Tugas UTS Manajemen Perkantoran dan Kearsipan by Pintari Puspitasari https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv Pintari Puspitasari (12207193134) en-us 2021-05-03 13:55:37 UTC 2025-10-25 08:34:36 UTC hello@padlet.com https://padlet.net/icons/png/1f984.png puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485318030 Paradigma lama manajemen perkantoran meletakkan kajian manajemen perkantoran pada pekerjaan administratif untuk menunjang efisiensi kantor. Sedangkan Paradigma baru manajemen perkantoran meletakkankan kajiannya pada penyediaan layanan informasi dan komunikasi untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.


]]> 2021-05-03 14:05:47 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485318030 Hal yang mendasari diterapkannya asas ini yaitu kegiatan kantor ada di seluruh unit atau bagian organisasi. Dalam hal ini setiap manajer (kepala kantor) akan bertanggung jawab kepada kegiatan kantor yang ada di bawah pimpinannya dan setiap bagian tidak dapat melewati batas tanggung jawabnya. Jika diartikan secara umum, desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional. Misalnya seperti kepala bagian keuangan hanya akan bertanggung jwab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan saja. Contoh yang lainnya yakni urusan administrasi di bagian BAK Institut, BAK Fakultas, Laboratorium, Jurusan, dan Unit-unit lainnya. puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485348517 2021-05-03 14:11:47 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485348517 Asas perencanaan perlu diperhatikan dalam efisiensi pekerjaan kantor dikarenakan segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan agar dapat dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan dapat dievaluasi sehingga memperoleh hasil yang maksimal. Perencanaan merupakan penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matang dan pertimbangan- pertimbangan yang sebaik-baiknya. Misalnya semua surat yang dibuat atau diarsip haruslah jelas maksud dan manfaatnya. Jika tidak, berarti surat atau arsip tersebut tidak diperlukan. Perencanaan juga bermakna bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya, bukan dibiarkan tumbuh atau jalan dengan sendirinya. puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485372251 2021-05-03 14:16:18 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485372251 Kegiatan perkantoran berkedudukan sebagai faktor pencapaian tujuan organisasi secara langsung yang telah ditetapkan. Sulit dibayangkan apabila kegiatan-kegiatan yang berjalan tanpa data/ informasi. Hal ini dikarenakan setiap kegiatan pasti memerlukan data/ informasi sebagai salah satu masukan (input) di samping masukan yang lain seperti bahan dan energy. Di samping jasa atau barang, data/ informasi juga merupakan hasil dari setiap kegiatan. Dengan demikian kegiatan perkantoran yang kegiatan utamanya adalah menangani data/ informasi berpengaruh terhadap semua kegiatan dalam organisasi, baik pada tugas substansi organisasi maupun tugas-tugas fasilitatif lainnya. Keterkaitannya dengan kegiatan-kegiatan pimpinan, kegiatan perkantoran penting dalam menunjang penyelenggaraan fungsi dan peran pimpinan pada setiap tingkat. Setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi dan peran yang tidak mungkin lepas dari kebutuhan data/ informasi. puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485418004 2021-05-03 14:25:03 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485418004 Menurut saya akibat yang ditimbulkan apabila organisasi perkantoran tidak menerapkan praktik otomatisasi perkantoran antara lain pekerjaan akan lebih lambat dijalankan dan berantakan, sulit menangani informasi, memakan waktu lebih banyak ketika bekerja, pelayanan pada kantor lebih sempit, tidak dapat mengatasi masalah dengan tepat dan cepat, serta banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan. puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485428722 2021-05-03 14:26:56 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485428722 Arsip adalah pusat ingatan dari setiap organisasi, jika arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengolahannya, maka dapat berakibat pada pencapaian tujuan organisasi, sehingga organisasi akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Informasi yang terkandung dalam arsip bisa mencegah duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja. Suatu organisasi atau kantor yang tidak memiliki sistem kearsipan yang efisien akan sulit menemukan informasi yang disimpan dan pada akhirnya dapat menghambat proses selanjutnya. Dilihat dari segi waktu kecepatan pengambilan keputusan sangat tergantung pada cepat lambatnya pengambilan informasi dari tempat penyimpanan. Dengan sistem penyimpanan yang baik, maka akan dapat diketahui dimana informasi yang dibutuhkan tersimpan. puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485451327 2021-05-03 14:31:11 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485451327 a. Memilih arsip yang homogen dan disimpan dalam satu map. b. Penamaan arsip sesuai kegiatan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). c. Menghindari label Surat Masuk/ Keluar serta identifikasi dan memisahkan non arsip, seperti duplikasi berlebih, cetakan berlebih dan blanko kuesioner. d. Penatausahaan arsip aktif dan in aktif membutuhkan sarana yang sudah ditentukan. Arsip aktif membutuhkan sarana berupa guide, folder dan filing cabinet sementara untuk arsip in aktif sarana yang diperlukan adalah boks aktif, rak arsip dan label arsip. Perlu menjadi perhatian dan kesadaran bagi setiap pegawai bahwa penatausahaan arsip bukanlah pekerjaan instan melainkan sebuah proses yang terus berkelanjutan. Terlebih lagi untuk pegawai pemerintah pusat seperti DJKN dimana mobilitas mutasi pegawai cukup tinggi. Penatausahaan arsip yang baik memberikan banyak manfaat diantaranya tata kelola arsip yang baik akan memberikan kemudahan dalam pencarian arsip di kemudian hari, arsip merupakan dasar manajemen/ pondasi dalam penyusunan sebuah kebijakan dan keputusan serta wujud tertibnya tata kelola arsip merupakan bentuk profesionalitas dari sebuah organisasi. puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485479712 2021-05-03 14:36:29 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485479712 Penerimaan surat masuk dilaksanakan oleh pegawai tata usaha pada bagian pengelola arsip dinamis elektronik. Setelah surat dibaca kemudian akan dicopy, copy surat akan langsung dientry data pada Aplikasi Surat oleh arsiparis. Arsiparis yang satu juga akan mengetik isi surat pada lembar kartu kendali menggunakan mesin tik manual dan arsiparis yang lain kemudian menulis pada lembar disposisi sesuai isi surat. Kemudian kepala dinas menulis perintah tindak lanjut pada lembar disposisi yang menyertai surat. Setelah menulis lembar disposisi dan kartu kendali, surat diberikan kepada kepala tata usaha untuk dicek dan diberi paraf, selanjutnya diberikan kepada sekretaris dan diteruskan kepada kepala dinas untuk ditindaklanjuti. Surat kemudian diberikan kepada unit pengolah yang ditunjuk oleh kepala dinas untuk diproses. Setelah diproses surat tersebut disimpan pada unit pengolah arsip sampai masa retensi. puspitasaripintari1912 https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485498275 2021-05-03 14:40:08 UTC https://padlet.com/puspitasaripintari1912/nfmy613uooep0uvv/wish/1485498275