# Lieblingsaufgabe

# FunFact

Success-up

Was waren Erfolge (kleine & große) seit dem letzten Workshop?

Was habe ich dazu beigetragen?

Fuck-up

Was ist mir weniger gut gelungen?

Was habe ich dazu beigetragen?

• Auswahl Prioritäten

• Organisation - wann mache ich was

• wo mache ich was

• Arbeitszeit

• ob ich mich unterbrechen lassen

• will ich aktiver Teil sein

• Kommunikation

Influence

• Auswahl Prioritäten

• Emotionen

• Weg zum Ziel

• Kommunikation

Concern

• Krankenstand von Kollegen

• Unternehmensentscheidungen

• 20.000 Baustellen gleichzeitig, nichts neues annehmen bevor das altes abgeschlossen ist (WIP Work in Progress aus Kanban - Begrenzung)

• sofort reagieren wollen II

• E-Mail nicht sofort bearbeiten

• undurchsichtige Baustellen annehmen

Start

• gewisse Anzahl an Aufgaben annehmen

• rausnehmen und strukturieren

• mehr AI im Arbeitsalltag, Kundenmail, Programm schreiben lassen

• Aufgaben in Outlook

• mehr nachhaken, dass Sachen durchdacht und abgesprochen werden

Go

• Nein sagen

• Outlook Aufgaben

• Blocker im Terminkalender

• weiter strukturiert arbeiten

• meine Infos gut an richtige Stellen weitergeben

1. Zeitblöcke für Selbstorganisation einplanen:

   • Reserviere feste Zeitfenster, z.B. 1-2 Stunden pro Woche, ausschließlich für Prozessoptimierungen und Selbstorganisation. In dieser Zeit werden keine anderen Aufgaben bearbeitet. Diese regelmäßigen "Selbstmanagement-Sessions" helfen dem Team, sich auf Verbesserungen zu konzentrieren, ohne sich gestört zu fühlen.

2. Prozessoptimierungen in Sprints umsetzen:

   • Wendet ein agiles Modell an, indem ihr Prozessoptimierungen als kleine Projekte (Sprints) plant. Z.B. legt einen Sprint mit einem konkreten Ziel fest, wie „Verbesserung des Ticket-Bearbeitungsprozesses“. Dadurch könnt ihr Schritt für Schritt Verbesserungen vornehmen, ohne den Arbeitsalltag zu sehr zu belasten.

3. Aufgaben priorisieren und delegieren:

   • Erstellt mit dem Team eine Prioritätenliste für Aufgaben. Identifiziert Aufgaben, die weniger dringend oder wichtig sind, und delegiert sie an Kollegen oder externe Partner, um Kapazitäten für wichtige Projekte freizumachen. So entsteht Raum für Selbstorganisationsaufgaben.

4. Automatisierung und Tools nutzen:

   • Setzt auf Automatisierung, wo immer es möglich ist. Nutzt Tools und Software, um manuelle und wiederholbare Aufgaben zu minimieren. Dadurch könnt ihr Arbeitszeit freimachen, die für die Prozessoptimierung genutzt werden kann.

5. Feedback-Schleifen einführen:

   • Führt regelmäßige, kurze Feedback-Sitzungen ein, z.B. einmal im Monat, um aktuelle Prozesse zu besprechen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese fokussierten Sessions ermöglichen es dem Team, Probleme proaktiv anzugehen und Prozessverbesserungen in den Arbeitsalltag zu integrieren.

2 Ideen für effizientes Arbeiten mit Outlook-Aufgaben und der To-Do-App:

1. Aufgaben aus E-Mails direkt in die To-Do-Liste übernehmen:

   • Wenn eine E-Mail eine Aufgabe enthält, erstelle direkt daraus eine Aufgabe in der To-Do-App. In Outlook lässt sich das einfach per Drag-and-Drop oder durch das „Flaggen“ von E-Mails umsetzen. Die To-Do-App synchronisiert sich automatisch, sodass die Aufgabe direkt in deinem Aufgabenmanagement erscheint.

2. Kategorisierung und Fälligkeitstermine setzen:

   • Nutze die Kategorisierungsfunktionen in Outlook und der To-Do-App, um Aufgaben zu priorisieren (z.B. durch Farben) und ordne jedem To-Do ein Fälligkeitsdatum zu. So hast Du einen klaren Überblick über dringende und wichtige Aufgaben und kannst die Selbstorganisation und Planung besser steuern.

2 Tipps für effiziente Abstimm-Meetings:

1. Agenda vorab festlegen und kommunizieren:

   • Schicke die Agenda mindestens 24 Stunden vor dem Meeting an alle Teilnehmer. Dies hilft den Teilnehmern, sich vorzubereiten und trägt dazu bei, dass das Meeting zielgerichtet bleibt. Definiere klare Ziele für das Meeting, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

2. Timeboxing und Moderation:

   • Setze für jeden Agendapunkt eine feste Zeitdauer und halte diese konsequent ein. Ein Moderator oder Timekeeper sollte die Einhaltung der Zeiten überwachen, um zu verhindern, dass Diskussionen abschweifen und das Meeting unnötig in die Länge gezogen wird.

Diese Ansätze können dazu beitragen, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und so mehr Zeit für wichtige Prozessoptimierungen und Projekte zu schaffen.

... den wertvollen Austausch

... Eure Offenheit

... Eure Bereitschaft die Axt zu schären :-)

Ich wünsche Euch erfolgreiches umsetzen. Bleibt dran, auch wenn es manchmal nicht ganz so leicht ist. 

Herzlichst, Renate

Consensus ist eine Anwendung, die sich auf das Durchsuchen von wissenschaftlichen Forschungsarbeiten spezialisiert hat