https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo Työpaja torstai 9.2 en-us 2023-02-08 08:37:15 UTC 2023-02-09 09:44:20 UTC hello@padlet.com miahayrinen https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473068564 2023-02-08 08:38:58 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473068564 miahayrinen https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473070338 Projektin tavoite on parantaa käsittelyajoista viestimistä asiakkaalle kaikissa asiakaskanavissa.

1. Työpajan tavoite on:

- Saada käsitys siitä, millaisen prosessin tai tehtäväsarjan läpi käsittelyaika-arviot kulkevat virastossa, ennen kuin ne julkaistaan asiakkaille. 

- Saada käsitys siitä, millaisia ongelmia nykyisessä käytännössä on asiakkaan kannalta. 

Seuraavassa työpajassa pohditaan ratkaisuja tunnistettuihin ongelmiin. Toiseen työpajaan mennessä on tehty asiakaskysely ongelmista sekä kysely erityisesti palvelupisteille. 


Työpajassa edustajat neuvontapalveluista, palvelupisteiltä, Kamusta, viestinnästä sekä lukasta edustaja, joka tuntee kommentointirutiinit.]]> 2023-02-08 08:40:56 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473070338 miahayrinen https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473422350 2023-02-08 13:41:32 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473422350 miahayrinen https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473424025 Tulevaisuuden epävarmuus, tilanteiden moninaisuus & lainsäädännön kiemurat. - Ei ole yhteisiä käytäntöjä, koska prosessit ovat niin erilaisia. Asiakas ei saa juuri omaan hakemukseensa liittyvää arviota. - Yhtenäinen ja selkeä linja puuttuu. - Käsittelyperusteen sisällä käsittelyaika voi olla 1-2 viikkoa tai yli vuosi hakemuksesta riippuen. -1. Asiakkaat ei ymmärrä, että arvio ei ole lupaus.
2. Käsittelyajat ylipäätään hurjan pitkiä
3. "Salassapidettäviä tietoja" kästtelyajan venymiseen vaikuttavista tekijöistä (supo, keskeneräinen rikosprosessi, tietyn maan viranomaisten hitaus ja epäluotettavuus)
4. Sattuman vaikutus (palvelupisteillä tehtävät päätökset). -Prosessit eivät ole asiakkaalle läpinäkyviä. Eri hakemusperusteiden prosessit pitäisi olla läpinäkyvämpiä ja se, mitä hakemukselle tapahtuu vastaanottamisen jälkeen. - Viestintä on vaikeaa, koska hakemusperusteita on niin paljon ja asiakas ei välttämättä osaa tai jaksa vastata kysymyksiin, että käsittelyaikaa saisi paremmin ilmoitettua kun se kuitenkin on niin ympäripyöreä.]]> 2023-02-08 13:42:45 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473424025 miahayrinen https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473449309 2023-02-08 13:58:19 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473449309 https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473553034 2023-02-08 14:50:53 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473553034 https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473553916 2023-02-08 14:51:25 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2473553916 https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2474596204 - Mitä hyötyä, että käsittelyajat päivitetään niin usein? Muutokset ovat kuitenkin usein pieniä. Poislukien kausittaiset vaihtelut, vaikka opiskeljat. Kausivaihtelun tai lyhyen käsittelyajan kautta esim, niissä olisi useammin arviot.
- Mitä pitäisi tapahtua arvioille, joissa tipan arvio on eri kuin viimeisin päivitetty arvio, mutta joita luka ei ole kommentoinut mitenkään?
- Mitä pitäisi tapahtua arvioille, joissa tipan arvio on eri kuin viimeisin päivitetty arvio, mutta joita luka on kommentoinut, ettei arviossa ole tapahtunut muutosta? (Dokumentoinnin epäselvyys.)

- asiakkaiden kohdalla suurin epätasa-arvo, että osa päätöksistä ehditään tehdä palvelupisteillä, jolloin hakija saa päätöksen hyvin nopeasti ja osa siirretään tulosalueelle ja niissä voi kestää kauankin.

- Verkkohakijoiden on välillä vaikea muistaa/hahmottaa, että käsittelyajan laskeminen alkaa (useimmiten) vasta tunnistautumiskäynnistä. Asiakkaan näkökulmasta käsittely alkaa hakemuksen lähettämisestä.

Päivittämisessä on paljon vaiheita, etenkin sellaisia, jotka vaativat manuaalista työtä. 

Joidenkin hakemusten osalta käsittelyajat pitenevät koko ajan alkuperäisin annetusta 

Haluavat vaihtaa hakuperustetta pysyvästä jatkolupaan pitkän käsittelyn vuoksi. (jättävät rinnalle toisen hakemuksen) - Virastotason priorisointi lupien resursseissa.

Miksi käsittelyajoista ei voisi ilmoittaa ”max.” -aikaa, lyhintä aikaa ja jonkinlaista keskiarvoa viikkojen/kuukausien tarkkuudella. ]]> 2023-02-09 07:25:32 UTC https://padlet.com/miahayrinen/michphsvg5qgwtmo/wish/2474596204