PowerPoint es un programa informático de Microsoft que sirve para hacer presentaciones. Estas pueden ser de texto esquematizado, de diapositivas o de animaciones de texto e imagen a las que se les puede aplicar diferentes diseños. Permite crear presentaciones de todo tipo con texto esquematizado y con gran cantidad de elementos: sonoros, audiovisuales, interactivos, gráficos, escritos... Partiendo de una plantilla más o menos elaborada (e incluso en blanco, para los más manitas) podemos crear una ponencia compuesta de un conjunto de pantallas llamadas aquí "diapositivas “que proyectaremos a través de nuestro ordenador para narrar la historia que queremos vender, ya sea a nuestros potenciales clientes, nuestros profesores o nuestros estudiantes. Aunque existen otros, s u formato de guardado más común y habitual es el PPT.

Las diapositivas se elaboran en documentos con capacidades multimedia y se enlazan unas con otras de manera secuencial. Sus características lo convierten en una herramienta muy dinámica por lo que es ampliamente utilizado en ámbitos profesionales y académicos. Se utiliza en casos como los siguientes:

 

Exponer trabajos

Presentar informes estadísticos o contables.

Crear tutoriales.

Crear álbumes de fotos.

Hacer cuestionarios.

No es casual que el uso de Power Point esté tan difundido. Este software cuenta con un gran número de ventajas que lo hace el preferido de una gran cantidad de usuarios, sobre todo de aquellos con conocimientos básicos de informática.

 

Entre las ventajas más destacadas se pueden enumerar las siguientes:

 

Diversas maneras de expresar la información

Esta herramienta ofimática le permite al usuario incluir una gran cantidad de formas para expresar la información. Algunas de ellas son:

 

Imágenes

Gráficos

Tablas

Texto

Audios

Videos

Formas

De esta manera, la creatividad del usuario tiene mucho que ver en la forma de presentar una información. Así mismo, esta posibilidad es una excelente ventaja pues la diversidad de fuentes beneficia la comprensión de la audiencia.

 

Opciones de personalización

Todo lo que se inserta en las diapositivas de Power Point es sensible al amplio espectro de personalización con el que cuenta esta herramienta. Estas opciones incluyen: colores, bordes, fondos, formas, tamaño, diseños, transiciones, animaciones y mucho más.

 

Con la personalización de las dispositivas, es posible que el usuario le dé a la presentación una imagen mucho más institucional, ideal para presentaciones académicas y laborales donde es necesario mantener la identidad organizacional. A través de estas opciones de personalización, solo la creatividad del usuario es el límite.

 

Creación de materiales con vinculación

Es posible la creación de un amplio espectro de vinculaciones internas y externas en la presentación. Con esta opción, se puede dirigir la presentación hacia cualquier fuente como, por ejemplo: documentos de Word, documentos de Excel, páginas web, otros documentos de Power Point, y muchos más.

 

Así mismo, es posible crear vínculos internos en la presentación para saltar de diapositivas o regresar a ellas con facilidad. Esto permite una navegación muy funcional dentro de la presentación.

 

Cantidad de plantillas disponibles

El usuario cuenta con un buen número de opciones de plantillas disponibles de manera predeterminada. Sin embargo, también es posible crear plantillas propias personalizadas o buscar en la web plantillas según preferencias.

 

En estas plantillas, se pueden encontrar diversas maneras de organizar la información, diversas imágenes de fondo, distintas paletas de colores y más. Sin embargo, cada plantilla que se escoge cuenta con cierta variedad de opciones para modificarla, en cuanto a diseños, paleta de colores, distribución de la información y más.

 

Excelentes herramientas para la modalidad de presentación

Al realizar la presentación, el usuario cuenta con muy buenas herramientas para facilitar la presentación. Entre estas se encuentran:

 

Botones de navegación: siguiente, previa, última diapositiva vista, pausa y finalización de presentación.

Opciones para señalar, destacar o incluir información: puntero láser, pluma, resaltador y borrador.

Vista global de las dispositivas

Zoom para detallar información

Vista de moderados, para saber cuál diapositiva sigue, tiempo de la presentación y tener a la vista las herramientas de presentación.

Material animado

Power Point permite insertar animaciones diversas a toda la información presente en la diapositiva. Esta opción bien utilizada puede favorecer la atención de la audiencia en la presentación.

 

Las animaciones pueden ser utilizadas de manera muy eficiente para hacer ejemplificaciones o sorprender a la audiencia. Se pueden añadir animaciones para entradas, salidas, énfasis y más. En el ámbito de la educación para niños y adolescentes, así como del marketing, estas opciones son bastante apreciadas.

 

Imprimible

Las diapositivas cuentan con un formato sensible a impresión. Aunque se puede perder parte de la información de la presentación como transiciones, audios, videos y animaciones, toda la información visual y escrita presente en las diapositivas se mantienen: textos, tablas, imágenes y gráficos.

 

Una versión imprimible se puede utilizar para que el presentador se guíe, también como anexo de informes impresos o con otros fines.

 

Todas las herramientas son perfectibles, Power Point no es la excepción. A través del uso de este software, podrá notar que hay opciones que podría necesitar, pero que no están disponibles.

 

Espacio en diapositivas limitado

Cuando el usuario necesita colocar numerosa información para ser vista a la vez como líneas de tiempo, tablas grandes u otras; es posible que sienta que requiere de mayor espacio para una mejor presentación.

 

Si bien es cierto que el tamaño de las diapositivas es personalizable, también es cierto que siempre el espacio es un poco reducido y obliga a simplificar la información o encontrar una manera diferente de exponerla.

 

Distractores

Si se colocan demasiadas transiciones y animaciones, es posible que la atención de la audiencia no sea la más óptima. Lo mismo sucede con el uso excesivo de colores, de mucha información en una misma diapositiva o de numerosas diapositivas.

 

Muchas veces resulta difícil la creación de materiales que no contengan elementos distractores, por lo que es algo con lo que hay que lidiar.

 

Difícil búsqueda en modo presentación

Durante la presentación, se pueden presentar ciertas dificultades para conseguir una dispositiva específica sin salir de la vista de la presentación, lo que puede ocasionar que el presentador pierda tiempo o parte de la atención de su audiencia.

 

Para lograr encontrar una diapositiva con facilidad durante el transcurso de la presentación es necesario tener un excelente dominio de la herramienta, lo cual no es lo común; pues los usuarios comunes de esta herramienta son principiantes o con conocimiento básicos.

 

Menos actualizado

Actualmente, existen opciones de presentaciones bastante avanzadas, con opciones múltiples y muy funcionales. Power Point parece haber quedado un poco atrás en esta evolución. Es por ello que, para usuarios avanzados, no es la herramienta de presentaciones más apropiada de utilizar.

 

A lo largo del tiempo, Power Point ha evolucionado, pero dentro de ciertas limitaciones que no le han permitido actualizarse por completo.

 

Ciertas incompatibilidades en el formato

El formato de Power Point puede generar serias dificultades ante incompatibilidades, dadas por versiones anteriores del software o por el uso de herramientas ofimáticas diferentes. Las dificultades son muy variadas, desde la eliminación de animaciones y transiciones hasta la modificación de las diapositivas.

 

Este tipo de dificultades pueden generar pérdidas de tiempo, serios problemas durante la presentación y más. Para evitar este tipo de complicaciones, el usuario pude guardar el archivo con un formato en PDF; sin embargo, se perderán muchas opciones de presentación. Así que para realizar presentaciones con archivos de Power Point creados en otros ordenadores, parece necesario verificarlos detalladamente antes de iniciar la presentación.

 

Peso de los archivos

Cuando se incluyen diversas imágenes, audios, videos, transiciones y animaciones, el peso del archivo crece de manera sustancial. Esto puede ocasionar dificultades para enviar o compartir el archivo o incluso para abrir el archivo se puede llevar más tiempo del deseado, dependiendo del ordenador.

 

Esto hace necesario que se comparta y se abra el archivo con anticipación antes de la presentación.

 

Formatos de Simplificación

Por la naturaleza de Power Point, muchas veces se tiene que simplificar la información requerida a su mínima expresión; esto puede ser una gran desventaja para algunos usuarios avanzados.

 

Esto hace que Power Point no sea la mejor elección para la presentación de contenido muy amplio o complejo. El usuario se ve en la necesidad de explorar otras opciones.

Hasta la compañía de Redmond tiene su propia alternativa a PowerPoint. Se trata de Sway, y para acceder a este servicio gratuito, es necesario tener una cuenta de Microsoft. Proporciona plantillas para boletín interno, presentaciones, hojas de vida, colección de fotos, vacaciones e informes, principalmente, aunque también da la posibilidad de comenzar desde cero. Para aquellos que buscan sencillez, esta es la opción a la que tienen que ir.

Esta plataforma no solo permite crear presentaciones con atractivas platillas, según el tema que se aborde. También es una excelente herramienta para aquellos que buscan actualizar su currículum vitae, generar un reporte, plasmar ideas en una infografía o diseñar una invitación para un evento. En su versión gratuita, Canva da una experiencia completa, así que la recomendación es iniciar con esta y ya después valorar si sí vale la pena invertir en su modalidad de pago. ¡Ah!, por cierto, el servicio destaca por ser intuitivo para cualquier tipo de usuario.

La compañía californiana se caracteriza por contar con una alternativa para cualquiera de las plataformas más reconocidas de Office, y no es la excepción con PowerPoint. En Presentaciones de Google, es posible crear y editar rápidamente este tipo de archivos, así como acceder a los mismos, incluso desde el teléfono, lo que abre las posibilidades de presentación. Integra diversos temas para “arrancar” de inmediato y da la posibilidad de colaborar remotamente con otros para aquellos proyectos en equipo, eso sin contar que se trata de una opción completamente gratuita.

A diferencia de otras herramientas de su tipo, Genially promete que no es necesario saber de programación o diseño para crear contenidos visualmente atractivos y eficaces, desde presentaciones hasta infografías, pasando por guías, videopresentaciones, stories, marca personal y learning experiences. Además de cientos de plantillas disponibles para comenzar rápidamente, ofrece la opción de saber cómo están siendo utilizadas las creaciones en tiempo real. Ofrece diversos planes, incluyendo uno gratuito, para que incluso equipos completos logren impactar con sus ideas.