirve para declarar en aduanas.

Entidad o persona que lo emite El exportador o vendedor, una vez aceptada la oferta.

Momento del proceso en que se utiliza Después de aceptar la proforma y justo antes del envío del producto.

Datos o secciones que contiene Número de factura, datos del vendedor y comprador, descripción de productos, precios, valor total, Incoterm acordado, fecha, firma del vendedor.

Observaciones importantes Documento fiscal usado para calcular impuestos de importación y declarar el valor en aduana.

Ejemplo práctico “Tropical Export S.A.” emite una Factura Comercial para registrar oficialmente la venta de las 1,000 cajas de banano que ya fueron enviadas a Chile.