KARINE APARECIDA MENEGUELLI

A integração tecnológica, ao interligar os setores da Administração entre si e com a sociedade, traz diversos benefícios ajudando no fortalecimento das ações integradas. Dessa maneira, permite que os cidadãos participem da formulação e implementação de políticas públicas. Principalmente as que possam de alguma forma, afetá-los diretamente enfatizando a importância da gestão integrada na administração pública do Estado do Espírito Santo com a implantação do sistema E-docs.

O trabalho que desenvolvido tem como objetivo demonstrar a problemática encontrada na utilização do sistema E-docs e propor estratégias para resolução da situação indicada pelos servidores da AGERH.

Dessa forma, cumpre destacar que a implantação do sistema E-docs, trata-se de uma implantação de política pública que busca eficiência, publicidade e economia para administração pública e seus usuários. A mobilização dos recursos tecnológicos para oferecer serviços públicos eletrônicos aos cidadãos é uma das estratégias de grande relevância no que diz respeito à digitalização do setor público (Ribeiro et al., 2021).

Assim, deve-se entender os desafios para sua implantação e as principais dificuldades encontradas para a implantação do referido sistema.

O termo E-docs se refere ao sistema eletrônico de documentos e digitalização de documentos. A implantação do sistema E-docs cria uma solução eletrônica para armazenar, gerenciar e acessar documentos de forma digital, buscando a eficiência e celeridade nos atos da administração pública e trazendo agilidade, celeridade, economia para a sociedade. (Vitória, 2023). Os requisitos específicos do sistema E-docs, envolvem identificar os tipos de documentos que serão armazenados e quem terá acesso a eles, suas funcionalidades são necessárias para a busca, classificação, edição colaborativa, e etc, e a qualquer requisito de segurança ou sua conformidade. O E-docs traz a opção de desenvolver um sistema personalizado ou pode-se usar plataformas e softwares já existentes. (Vitória, 2023). O sistema E-docs busca a segurança e acesso, ao implementar medidas de segurança, como autenticação de usuários, controle de acesso baseado em permissões e criptografia, para proteger os documentos de acesso não autorizado. (Vitória, 2023). Devido as dificuldades enfrentadas para a implementação junto aos funcionários, o Governo do Estado do Espírito Santo, preparou treinamentos sobre como usar o sistema E-docs e implementou medidas para garantir a usabilidade e a funcionalidade do sistema. Dessa forma, após todo as essas estratégias prévias e os testes, o sistema foi implantado para os usuários. (Vitória, 2023). A presente pesquisa ratificou que a emergência do uso de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), em especial a internet, tem desempenhado um papel fundamental na transformação do modo como os governos interagem com os cidadãos e gerenciam seus processos internos. O fenômeno conhecido como governo eletrônico, ou e-gov, refere-se à utilização dessas tecnologias para melhorar e otimizar os serviços governamentais, tornando-os mais acessíveis, eficientes e transparentes.

A internet nesse sentido, tem desempenhado um papel crucial nesse processo, proporcionando uma plataforma global para a comunicação e a troca de informações, que modificou a forma dos governos se relacionarem com os cidadãos. O governo eletrônico envolve a aplicação de Tecnologias de Informação e Comunicação em todas as fases da administração pública, desde a oferta de serviços online até a gestão interna de processos, 3 acesso às políticas públicas, bens e serviços, bem como, processos de gestão interna dos órgãos. Alguns fatores que impulsionaram a relevância do governo eletrônico incluem: acesso à informação, permitindo a disponibilização de bases online, e portais de transparência; eficiência e otimização dos processos de automação, digitalização de documentos, entre outros, reduzindo o temo das tarefas diárias com a burocracia; maior interação e comunicação mais rápida entre Estado e Cidadão. (Vitória, 2023). Ao analisar os resultados de Angélico (2012), a transparência tornou-se, nos últimos anos um dos pilares da Administração Pública pela importância da avaliação da credibilidade da máquina estatal, bem como para a demonstração da probidade administrativa, gerando confiabilidade no sistema administrativo. Por outro lado, gerou também exclusão para a população que não possui acesso à internet, e ou desconhece os meios para ter acesso a essas informações. Dessa forma, o mesmo digital que traz maior interação, também gera exclusão. O governo eletrônico não se trata apenas de adotar tecnologias, mas de repensar e redesenhar os processos governamentais para aproveitar ao máximo as oportunidades oferecidas pelas TIC. No entanto, é importante abordar desafios como segurança da informação, inclusão digital e proteção da privacidade para garantir que o governo eletrônico seja eficaz e beneficie a sociedade como um todo. (Vitória, 2023). O autor Francisco Paulo Jamil Almeida Marques (2004), destaca em seu artigo que a adesão dos governos ao eletrônico ocorre principalmente em virtude da pressão da sociedade civil, que tem a demanda pela busca da transparência e facilidades de acesso aos serviços púbicos. Esta decorreria também, por parte das empresas dos setores comerciais, industriais e financeiros. Estes últimos demandam transparência de forma a aliar segurança aos seus investimentos, viando desfrutar da agilidade ao invés de burocracia.

A pesquisa tem uma abordagem quali-qualitativa, de natureza descritiva e aplicada, buscando identificar as principais problemáticas do sistema E-docs para os servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos do Estado do Espirito Santo. O tipo de pesquisa qualitativa se justifica pela necessidade de explorar as principais dificuldades encontradas na utilização do sistema E-docs pelos servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos do Estado do Espirito Santo. Para a coleta de dados, foi utilizado como instrumento questionário enviado via WhatsApp por meio eletrônico pelo Google Forms, para os servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos do Estado do Espirito Santo, durante o mês de agosto do ano de 2023 na cidade Vitória. Ao todo foram encaminhados 20 questionários e, destes, obteve-se o retorno de 07 instrumentos respondidos. Os dados coletados serão analisados por meio da estatística descritiva.

Destaca-se que o sistema eletrônico otimiza o tempo, traz economia, eficiência e desenvolvimento tanto para os servidores quanto para a população. Dessa forma, estes 9 usuários do sistema, de qualquer lugar que se tenha acesso à internet, conseguem enviar documentos e ter acesso à informação sobre o trâmite dos processos eletrônicos, estejam eles em quaisquer órgãos ou secretarias do Governo do Estado do Espírito Santo.

Cabe ressaltar que, neste estudo, foram identificados ausência de funcionalidades essenciais para o bom funcionamento do sistema E-docs e agilidade, insuficiência nos recursos oferecidos pelo sistema E-docs. Posto isto, esses achados são de suma importância para sustentar a proposta de melhorias a serem implantadas no sistema Edocs pelo Governo do Estado do Espírito Santo.

Conclui-se, portanto, que o Plano de intervenção atingiu o objetivo proposto, uma vez que pôde confirmar a problemática enfrentada no dia a dia da utilização do sistema E-docs pelos servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos – Agerh, permitindo apresentar propostas para aperfeiçoamento do referido sistema.

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Ademais, o curso traz conhecimento, para podermos atuar tanto na gestão de órgãos público, empresas públicas, organizações não governamentais e projetos de empresas, é uma especialização valiosa para os futuros gestores públicos.