En mi empresa, la política de protección de datos prohibe que ningún empleado tenga bases de datos personales de clientes y preveedores en sus computadores personales.

Cada base de datos debe ser aprobada por el área de compliance y debe ser revisada anualmente, para definir si es necesario borrarla.

Se puede mejor la cantidad de horas de capacitación y los sistemas de IT de control, porque de todas maneras algunos empleados tienden a guardar algunos datos en sus PC's (sea por desconocimiento o por terquedad)

En legal tenemos mucho contacto con esta área y trabajos en conjunto muchos temas.

Existe un programa de capacitación presencial y en formato e-learning virtual. Se dictan cursos a toda la organización con validación y son obligatorios.

Al utilizar el aviso de confidencialidad en mis correos profesionales y en la creación de usuarios en los portales, demuestro mi compromiso con la privacidad y seguridad de los datos. Reconozco que, aunque se han tomado medidas significativas, siempre se puede trabajar más en esta área para crear un entorno laboral donde la protección de datos sea una prioridad constante.

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1. Uso de contraseñas fuertes y autenticación de dos factores: Utilizo contraseñas complejas y únicas para todas mis cuentas y sistemas, y donde sea posible, habilito la autenticación de dos factores (2FA) para agregar una capa adicional de seguridad.

2. Cifrado de datos: Siempre que sea posible, aseguro que la información sensible esté cifrada, tanto en reposo como en tránsito. Esto protege los datos contra posibles accesos no autorizados.

3. Gestión de permisos de acceso: Limito el acceso a la información sensible solo a las personas que realmente necesitan saberla, utilizando controles de acceso basados en roles y revisando periódicamente los permisos.

4. Manejo adecuado de la información física: En cuanto a documentos impresos, trato de mantenerlos almacenados en lugares seguros y evito dejarlos desatendidos en escritorios o áreas comunes. Además, cuando ya no son necesarios, aseguro su destrucción adecuada.

5. Conciencia sobre phishing y amenazas digitales: Estoy alerta a los intentos de phishing y a otras amenazas en línea. Evito hacer clic en enlaces sospechosos y educa a mis compañeros sobre la importancia de verificar la autenticidad de los correos electrónicos y mensajes.

6. Desconexión de dispositivos y bloqueo de equipos: Siempre que dejo de usar mi computadora o dispositivos móviles, me aseguro de bloquear la pantalla o apagar el dispositivo para evitar que personas no autorizadas accedan a la información.

7. Uso de redes seguras: Evito conectarme a redes Wi-Fi públicas para realizar tareas relacionadas con el trabajo. En su lugar, utilizo redes seguras y, cuando es necesario, conexiones VPN (Virtual Private Network) para proteger la integridad de la información.

¿Considero que se puede trabajar más sobre la temática en el entorno de trabajo?

Definitivamente, sí. Aunque existen algunas medidas implementadas, siempre hay espacio para mejorar en cuanto a la protección de la privacidad. Algunas áreas en las que considero que se podría trabajar más incluyen:

1. Capacitación continua: Es fundamental ofrecer entrenamientos periódicos sobre privacidad y seguridad de la información para todos los empleados, no solo al inicio del trabajo. Esto ayuda a que todos estén al tanto de las mejores prácticas y de las amenazas emergentes.

2. Implementación de políticas claras y estrictas: Sería útil tener políticas internas más claras sobre el manejo de datos personales y la privacidad. Esto incluiría protocolos específicos para el uso de dispositivos personales en el trabajo (BYOD), así como la gestión de datos sensibles, y asegurarse de que todos los empleados las conozcan y las sigan.

3. Monitoreo y auditoría constante: Realizar auditorías de seguridad y monitorear de manera constante los sistemas para detectar cualquier posible brecha de seguridad es crucial. Esto no solo asegura la protección de la privacidad, sino que también ayuda a identificar riesgos a tiempo.

4. Mejoras tecnológicas: Las herramientas y sistemas de trabajo deben actualizarse regularmente para cumplir con los más altos estándares de seguridad y privacidad. Implementar soluciones más avanzadas de protección contra malware, ransomware y otros riesgos cibernéticos sería una buena inversión.

5. Crear una cultura de privacidad: Fomentar una cultura organizacional en la que la privacidad sea vista como una responsabilidad compartida, no solo como una obligación legal, puede contribuir enormemente a crear un ambiente más seguro.

En resumen, proteger la privacidad en el entorno laboral debe ser un esfuerzo continuo. Siempre hay áreas de mejora y la implementación de estrategias proactivas y educacionales puede marcar una gran diferencia.

Además hay que tener siempre en cuenta la ejecución de  buenas prácticas:

1) No compartir ni divulgar nuestras claves.

2) Usar contraseñas fuertes mezclando mayúsculas, minúsculas y números. Tienen que ser fáciles de recordar  y difíciles de adivinar por otros.

3) No usar la misma clave para distintas aplicaciones, cuentas, plataformas, etc.

4) Leer con cuidado los emails que recibimos. Verificar que los sitios remitentes sean legítimos.

5) Cuando por teléfono nos ofrezcan premios, préstamos o beneficios importantes, no debemos dar  datos de cuentas y/o tarjetas ni hagamos operaciones. Si surgen dudas, consulta a alguien de tu confianza.

6) Tener presente siempre que el banco no llamará para pedir contraseñas ni datos de tu cuenta

7) No usar equipos públicos o de terceros para acceder a las aplicaciones o sitios de bancos.

8) No usas redes de wi-fi públicas para acceder a sitios que nos pidan contraseñas.

9) Cuando hagas una compra en comercios, nunca perder de vista tu tarjeta. En lo posible, evita entregarla o consulta en el comercio por el uso de terminales inalámbricas.

10) Tomarse un minuto antes de actuar. Los ataques apelan a tus emociones y descuidos, y es importante que mejoremos las buenas prácticas en el uso de sus servicios financieros para evitar los fraudes.

Si se puede trabajar mas en el entorno laboral, para que operemos con responsabilidad y cautela para resguardar los datos personales de la organización.

Hay que hacer esfuerzos permanentes en el logro de enseñanzas sobre la importancia de la reconstrucción de valores humanos, valores sociales, valores nacionales, traducidos en la ética profesional, para que con la transferencia de datos personales e información, se cuente con un código ético, que limite los riesgos de vulneración de derechos humanos vinculados a la privacidad, al acceso a la información y sin duda a la dignidad de las personas, entendiendo que la era digital y tecnológica que vivimos hoy en día, ponen en riesgo el derecho a la vida privada y la protección de los datos personales.

La ética debe ser el tamiz para la construcción jurídica de toda norma jurídica. La ética y el respeto a los derechos humanos son el crisol para una sociedad democrática y de derecho

Rita Rueda

Debería darse mayor visibilidad y procurar la concientización de los usuarios internos y externos sobre la importancia del manejo de datos personales y entender el tratamiento que se les otorga y la finalidad de este.

En la empresa se utilizan equipos (laptops y celulares) solo de la empresa con cuentas y software administrado por IT, con los cifrados y backups protegidos necesarios, protección en el manejo de la información y jerarquía de acceso a carpetas con la segmentación controlada.

¿Considera que se puede trabajar más sobre la temática en su entorno laboral?

Sí, los departamentos relevantes (IT, Legal, Banca) deberían presentar una capacitación anual con temas de actualidad relacionados a la protección de los datos personales a toda la empresa, incluyendo ventas que maneja información de clientes.

Se puede mejorar la política de privacidad de datos y dar capacitaciones a toda la compañia, se deben actualizar los perfiles de usuario.

Considero que en el entorno de trabajo se puede avanzar mucho más en esta temática. Sería muy beneficioso implementar capacitaciones periódicas para sensibilizar a todos los colaboradores sobre la importancia de cuidar la información personal y cumplir con las normativas vigentes. También es necesario contar con políticas claras y accesibles que regulen el manejo de datos dentro de la organización, junto con controles y auditorías para garantizar su cumplimiento. Fomentar una cultura de respeto hacia la privacidad, tanto de clientes como de empleados, no solo protege a las personas, sino que también fortalece la confianza en la empresa y reduce riesgos legales. Por eso, trabajar más en esta área es fundamental para el bienestar de todos y el éxito sostenible de la organización.

Dentro de las medidas que se tomen en el entorno laboral para proteger la privacidad de los datos son:

-          Contar con una política de tratamiento de datos  y ponerla a disposición de los titulares, incluyendo lo siguiente: (i) Incluir dentro de los derechos de los Titulares, el derecho a ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. (ii) los términos señalados en la norma para dar respuesta a las consultas y los reclamos de los Titulares;   (iii) Indicar de forma clara y precisa mecanicismo establecido para dar a conocer de manera eficiente los cambios sustanciales en la Política de Tratamiento de la información a los titulares; las finalidades para la cual se recolectaran los datos.

-          Contar con un manual para dar trámite a las consultas de las titulares relacionadas con sus datos personales;

-          Contar con un manual de procedimientos utilizado para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, en donde se describan las finalidades para las cuales la información es recolectada.

-          En los formularios en donde se recolecten datos personales, informar debidamente a los titulares sobre la finalidad de la recolección de la información y los derechos que le asisten a los titulares de la misma. Así como, los canales para el ejercicio del habeas data.

-          Implementar los controles (i) técnicos; (ii) administrativos; y (iii) humanos; que se consideren necesarios, pertinentes, e idóneos para otorgar seguridad a los registros de los datos que se recolectan, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los controles implementados deberán ser verificables y medibles en el tiempo para garantizar su eficacia.

-          Realizar capacitaciones periódicas a todos los empleados del área administrativa en relación con la ley 1581 de 2012, y en concreto en relación con medidas de seguridad implementadas para proteger los datos personales de los titulares.

En Colombia, todas las empresas están obligadas a cumplir con la Ley 1581 de 2012; en consecuencia, el adecuado tratamiento de los datos personales es un requisito esencial para establecer relaciones laborales o contractuales basadas en la confianza.

Entre las principales medidas a implementar se encuentra la adopción de una política de tratamiento de datos personales, respaldada por documentos que regulen la autorización, recolección, uso y conservación de la información, así como protocolos específicos para su manejo.

Es fundamental establecer controles de acceso a la información basados en criterios de necesidad y responsabilidad, y asegurar que el consentimiento informado sea solicitado de forma previa, expresa y clara. Además, como medida preventiva frente a posibles incumplimientos, resulta clave fortalecer los programas de capacitación y sensibilización en materia de protección de datos personales, dirigidos a todos los colaboradores de la organización.

Adicional, considero que se puede trabajar más sobre esta temática, resaltando de manera constante los desafíos que conlleva el cumplimiento normativo y los beneficios de garantizar la protección de la privacidad, tanto en nuestro espacio laboral como en el ámbito personal

La privacidad de datos es un pilar esencial en cualquier entorno laboral, y adquiere mayor relevancia en organismos internacionales como las Naciones Unidas, particularmente en misiones sensibles como MINUSCA (Misión Multidimensional Integrada de Estabilización de las Naciones Unidas en la República Centroafricana). El equipo de comunicaciones e informática gestiona información crítica, tanto administrativa como operativa, y está en la primera línea de defensa ante amenazas contra la confidencialidad y la seguridad de los datos.

Medidas actuales para proteger la privacidad de datos

A continuación, se presentan algunas prácticas recomendadas y acciones clave que puedes implementar para proteger tu privacidad y la de tus colegas:

·       Formación continua: Participa y promueve capacitaciones periódicas sobre buenas prácticas de protección de datos y ciberseguridad.

·       Manejo responsable de contraseñas: Utiliza contraseñas robustas, únicas y actualízalas con regularidad. Nunca compartas tus credenciales y fomenta el uso de gestores de contraseñas seguros.

·       Acceso restringido: Limita el acceso a la información confidencial solo a aquellas personas que lo necesiten para sus funciones laborales.

·       Uso de dispositivos seguros: Mantén los dispositivos electrónicos actualizados y protegidos con software antivirus y firewalls. Evita utilizar dispositivos personales para tareas sensibles.

·       Cifrado de información: Aplica cifrado a los archivos y comunicaciones que contengan datos sensibles, tanto en almacenamiento como en tránsito.

·       Políticas claras de uso de la información: Asegúrate de que existan políticas escritas sobre la gestión y el uso de los datos y que todo el personal las conozca y respete.

·       Gestión adecuada de documentos y archivos: Elimina, destruye o anonimiza la información cuando ya no sea necesaria, siguiendo los protocolos institucionales.

·       Monitorización y auditoría: Realiza auditorías periódicas de accesos y usos de los sistemas, así como de posibles brechas de seguridad.

·       Protección física: Controla el acceso físico a las oficinas, servidores y archivos impresos mediante llaves, tarjetas o sistemas biométricos.

·       Comunicación segura: Utiliza canales y plataformas de comunicación aprobados, preferiblemente con cifrado de extremo a extremo, y evita compartir información sensible por medios informales.

Áreas de mejora en la privacidad de datos

Aunque la sección de comunicaciones e informática cuenta con medidas establecidas, siempre se puede fortalecer la cultura de privacidad. Algunas recomendaciones para trabajar aún más en este tema son:

·       Revisión y actualización de políticas: Evalúa periódicamente las políticas de privacidad y protección de datos para adaptarlas a los nuevos desafíos tecnológicos y normativos.

·       Concienciación y cultura organizacional: Fomenta una cultura en la que cada miembro del equipo se sienta responsable de la privacidad y actúe proactivamente ante posibles riesgos o incidentes.

·       Gestión de incidentes: Define y comunica un protocolo claro para la notificación y gestión de incidentes de seguridad, incluyendo canales de reporte confidenciales.

·       Uso ético de la información: Recuerda que, además de las normas, el respeto y la ética deben guiar el uso de los datos personales y sensibles.

·       Evaluación de proveedores y servicios: Verifica que cualquier proveedor externo que maneje datos cumpla con los estándares de seguridad y privacidad de la ONU.

·       Evaluaciones de impacto: Realiza análisis de impacto sobre la privacidad antes de implementar nuevas tecnologías o procesos que impliquen manejo de datos personales.

Conclusión

Proteger la privacidad de los datos en el entorno laboral de las Naciones Unidas no solo es un requisito normativo, sino una responsabilidad ética y social. Trabajar continuamente en la concienciación, revisión de políticas y aplicación de buenas prácticas permitirá reducir riesgos y garantizar un ambiente seguro para la información de todas las personas en MINUSCA.

Carla Lopez

Creo que esta situación es grave y que se puede mejorar. Por eso, le he propuesto un plan de acción para desarrollar una cultura de protección de datos en la empresa. El plan incluye capacitaciones para el personal, la implementación de políticas internas más estrictas y la adopción de tecnologías que permitan encriptar y gestionar de forma segura los datos.

Considero que la protección de la privacidad no es solo un requisito legal, sino un deber ético y profesional.

Considero que en nuestro entorno laboral aún se puede trabajar más sobre esta temática. Sería valioso reforzar la capacitación continua, establecer protocolos claros frente a incidentes y fomentar una cultura organizacional orientada a la privacidad. Proteger la información no debe verse únicamente como una obligación legal, sino como un compromiso ético que fortalece la confianza de quienes depositan sus datos en nosotros.

Reconozco que la responsabilidad individual es clave: cada colaborador debe comprender que la protección de datos no es solo una obligación normativa, sino también un compromiso ético con la seguridad de los clientes y con la estabilidad de la institución. Considero que en nuestro entorno laboral aún se puede trabajar más en esta temática, reforzando la capacitación y promoviendo una cultura organizacional que priorice la privacidad como un valor estratégico.

En el entorno laboral, me consta que la política que tiene la empresa (más por ser firma de abogados), expresa a sus colaboradores muy puntualmente que datos serán tratados y en que manera, y así también lo hace con los datos de la empresa como tal, frente a clientes y proveedores.

En primer lugar, resulta fundamental limitar el acceso a los datos personales únicamente a quienes tengan una necesidad legítima dentro de la organización. Esto implica evitar compartir información de clientes a través de canales informales como aplicaciones de mensajería no autorizadas, así como resguardar documentos físicos y digitales mediante contraseñas seguras y sistemas de almacenamiento protegidos. Asimismo, es importante verificar que toda recolección de datos se realice con el consentimiento informado del titular, explicando claramente el uso que se dará a dicha información, especialmente en actividades como reservas, paquetes turísticos o programas de fidelización.

En segundo lugar, se deben implementar buenas prácticas en el manejo de bases de datos, tales como la actualización periódica de la información, la eliminación de datos innecesarios y la verificación de la exactitud de los registros. Esto es particularmente relevante en el sector turismo, donde se manejan datos como nombres completos, números de identidad, información de contacto, itinerarios de viaje e incluso datos financieros.

Adicionalmente, es recomendable adoptar medidas tecnológicas básicas como el uso de software confiable, evitar redes Wi-Fi públicas para operaciones sensibles y contar con sistemas de respaldo de información. También es clave respetar la confidencialidad de la información de terceros, evitando divulgar datos de clientes o socios comerciales sin autorización previa.

En cuanto a si se puede fortalecer esta temática en el entorno laboral, la respuesta es afirmativa. Existe un amplio margen de mejora mediante la implementación de políticas internas de protección de datos, capacitaciones periódicas al personal, cláusulas de confidencialidad en contratos con empleados y proveedores, así como la elaboración de protocolos claros para el manejo de incidentes de seguridad. En el ámbito turístico, donde frecuentemente se comparten datos con aerolíneas, hoteles y operadores internacionales, es especialmente importante regular estas transferencias mediante acuerdos que garanticen el adecuado tratamiento de la información.

Asimismo, se garantiza un adecuado manejo de la información mediante controles internos, políticas de acceso y medidas de seguridad, incluyendo bloqueos tecnológicos que previenen accesos no autorizados.

Sin embargo, considero que aún se puede fortalecer esta temática mediante la incorporación de nuevas tecnologías como blockchain, que permitirían mejorar la trazabilidad, seguridad y transparencia en el tratamiento de los datos personales.

En la práctica, la empresa cuenta con un código de ética y manuales administrativos que regulan la confidencialidad de la información. Esto incluye el manejo de datos personales, el uso de canales adecuados de comunicación y la protección de información sensible en distintos contextos.

Respecto a la capacitación, en nuestro entorno es constante. Como parte del área operativa de la aerolínea, debemos realizar cursos recurrentes anuales para mantener nuestras certificaciones. En estas formaciones se abordan temas de seguridad, operaciones y cumplimiento normativo, donde el manejo adecuado de la información y la confidencialidad están siempre presentes.

Aun así, considero que siempre se puede fortalecer más la cultura de protección de datos, especialmente en la concienciación del personal, ya que el manejo adecuado de la información es una responsabilidad constante en nuestro entorno laboral.

Proteger los datos no es solo una obligación, es parte de nuestra responsabilidad profesional.

Asimismo, utilizo contraseñas seguras y evito compartirlas con otras personas, con el fin de preservar la seguridad de los sistemas de información. De igual forma, bloqueo mi equipo de trabajo cuando me ausento del puesto, incluso por períodos cortos, como medida de prevención frente a accesos no autorizados.

Por otra parte, verifico cuidadosamente el destinatario antes de remitir información y evito el uso de canales no autorizados para la transmisión de datos sensibles, reforzando así el principio de confidencialidad. Finalmente, cumplo con las políticas internas de protección de datos y consulto cualquier duda que pueda surgir, asegurando una actuación alineada con las buenas prácticas y la normativa aplicable en la materia.

En conjunto, estas medidas contribuyen a un manejo responsable, seguro y conforme a los estándares de protección de datos en el entorno laboral.

Trabajo en una empresa farmacéutica donde el manejo de datos de terceros es frecuente y sensible, desde datos de clientes y pacientes hasta información de profesionales de salud que visitamos. En ese contexto, la empresa ha implementado varias medidas concretas, contamos con una política de privacidad de datos formalmente establecida, y a todos los nuevos ingresos se les hace firmar consentimientos de uso de datos desde el inicio de la relación laboral. Lo mismo ocurre con los médicos que visitamos, quienes firman consentimientos, y en todos los contratos se incorporan cláusulas específicas de protección de datos. A nivel técnico, el departamento de tecnología informática garantiza que los correos y equipos de la empresa estén protegidos, se bloquean aplicaciones y sitios web no seguros. Adicionalmente, trabajamos con un estudio jurídico externo especializado que nos asesora en materia de datos personales, lo que nos permite mantenernos actualizados frente a los cambios normativos.

¿Considera que se puede trabajar más sobre la temática en mi entorno de trabajo?

Si bien nuestra empresa tiene un nivel de cumplimiento considerablemente avanzado en comparación con muchas organizaciones del mercado ecuatoriano, este módulo me permitió comprender que la protección de datos es un proceso de mejora continua, no un estado definitivo. Siempre existe espacio para fortalecer la cultura interna, actualizar políticas y anticiparse a los cambios normativos que están por venir.