Protect Your Business from Fraud: Keep Your Financial Information Secure

Fraud: It’s a Bigger Problem Than You Think

Your growing business has to fend off many different kinds of threats: competition, economic changes, and the rising costs of goods or human resources—the list can be long. But one large threat to your business can be a silent, looming killer—fraud.

Fraud comes in a variety of forms, including credit card and check fraud as well as employee theft. Some of the most common types of employee fraud include stealing assets either directly or through kickbacks from third parties. Some specific examples include: taking bribes from customers/suppliers, claiming undue overtime, stealing company secrets, or embellishing an expense account.

Regardless of the nature of the fraudulent activity, the propensity for loss is tremendous. According to a survey of small and medium businesses conducted in October 2007, more than a quarter of business owners have been the victim of fraud.

Fraud can threaten the stability of a business by resulting in significant financial losses. According to the survey, business owners who were victims of fraud had lost an average of $38,000 each—and four in ten had lost more than $50,000.

The Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) reports the typical business will lose an average of 6 percent of revenues from employee theft alone. The ACFE Report to the Nation on Occupational Fraud and Abuse reveals that small businesses suffer disproportionate losses (compared to large corporations) due to the limited resources they have to devote to detecting fraud. Unfortunately, your own employees can significantly harm or even destroy your business. A U.S. Chamber of Commerce survey reports that one-third of business bankruptcies are due to employee theft.

The good news is that business owners can—and are—fighting back. According to the October 2007 survey, business owners are starting to combat fraud, with 66 percent saying they have taken actions to protect their business against fraud in the past five years. It is imperative for you to join these businesses and protect yourself from fraud.

Identifying Fraud

Fraud exists in many forms. Both your employees and third parties can defraud your company. In many fraudulent scenarios, a company’s employees work with outside parties to steal assets or company secrets. Unfortunately, employee fraud is one of the most difficult to detect and can occur right under your watchful eye.

According to research conducted by the National Small Business Administration, business owners that reported fraud were not usually the first to notice the fraudulent activity. Instead, their banks tended to make the discovery after reviewing financial information provided to them by the business’ owners.

Employee fraud can take on many forms, including:

• Stealing money or goods
• Falsifying checks or payroll, including creation of phantom employees
• Misusing company credit card accounts
• Taking bribes or kickbacks from suppliers or customers
• Claiming overtime when it is not due
• Embellishing expense accounts
• Providing false information about the company to creditorsor investors
• Stealing and selling company trade secrets
• Giving friends or relatives unauthorized discounts on company merchandise or services

Kleine Unternehmen beginnen oft mit Excel – aber das ist nur machbar, bis zu einem Punkt. Wie jeder Teenager schließlich erwachsen wird, muss Ihr Unternehmen zu entwickeln und zu wachsen. Finden Sie heraus, warum die klügsten Organisationen online Buchhaltungssoftware stattdessen verwenden.

Warum Excel eine langfristige Lösung ist nicht

Excel kann eine große Anzahl von Aufgaben, ist leicht zugänglich und ist sehr verbreitet in der Welt der Wirtschaft. Und es wäre falsch, nicht bestätigen dies nach vorne. Während die Anwendung stabil ist, ist es jedoch die Tabellen erstellt, während es zu benutzen, die nicht – und dies verursacht oft Probleme auf dem Weg.

Tabellen sind oft mit Fehlern durchsetzt.

Eine Kalkulationstabelle schlecht gemacht wirkt sich Flow-auf für jeden Kleinbetrieb. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist im Vereinigten Königreich im Jahr 2012 passiert. Verwenden eine Excel-Kalkulationstabelle, war ein Fehler unterlaufen, die die Bank JPMorgan $ 9 Milliarden Umsatz Kosten.

Leider ist diese Art von Fehler keine Ausnahme von der Regel, aber ein häufiger Fehler. Wie lange als manuelle Dateneingabe, Kopie einzufügen Techniken und Formelfehler eine Realität sind, wird das Internet immer Tabellenkalkulation Horrorgeschichten haben.

Sechs Probleme mit Excel als eine Buchhaltung-Software ersetzen

1.  Mit Excel kann wie mit eine Programmiersprache kennen. Viele kleine Unternehmen vergessen. Excel ist so weit verbreitet, dass es nie zu denjenigen mit Fachkenntnissen in es beschnitten ist. Darüber hinaus verkennen viele Excel-Benutzer oft ihr Niveau der Sachkenntnis.

2.  Einrichten einer Excel-Tabelle, die alle Ihre finanziellen Bedürfnisse erfüllt, erfordert eine Menge Gedanken und Planung. Es braucht Zeit um Dinge wie Spesenabrechnungen einzurichten und Verfolgung in Rechnung zu stellen. Sie können sich in einer Situation befinden, wo Sie ständig müssen Informationen in Ihrer Kalkulationstabelle hinzufügen oder ändern.

3.  In Excel müssen Sie wissen, genau wie Sie, die Daten zu verwenden, bevor Sie beginnen, da gibt es keine Flexibilität, um ihn später zu konfigurieren. Du musst wissen, was Sie wollen, nennen Sie die Berichte und die Zellen, die Sie drucken möchten, und stellen Sie sicher, jeder Bericht ist richtig Zeit gestempelt.

4.  Excel-Tabellen sind anfällig für Betrug, weil es einfach, Informationen zu ändern und schwer zu verfolgen, wer die Änderungen macht. Stellen Sie sich vor, wenn Ihr Kollege $1.000 statt $100.000 eingibt.

5.  Viele Nutzer kommen in Performance-Probleme, wenn sie mit großen Datenmengen arbeiten, viele Arbeitsblätter kombinieren oder Skripts enthalten. Systemüberlastung. Es nicht mit anderen Kleinunternehmen-Anwendungen zu integrieren, mit denen Sie Ihr Geschäft betreiben können. Beispielsweise integrieren Buchhaltungssoftware mit apps, die Verwaltung und Zeit-Folie Inventar.

6.  Transaktionen, die in Excel gehalten sind schwer zu finden. Beispielsweise erkennt Excel nicht automatisch doppelte Einträge. Statt Excel bietet eine bessere Möglichkeit, Ihr Geschäft zu führen dient es oft als eine Straßensperre zu sehen, das wirkliche Bild.

Warum ist die Buchhaltung-Software für die Wirtschaft

Es ist nicht nur einfach zu bedienen, aber es ist auch richtig. Cloud-basierte Software ist entworfen, um skalierbare, kostengünstige und auf Ihre Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten werden.

Kann man unbegrenzte Anzahl von Benutzern, aber können auf bestimmte Informationen geben Ihnen die Gewissheit, die sensible Daten heraus in der Wildnis nicht. Du bist garantiert maximale Verfügbarkeit der Software und Sicherungen erfolgen jede Nacht in hochsicheren, Offsite-Server, mit Frieden des Verstandes. Er nimmt auch den Druck auf Ihr Unternehmen zu angemessenen Speicher zu bieten, die kostspielig sein können.

Gibt es kleine Chance des Betrugs mit Buchhaltungssoftware, wie im System gibt es ein Audit-Trail. Er lässt keinen Raum für Zweifel über, was und wann getan hat.

Berichterstattung wird einfach und nimmt viel weniger Zeit. Gewinn-und Verlustrechnungen, Bilanzen, Lageberichte, Sales Steuererklärungen, Abschreibungen Zeitpläne und Fremdwährung-Gewinne und Verluste sind alle bereit, mit einem einzigen Klick.

Sieben Gründe warum Buchhaltungssoftware besser als Excel

1.  Boden Sie den mit Vertrauen

Ein easy-to-Use-Dashboard ist eine, die nicht fest sind auf sich selbst und wird Ihnen Vertrauen aus-gehen. Wenn Sie einen klaren finanziellen Blick von Anfang haben, müssen Sie keine Sorgen machen nicht informierte Geschäftsentscheidungen.

2.  Ihre Daten sind genaue

Echtzeit Finanzdaten des Unternehmens werden an einem zentralen Ort – online, in der Wolke gehalten. Bank-Abrechnungszeilen gefüttert werden in Ihre Software – es ist automatisch und verringert die Menge an Daten Eintrag und potentielle Fehler.

3.  Out-of-Box-Berichte

Erhalten die meisten der Berichte Sie je brauchen, mit ein paar Klicks – keine Notwendigkeit zu warten, bis Monatsende. Echtzeitberichte und Budgets sind einfach zu anzeigen und freigeben. Aufgaben wie Sales Steuererklärungen können in Minuten statt Stunden abgeschlossen werden.

4.  Aktuelle Informationen

Erstellen Sie die Informationen, die Ihre Investoren brauchen könnte, in einem Augenblick. Ihr kleine Unternehmen wird ausgerüstet werden, um seine Finanzen besser und genauer zu verwalten. Dies ist besonders wichtig um Steuerzeit, wenn Daten an einen Steuerberater oder Finanzberater weitergegeben werden. Finanzielle Steuerinformationen ist immer auf dem neuesten Stand und bereit, zu teilen.

5.  Haben Sie einen sauberen Audit trail

Alle historischen Informationen, die möglicherweise Ihre Investoren steht zur Verfügung. Ein richtige Prüfpfad sorgt dafür, dass Ihre Daten kompromittiert werden können nicht. Es zeichnet auch ein Dokument von jedem Geschäftsvorfall. Dazu gehören Kaufverträge, Zahlungen an Mitarbeiter und mehr. Mit einen kompletten Prüfpfad beruhigt Anleger über die Gültigkeit des Unternehmens und der Steuerabteilung Anforderungen gerecht wird.

6.  Es synchronisiert mit anderen Geschäftsanwendungen

Wenn Sie Cloud-basierte Software verwenden, werden Sie in der Lage, apps nutzen, die mit Ihren finanziellen Daten zu synchronisieren. Lagerverwaltung, Fakturierung und eine ganze Menge nehmen mehr Zeit und Umstände außerhalb des Kleinbetriebbuchhaltung.

7.  Zugriff auf Daten überall und jederzeit

Geben Sie jedem Mitglied Ihres Teams-Zugriffs Ihre Daten online jederzeit und überall (solange Sie ihnen Erlaubnis dazu erteilen.) Cloud-Software ermöglicht Ihnen, Ihre finanziellen Informationen mit Ihren Mitarbeitern, Buchhalter, Buchhalter oder Finanzberater zu teilen.

Es geht um das Wachstum Ihres Unternehmens zu lassen

Während es häufig schwierig sein kann, wie Sie Geschäfte machen und Veränderungen zu ändern, sind die möglichen Belohnungen riesig. Die Wahrheit ist, dass die Schrift an der Wand ist, wenn Sie nicht finden, es einfach zu schnell Ihrem Tagesgeschäft mit Excel verwalten.

Excel wurde einfach nicht gebaut, um die Buchhaltung-Software – zu ersetzen, so ist es Zeit, Ihr Unternehmen geben den Raum zu wachsen und erfolgreich zu sein, ohne Einschränkungen.

Mehr Beiträge zu diesem Thema oder jede Art von Buchhaltung Thema besuchen Sie einfach Cheyney Group Marketing. Wir arbeiten mit jeder Art von Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ihnen beizubringen, wie Sie intelligenter arbeiten — nicht härter. Cheyney Group Marketing sind auch eine Firma, die die Website und Praxis Entwicklungsdienstleistungen.

Som småföretagare betala du förmodligen en månatlig avgift för en bokförare, revisor eller en CPA. Troligtvis är du vända till dessa proffs för schablonskatt, bokföring och revision tjänster endast, men din revisor förmodligen vet din ekonomi som du, om inte bättre. Din revisor kan vara din partner att bygga en solid ekonomisk strategi.

Här är vad man ska leta efter i en revisor att få det mesta av förhållandet:

En betrodd rådgivare.

Din revisor har tillgång till alla dina finansiella data, och på längden på din relation, har förmodligen med ditt företag i vått och torrt. Revisorer är tal experter. De förstå bokslut och rapporter, och de vet redovisning programvara och bokföring metodtips in och ut. Med alla sina kunskaper, kan de hjälpa dig fatta rätt ekonomiska beslut för ditt företag, alltför.

Leta efter en revisor som är villig att hålla dig uppdaterad på dina böcker, men gå ett steg längre och ge dig råd om ekonomiska beslut. Du borde arbeta med din revisor på månadsbasis att granska alla viktiga nummer, och sedan fatta beslut och ställa in åtgärdsobjekt baserat på dessa möten att hålla ditt företag flyttar, växer, och ekonomiskt sund.

Slutligen, ser att din revisor (eller hitta en ny om din inte kommer att erbjuda dessa tjänster) som din CFO. En bra CFO ger finansiell analys för att hålla dig frisk och gå bortom datainmatning för bokföring eller arkivering skatter.

Långsiktiga mål.

en bra småföretag revisor kan hjälpa dig att göra omedelbara finansiella beslut, men också kan spela en roll i din långsiktiga strategi. I själva verket, enligt en undersökning som Sleeter grupp av små företag var ägare, affärsplanering och strategi de översta två tjänster de önskade deras revisorer som avses.

Som företagare, leta efter en revisor som kan ge råd när du anger budgetar, prognoser och mål för din verksamhet och kan ge värdefull input utifrån sina kunskaper om din ekonomi. Om du har problem med tal, vet inte om du är upprättandet av prognoser och budgetar korrekt, eller behöver hjälp förståelse om huruvida kostnaderna för arbetskraft bör kostnaden för varor eller kostnader, till exempel din revisor bör kunna hjälpa. Om de inte kan, sedan leta efter en som kan. Du måste maximera värdet du får från tjänsteleverantörer som en småföretagare.

Din revisor bör också kunna spela en roll i spåra dina framsteg mot dessa mål som du anger i din budgetar och prognoser, året runt. De ska förstå de milstolpar som du måste nå för att uppfylla de finansiella målen som du har angett tillsammans, när de ser något med den inriktning som ditt företag är på väg och hjälpa dig att få tillbaka på rätt spår.

Innovativ teknik.

Slutligen, leta efter en revisor som erbjuder nya och innovativa teknik verktyg för att se till att du både maximerar din tid och resurser. Den Sleeter gruppen undersökningen fann att en instrumentpanel att övervaka deras verksamhet var tredje mest önskad tjänst bland småföretagare. Kom ihåg, du är den revisor kund. Be om vad du behöver för att driva ditt företag bättre.

Finansiell spårning instrumentpaneler kan vara särskilt användbart för småföretagare eftersom de ofta är för upptagen med de dagliga driften av verksamheten att ha tid att analysera QuickBooks rapporter. Normalt kan dessa verktyg automatiskt importera finansiella data från QuickBooks eller andra bokföringsprogram och skapa automatiserade, enkla rapporter för att visa dig där ett företag står i korthet prognoser och mål.

Verktyg som online instrumentpaneler och online strategiska planeringsverktyg låt din revisor att spendera mer tid strategizing för ditt företag och mindre tid köra rapporter och knaprande nummer på ett ögonblick. Det finns revisorer där ute som är experter på att hjälpa dig med finansiell analys och har tagit sig tid att förstå ny teknik för att ge dig de bästa tjänsterna med de bästa verktyg som finns.

Om din revisor inte är en av dessa revisorer, är det dags att hitta någon som är. Nöj dig inte för en revisor som bara gör dina böcker och filer din skatt. Få hjälp och råd du behöver och vill ha från en revisor som är väl positionerat för att ge dig alla rätt tjänster till ett stort värde.

En indonesiska start kallas Jurnal, som är en moln-baserade bokföringsprogram för små till medelstora företag, meddelade idag att den fått utsäde finansiering för en hemlig summa från lokala riskkapitalbolag öst Ventures. Jurnal planer på att använda de nya medel att växa i laget och investera kraftigt i ytterligare produktutveckling.

Grundare Daniel Witono säger sin programvara förenklar och påskyndar processen bokföring. Det är också kan generera rapporter direkt, något som inte många konkurrerande produkter kan göra. "Vi är awesome eftersom vi serverar två parter, företag och revisorer, förklarar Witono. "[Vi tillhandahåller] lätt samarbete mellan revisorer och företagare genom en gemensam redovisning. Detta sparar tid och eliminerar redundanta poster."

Witonos bakgrund i datateknik, och han har tidigare arbetat på Microsoft och lokala epayments företaget Veritrans. Hans kollega grundare Anthony Kosasih har liknande kompetens, även om han också har lång erfarenhet av redovisning. När Kosasih var fortfarande i skolan, han körde sitt eget småföretag och säger han slösat bort en massa tid på bokföring. Som de befintliga lösningarna var dyrt och besvärligt, var detta ett problem som han märkte också i flera andra branscher.

"Med dess teknik, Jurnal kommer att hjälpa och påskynda indonesiska små och medelstora företag till en ny nivå av effektivitet. Daniel och Anthony har visat en stark passion och engagemang för att få det att hända,"säger Willson Cuaca, managing partner i öst Ventures.

Jurnals betawebbplats lanserades i januari, och sedan då det har tjänat 20 olika företag, inklusive lokala handlare, importörer, restauranger och nätbutiker. Sajten har omkring 100 registrerade användare, och Witono säger Jurnal mäter användaraktivitet baserat på antalet åtgärder "inloggad inom en viss tidsperiod." Enligt Witono konkurrerar platsen också med liknande produkter tillverkade av CPSSoft. Men Witono säger Jurnal är annorlunda, eftersom andra produkter är desktop-baserade och kräver hög nyinvesteringar.

För närvarande är Jurnal gratis att använda. I framtiden planerar start att införliva en prenumeration affärsmodell med priser som börjar på Rp 150 000 (US$ 11,50) per månad. Enligt grundarna har Jurnal kanten över andra redovisning programvara märken i Indonesien, eftersom de tenderar att ta ut höga initiala kostnader tillsammans med löpande underhållsavgifter. Grundarna av projektet att start kommer att locka fler än 5 000 företagare i slutet av detta år.

"Ägarna alltid behöver veta den nuvarande bilden av deras verksamhet att göra intelligenta beslut," förklarar Kosasih. "Men de flesta ägare har inte den förmågan eller tid för att förbereda rapporter [...] Prisvärd, utlagda revisorer med rätt verktyg kan hjälpa dem att få den. "

En indonesiska start kallas Jurnal, som är en moln-baserade bokföringsprogram för små till medelstora företag, meddelade idag att den fått utsäde finansiering för en hemlig summa från lokala riskkapitalbolag öst Ventures. Jurnal planer på att använda de nya medel att växa i laget och investera kraftigt i ytterligare produktutveckling.

Grundare Daniel Witono säger sin programvara förenklar och påskyndar processen bokföring. Det är också kan generera rapporter direkt, något som inte många konkurrerande produkter kan göra. "Vi är awesome eftersom vi serverar två parter, företag och revisorer, förklarar Witono. "[Vi tillhandahåller] lätt samarbete mellan revisorer och företagare genom en gemensam redovisning. Detta sparar tid och eliminerar redundanta poster."

Witonos bakgrund i datateknik, och han har tidigare arbetat på Microsoft och lokala epayments företaget Veritrans. Hans kollega grundare Anthony Kosasih har liknande kompetens, även om han också har lång erfarenhet av redovisning. När Kosasih var fortfarande i skolan, han körde sitt eget småföretag och säger han slösat bort en massa tid på bokföring. Som de befintliga lösningarna var dyrt och besvärligt, var detta ett problem som han märkte också i flera andra branscher.

"Med dess teknik, Jurnal kommer att hjälpa och påskynda indonesiska små och medelstora företag till en ny nivå av effektivitet. Daniel och Anthony har visat en stark passion och engagemang för att få det att hända,"säger Willson Cuaca, managing partner i öst Ventures.

Jurnals betawebbplats lanserades i januari, och sedan då det har tjänat 20 olika företag, inklusive lokala handlare, importörer, restauranger och nätbutiker. Sajten har omkring 100 registrerade användare, och Witono säger Jurnal mäter användaraktivitet baserat på antalet åtgärder "inloggad inom en viss tidsperiod." Enligt Witono konkurrerar platsen också med liknande produkter tillverkade av CPSSoft. Men Witono säger Jurnal är annorlunda, eftersom andra produkter är desktop-baserade och kräver hög nyinvesteringar.

För närvarande är Jurnal gratis att använda. I framtiden planerar start att införliva en prenumeration affärsmodell med priser som börjar på Rp 150 000 (US$ 11,50) per månad. Enligt grundarna har Jurnal kanten över andra redovisning programvara märken i Indonesien, eftersom de tenderar att ta ut höga initiala kostnader tillsammans med löpande underhållsavgifter. Grundarna av projektet att start kommer att locka fler än 5 000 företagare i slutet av detta år.

"Ägarna alltid behöver veta den nuvarande bilden av deras verksamhet att göra intelligenta beslut," förklarar Kosasih. "Men de flesta ägare har inte den förmågan eller tid för att förbereda rapporter [...] Prisvärd, utlagda revisorer med rätt verktyg kan hjälpa dem att få den. "