RỦI RO - THỦ TỤC KSNB TRONG QUÁ TRÌNH MUA HÀNGHÓA by Nguyễn Linh

ĐƠN ĐẶT HÀNG

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:23:47 UTC

LƯU

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:24:10 UTC

NHÀ CUNG CẤP

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:31:25 UTC

LƯU

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:32:11 UTC

Kho

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:34:07 UTC

Lập phiếu đề nghị mua hàng

Bộ phận mua hàng

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:35:14 UTC

Lập đơn đặt hàng

Rủi ro về thông tin mua hàng không chính xác: Doanh nghiệp có thể nhận được các đề nghị mua hàng không phản ánh đúng nhu cầu thực tế của các bộ phận, dẫn đến mua thừa, mua thiếu hoặc mua sai loại sản phẩm. Điều này sẽ dẫn tới thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hoá, ảnh hưởng tới việc quản lí ngân sách của doanh nghiệp.

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:36:24 UTC

- Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt
- Chỉ có những người phân công mới lập phiếu đề nghị mua hnagf
- Phân cộng cụ thể cho 1 người chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng cho từng bộ phận nhằm tránh tình trạng đề nghị nhiều lần cho cùng một nhu cầu
( Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin như bộ phận, người đề nghị, tên, quy cách,...)
Giấy đề nghị phải được người có thẩm quyền ký và lập ít nhất hai liên

Không có kế hoạch mua hàng rõ ràng: Thiếu một kế hoạch mua hàng tổng thể khiến việc đề nghị mua hàng trở nên rời rạc, thiếu tính hệ thống, dẫn đến lãng phí và khó kiểm soát.

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:39:19 UTC

- Lập kế hoạch mua hàng chi tiết
- Xây dựng quy trình phê duyệt rõ ràng
- Hệ thống quản lý nhà cung cấp có những đánh giá định kì

Rủi ro trong quy trình phê duyệt mua hàng: Quy trình phê duyệt không chặt chẽ hoặc thiếu sự giám sát có thể dẫn đến việc đề nghị mua hàng không hợp lý được chấp thuận hoặc đánh giá và đưa ra quyết định mua sắm không phù hợp, ảnh hưởng đến hoạt động tài chính và quản lý của doanh nghiệp.

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:40:40 UTC

- Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đã được đặt hàng và mặt hàng cần đặt thêm
- Phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho một cá nhân

Rủi ro đến từ nội bộ: Một số bộ phận, cá nhân có thể gây áp lực lên bộ phận mua hàng dù việc mua hàng đó không cần thiết hoặc lợi dụng các sơ hở trong quy trình để lập hoá đơn khống, chiếm đoạt tài sản

linhntd0408cfaa — 2024-09-14 22:43:21 UTC

- Giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về hàng tồn kho , ước tính thời gian hợp lú để xử lý khâu mua hnagf từ lúc đề nghị đến khi thưucj sự nhận được hàng để đề nghị đúng lúc

Bộ phận thanh toán

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:12:02 UTC

Bộ phận nhận hàng

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:12:40 UTC

Đối chiếu hàng nhận với đơn đặt hàng và từ chối nhận hàng nếu không có đơn đặt hàng

Bộ phận nhận hàng

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:12:59 UTC

Lâp báo cáo nhận hàng

Bộ phận thanh toán

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:13:35 UTC

Đối chiếu đơn đặt hàng

Báo cáo nhận hàng với hóa

Cập nhật hàng đã đặt và hàng đã nhận

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:13:52 UTC

Nhận và biển thủ hàng hóa và không nhập kho.

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:19:34 UTC

- Việc nhận hàng nên giao cho một bộ phận độc lập thực hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng.
- Bộ phận nhận hàng và bộ phận yêu cầu mua tài sản cùng tiến hành thủ tục kiểm tra quy cách, số lượng, chất lượng yêu cầu xem có đúng như Hợp đồng quy định hay không để tiến hành nhận tài sản và chấp nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán của NCC. (đơn vị nên thiết kế các bảng kiểm tra checklist)
- Khi nhận hàng phải lập Báo cáo nhận hàng ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng (thủ kho) và người lập; và được lập thành ba liên gửi cho các bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán. Phiếu này phải được đánh số liên tục, là bằng chứng về việc nhận và kiểm tra hàng hóa.
- Sau khi nhận xong, hàng được chuyển đến nhập kho hoặc chuyển đến bộ phận sử dụng, trong quá trình này cần có sự giám sát công việc nhân viên vận chuyển hàng tránh tình trạng mất cắp.

"Rủi ro về chất lượng sản phẩm,- Sản phẩm không đạt tiêu chuẩn: Sản phẩm không đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến việc sản phẩm lỗi, không phù hợp với quy trình sản xuất, gây ra những thiệt hại về chi phí và thời gian. - Sản phẩm không đồng nhất: Chất lượng sản phẩm không ổn định, có sự khác biệt lớn giữa các lô hàng. Điều này gây khó khăn trong quá trình sản xuất và lắp ráp, làm giảm hiệu quả hoạt động."

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:28:53 UTC

Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhà phân phối: Dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, khả năng cung cấp và các điều kiện khác.
- Yêu cầu mẫu thử: Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp mẫu thử để kiểm tra chất lượng.
- Kiểm tra chất lượng: Thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nghiệm thu và thanh toán.
- Quy định về bảo hành, bảo trì: Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì sản phẩm.

Chọn nhà cung cấp có giá quá cao: Có thể làm tăng chi phí mua sắm tài sản cố định và ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:32:00 UTC

Tìm kiếm và đánh giá nhà phân phối: Dựa trên các tiêu chí đã xây dựng, công ty sẽ tìm kiếm và đánh giá các nhà phân phối tiềm năng để lựa chọn nhà phân phối phù hợp.
- So sánh giá: So sánh giá cả từ ít nhất ba nhà cung cấp khác nhau.
- Đấu thầu: Tổ chức đấu thầu cho các gói thầu có giá trị lớn.
- Kiểm tra tính hợp lý của giá: So sánh giá cả với thị trường và các báo cáo giá

"Trộm cắp, biển thủ hàng, Việc trộm cắp có thế được thực hiện bởi người bên ngoài hay bên trong đơn vị."

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:34:49 UTC

Phân chia trách nhiệm rõ ràng: Người nhập kho, xuất kho, và bảo quản phải là các cá nhân khác nhau.
Quy trình nhập - xuất hàng chặt chẽ: Có biên bản kiểm tra và phê duyệt lệnh xuất kho.
Kiểm kê và kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm kê thường xuyên và kiểm tra đột xuất.
Giám sát và theo dõi: Sử dụng hệ thống camera, mã vạch, hoặc RFID để giám sát hoạt động trong kho và theo dõi luồng hàng.
Đối với người nội bộ trộm cắp: có hình thức xử phạt nghiêm minh
Đối với người ngoài: trình bày lên các cơ quan địa phương, xử lí đúng pháp luật

Xóa sổ hoặc sửa sổ hàng tồn kho: Nhân viên có thể tìm cách xóa hàng tồn kho khỏi sổ sách hoặc sửa đổi sổ sách ghi chép về hàng tôn kho trước hoặc sau khi biển thủ hàng.

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:35:06 UTC

Kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa sổ sách (Phân quyền truy cập: Hạn chế quyền truy cập hệ thống quản lý hàng tồn kho. Mọi thay đổi trong sổ sách cần được giám sát và phê duyệt bởi cấp quản lý.)
Đối chiếu số liệu hàng tồn kho định kỳ (Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu với sổ sách để phát hiện bất kỳ sự chênh lệch nào giữa hàng hóa thực tế và dữ liệu trong hệ thống.)
Phân chia trách nhiệm và kiểm tra chéo
Thiết lập quy trình sửa đổi dữ liệu rõ ràng, giám sát quy trình báo cáo

Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán: Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán. Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồng với một đơn vị bên ngoài, thông thường đơn vị bên ngoài này do chính nhân viên thực hiện gian lận với người thân, người quen biết của người này lập ra.

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:38:01 UTC

- Tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ (đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhâp kho...)
- Tách biệt các chức năng, phân chia trách nhiệm và kiểm tra chéo

Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận: Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của kiểm soát nội bộ để yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng giao hoặc trả tiền cho các hoá đơn không có thực..

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:38:20 UTC

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:44:13 UTC

"Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt.

linhntd0408cfaa — 2024-09-15 03:52:36 UTC

- Bộ phận nhận hàng và bộ phận yêu cầu mua tài sản cùng tiến hành thủ tục kiểm tra quy cách, số lượng, chất lượng yêu cầu xem có đúng như Hợp đồng quy định hay không để tiến hành nhận tài sản và chấp nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán của NCC.
- Để tránh tình trạng nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những phương diện quan trọng, đơn vị nên thiết kế các bảng kiểm tra check list bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng (như quy cách, số lượng, chất lượng) và yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các bảng kiểm tra này và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
- Ngoài ra, nên bố trí một nhân viên kiểm tra độc lập, hỗ trợ việc nhận hàng nếu mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp khiến cho nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được.

Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp như tên, thời hạn thanh toán, thời hạn hưởng chiết khấu

linhntd0408cfaa — 2024-09-18 05:49:01 UTC

- Nếu có sai sót trên hoá đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời. Để kiểm soát tốt, cũng cần ghi số tham chiếu của đơn đặt hàng hay hợp đồng và biên bản nhận hàng cùng với tên viết tắt của nhân viên kiểm tra trên hoá đơn nhằm giúp cho quá trình đối chiếu chứng từ.
- Sau khi kế toán công nợ kiểm tra, mọi hóa đơn nên được sắp xếp theo thứ tự kèm theo phiếu nhập kho để tiện kiểm tra.
- Kế toán công nợ cũng nên kiểm tra mọi chi tiết của hóa đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hàng, lưu giữ chung các chứng từ này cùng với hóa đơn. Hóa đơn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, được đối chiếu và đính kèm với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho cung cấp sự đảm bảo rằng những giao dịch mua hàng hợp lệ và đơn vị đã được nhận đúng hàng.

Trả tiền trễ hạn/ Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt

linhntd0408cfaa — 2024-09-18 05:50:06 UTC

- Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, kế toán sẽ lưu vào hồ sơ các hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự của thời hạn thanh toán. Hàng ngày, căn cứ vào hồ sơ hóa đơn chưa thanh toán để liệt kệ danh sách những khoản phải trả đến hạn thanh toán và lập chứng từ thanh toán.
- Cụ thể, tập hợp tất cả chứng từ liên quan và đính kèm với phiếu chi/ ủy nhiệm chi để trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt.
- Đơn vị nên hạn chế thanh toán bằng tiền mặt mà sử dụng thanh toán qua ngân hàng.

Nhận được hóa đơn của nhà cung cấp nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng; Nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp nhiều lần"

linhntd0408cfaa — 2024-09-18 05:51:24 UTC

- Nếu chứng từ liên quan bị ách tắc do khiếm khuyết của đơn vị thì kế toán cần liên lạc với các bộ phận có liên quan để thu hồi các chứng từ này.
- Nếu các bộ phận liên quan xác nhận không có đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng cho các hóa đơn này thì các hóa đơn này phải được chuyển đến cho nhà quản lý cấp cao xử lý. Lúc này, kế toán công nợ cần theo dõi riêng sổ hóa đơn chờ xử lý để đảm bảo tất cả được theo dõi và xử lý phù hợp.
- Khi nhận được hóa đơn, kế toán cần đối chiếu số hóa đơn với những hóa đơn đã nhận được để tránh tình trạng nhà cung cấp gửi hóa đơn đến 2 lần. Các hóa đơn chưa trả tiền được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm bảo việc chi trả tiền được thực hiện đúng thỏa thuận; các hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu "đã thanh toán" ngay để tránh trả tiền cho cùng một hóa đơn.