Los metadatos son información estructurada que describe, explica, localiza, o hace más fácil de recuperar, utilizar o manejar una fuente de información.

Los metadatos se usan para mecanizar la información y que sea más comprensible .

Metadatos estructúrales: Muestran como se colocan los documentos compuestos juntos , es decir, para conformar un expediente.

Metadatos administrativos: Proporcionan información para gestionar un documento, cuándo y cómo fue creado, su archivo y otros aspectos de tipo técnico y quien puede tener acceso.

Es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la Norma ISO 15489.

Estos conjuntos de metadatos se pueden aplicar a los documentos, a todos los procedimientos, políticas y regulaciones donde participan.

CARACTERÍSTICA:

Asegurar la autenticidad, fiabilidad,

disponibilidad e integridad de los documentos a lo largo del tiempo, físicos, analógicos o digitales.

Los metadatos para la gestión de documentos incluyen aquellos metadatos que documentan el contexto en el que se crean o se incorporan al sistema.

Los metadatos que regulan estas dos normas atienden el ciclo de vida de los documentos, por esa razón deben incorporarse los metadatos de los documentos en el momento que se incorporan al sistema.

La mayoría de los metadatos para la gestión de documentos deberían crearse durante los procesos de incorporación, registro y clasificación de los documentos.

1. El ámbito donde se van a implementar metadatos.

2. Es necesario especificar los niveles de agrupación que se siguen, a nivel de entidad agente o entidad documento.

3. Identificar las entidades y las agrupaciones.

4. Establecer vínculos entre las entidades y las agrupaciones que estén relacionadas.

5. Decidir como se van administrar las funcionalidades; sobre acceso, uso, eliminación, etc.

6. Documentar todas las acciones hechas sobre los documentos.

Estructuración de los elementos y el establecimiento de relaciones.

Esquemas de codificación de donde los elementos de metadatos pueden

tomar un valor.

Uso de reglas sintácticas: niveles de obligatoriedad, valores por defecto y

repetibilidad.

La interoperabilidad es un resultado importante de la gestión de metadatos para la gestión de documentos

Definen como los documentos se estructuran y presentan.

Deberían ser susceptibles de ser procesados de manera automatizada.

• Desarrollar un conjunto de requerimientos funcionales de gestión documental.

• Identificar qué metadatos son útiles para la gestión de documentos.

Proyecto INTERpares

• Surgió ante la dificultad de crear y mantener los documentos en soporte electrónico.

• Una de las contribuciones ha sido el establecimiento de una teoría sobre las actividades y las entidades incluidas en la génesis y conservación de los documentos y el modelo que ilustra las relaciones entre entidades y actividades que tienen lugar en la gestión de los fondos archivísticos.

SPIRT

Fue pensado para construir un

framework en el que otros estándares de metadatos de otros sectores pudieran desarrollar su propia aplicación.

VERS

• Para estudiar como asegurar la retención y garantizar el acceso a los documentos electrónicos creados en este momento y en el futuro.

• Garantizar la veracidad y la autenticidad del archivo de los documentos electrónicos que se producen en el Estado de Victoria.

MoReq

Se trata de un modelo de requisitos funcionales para la gestión de

documentos electrónicos promovido por la Comisión Europea.

iArxiu

Se plantea como un servicio de archivo electrónico para

las administraciones públicas que necesiten conservar sus documentos a largo plazo.

Los metadatos para documentar un sistema de gestión documental y de archivo necesitan relacionar estructura y función, actividad y procedimientos de archivo, tecnología y gestión.