Son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control del proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios, por ejemplo cuando usted efectúa un deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada.

Manejo de for

• Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.

• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.

• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

• Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:

• Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.

• Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.

• Facilita el uso de la información dentro del proceso

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.

Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.

Resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área. Es el más genérico y debe ser conocido por todos los empleados, ya que busca plasmar toda el funcionamiento de la institución, tanto la actividad administrativa, como la ejecutiva y operativa.

Legisla y regula el modo en que deben ser llevadas a cabo todas las actividades de cada área. Las normas están dirigidas al personal según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple. Estos manuales reflejan la forma de la organización pero a menor escala, es decir, regulan las actividades, las operaciones y los roles de cada departamento en particular.

Determina y regula la actuación y dirección de una empresa en particular. No tiene que ver con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las políticas puntuales de la empresa. Este manual se enfoca en controlar y regular las actividades desempeñadas por los ejecutivos de la empresa.

 Regula cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Plantea las instrucciones para que los procesos (industriales, manufactureros y administrativos) que se llevan adelante en la organización, sean eficientes y eficaces.

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distribuir innecesariamente.

Cuando se utilizan adecuadamente los manuales, puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribución reducida.

Es importante hacer hincapié que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos, por tanto solo a ellos hay que proporcionárselos.

Se deben llevar a cabo sesiones periódicas para mantenerlos actualizados. Para ello es conveniente: Evaluar como se ha mejorado a partir de implementar el manual Establecer un calendario para actualizar el manual Designar un responsable de atender esta función.

La Formulación del Programa y los métodos para la implantación del nuevo sistema :

 El primer paso en la formulación del programa de implantación es determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización. Esto puede describirse perfectamente utilizando un diagrama de red o de flechas.

Una vez que el programa de implantación ha sido confeccionado y aprobado, el siguiente paso es reunir los recursos humanos y materiales que se estimaron necesarios para la operación del nuevo sistema. Se procede a elaborar los manuales e instructivos de trabajo, las formas de oficina, integrar el mobiliario, equipos y suministros requeridos para operar el nuevo aprobado.

Se procede a poner en operación el nuevo sistema al aplicar el método de implantación seleccionado; al realizar las actividades programadas y al seguir los lineamientos fijados en los manuales e instructivos.

En esta área los formularios son utilizados para establecer, por ejemplo, cómo han sido los ingresos en una línea de producción determinada.

Además, a través de un formulario, un administrador puede realizar comparaciones entre los gastos que tuvo la empresa el año pasado y los gastos proyectados para este año.

Los formularios también son utilizados por muchos negocios y empresas para que sus clientes realicen los pedidos de productos. Además, estos formularios permiten reunir información del cliente.

Un formulario común es el que tienen que rellenar los clientes que alquilan automóviles o motocicletas. En esta categoría se incluyen también los formularios de los bancos para ofrecer créditos y otros servicios.

Por ejemplo: en las consultas médicas, los pacientes −antes de ser examinados por el clínico− llenan un formulario donde responden preguntas sobre los síntomas, patologías o enfermedades que sufren, alergias a medicamentos y las enfermedades de los parientes cercanos, entre otras.

Son los que se dan en las oficinas de empleo de los estados para recopilar información de las personas que buscan trabajo.