Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye, tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de datos, como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:

* Evitan la redundancia. · 

* Evitan la inconsistencia. 

*  Obligan al cumplimiento de normas o requisitos para la inserción y eliminación de datos a la base de datos. 

*  Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. 

* Se mantiene la integridad entre los datos.

La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, los datos deben convertirse en información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.

La información no es un dato conjunto cualquiera de ellos. Es más bien una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización, que los percibe. La definición de información es la siguiente: Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.

Los datos pueden clasificarse en significativos o pertinentes. Para ser significativos, los datos deben constar de símbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua. Se consideran datos pertinentes o relevantes cuando pueden ser utilizados para responder a preguntas propuestas. 

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Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias.

Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. Toda la información de la tabla debe describir el tema para el que fue creada. Por ejemplo: una tabla que contenga la información de todos los productos que vende una compañía, debe estar definida por un conjunto de campos, que representen todas las características del producto que sean relevantes para la compañía.

En una tabla, una columna hace referencia a una característica de los datos almacenados, como puede ser edad, localidad, sexo, DNI, etc. Retomando el ejemplo de la tabla de productos, algunos campos pudieran ser: ID del producto, nombre del producto, coste del producto, cantidad del producto en tienda, color del producto, peso del producto, etc.

Filas o registros de una tabla: Una tabla está compuesta por filas o registros donde se almacena información referida a una misma entidad particular.

Columnas o atributos de una tabla: Definen las características o propiedades que representan.

Clave primaria de una tabla: Mínimo conjunto de atributos que identifican de forma única una fila en una tabla.

Índice de una tabla: Estructura de datos que permite acceder a los datos de una tabla de forma rápida.

Clave externa o secundaria: Conjunto de campos de una tabla que son clave primaria de otra tabla.

Cada registro de la tabla tiene las mismas características (columnas), y cada una de ellas puede tomar valores en el mismo dominio. Un punto importante a destacar es que cada registro debe ser único en la tabla correspondiente, para ello, debe existir uno o varios campos cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los registros de la tabla; estos campos se denominan clave principal o primaria. En el ejemplo mostrado sería ID del producto.

Un formulario "enlazado" es aquel que está directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar o mostrar datos del origen de datos. El formulario es el mejor método para ver, introducir, editar y mostrar información de la base de datos, dado que a veces la introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. 

Hay diferentes formatos de formularios, en algunos los registros se pueden ver de a uno por vez, en otros se ven todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado.

Un formulario puede presentar sólo los campos con los cuales va a trabajar. Se pueden insertar gráficos, dibujos, fotos, botones, etc. También es posible validar datos de ingreso para una carga más segura.

Los formularios se pueden crear utilizando los campos de una tabla o de una consulta. Los datos que se agregan al formulario se agregarán a la tabla o la consulta en la que se basa el formulario y viceversa.

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos. Este permite seleccionar los datos de una manera organizada y estética para facilitar su consulta. 
Para crear un informe o reporte, específicamente en la herramienta Access, es necesario tomar en cuenta lo siguiente: 

Paso1: Elegir un origen de registros.
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

* Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

* Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:

* Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco,
O bien:

* Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. 

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentran en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes.

Paso 3: Crear el informe

1.    Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.
 Access muestra el informe en la vista Presentación.

2.    Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

* Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

*  Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

* Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

 

·         Mayor independencia. Los datos son independientes de las aplicaciones que los usan, así como de los usuarios.

·         Mayor disponibilidad. Se facilita el acceso a los datos desde contextos, aplicaciones y medios distintos, haciéndolos útiles para un mayor número de usuarios.

·         Mayor seguridad (protección de los datos). Por ejemplo, resulta más fácil replicar una base de datos para mantener una copia de seguridad que hacerlo con un conjunto de ficheros almacenados de forma no estructurada. Además, al estar centralizado el acceso a los datos, existe una verdadera sincronización de todo el trabajo que se haya podido hacer sobre estos (modificaciones), con lo que esa copia de seguridad servirá a todos los usuarios.

·         Menor redundancia. Un mismo dato no se encuentra almacenado en múltiples ficheros o con múltiples esquemas distintos, sino en una única instancia en la base de datos. Esto redunda en menor volumen de datos y mayor rapidez de acceso.

·         Mayor eficiencia en la captura, codificación y entrada de datos.

Esto tiene una consecuencia directa sobre los resultados que se obtienen de la explotación de la base de datos, presentándose al respecto ventajas como, por ejemplo:

·         Mayor coherencia. La mayor calidad de los datos que se deriva de su mejor gestión deriva en mayor calidad de los resultados.

·         Mayor eficiencia. Facilitando el acceso a los datos y haciendo más sencilla su explotación, la obtención de resultados es más eficiente.

·         Mayor valor informativo. Resulta más sencillo extraer la información que los datos contienen, ya que uno de los cometidos de la base de datos es aumentar el valor de estos como fuente de información.

Por último, los usuarios de la base de datos también obtienen ventajas al trabajar con estas, entre los que cabe citar:

·         Mayor facilidad y sencillez de acceso. El usuario de la base de datos se debe preocupar únicamente de usar los datos, disponiendo para ello de las herramientas adecuadas y de una estructura sólida sobre la que apoyarse.

·         Facilidad para reutilización de datos. Esto es, facilidad para compartir.

De forma resumida, puede decirse que la principal bondad de una base de datos es la centralización que supone de todos los datos con los que se trabaja en un contexto determinado, con las consecuencias que ello tiene para una mejor gestión, acceso o estructuración de estos.

*  El nivel tecnológico es un factor a tomar en cuenta debido a su evolución constante.

* Incremento en el volúmen de información manejada, no solo porque con el tiempo cada vez más cosas son suceptibles de ser manejadas con bases de datos (imágenes, fotos, huellas digitales, sonidos, etc.), sino porque en la actualidad toda la información es tenida en cuenta. Antes se incineraba el archivo "muerto" cada cierto tiempo; ya no es necesrio y sería un desperdicio no tomar en cuenta la memoria y la historia de la empresa.

* Necesidad de contar con mano de obra cada vez más calificada y actualizada en forma permanente.

Entre algunas de las limitaciones de las bases de datos específicamente en la aplicación Access, podemos mencionar los siguientes:
*  Capacidad Finita:  las bases de datos access son útiles para pequeñas y medianas empresas o departamentos individuales. Cualquier sector cuyo uso
*Las transacciones críticas a tiempo son difíciles de gestionar: Si generas datos que necesitan ser utilizados o distribuidos inmediatamente, las bases de datos access puede que no sean las más adecuadas para ti. Piensa en Access como una base de datos a largo plazo para la minería de datos y el análisis de diversas métricas.
* Podría haber problemas de seguridad: Si tu base de datos necesita ser protegida por extensos protocolos de seguridad de base de datos, entonces Access puede que no sea la mejor opción. Puedes evitar este problema mediante el uso de Access en el front-end de un servidor SQL, pero no todas las empresas tienen ese nivel de infraestructura y todavía crean datos sensibles que deben protegerse.

*  Un solo archivo: Toda la información de tu base de datos se guarda en un solo archivo. Esto limita las opciones y cómo elegir utilizar los datos. Ralentiza informes, consultas y formularios. Su rendimiento se va volviendo lento conforme el usuario va escalando el tamaño de los datos. Los datos multimedia pueden llenar el límite de espacio MS Access rápidamente.
*Límite de usuarios: el límite técnico de las bases de datos access es de 255 usuarios al mismo tiempo, pero el límite real es de entre 10 y 80 (según el tipo de aplicación).
* Todavía hay una curva de aprendizaje que se necesitará seguir: Microsoft Access tiene un diseño relacional relativamente pobre, lo que puede hacer que sea difícil para algunos usuarios aprender a utilizar o acceder a los formularios de bases de datos. Los controles y formularios también pueden ser difíciles de personalizar o adaptarse a ciertas necesidades y también, por lo general, debes tener un conocimiento básico de lenguaje de programación SQL para tener mejores posibilidades de éxito.