Teniendo en cuenta el comentario anterior, presento un caso de corrupción en una entidad privada, conllevando a dicha entidad a su liquidación y desaparición del mercado dejando a muchas familias sin sustento económico, por culpa de los excesos de confianza y pensar que solo con cumplir con el desarrollo del proceso es suficiente.

En una entidad inmobiliaria, siendo esta la encargada de administrar inmuebles para arriendo en modalidad vivienda o comerciales, se realiza un procedimiento de elaboración de contrato de arriendo con el cliente interesado en algún inmueble.

El contrato es un tipo documental de altísimo valor para la entidad, tanto legalmente, como comercialmente, en razón que representa un título valor.

Al ser una entidad privada y no estar regulada por la misma Ley de archivos que las entidades públicas, consideran que la gestión documental no es relevante en la organización, lo cual conllevo a que un colaborador de la entidad con malas intenciones detectara que ese tipo documental (contrato) no estaba controlado, ni resguardado en custodia como se debiera y podría ser manipulado por cualquier colaborador de la misma entidad.  Esto lo llevo a pensar “la ocasión hace al ladrón” y comenzó a realizar una serie de fraudes, que consistía en llamar a esos clientes morosos que tenían contratos con la inmobiliaria en calidad de arriendo y prometerles que, si le daban cierta cantidad de dinero proporcional a la deuda, como método de pago, quedarían a paz y salvo con la entidad y no necesitarían pagar la totalidad y mucho menos los intereses.

Esta persona, extraía los contratos originales y cuando se materializaba su fechoría delante del cliente destruía el contrato y le expedía un paz y salvo con firma ya digital del gerente y con membrete de la empresa, corroborando que estaba libre de deuda por todo concepto.

En mi opinión y basado en lo leído del artículo, donde se refleja el que hacer de la función archivística de una manera detalla como mecanismos para minorizar el riesgo de corrupción, pienso que una posible solución es inicialmente, darle control y roles de custodia a quien elabora y gestiona el contrato de arriendo con los clientes, bien sea utilizando un papel especial para evitar la falsificación, resguardo en una caja fuerte mientras el contrato este vigente, darle custodia a los documentos contando con el personal de archivo capacitado y brindar criterios de organización, en cuanto a un numero consecutivo de contrato y orden ascendente por fecha de elaboración, todo lo anterior debe ser documentado por escrito, dejando establecido el procedimiento y tratamiento, evitando que cualquier persona tenga acceso a los documentos confidenciales.

Es posible que dicho documento en algún momento de su gestión dentro de la entidad tenga que ser suministrado a otras áreas para cumplir otros procesos, donde también es indispensable establecer mecanismos de control, en cuanto a quien solicita y si esta autorizado para manipular el documento, traduciéndose en controlar por medio de un formato o plataforma digital el seguimiento de préstamo y extracción del documento para cumplir otro proceso administrativo.