Un acceso rápido a determinada información y por ende mejora tanto en tiempos como en resultados el servicio a los usuarios.

Motivar a todo tipo de funcionario de las compañías para requerimientos de cualquier índole con excelentes resultados.

Generar información e indicadores los cuales permiten analizar, comparar estudiar para detectar fallas y así mismo tener el control del sistema.

Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados de un sistema de información que tiene unos elementos claros y en dado caso sustentados para prever cualquier tipo de requerimientos.

Evita la pérdida de tiempo en la organización de la información ya que realizándola de forma manual se corre el riesgo de no dar la investigación correcta.

Hay mayor interés en la creación de nuevos procesos de trabajo debido a la facilidad que brinda para la obtención y el procesamiento de información.

Se hace más efectiva la comunicación entre procesos y por lo tanto entre grupos de trabajo, una comunicación de diferentes instancias con los mismos resultados ágiles y confiables.

Sistema de Seguimiento a los Recursos de Gratuidad: Aplicativo para hacer seguimiento a los recursos del SGP girados para la gratuidad de la educación preescolar, básica y media del país.

 DESCRIPCIÓN DE LA IMPORTANCIA Y FUNCIÓN DEL SISTEMA.
Su importancia radica en que permite garantizar que los recursos destinados para gratuidad lleguen a su destino de manera correcta y efectiva, y que la inversión del dinero de la Nación repercuta de manera positiva en la educación del país. Alcaldes y directivos de los establecimientos de educación preescolar, básica y media del país que reciben recursos destinados para la gratuidad de la educación.
ESPECIFICACIÓN DE LOS USUARIOS A LOS CUALES VA DIRIGIDO.
Va dirigido a Alcaldes y directivos de los establecimientos de educación preescolar, básica y media del país que reciben recursos destinados para la gratuidad de la educación.
2. Sistema de seguimiento:
Su importancia radica en que Le permite a los gobernadores, alcaldes, directivos de establecimientos educativos y demás interesados hacer un seguimiento al cumplimiento de sus objetivos, a la cobertura y calidad de educación que ofrecen en las instituciones. Con la información de este sistema, se apoya y facilita la toma de decisiones que tienen en cuenta la planta docente y la matrícula.
Va dirigido a la Ciudadanía en general, especialmente autoridades departamentales, municipales y directivos de instituciones de educación preescolar, básica y media.
3. SIMAT: Sistema integrado de matricula.
Su importancia se basa en que mediante la automatización del proceso de matrícula, a través del SIMAT, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información. De esta manera, se mejoran los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula, y por ende el servicio a la comunidad. 
Va dirigido a las Secretarías de Educación.

 

 

Es importante porque la información del sistema no sólo se usa en el monitoreo de la calidad educativa del sector privado (complementario a las pruebas SABER), sino que alimenta a la herramienta "Buscando Colegio", diseñada para dar a las familias información de calidad y tarifas de los establecimientos educativos, además de servir como directorio del sector.
Va dirigido a los Establecimientos educativos, secretarías de educación y Ministerio.
3. BUSCANDO COLEGIO
Es importante porque este aplicativo es parte del proyecto estratégico 'Sistema de Información Nacional de la Educación Básica y Media'. Permite que la comunidad educativa tome decisiones y haga veeduría de la información suministrada. Por ejemplo, los padres y madres interesados pueden buscar una institución educativa que brinde la formación que desean para su hijo o hija.
Va dirigido a La ciudadanía en general, especialmente la comunidad educativa.   

 

Facilita la gestión, la planeación y toma de decisiones, orienta a las IES en los procesos de mejoramiento a partir de la identificación de mejores prácticas, ayuda a la auto regulación del sector, simplifica el proceso de reporte de información, sirve como marco de referencia.
Va dirigido a: instituciones de educación superior,

estudiantes de educación superior,

directivos y docentes de la educación superior,

orientadores profesionales,

estudiantes de último grado de educación media,

padres de familia,

empresarios y empleadores,

investigadores,

organismos, gubernamentales y no gubernamentales.
2.  SPADIES:

Sistema de Prevención y Análisis a la Deserción en las Instituciones de Educación Superior

Su importancia radica en que: Permite hacer seguimiento al comportamiento de la deserción en educación superior.
Calcula el riesgo de deserción de cada estudiante y clasificarlos por grupos.

Facilita la elección y la evaluación de estrategias para cada una de las situaciones que influyen en el abandono de los estudios: situación del estudiante, programa académico, la institución, entre otras.

Facilita la consulta, la consolidación, la interpretación y el uso de la información sobre deserción (tablas, gráficos, por diversos criterios).
Va dirigido a estudiantes y orientadores profesionales,

Directivos y docentes de la educación superior,

Investigadores,

Organismos gubernamentales y no gubernamentales. 

 3. SACES: Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior. 
Mediante la automatización del proceso de matrícula, a través del SIMAT, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información. De esta manera, se mejoran los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula, y por ende el servicio a la comunidad.

A las Secretarías de Educación. Este sistema es una de las estrategias del proyecto de modernización de Secretarías. Este aplicativo es parte del proyecto estratégico 'Sistema de Información Nacional de la Educación Básica y Media'. Permite que la comunidad educativa tome decisiones y haga veeduría de la información suministrada. Por ejemplo, los padres y madres interesados pueden buscar una institución educativa que brinde la formación que desean para su hijo o hija.

La ciudadanía en general, especialmente la comunidad educativa. Su importancia radica en que es un sistema creado para que las Instituciones de Educación Superior (IES) realicen de forma automática los trámites asociados al proceso de Registro Calificado y de tipo institucional como:

Reconocimiento de Personería Jurídica

Aprobación de estudio de factibilidad para Instituciones de Educación Superior públicas

Cambio de Carácter

Reconocimiento como universidad

Redefinición para el ofrecimiento de ciclos propedéuticos

Autorización de creación de seccionales Va dirigido a las Instituciones de Educación Superior. Hace parte del servicio público educativo y responde a los fines de la educación consagrados en el artículo 5° de la Ley 115 de 1994. Esta se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar, en aspectos académicos o laborales y conduce a la obtención de certificados de aptitud ocupacional. La ciudadanía en general, especialmente la comunidad educativa.

Su importancia radica en que es un sistema creado para que las Instituciones de Educación Superior (IES) realicen de forma automática los trámites asociados al proceso de Registro Calificado y de tipo institucional como:

Reconocimiento de Personería Jurídica

Aprobación de estudio de factibilidad para Instituciones de Educación Superior públicas

Cambio de Carácter

Reconocimiento como universidad

Redefinición para el ofrecimiento de ciclos propedéuticos

Autorización de creación de seccionales Va dirigido a las Instituciones de Educación Superior. Hace parte del servicio público educativo y responde a los fines de la educación consagrados en el artículo 5° de la Ley 115 de 1994. Esta se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar, en aspectos académicos o laborales y conduce a la obtención de certificados de aptitud ocupacional. La ciudadanía en general, especialmente la comunidad educativa.
Va dirigido a las Instituciones de Educación Superior.