"ctrl" + "~" - podgląd/odgląd zastosowanych formuł w pliku

Skróty edycji:

"ctrl"+ strzałka - przeskakiwanie między wyrazami

"ctrl"+'shift"+"%" - formatowanie procentowe, bez miejsc po przecinku

"f2" - sprawdzenie poprawności/edycja

"f4" - zmiana na odwołania względne/bezwzględne/mieszane

"ctrl"+"enter" - zatwierdzanie do obliczenia formuły mieszanej

"alt" + "=" - skrót do funkcji SUMY

"shift+f11" - utwórz nowy arkusz

"ctrl"+"n" - utwórz nowy plik

"ctrl+w" - zamknij arkusz

"Ctrl + 9" - ukryj wiersze

"ctro+0" ukryj kolumny

 "lewy przycisk myszy+ctrl" poprzez przytrzymanie i przesunięcie myszą kopiujmy arkusz

 "ctrl+shift+enter" - filtruj

POLECENIA:
Użyj skrótu
1. "ctrl" + "~" i a nast "fn+"f4" i dokończ formuły.

2. Najedź na komórkę naciśnij "fn" +"f2" i "delete" następnie "enter" i "crt+Z"

3. Różnica w zakresach suma od do znak ":" w formule sumy, wybrane elementy sumowania znak ";" w formule sumy)

Nie wchodząc w szczegóły obliczeń w poszczególnych komórkach zmienimy wartość przechowywaną w komórce C10 na 12%.

Wystarczy, że klikniesz na komórkę C10 (tą która przechowuje/pokazuje wartość 13,71%).

Wtedy się ona zaznaczy i możesz zobaczyć jej nazwę w polu nazwy (rys. 0.2-2), a wartość lub obliczenie jakie jest w niej przechowywane możesz zobaczyć dokładniej w pasku formuły (rys. 0.2-2).

Pytania pomocnicze

• Czy zmieniając wartość przechowywaną w pojedynczej komórce mogę wpłynąć na wynik wielu obliczeń?

• Czyli pokazałeś, że Excel radzi sobie z obliczeniami, a jak z zarządzaniem danymi, czyli m.in. sortowaniem, filtrowaniem itp. to wygląda?

Wystarczy, że na dole ekranu klikniesz lewym przyciskiem myszy na nazwie (zakładce arkusza) TabelaDoSortowania (rys. 0.2-4) i pokażą Ci się komórki, a tym samym dane przechowywane na innym arkuszu.

Tym razem chodzi nam o prosty przykład z sortowaniem danych. Specjalnie dwa wiersze w tabeli po lewej są pokolorowane, żeby pokazać Ci, że Excel zachowuje powiązania między danymi, czyli przy sortowaniu są przemieszczane całe wiersze.

Wstążki (zakładki menu) są dzielone na grupy, w których znajdują się powiązane polecenia.

Wstążka dzieli się na karty (poniżej), które są dzielone na grupy, w których znajdują się powiązane polecenia:

• Narzędzia główne - przede wszystkim do pracy z tekstem, kolorami czcionki, wypełnienia itp.

• Wstaw - służy do wstawiania m.in. takich elementów jak obrazy, tabele, obrazy clipart, wykresy, wzory itp.

• Układ strony - przydatny przede wszystkim, przy ustawianiu parametrów drukowania.

• Formuły - do wstawiania funkcji oraz sprawdzania i zarządzania formułami i zależnościami między nimi.

• Dane - służy do zarządzania danymi. Na pierwszym miejscu jest sortowanie i filtrowanie, ale są też opcje grupowania, usuwania duplikatów i inne.

• Recenzje - pozwala umieszczasz komentarze, zarządzać nimi, sprawdzać pisownię oraz chronić dane, które przechowujesz w komórkach i arkuszach.

• Widok - czyli o tym jak wygląda arkusz i jak prezentowanych jest wiele plików jednocześnie w Excelu.

• Deweloperzy - bardziej zaawansowane opcje, pozwalające m.in. wstawiać przyciski i tworzyć makra. Domyślnie nie jest widoczna (musisz ją włączyć - o tym później).

• Karty dodatków i obsługi elementów Excela - w zależności jakie dodatki zainstalujesz do Excela, oraz jakie elementy masz zaznaczone mogą się pojawić dodatkowe karty np: jeśli masz zaznaczony wykres to pojawiają się karty Narzędzi wykresów (rys. 0.3-1, więcej o wykresach w dalszej części szkolenia).

Karty zmieniają się w zależności od szerokości okno Excela. Im węższe, tym węższe są poszczególne polecenia (ich ikony). Grupy się zwężają i na wierzchu są pokazywane, tylko najczęściej używane polecenia (rys. 0.3-2).

Skorzystajmy z prostego polecenia z karty Narzędzia główne – pogrubienia (rys. 0.3-3).

Na arkuszu NiesformatowaneDane mamy wpisane niesformatowane dane, które brzydko się prezentują.

Podstawą przy prezentacji danych, jest przynajmniej odróżnienie nagłówków kolumn od reszty danych przynajmniej przez ich pogrubienie.

Zaznaczanie i pogrubianie czcionki:

Wystarczy, że klikniesz lewym przyciskiem myszy w komórkę A1 (tą, która zawiera tekst Pracownik), a następnie wciąż trzymając wciśnięty lewy klawisz myszki przeciągniesz myszką do samego końca tekstów w prawo (rys. 0.3-4).

Uwaga: nawet jak usuniesz informację z komórki (np.: zaznaczając ją lub zakres komórek i naciskając klawisz Delete), to jeśli później ponownie wpiszesz tekst lub liczbę do tej komórki to będzie on wciąż pogrubiony

• Pole nazwy (rys. 0.2-2), które pokazuje Ci nazwę aktywnej komórki lub zaznaczonego zakresu.

• Pasek formuły (rys. 0.2-2a), gdzie dokładniej możesz zobaczyć co jest wpisane w komórce, ponieważ to co widzisz na arkuszu (kolejny element Excela – rys. 0.3-5), to są już obliczone wyniki w dodatku odpowiednio sformatowane.

Arkusze są dzielone na kolumny (standardowo nazywane alfabetycznie od A do XFD) i wiersze (numerowane od 1 do 1048576) (od Excela 2007). Na przecięciach wierszy z kolumnami znajdują się komórki, które swą nazwę dostają od nazwy kolumny, w której się znajdują i numeru wiersza, w którym są.

Aby poszerzyć komórkę wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszy na linie podziału kolumn "C" l "D" (automatyczne dopasowanie szerokości kolumby do najdłuższej liczby)

Analogicznie dokonujesz zmiany wysokości wierszy.

Teraz spróbujemy zaznaczyć zakres kliknij komórkę na przecięciu kolumny D i wiersza 5 poprze kliknięcie lewym myszy w nazwę kolumny, a następnie trzymając klawisz ctrl w 5 wiersz.

Uwaga: Klawisz Ctrl pomoże Ci jeśli będziesz chciał zaznaczać zakresy nie sąsiadujące ze sobą. Wystarczy, że będziesz go trzymał, a za pomocą myszy (trzymając i puszczając lewy klawisz myszki, zaznaczał kolejne zakresy danych). Może Ci to ułatwić zadanie przy formatowaniu komórek (formatowaniu liczbowym, koloru wypełnienia komórek, wielkości czcionki itp.).

Został jeszcze jeden ważny element Excela – pasek informacyjny, tylko zanim na niego spojrzysz zaznacz sobie zakres komórek od komórki B2 do komórki D3.

Teraz jeśli spojrzysz na dół okna Excela to zobaczysz pasek informacyjny (rys. 0.3-12). Z jego lewej strony powinieneś teraz zobaczyć napis Gotowy.

To jest informacja w jakim trybie jest Excel. Tryb gotowy, oznacz, że Excel nie czeka na Twoje działanie – czeka aż zaczniesz edytować dane (tryb Edycji), wpisywać dane (tryb Wprowadź) lub zaczniesz wskazywać odwołania do danych (tryb Wskaż).

Tryby mają znaczenie przy wpisywaniu formuł. Jeśli Excel jest w trybie wskazywania (podczas edycji wartości komórki), to kliknięcie na komórkę na pewno spowoduje wstawienie jej nazwy (odwołania do niej – więcej na temat odwołań w dalszej części szkolenia), a w pozostałych trybach, nie zawsze nastąpi przejście do trybu wskazywania i czasami możesz wyjść z edycji komórki.

Po lewej jest jeszcze przycisk związany z rejestrowaniem makr, ale to na początku nie będzie Ci potrzebne.

Skrajnie po prawej stronie znajdziesz informacje o powiększeniu arkusza, czyli jak wielkie zobaczysz komórki na swoim monitorze (ile danych), a obok informacje na temat widoku skoroszytu.

Informacje o komórkach:

Jeśli masz zaznaczone dane, tak jak kazałem Ci zrobić, to w pasku informacyjnym, na lewo od widoków, znajdziesz jeszcze podsumowanie informacji na temat tych komórek, czyli np.: sumę wartości z wszystkich zaznaczonych komórek i ich średnią oraz ilość wypełnionych komórek.

Ust. widoku paska informacji:

Ciekawostka: jeśli na pasku informacyjnym jest widoczne zbyt dużo informacji, to możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy na pasek informacyjny i zobaczysz menu, w którym będziesz mógł zdecydować jakie informacje mają się pokazywać w pasku informacyjnym (rys. 0.3-13).

Dla ułatwienia na tym arkuszu zostały już wpisane formuły obliczające poszczególne wartości ubezpieczeń itp. Jeśli naciśniesz skrót klawiszowy Ctrl + ~ to pokażą się wszystkie wartości/formuły przechowywane w komórkach (rys. 0.4-1).

Zobaczysz tutaj wykorzystane odwołania do komórek, w których pojawiają się znaki dolarów. W zależności od tego, czy są przed nazwą kolumny, czy numerem wiersza, to blokują przesuwanie się odwołania przy kopiowaniu ich po kolumnach, lub wierszach.

Edycja komórek:

• Jeśli rzeczywiście chcesz edytować informację przechowywaną w komórce, to albo klikasz na nią szybko dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i wtedy kursor pojawi się w tym miejscu komórki (wartości w niej przechowywanej), gdzie klikałeś,

• Możesz nacisnąć klawisz F2 – wtedy kursor znajdzie się na końcu przechowywanej wartości.

Polecenie:

Zróbmy sobie bardzo prostą modyfikację wartości przechowywanej w komórce D1 – zamień tekst „Ubezpieczenie zdrowotne” na „Ubezpieczenie chorobowe”.

• =SUMA(C2:D2) to zakres komórek od - do,

• Jeśli zamiast dwukropka wstawiłbyś średnik, to komórka C2 byłaby traktowana jako jeden argument funkcji SUMA, a komórka D2, jako drugi argument funkcji =SUMA(C2;D2).

Polecenie:

Wstaw nową kolumnę pomiędzy kolumny C i D – wystarczy, że klikniesz w nazwę kolumny D prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybierzesz pozycję Wstaw (rys. 0.4-3 i film).

Polecenie:

Teraz zaznacz komórki D2:D6 i zacznij pisać wartość 100, tylko nie zatwierdzaj jej samym Enterem tylko kombinacją klawiszy Ctrl + Enter.

Dzięki temu wartość 100 (lub tekst, czy formuła) wstawi się odpowiednio (formuły z uwzględnieniem rodzajów odwołań) w całym zaznaczonym przez Ciebie zakresie danych.

Jeśli zaznaczysz więcej kolumn lub wierszy to w analogiczny sposób możesz dodać (rys. 0.4-3) lub usunąć (rys. 0.4-6) od razu więcej kolumn lub wierszy.

Polecenie:

1. Skasuj kolumnę D z setkami – naciśnij prawym przyciskiem myszy na jej nazwę, a następnie z podręcznego menu wybierz pozycję usuń.

2. Zaznacz zakres komórek F1:F6, kliknij na nim prawym przyciskiem myszy i z podręcznego menu wybrać pozycję wstaw, ale będziesz musiał też wybrać kierunek, w którym mają się przesuną pozostałe komórki (rys. 0.4-7)

   
   

Żeby skorzystać z dowolnej funkcji możesz ją wpisać ręcznie do formuły. Albo skorzystać z polecenia wstaw funkcję rys.0.4-5 - Polecenie wstaw funkcję

Przy takim zapisie skrótu (Alt + =) oznacza to, że jednocześnie musisz nacisnąć klawisz Alt i =

Ok. przydałoby się nasze dane trochę sformatować, żeby lepiej wyglądały.

Do tej pory udało się nam pogrubić tekst (rys. 0.3-3) i zmienić kolor wypełnienia komórek (rys. 0.3-9).

Czcionka:

Ale możliwości masz więcej możesz zmieniać niemal wszystko co związane z czcionką (grupa Czcionka na karcie Narzędzia główne – rys. 0.5-1).

Obramowania:

Wystarczy, że zaznaczysz zakres i klikniesz odpowiednie polecenie, ewentualnie rozwiniesz je (trójkąt wskazujący w dół obok ikony polecenia) i tam znajdziesz bardziej szczegółowe polecenie z danego zakresu np.: różne rodzaje obramowań komórek (rys. 0.5-1).

Możesz od razu zaznaczyć nasze zakresy danych i dołożyć im obramowania ze wszystkich stron. Możesz zauważyć, po pierwszym nałożeniu obramowań, że teraz ikonka polecenia obramowania się zmieniła na to, którego przed chwilą użyłeś (rys. 0.5-2). Dzięki temu nie musisz już rozwijać polecenia, tylko wystar-czy, że klikniesz w ikonę polecenia.

Jak przytrzymasz dłużej kursor myszy nad poleceniem, to pokazuje mi się krótka informacja o danym poleceniu. Dzięki temu możesz lepiej zrozumieć jak poprawnie z niego korzystać.

Polecenie:

1. Za pomocą polecenia Zawijaj tekst i zmiany szerokości kolumn spraw, żeby nagłówki obliczeń wyglądały tak jak na arkuszu PensjaNetto (rys. 0.2-1).

2. Pamiętaj też o wyśrodkowaniu tekstu.

3. Scal razem komórki C8 i D8, czyli zaznacz je razem i skorzystaj z polecenia Scal i wyśrodkuj.

Te polecenia służą do formatowani liczb. Są tu m.in. polecenia zwiększające liczbę miejsc po przecinku i zmniejszające liczbę miejsc po przecinku, ale najważniejsze z nich jest lista rozwijana, która na tym arkuszu powinna pokazywać tekst

Ogólne dla wszystkich komórek, bo nie modyfikowaliśmy jeszcze formatowania liczbowego dla żadnej komórki z aktualnego arkusza.

• Różnica polega na wyrównaniu –formatowanie księgowe zapewnia, że symbol zł i przecinek zawsze będzie w tej samej linii w pionie.

• Przy formatowaniu walutowym z użyciem złotówek różnica jest ledwie zauważalna, jeśli użyłbyś symbolu innej waluty (chociażby korzystając z odpowiedniego polecenia z grupy Liczba rys. 0.5-6), to różnice mogą być bardziej wygodne.

My skorzystamy z formatowania walutowego. Przede wszystkim dlatego, że jest do niego skrót klawiszowy Ctrl + Shift + 4.

Ciekawostka: w pasku formuły, nie zobaczysz ani symbolu waluty, ani miejsc po przecinku, ponieważ są one wynikiem odpowiedniego formatowania komórek (formatowania walutowego). To jest bardzo ważne, żebyś zapamiętał, że formatowanie jest fasadą, która sprawia, że dane przechowywane przez Excela (z którymi mu się lepiej pracuje), są bardziej czytelne dla użytkownika.

Przydałoby się jeszcze, żebyś zmienił formatowanie komórek C10 i D10 na procentowe. Możesz skorzystać z listy rozwijanej lub polecenia zapis procentowy z grupy Liczba, tylko zwróć uwagę na liczbę miejsc po przecinku.

Jeśli skorzystasz z polecenia zapis procentowy, to Excel będzie pokazywał procenty bez miejsc po przecinku (rys. 0.5-9).

Szczególnie ma to znaczenie przy komórce C10, bo na arkuszu wyświetli Ci się 14%, ale Excel przechowuje w tej komórce wartość 13,71%. Mamy tutaj do czynienie z zaokrągleniem wizualnym. To jest bardzo istotne, bo Excel będzie wykonywał obliczenia na wartości bazowej (tej, którą faktycznie przechowuje w komórce), a nie na tej, którą widzisz na arkuszu.

Stąd czasami pojawiają się podejrzenia, że Excel liczy nieprawidłowo, a najczęściej chodzi właśnie o zaokrąglenie wizualne, że nie pokazuje się liczba z całą swoją dokładnością po przecinki. Dlatego się upewnij, że procenty pokazują się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Jeśli kiedyś potrzebowałbyś bardzo precyzyjnie formatować komórkę lub zakres komórek, to skorzystać ze skrótu klawiszowego Ctrl + 1, który wyświetli Ci okno formatowania komórek z bardzo szczegółową możliwością formatowania cech komórki (rys. 0.5-11) z podziałem na zakładki Liczby, Wy-równanie, Czcionka, Obramowanie, Wypełnienie, Ochrona.

Jeśli kopiujesz komórki w Excelu to kopiujesz wszystkie ich cechy/właściwości, czyli obramowania, czcionkę, kolor wypełnienia itp. Najważniejsze jest, że kopiujesz też formuły, ale z uwzględnieniem rodzajów odwołań (patrz rozdział 1 książki). Czyli np. odwołania względne będą się przesuwały tak daleko jak daleko skopiujesz dane, a odwołanie bezwzględne nigdy nie będą się przesuwały.

1. W pierwszej kolejności musisz zaznaczyć zakres danych na arkuszu PensjaNetto, z których chcesz skopiować formatowanie.

2. Kliknąć w lewy góry róg arkusza, na skrzyżowaniu nazw kolumn z numerami wierszy (rys. 0.6-1) – wtedy zaznaczysz wszystkie komórki arkusza.

3. Następnie w analogiczny sposób zaznacz cały arkusz NiesformatowaneDane i z rozwiniętego polecenia wklej wybierz pozycję Wklej specjalnie (rys. 0.6-2).

4. Otworzy Ci się okno wklejania specjalnego, na którym musisz zaznaczyć przycisk opcji Formaty i zatwierdzić wybór przyciskiem OK.

Przy wycinaniu (Ctrl + X) danych/komórek nie ma tak dużo możliwości wklejania. Można tylko wkleić skopiowane komórki, ale za to nie zmieniają się w nich odwołania w formułach, nie ważne jakiego rodzaju są.

Operacje na arkuszach rozpoczniemy od pracy z ich zakładkami (rys. 0.7-1). Widzisz, że arkusze w naszym pliku mają niestandardowe nazwy. Najprościej możesz zmienić nazwę arkusza dwukrotnie w nią klikając. Zaczniesz ją edytować niemal jak komórkę. Wystarczy, że usuniesz to co Ci się nie podoba, a dodasz nazwę jaką chcesz i zatwierdzisz ją Enterem.

Nazwa może składać się maksymalnie z 31 znaków, poza tym chyba możesz w niej użyć dowolnego znaku, jeśli jednak jakiegoś znaku nie możesz użyć Excel Ci na pewno o tym powie jak będziesz zatwierdzał nazwę.

Czasami warto jeszcze pokolorować sobie zakładkę arkusza, żeby np.: wszystkie twoje arkusze przechowujące dane były pomalowane na żółto.

Wystarczy, że klikniesz prawym przyciskiem myszy na nazwę arkusza i z podręcznego menu wy-bierzesz kolor jakiego chcesz użyć (rys. 0.7-2).

Oprócz pokolorowania arkusza możesz też go usunąć. Jednak aby dodać arkusz musisz kliknąć plus znajdujący się obok ostatniej zakładki lub żeby skopiować dany arkusz przytrzymać kartę lewym przysiekiem myszy i wcisnąć równocześnie ctrl, następnie przeciągnąć skopiowany arkusz obok lub do innego pliku.

Możesz przenosić lub kopiować arkusz (pozycja Przenieś lub kopiuj z podręcznego menu) w aktualnym pliku, a nawet do innego otwartego skoroszytu.

W oknie, które się otworzy (rys. 0.7-3) wybierasz arkusz, przed który zostanie przeniesiony zazna-zony arkusz/arkusze lub gdzie zaznaczony arkusz/arkusze zostanie skopiowany. Żeby przenieść lub skopiować arkusz do innego skoroszytu musi on być otwarty i musisz go wybrać z listy rozwijanej na górze okna.

Jeśli tworzysz systematyczne podobne raporty/podsumowania, to pewnie przyda Ci się kopiować „szablon”, a tylko zmieniać wartości.

Zaznaczanie wielu arkuszy

Przytrzymując Shift zaznaczysz sąsiadujące zakresy, a przytrzymując Ctrl możesz zaznaczać nie sąsiadujące arkusze klikając na nie.

To, że ukryjesz arkusz i że nikt kto nie wie, że można odkrywać arkusze nie będzie wiedział o jego istnieniu, a Ty możesz korzystać z wartości tam przechowywanych.

Zobacz jak to przebiega – ukryj arkusze NiesformatowaneDane i Komórki, a następnie wybierz z podręcznego menu arkuszy polecenie Odkryj. Pojawi się okno odkrywania arkuszy (rys. 0.7-4), z którego możesz wybrać na raz jeden arkusz do odkrycia (na raz możesz ukryć kilka arkuszy)

Kolumny i wiersze też możesz ukrywać. Wystarczy, że klikniesz na ich nazwę prawym przyciskiem myszy i wybierzesz pozycję Ukryj z podręcznego menu (rys. 0.7-7). W ten sposób ukrywasz tylko kolumny i wierszy ile masz zaznaczonych.

Trochę trudniejsze jest odkrywanie kolumn (lub wierszy), bo musisz zaznaczyć sąsiadujące kolumny (lub wiersze) z ukrytą kolumną (wierszem) i dopiero wtedy z podręcznego menu zadziała polecenie Odkryj.

Odwołania bezwzględne - ze znakiem $A$3/ Arkusz: VAT

Odwołania mieszane - ze znakiem $A3 - oblicza w doł/blokuje przeciągniecie w bok i znakiem B$3 - oblicza w bok blokuje przeciągniecie w dół/Arkusz: Tabliczka mnożenia

1. Użyj transpozycji dla tabeli z czerwonym nagłówkiem.

Wybierz z mnue po kliknięciu prawego przycisku myszy lub z opcji: wklej w lewym górnym rogu zakładki: narzędzi główne (dla excela w wersji 2007)
2. Oblicz zysk dla wspólników - patrz w którą stronę rozciągają się dane - >użyj F4:)

3. Gdy już obliczyłeś pierwszą komórkę użyj "ctrl" + "z" (zaznacz obszar), użyj f2 (edytuj) i "ctrl" + "enter" (zatwierdź), "f2" sprawdź poprawność danych w ost narożnej komórce .

komentarz: suma % nie stanowi 100%

4. Oblicz sumę % w czerwonej tabeli

SUMA - jedyna funkcja ze skrótem klawiszowym "alt" + "="
5. Dopisz nowego wspólnika alfabetycznie wklejając dodatkową kolumnę i przydziel mu brakujący zysk.

6. Popraw brakujące dane w tabli kwot

a) zaznacz kolumnę do przeciągnięcia po lewej stronie i przeciągnij w puste miejsce

b) sprawdź poprawność danych - f2 w nagłowku

c) w czerwonej tabeli zmień imię wspólnika i sprzwdź co się stało.

1. Kliknij pole: wstaw funkcję, użyj opcji wyszukaj i pisz: inwestycji -> wybierz FV (Future Value).

2. Przy stopie zablokuj przesuwanie funkcji w dół A$3 ->

3. Przy liczbie rat zablokuj przesuwanie w dół $A3

4. Przy płatności odwołanie bezwzględne

5. Wynik wyjdzie z "-" ponieważ wszytskie funkcje są pisane z perspektywy banku - doałownie nasz zyska jest strata dla banku!

6. Więc w formule wyniku dopisujesz "-" zgodnie z regułą dwa minusy dają plus:)

1. Oblicz cenę używając funkcji: wyszukaj pionowo

2. Wybierz dane

a) (produkt - odwołanie względne)

b) (produkt z tabeli obok, zacznij od komórki J1, następnie strzałka w dół, użyj "szift + strzałka w bok prawy",

c) zaznacz cały zakres: ctrl + shift + strzałka w dół

alternatywne zaznaczenie zakresu przeciągnij od prawego dolnego rogu do lewego górnego rogu

3. Zablokuj zakres bezwzględnie - f4

4. Wpisz trzeci argument funkcji: z której kolumny zakresu (drugi argument) chcesz wyciągnąć dane? - Wpisz 2

5. Wpisz czwarty argument prawda (dopasowanie przybliżone) lub fałsz (dopasowanie dokładne), które jest zazwyczaj wybierane.

6. Uzupełnij pożądaną kolumnę dwoma kliknięciami i sprawdź f2.

1. Dodaj arkusz klikjąc myszą na znak "+" obok ostatniego arkusza lub skrótu "shift"+"f11" (nowy arkusz dodaje się zawsze na prawo obok aktywnego arkusza lub na lewo od zaznaczonego arkusza jeśli używamy skrótu).

2. Wejdź w nowy arkusz, kliknij komórkę wstaw "=" i kliknij w inną komórkę w innym arkuszu: nr. e1 w arkuszu zakres

3. zatwierdź odwołanie - enter

Do innego arkusza w funkcji wyszukaj pionowo
0. Wykasuj poprzednie odwołania z nowego arkusza

1. Kopiujemy do nowego arkusza tabelę boczną z cenami produktów z arkusza, poszerzamy poprzez podwójne kliknięcie między kolumna A i kolumną B.

2. Wstaw nową kolumnę w arkuszu zakresy i nazwij ją: Cena 2

3.  Skopiuj formułę wyszukaj pionowo przez przeciągniecie.

8. Edytuj formulę przez f2 i przeciąg dane zakresowe we właściwe miejsce.

9. zmień dane zakresowe 2 argumentu tabela i zastosuj te z nowego arkusza + zastosuj odwołanie bezwzględne $A$3 przy Akrusz1 też!

Odwołania do innego pliku = do zrobienia
0.  "ctrl"+"n" - utwórz nowy arkusz 

1. Skopiuj tabelę boczną z cenami ctrl + c, przejdź do nowego arkusza ctrl+tab i wklej ctrl+v.

2. Wstaw w arkuszu: zakresy nową kolumnę: cena 3 

3. Kopiujemy formułę z trybu edycji pola G1 przy użyciu skrótów klawiszowych i zaznaczenia myszką.

4. Po wklejeniu formuły edytujemy zakres: tabela_tablica i wklejamy ten z nowego pliku. Sprawdzamy czy jest bezwzględny.

5. zapisujemy stworzony plik i patrzymy jak zmieniła się formuła.

6. Sprawdzamy czy zakres w naszej formule w polu cena 3, jest bezwzględny? Z automatu tak przy kopiowaniu z innych plików powinno być i zostać.

7. Na koniec jeszcze raz patrzymy na wygląd naszej formuły, następnie przechodzimy do nowo utworzonego pliku zapisujemy go i  następnie zamykamy go używając skrótu "ctrl+w".

8. Spójrzmy czy nasza formuła się zmieniła? Tak ,w tej chwili jej forma jest pełna, wcześniej była skrócona.

Konsolidacji używamy zamiast odwołań 3D, czyli wtedy gdy mamy rożne dane a arkuszach np. w danym województwie będzie mniej sprzedawców lub produktów niż w innych, tabele będą różnej wielkości.

1. Otwórz plik w arkuszu: suma kliknij pole A3 następnie na głównym pasku narzędzi excela, wejdź w zakładkę:  dane i odnajdź polecenie konsoliduj
2. Po kliknięciu polecenia konsolidacji  excel z automatu prosi nas ono o podanie zakresu.

a) Więc klikamy w arkusz: dolnośląskie, zaznaczamy insertujący nas zakres wraz z nagłówkami kolumn i wierszy, klikamy dodaj.

b) Po dodaniu pierwszego zakresu klikamy kolejny arkusz,  zaznaczamy insertujący nas zakres kolumn i wierszy, klikamy dodaj.

c) Zaznaczamy odpowiednia etykiety - patrz grafika opisowa poniżej

3. Klikamy okej.

Komentarz: puste pola w naszych obliczeniach końcowych wynikają z pustych pól w innych arkuszach. Niestety jeśli w te miejsca wprowadzimy inne obliczenia po dokonaniu konsolidacji to excel nie uzupełni naszych obliczeń!

Aby mieć taką możliwość, należy w puste pola przed konsolidacją  wpisać cyfrę 0,  nawet, jeśli nie znamy wartości. Dzięki temu będziemy mogli uzupełnić dane nawet po konsolidacji.

2. Najeżdżamy kursorem myszy na arkusz: Zakresy, przytrzymujemy "lewy przycisk myszy+ctrl", następnie przesuwamy obok arkusza zakresy i puszczamy przyciski.

3. W nowo skopiowanym arkuszu usuwamy kolumny cena2 i cena3.

4. W wyszukaj pionowo odwołujemy się do zakresu J2:K9, zaznaczamy go i w polu nazwa (lewy górny róg paska narzędzi excel) zmieniamy jego nazwę na np. produkty!).

Komentarz: odwołania do nazw są super funkcją bo możemy określić sobie kilka zakresów i odpowiedni je ponazywać i następnie wpisywać je poprzez wyszukiwania w różne formuły np. wyszukaj pionowo.

Excel traktuje tabel na specjalnych prawach, o tym więcej później, natomiast teraz poznamy podstawowe ułatwienia z tym związane.

Jeśli dane są oddzielone i mają strukturę informacyjną w postaci nagłówków to excel może je łatwo wstawić tabelę.

2. Klikamy w małej tabeli dowolne pole następnie na pasku narzędzi w dziale "wstawianie" klikamy polecenie: wstaw tabelę.

Excel ją rozpoznał bezbłędnie pojawia nam się nowy dział na pasku narzędzi: projekt tabeli, a w nim po lewej stronie (lewy górny róg) pole nazwa: nazywamy tblProdukty i zatwierdzamy enter.

3. Edytujemy formułę wyszukaj pionowo, kasujemy zakres i albo zaznaczamy obszar lub wpisujemy tbl iwybieramy ikonkę z nazwą tabeli: tblPrpdukty. Jest to odwołanie bezwzględne, ale z automatu zmienia się nam cała kolumna (spec. funkcja excel dla tabeli)

4. Klikamy dowolny produkt z dużej tabeli i powtarzamy tworzenie tabeli za pomocą polecenia: wstaw tabelę i nazywamy ją tblSprzedaż.

5. Edytujemy funkcję Wyszukaj pionowo kasujemy pierwszą pozycję i zaznaczamy pole E2, zatwierdzamy ctrl+enter i nasza kolumna znowu się zmieniła. Tym razem jest to odwołanie względne, ponieważ odwołujemy się do elementu tabeli stąd znak@ przed nazwą komórki w funkcji wyszukaj pionowo.

1. W arkuszu "Poprawne dane" zapoznaj się z zasadami analizy danych w excelu.

2. Następnie wybierz pojedynczą komórkę w danej kolumnie - zaznacz.

2a) Na pasku narzędzi excel odnajdź kolumnę (sekcję) dane i wybierz od A do Z i od Z do A.

2b) Zaznacz dwa pola w kolumnie i powtórz sortowanie 2a wyciąg wnioski , gdy pojawi się komunikat.

2c) Zaznacza dwa rekordy (2 komórki w 2 kolumnach) i zrób to samo sortowanie, wyciąg wnioski.

II. Sortowanie w arkuszu: okno sortowania

Komentarz: Excel świetnie rodzi sobie z sortowanie jeśli sortujemy dane w jednej kolumnie. Ale jeśli np. posortujemy A-Z dane w kolumnie sprzedawcy a potem dane w kolumnie województwa, to zobaczymy, że ostatnio sortowana kolumna jest priorytetowa dla excela. Przy 1-2 sortowanych kolumnach to nie problem.

1. W celu sortowanie większej ilości kolumn wybieramy polecenie "sortuj" w sekcji dane na pasku narzędzi excel.

2. Następnie ustal preferowane poziomy sortowania, przesuwaj je w gore w dół.

III. Sortowanie po kolorach w arkuszu: kolory
1. Ponownie wybieramy sortowania.

2. Wybieramy kolumnę: sprzedawca - Sortowanie: kolor komórki - wybieramy w kolejność: kolor zielony

2a) Aby przyśpieszyć nasza pracę nie dodajemy nowego poziomy lecz kopiujemy obecny wybierając w wciąż otwartym poleceniu sortowanie: kopiuj poziom, kolor: żółty.

2b) Jeszcze raz kopiujemy poziom i wybieramy kolor: pomarańczowy i z listy rozwijanej wybieramy: na dole

3. Dodajemy nowy poziom, następnie według: województwo, sortowanie: kolor czcionki, z dostępnych kolorów czcionki wybieramy brązowy.

3a) kopiujemy poziom, kolor czcionki: czerwony, wybieramy: na dole.

Komentarz: od dołu w pierwszej kolejności pojawi nam się z godnie z ustawieniami najpierw wyświetli się na żółto sortowanie po komórce sprzedawca, potem jako drugie od dołu sortowanie po komórce czerwonej czcionki.

IV. Sortowanie po ikonie w arkuszu: kolory

1. Wymaga formatowanie warunkowego więc zaznaczamy ostatnią komórkę tabeli po prawej stronie, klikamy" "ctrl+shift+strzałka w górę" następnie przytrzymujemy "shift+strzałka w dół".

2. Na pasku narzędzi w sekcji: Narzędzia główne wybieramy polecenie: formatowanie warunkowe, podpolecenie: zestaw ikon i wybieramy najprostszy.

3. W poleceniu sortowanie usuwamy dotychczasowe sortowania, dodajemy dwa nowe: sortuje wg. zysk, sortowanie: ikona komórki: czerwone na górze i w drugim sortowaniu ikona komórki zielone na dole. Pomarańczowe sortowanie ikon pomijamy bo i tak będzie w środku przy trzech ikonach.

V. Sortowanie po listach niestandardowych w arkuszu: niestandardowe

Komentarz: do niestandardowych list zaliczamy np. miesiące, nie działa na nich sortowanie od a do z i od z do a (tylko alfabetycznie).

1. Wybieramy polecenie sortowanie, komórka miesiąc, sortowanie:  wartości komórek, kolejność: lista niestandardowa i wybieramy odpowiednią.

VI. Sortowanie po stworzonej liście niestandardowej w arkuszu: niestandardowe

1. Sortujemy po regionach, wybieramy polencie sortuj, kolejność: lista niestandardowa i wpisujemy elementy: wschód, zachód, centrum -  Stosujemy jeśli jest mało elementów.

2. Sposób na pasku narzędziowym excela wchodzimy w zakładkę: plik, na samy dole wybieramy: opcje, następnie: zaawansowane i w dziale ogólne (prawie na ostatni): edytuj listy niestandardowe.

2a) Pojawiło nam się otwarte polecenie sortowania z dodatkową opcja na dole: wybieramy zakres komórek, klikamy: importuj i ok.

2b) Teraz wybieramy sortowanie poprzez sekcję: dane, wybieramy sortuje wg.: region, kolejność: lista niestandardowa: Zachód, Centrum Wschód.

1. Jeśli masz już listy niestandardowe w excelu możesz tworzyć ciągi np. piszesz poniedziałek w komórce a1 i przeciągasz komórkę w dół, w górę, w bok - sprawdź jak się zachowuje.

2. Podobnie z miesiącami wpisz luty w komórce c1 i przeciąg w dół. 

W komórce E1 wpisujesz 1 przytrzymasz "ctrl" i przeciągniesz to pojawi się ciąg liczbowy.

3. Jak zaznaczysz komórki F1 i F2 i przeciągniesz w dół to analogicznie wartości będę pojawiać się co 2 malejąco.

4. W przypadku tekstu mieszanego słowa i liczby w środku, słowa i liczby z przodu bez odstępu - to nie zadziała! Natomiast jeśli liczba jest  oddzielona spacją i jest przed lub po słowie to możemy stworzyć ciąg liczbowy z użytym słowem kolumny I , J i K.

• musimy dokładnie zaznaczyć zakres, kory chcemy formatować bo w poziomie nie ma nagłówków wiec jeśli tego nie zrobimy mogą się one nam przesunąć,
• w polu polecenia sortowanie w sortowanie wg. wybieramy wiersz excela nie wiersz tabeli bo przy poziomie nie ma nagłówków.

Warunkiem do uruchomienia filtrowania są dobrze przygotowane dane pola kolumn, rekordy wierszy i osobne formatowanie nagłówków od reszty pól.

Filtrowanie włączamy  sekcji dane lub przy użyciu skrótu klawiszowego "ctrl+shift+L" oczywiście zanim zaczniemy zaznaczymy pojedynczą komórkę w kolumnie, która będziemy filtrować.

Włączone filtrowanie rozpoznajemy po:

• ikonie lejka w nagłówku filtrowanej kolumny,

• po nieliniowych numerach rekordów (schowane wiersze),

• innym kolorze wierszy filtrowanych,

• po informacji na pasku informacyjnym excela na samym dole, kory informuje o liczbie znalezionych rekordów.

Ciekawe opcje filtrowania: 

• zaznaczy/odznacz wszystko,

• wyszukaj po pierwszych dwóch... literach,

• dodaj do wyszukiwanie do zaznaczonej frazy (zaznacz/odznacz)

• wyczyść filtr z danej kolumny np. województwo - przy opcji filtrowania kolumny,

• wyczyść w sekcji dane na narzędzi excel usuwa wszystkie filtry z (wszystkich kolumn)

1a) W nagłówku kolumny rozwijamy nemu filtrowania i wybieramy filtry tekstu>zaczyna się od.. wpisujemy k

Info: po dopisaniu wiersza do zrobionego już filtrowania w sekcji dane trzeba trzeba wybrać: zastosuj ponownie.

Filtrowanie liczb
1. W kolumnie sprzedaż rozwijamy menu filtrowania w nagłówku, tym razem zamiast filtrowanie tekstu widzimy filtrowanie liczb.

2. Mamy dostępne te same opcje co przy filtrze tekstowym, ale nie jest to nam potrzebne, przydatny jest filtr liczb>"jest większe niż" = 200 i "jest mniejsze niż"=400.

Można użyć też pierwsze 10 (jako trudniejsze), mogą to być pierwsze 10 wartości od góry (największe) lub od dołu(najmniejsze), może być więcej niż 10 [może być też po wartościach elementy (wtedy pokazuje tylko 10 elementów lub procentach (pokazuje 10 % największych wartości)].

2. Teraz jeśli rozwiniemy menu filtru w nagłówku kolumny data, zauważymy, że excel grupuje daty, możemy odznaczać lata, miesiące, dni zgodnie z grupą.
3. Po odznaczeniu zostaną wartości tylko te , które są zaznaczone.

Filtry dat: terminy przeszłe, dzisiejsze, obecne - jest ich bardzo dużo, wszystkie daty w okresie, niestandardowe od daty do daty.

4. Wyejdź w filtry niestandardowe i wyfiltruj daty w okresie np. 2012-01-02 do 2012-06-30

Kopiowanie filtrów do innego arkusza

1. Zaznaczamy przykładową komórką kliknięciem i naciskamy "ctrl+A" zaznaczając cały zakres filtrów.

2. Wciskamy "ctrl+C" aby skopiować (zwróć uwagę na mrugające zaznaczenie), nowy arkusz "shift+F11"  i "ctrl+V" aby wkleić - wklei się tylko część wierszy.

Unikatowe wartości - usuwamy duplikaty

1. Usuwamy wszystkie filtry

2. Kopiujemy kolumnę C i wklejamy obok danych z zachowaniem odstępu.

3. Mamy jedną kolumnę ekstra z unikalnymi produktami, więc w "sekcji dane" w excelu klikamy polecenie: usuń duplikaty>zaznacz wszystko>mają nagłówki i klikamy ok

4. Otrzymaliśmy informację, że unikalnych wartości jest jedynie 13.

5. Skopuj i wklej obok skopiowanej kolumny C, 2 kolumny B i C i powtórz usunięcie duplikatów z obydwu. Usunie tylko połączone wartości. Np. chcemy zobaczyć jakie produkty sprzedaje dany sprzedawca.

6. Na koniec możemy posortować interesująca nas kolumnę.

Sprawdzamy pierwszy zbiór danych i widzimy, że został na niego nałożony filtr. Chcemy nałożyć taki sam filtr na drugi zbiór danych. Niestety jeśli wybierzemy komórkę w zbiorze drugim i klikniemy poleceni filtr... nie zadziała! Co więcej zniknął filtr z danych powyżej! Poleceni filtruj się nie podświetla? to nie przypadek, że po jego ponownym kliknięciu włącza się filtrowanie jedynie w drugim zakresie)

Plik: 04 - Filtry zaawansowane

Arkusz: Podstawy

Komentarz: najtrudniejsze w filtrach zaawansowanych są kryteria, dlatego najpierw zaczniemy od tabeli: 1 kryterium (pierwsza tabela od góry). Jako kryterium mamy podane woj. Świętokrzyskie.

Polecenia:

1. W drugiej tabeli, klikamy dowolną komórkę, następnie w sekcji dane, klikamy polecenie: Zaawansowane.

Komentarz: excel po kliknięciu tego polecenia excel zwykle rozpoznaje pełny zakres danych w polu: Zakres listy

2. Następnie ustalmy zakres kryteriów: zawsze podajemy nagłówek i wartości znajdujące się pod nim. W tym przypadku zakres kryteriów znajduje się w tabeli: 1 kryterium będzie to pole województwo (nagłówek) i pole Świętokrzyskie.

3. Akcja filtru ma się odbywać: na miejscu tzn. na aktualnym zbiorze danych!

5. Klikamy ok. nasz filtr zadziałał co widać po numerach wierszy (rekordów), cześć z nich jest ukryta w rezultacie filtrowania.

Komentarz: jeśli w tabeli 1 kryterium zmienimy województwo na: mazowieckie i ponownie klikniemy opcje: zaawansowane w sekcji: dane - to okaże się, że excel większość wartości pamięta, wystarczy ponownie zatwierdzić klikając ok.

Usuwanie filtrów:

Filtry zaawansowane usuwamy za pomocą polecenia wyczyść w sekcji dane.

ZASTOSOWANIE FILTRÓW ZAAWANSOWANYCH

W większości sytuacji zastosowania filtrów zaawansowanych chodzi o to by zamieścić je w innym miejscu

6. Jeszcze raz tworzymy ten sam filtr, po jego zatwierdzeniu klikamy w pole obok tabeli i ponownie klikamy polecanie zaawansowane z tą różnicą że akcje: kopiuj w innym miejscu.

7. Na filtr skopiował tabelę i filtrowany zakres w inne miejsce.

Komentarz: gdy po wklejeniu wyniku filtru obok, zamienimy 1 kryterium na inne województwo, ponownie zatwierdzimy filtr, to w zależności od pierwotnej zawartości kolumny mogą się nam pojawić puste wiersze na końcu. to wada filtrowania za pomocą akcji w innym miejscu.

W przypadku filtrów zaawansowanych, gdy chcesz połączyć kilka filtrów. To musisz pod poszczególnymi kolumnami napisać poszczególne warunki.

Do tego są potrzebne operatory np. sprzed końca marca 2015 to już musisz użyć operatora <=2015-03-31 i województwa świętokrzyskiego (warunek wykonania polecen)

Arkuszu I Imasz przypomnienie z operatorami na potrzeby tego ćwiczenia.

Polecenia:

1. Po wpisaniu odpowiednich operatorów, zaznacz przykładowo komórkę w zbiorze danych.

2. Z sekcji Dane wybierz opcję zaawansowane, tak jak w poprzednim ćwiczeniu.

3. Jako zakres zaznacz sobie dane wszystkich nagłówków plus  zawartość pod nimi.

Komentarz: Zawsze warto zaznaczać szerszy zakres, Ponieważ gdybyś chciał dodać kolejne kryteria, wówczas wystarczy je wprowadzić Jeszcze raz uruchomić filtr.

4. Skopiuj w inne miejsce np. H5

Wyświetliły się dane z gąbkami ze świętokrzyskiego sprzed 31.03.2015.

5. Teraz dodaj kryterium w kolumnie sprzedaż: <20

5. Zaznacz ponownie filtry zaawansowanie i ponownie uruchom kopiowanie w innym miejscu, wartości poniżej 20 znikną.

Komentarz: Zakładając, że mamy zaznaczone wszystkie kryteria, To w kolumnach z pustymi kryteriami są dopuszczalne wszystkie wartości.

W tym arkuszu, chcemy sobie na jedno pole znaczy kolumny nałożyć 2 kryteria jednocześnie. Żeby to zrobić, koniecznie jest podczas filtrowania zaznaczenie 2 kryteriów jednocześnie w zakresie kryteriów.

1. Po zaznaczeniu pojedynczej komórki w zakresie, Uruchom filtr zaawansowany z opcją kopiuj w inne miejsce.

2. Zakres musi uwzględniać wszystkie komórki z kryteriami.

3. Kupujemy, kopiujemy do kolumny H1 i zatwierdzamy.

Komentarz: pokazała nam się sprzedaż o wartości mniejszej niż 50 i większej niż 20. Przy nakładaniu więcej niż jednego kryterium na jedną kolumnę, należy pamiętać, żeby zakaz był pomiędzy tymi kryteriami.

Kryteria filtrów zaawansowanych z tekstem  na zasadzie zaczyna się od. Chcemy wyciągnąć produkt muszelki z tym, że mamy tu produkt Muszelki 1, Muszelki 2, Muszelki 3.

Jeżeli użyjemy filtru zaawansowanego w tradycyjny sposób Wpisując kryterium muszelki, to niestety ukaże się, że wyskakują nam wszystkie możliwe rodzaje muszelek.

Aby to zmienić, musimy zastosować w kryterium ‘=, cudzysłów mówi excelowi, że resztę informacji w komórce ma traktować jako tekst, zaś równa się mówi czego szukać.

Polecenia:

1. Znajdź kursorem myszy napływ produktu i kliknij F 2, żeby wejść w tryb edycji. Użyć wyrażenia omawianego wcześniej, czyli ‘=Muszelki.

2. Po zmianie kryterium uruchom filtr zaawansowany z opcją kopiowania w inne miejsce.

3. Skopiuj filtr do komórki H1 i zatwierdź.

Jeśli kryteria wpisu już pojedynczym wierszu, to są one łączone na zasadzie ORAZ, muszą być spełnione, żeby wiersz został wyciągnięty. Żeby zrobić LUB wystarczy napisać nowy wiersz.

Omawianym przykładzie wyciągamy albo województwo lubelskie. Gdzie? Gąbek jest w ilości mniejszy od 15 lub województwo świętokrzyskie, gdzie sprzedaż piasku jest większa od 1.

Polecenia:
1. Po zaznaczeniu pojedynczej komórki w zakresie, Uruchom filtr zaawansowany z opcją kopiuj w inne miejsce.

2. Zakres musi uwzględniać wszystkie komórki z kryteriami i wierszami.

3. Kupujemy, kopiujemy do kolumny H1 i zatwierdzamy.

Komentarz: Teraz widać województwo Świętokrzyskie, piasek, sprzedaż powyżej 1 województwo  lubelskie gąbki sprzedaż poniżej 15.

Arkusz: Symbole wieloznaczne

W excelu są 2 symbole wieloznaczne. Pierwszym z nich jest *, która zastępuje dowolny ciąg znaków, również pusty. Gwiazdka oznacza, że w danym miejscu może być może coś być, ale nie musi, natomiast może być bardzo długie.  

Drugim z nich jest ?, który zastępuje pojedynczy znak, oznacza, że ten znak musi się pokazać. 

Produkt czerwony 

Polecenia: 

1. Zaznacz pojedynczą komórkę zbiorze danych. 

2. Uruchom filtr zaawansowany z opcją wklejam inne miejsce. 

3. Jako zakres kryteriów wybierz: Produkt czerwony 

4. Kupuj do komórki F1 i zatwierdź. 

W ten sposób excel wyfiltrował wszystkie produkty, gdzie zawsze wyrażenie zaczyna się od czerwony. Jeżeli chciałbyś ograniczyć się jedynie do Czerwony Kamyk, to musisz zastosować ‘= przed nazwą kryterium.  

Polecenia 

1. Uruchom kopiowanie z użyciem 2 kryterium'=Czerwony kamyk i wklej pod spodem w F7 

2. Teraz zrób to samo dla kolejnego kryterium *żółwik 

Komentarz: użycie * przed nazwą kryterium, Spowoduje, że excel będzie szukał tego wyrażenia wszędzie na początku, w środku i na końcu każdego wiersza. 

3. Teraz wykorzystajmy znak ? dla kryterium Piasek?-? mm, wyfiltruje wszystko oprócz zakresu 7 -10 mmi wyżej, ponieważ ten zawiera liczby podwójne. 

Zagadka:

Wiesz już że:

* -zastępuje dowolny ciąg znaków również pusty

? - zastępuje dowolny pojedynczy znak

Jak w takim razie, wyfiltrować Piasek 11-15 mm i Piasek 16-20 mm?

Pytania pomocnicze:

• Jakich z symboli wieloznacznych użyjemy?

• W jaki sposób użyjemy symboli wieloznaczmnych/w jakiej ilości?

W górnej tabeli kryterium formuły z kolumną pomocniczą mamy dodatkową kolumnę „Sprzedaż” z z kryterium (większe niż) „>100”.

We wcześniejszych ćwiczeniach z użyciem filtrów zaawansowanych, w tabeli kryterium formuły z kolumną pomocniczą, Nazwy kryterium jak dotąd miały swoje odzwierciedlenie w tabeli, która będzie filtrowana.

Polecenie:

Co to musimy zrobić, aby zastosować Filtrowanie zaawansowane w naszym zbiorze danych (poniższej tabeli), aby uwzględniło one nową kategorię kryterium filtrowania?

^{Pytanie pomocnicze:}

^{Filtrujemy po wartości sprzedaży większej niż 100, skąd nasz filtr ma wziąć te dane?}

^{a) Jaką kolumnę należy dodać do naszego zbioru danych?}

^{b) Czy samo oddanie kolumny naszego zbioru danych wystarczy do wyfiltrowania sprzedaży „większej niż 100”?}

1. Gdy już znasz odpowiedź na pytanie pomocnicze, wykonaj potrzebne czynności tak aby filtr zadziałał.

2. Uruchom filtr zaawansowany, wyszukaj sprzedaż z parametrem: >100 i skopiuj go obok głównego zbioru danych z zachowaniem odpowiedniego dostępu.

A co zamiast kolumny pomocniczej w filtrach zaawansowanych?

A co już w naszym arkuszu Mamy analogiczną sytuację jak we wcześniejszym ćwiczeniu, ale tym razem nie możemy użyć kolumny pomocniczej. Otóż to, że mamy filtrować sprzedaż z zakresów, w którym nie ma kolumny o takiej nazwie, ani nie ma wyliczenia odpowiednich wartości nie oznacza że musimy tę kolumnę i wartości w naszym zakresie danych stworzyć.

Dlaczego tym razem robimy to inaczej?

1. Ćwiczymy odwołania mieszane 😊
2. Nie mamy miejsca, ani nie chcemy kolejnej kolumny w naszym zakresie danych, który i tak już jest dosyć złożony, poza tym, szkoda nam na to czasu.

To co robimy?

W kryteriach formuły bez kolumny pomocniczej, w kategorii sprzedaż jako kryterium dajemy formułę, która spełnia 2 funkcje:

a) Liczy nam sprzedaż.

b) Która jest większa od 100

Pytania pomocnicze:

a) Jakie wyrażenie policzy nam sprzedaż?
b) jakim kierunku będą poruszały się nasze obliczenia, w jakim nie mogło się poruszać, ponieważ wklejamy nasz filtr obok zakresu?
c) Jaki operator musimy dodać do naszej formuły?

Polecenie:

1. Skasuj nazwę kategorii filtra.

Filtrowanie odbywa się po kategoriach kryterium, które są zgodne z nagłówkami przeszukiwanego zakresu. Ponieważ nas zakres nie ma nazwy tego kryterium, to nasz filtr również nie może mieć nazwy kategorii.

Wystarczy nam to, że mamy formułę, A nazwa kategorii filtra wprowadza excel w błąd.

2. Wyfiltruj sprzedaż za pomocą filtra zaawansowane i wklej obok zakresu.

Komentarz: w wyniku nie pokaże Ci wartości sprzedaży, alby sprawdzić poprawność filtrowania porównaj ilość wyszukanych wierszy z wyszukanymi wierszami z poprzedniego arkusza, które kończą się na 84 wierszu.

W kryterium formuły mamy określone, co jaki wiersz Rozmawiamy go tu formułę, ale tutaj zajmiemy się jej objaśnieniem.

1. Funkcja =ILE.WIERSZY( nam ilość wierszy z podanego zakresu)

Wpisujemy zakres, który sam będzie się rozrastał czyli od komórki $H$6:H6, gdzie blokujemy tylko pierwszą część zakresu bezwzględnie. On zlicza nam wiersze.

2. =MOD(ILE.WIERSZY($H$6:H6);$E$2) zwraca resztę z dzielnych, czy co 10 wiersz dlatego E2 jest zablokowane bezwzględnie, bo przez całe obliczenia ma stałą pozycje. Nasza funkcja przesuwa się w dół.

Zatwierdzamy Ctrl+ Enter, pokaże nam się wyliczanie od 1-9 wiersza, 10 to 0 i potem ponownie.

3. Możemy dołożyć na końcu naszej funkcji =0 by te wartości były wyświetlane jako Fałsz i Prawda w przypadku co 10 wiersza.

=MOD(ILE.WIERSZY($H$6:H6);$E$2)=0

4. Gdy uruchomimy filtr zaawansowany, to pokaże nam dokładnie co 10 wiersz co widać po Lp.

Arkusz: Duplikaty

Aby wyciągnąć wybrane kolumny i usunąć z nich duplikaty, musimy wcześniej przygotowano nagłówki, co zostało zrobione w arkuszu. Wyciągamy wg. kryterium Sprzedaż >100

Polecania:

1. Zaznacz pojedynczą komórkę i kliknij polecenie zaawansowane. Zakres będzie się zgadzał.

2. Z kryteriów zaznaczamy sprzedaż <100.

3. Natomiast W opcji kopiuj do zaznaczamy wcześniej przygotowane nagłówki, Z tych kolumn, które nas interesują.

4. Wyciągnęliśmy sobie Wiersze, gdzie sprzedaż jest większa od 100, Tylko z 2 kolumn, więc mamy gwarantowane duplikaty.

5. Usunąć zaznaczamy sobie skopiowany zakres, a następnie, w sekcji dane kilka na polecenie usuń duplikaty.

Na skróty:

Możemy to zrobić inaczej. Zaznacz pojedynczą komórkę w głównym zakresie i kliknij polecenie zaawansowane. Ustawienia zbytnio się nie zmienią bo excel pamięta poprzednie, oprócz ustawień kopiowania zaznacz opcję tylko unikatowe wartości.

Arkusz: Listy

Cel: chcemy wyciągnąć  elementy list nr 2, odpowiednio, które są, i których nie ma na liście nr1

Formuła filtra zaawansowanego:

W tym celu skorzystamy z filtrów zaawansowanych z użyciem funkcji =PODAJ.POZYCJE(C2; $A$2:$A$18;0)

C2 jest względne, bo przesuwa się w dół

$A$2:$A$18 - Przeszukiwany zakres listy nr1 jest zamknięty, czyli jest bezwzględny.

0 – oznacza dopasowanie dokładne

Po zatwierdzeniu pokaże nam liczbę 15, czyli wiersz zakresu.

Aby uniknąć nazewnictwa, dopisujemy funkcję =CZY.LICZBA(PODAJ.POZYCJE(C2; $A$2:$A$18;0)), ZATWIERDZAMY CTRL+ ENTER i otrzymujemy wynik PRAWDA.

1. Mają Zatwierdzone kryterium Wyszukiwania z odpowiednią formułą, Klikamy dowolny element na drugiej liście np. JASMINA

2. Kliknij polecenie zaawansowane.

3. W opcji kopiuj do: zaznacz nagłówek (Lista2)

Komentarz: W przypadku elementów, których nie ma, Wyrażenie funkcji jest bardzo podobne, jednak zmieniamy początek, czyli zamiast CZY.LICZBA wpasujemy CZY.BRAK, Następnie klikamy polecenie zaawansowane i nadajemy odpowiednie parametry i zatwierdzamy.

BD.SUMA - sumowanie po kryteriach

Robimy podsumowanie naszej funkcji na zasadzie kryteriów z pierwszej tabeli - do tego będą nam potrzebne funkcje bazodanowe zaczynające się od =bd

Polecenia:

1. Komórce h 2 Funkcje za pomocą wyszukiwania =bd i wybierz BD.SUMA(

Ta funkcja ma 3 argumenty:

• Baza - to nasz zakres danych. Aby go zaznaczyć kliknij lewym myszy w komórce A4 Następnie użyj kombinacji klawiszy CTRL+SHIFT+Strzałka w prawo i następnie strzałka w dół.

Następnie naciśnij F4 by Zablokować zakres bezwzględnie, wtedy wrócisz do funkcji i postawisz ;

• Pole – pole czyli kolumna, po której chcemy zrobić podsumowanie, w tym wypadku to nagłówek zakresu Sprzedaż, natepnie klikamy ;

• Kryteria – te same co przy filtrach zaawansowanych czyli A1:F2

Po zatwierdzeniu funkcji otrzymamy wynik 53, musimy zmienić formatowanie na księgowe.

W celu sprawdzenia należy użyć filtrowania Gąbki 2015 (styczeń, luty, marzec) i podsumować wyniki sprzedaży aby sprawdzić czy te same.

1.Chcemy policzyć ilość wierzy spełniających kryteria z pierwszej tabeli = BD.ILE.REKORDÓW(

2. Zaznaczamy zakres CTRL+SHIFT+STRZAŁKA W PRAWO I STRZAŁKA W DÓŁ, następnie używamy CTRL+BACKSPACE aby usunąć bezwzględne zaznaczenie.

3. W Pole wpisujemy tekst w cudzysłowie „Sprzedaż”;

4. Kryteria zaznaczamy w całości i zatwierdzamy.

Otrzymujemy ilość: 16 wierszy spełniających warunki (Ilość gąbek mniejsza niż 15 i sprzedaż pasku większa niż 1.

Arkusz: BD.MAX

Cel: Chcę puścić minimalną i maksymalną wartość produkcji wyprodukowanej na pracownika.

Obligatoryjnie kryteria muszą mieć nagłówek i wartość pod, czyli „Pracownik” a wartość pod będzie „Prac1” itd.

Obliczenie wartości Minimalnej z użyciem funkcji =BD.MIN( gdzie zakres danych blokujemy bezwzględnie.

Polem będzie 2 czyli druga kolumna zakresu danych: Ilość, zaś zakres odpowiedni dla danego pracownika zablokowany w bok na potrzeby kopiowania funkcji.

Polecenia:

1. Oblicz BD.MIN Dla poszczególnych pracowników.

2. Oblicz BD.MAX (produkcja maksymalna) dla poszczególnych pracowników z użyciem funkcji =BD.MAX(

Cel: Chcę wiedzieć, ile kontaktów biznesowych zdobyła dana grupa menadżerów.

W tym celu korzystamy z funkcji: =BD.ILE.REKORDÓW.A( czyli liczymy niepuste komórki

Baza danych – bezwzględna

Pole – komumna nr. 3 czyli Menadżer (Wszyscy menedżerowie)

Zakres to menadżer z grupy 1 względnie bo będzie się przesuwał

=BD.ILE.REKORDÓW.A($A$1:$C$25;3;F2:F5)

Formułę można przeciągnąć.

Rekord A na końcu formuły, oznacza, że jeśli jakaś komórka w kryteriach jest pusta to oblicza nam wszystkie wiersze.

Wykorzystujemy funkcję =BD.SUMA(

• Baza danych – bezwzględna

• Pole to F4 czyli Sprzedaż

• Zakres to pusty nagłówek i formuła =F5/E5>1 (kryterium)

CTRL+SHIFT+4 - nakładamy formatowanie walutowe

W naszym arkuszu,  widzimy zbiór danych wyglądający jak tabela, ale excela wciąż pozostaje zbiorem danych. Tabelą staje się dopiero wtedy, gdy zdecydujemy się wstawić tabelę w nasz zbiór danych.

1. Zaznacz pojedyncze pole w z zbiorze danych.

2. Wejdź w sekcją Wstawianie i wybierz polecenie Wstaw Tabele.

3. Pokazuje się nam okienko tworzenia tabeli, sprawdź, czy zawiera prawidłowy zakres danych i czy jest zaznaczona opcja: Moja tabela ma nagłówki.

4. Wszystko jest w porządku, kliknij ok.

Po wstawieniu tabeli na górze Excela pojawiła się nowa sekcja o nazwie: Narzędzia tabel>projektowanie, ponadto nagłówkach tabeli pojawiły się filtry, ponadto:

·         Nagłówki tabeli są widoczne podczas przewijania arkusza w dół,

·         Jak już wiesz z poprzednich zajęć, formatowanie tabeli jest nieco inne, co widać podczas wstawiania formuł,

·         Jeśli obok kolumny KWS, Wstawisz kolumnę o nazwie zysk, po prostu wpisując w komórkę F1 Zysk, to po zatwierdzeniu enterem zobaczysz, że nasza tabela automatycznie się rozrosła, co widać po formatowaniu,

·         Przynajmniej kolumnie pojawi się znak pioruna, który będzie świadczył o tym, że tabela się automatycznie rozrasta, oczywiście można to cofnąć np. Ctrl+Z lub zatrzymać [niewskazane, ponieważ nie  można tego ponownie włączyć z poziomu okna excel a plik>Opcje>Sprawdzanie-opcje autokorekty (zakładka Autoformatowanie podczas pisania) - >zaznaczyć Dołącz nowe wiersze i kolumny do tabeli]

·         Obliczenie w kolumnach tabeli automatycznie się obliczają (rozszerzają) po zatwierdzeniu formuły enterem Ctrl+z cofnięcie ctrl+Y włącznie,

·         Tabela ma inne nazewnictwo komórek po wybraniu musza zaczynające się od@.

·         Przeciąganiem, można zwiększyć lub zmniejszyć zakres tabeli,

·         Excel nie pozwala na puste nagłówki kolumn.

Jeśli wstawimy wykres na podstawie tabeli, to po dodaniu Rozrastającego się zakresu do tabeli, wykres będzie się dynamicznie rozrastał.

Polecenie:

1. W arkuszu wykres, wstaw tabelę do zakresu danych.

2. Zaznacz całą tabelę i wstaw wykres kolumnowy grupowany.

3. Wykorzystaj autor zostanie się tabeli i dodaj miesiąc kwiecień na główkach, zaś w wierszach dodaj imię Wojciech.

4. Nowopowstałe puste komórki wypełnij poprzez przeciąganie.

Jak zmienił się twój wykres?

Nomenklaturę tabeli sprawdzamy na podstawie funkcji ILE.NIEPUSTYCH

Jeśli pracujemy na wielu tabelach, warto te tabele nazywać ze w określony sposób, np. W polu nazwy tabeli umieścić tbl i potem nazwa tabeli np. tblSprzedaż

Polecenie:

Sprawdź, jak zmieniła się formuła po wpisaniu nazwy tabeli. Użycie # w formule sprawi, ze odwołujemy się jedynie do aktualnego wiersza lub kolumny.

Arkusz: Przeciąganie

Czy pierwszy Zaznaczony obszar jest tabelą?

Czy obszar produkt cena jest tabelą i po czym to rozpoznać?

Polecenia:

1. Zamień duży obszar na tabele.

2. Popraw formułę w pierwszej pozycji @Produkt

3. Policz sumę dla pola: SumaWartość czyli J12, obok policz za pomocą wyrażenie=Suma(Tabela(nazwa tabeli)[nazwa kolumny])

Polecenia Suma Warunków – sprawdzamy działanie

1. Nazwij tabelę: SprzedażProduktów

2. Przeanalizuj działanie funkcji =Suma.a

Zameiń wartość LP w arkuszu: LP

Sumy częściowe $b$2:@[data] – zmiana na dane z tabeli

Sumy bieżące zliczją stan miesiąc po miesiącu =suma($B$2:B2)

Suma bieżąca Suma($B$2:B2) zlicza narastające sumy miesięcy np. bilans konta

Wiersz sumy  - zaznaczenie tej opcji w projekcie tabeli spowoduje dodanie ostatniego wiersza z sumami częściowymi do wyboru dla każdej z kolumn. Jeśli go wyłączysz, Excel zapamięta wartości.

WSTAWIENIE SUMY NA KOŃCU TABELI ZA POMOCĄ SKRÓTU KLAWISZOWEGO - wstawi sumy częściowe działające z filtrowaniem!!!

Wstaw Fragmentator - dostępny z poziomu projektowania tabeli to tak naprawdę osobny, niezależny od tabeli filtr, który robi to samo ale w sposób wygodniejszy. Można im zmienić styl, kolor, ilość przycisków, tak by lepiej się prezentowały. Można je układać warstwami dla określenia ważności.