Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan en conjunto para alcanzar un objetivo. Puede ser físico (como un sistema de producción) o abstracto (como un sistema de gestión).

Las partes componentes de un sistema incluyen:

1. Entradas (Inputs): Recursos, datos o materiales que ingresan al sistema.

2. Procesos: Transformaciones que convierten las entradas en salidas.

3. Salidas (Outputs): Resultados obtenidos del sistema.

4. Retroalimentación (Feedback): Información sobre el desempeño del sistema utilizada para ajustes y mejoras.

5. Control: Mecanismos que regulan el funcionamiento del sistema.

B. ¿Qué es un algoritmo?

Un algoritmo es una secuencia de pasos organizados y finitos que permiten resolver un problema o realizar una tarea. Se usa en programación, procesos administrativos y en la toma de decisiones empresariales.

Ejemplo: Un algoritmo para gestionar documentos en una empresa podría incluir:

1. Recibir documento.

2. Clasificar según tipo.

3. Digitalizar.

4. Almacenar en base de datos.

5. Generar acceso según permisos.

C. Pasos básico para diseñar un sistema administrativo

Para diseñar un sistema administrativo eficiente, se deben seguir estos pasos:

1. Análisis de necesidades: Identificar problemas y objetivos del sistema.

2. Planificación: Definir recursos, tecnologías y procesos a utilizar.

3. Diseño del sistema: Estructurar procesos, flujos de trabajo y documentación.

4. Desarrollo e implementación: Crear el sistema (manual o digital) y ponerlo en marcha.

5. Pruebas y ajustes: Evaluar el desempeño y optimizar.

6. Capacitación y mantenimiento: Formar al personal y realizar mejoras continuas.

D. Ejemplo con cronograma de actividades usando PERT y ABC

Método PERT

El método PERT ayuda a planificar proyectos identificando tareas críticas y dependencias.

Ejemplo: Implementación de un sistema de gestión documental.

Actividad

Predecesor   

Tiempo estimado (días)

A. Análisis de necesidades

-

5

B. Diseño del sistema

A

7

C. Desarrollo del sistema

B

10

D. Pruebas y ajustes

C

6

E. Implementación

D

4

Ruta crítica: A → B → C → D → E (tiempo total: 32 días).

Método ABC

El método ABC clasifica actividades o documentos según su importancia.

Ejemplo de clasificación de documentos en una empresa:

• Categoría A (Alta importancia, menor cantidad): Contratos, normativas, estados financieros.

• Categoría B (Importancia media, volumen intermedio): Informes de gestión, actas de reunión.

Categoría C (Baja importancia, mayor cantidad): Correos, circulares internas, notas informativas.

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Un sistema se compone de las siguientes partes:

Entradas: recursos, información y datos que se reciben.

Procesos: actividades y transformaciones en el sistema.

Salidas: los resultados o productos producidos.

Realimentación: información sobre el rendimiento.

Ambiente: el contexto externo que afecta el sistema.

¿Qué es un algoritmo?

Un algoritmo es un conjunto de instrucciones o pasos claramente definidos y ordenados que deben seguirse para resolver un problema o para realizar una tarea específica. Los algoritmos son una herramienta elemental en la programación y en la informática, ya que ofrecen una manera sistemática de enfrentar problemas para encontrar la solución de forma eficiente.

Pasos básicos para diseñar un sistema administrativo

Diseñar un sistema administrativo eficaz implica una serie de pasos básicos:

1. Definición de objetivos: Clarificar los objetivos y metas del sistema administrativo.

2. Análisis de requisitos: Identificar y documentar los requisitos del sistema, incluyendo las necesidades de los usuarios y las especificaciones funcionales.

3. Diseño del sistema: Crear un plan detallado del sistema, incluyendo la estructura, componentes y flujo de trabajo.

4. Desarrollo: Construir el sistema de acuerdo con el diseño especificado, utilizando herramientas y tecnologías apropiadas.

5. Pruebas: Probar el sistema para identificar y corregir errores o problemas.

6. Implementación: Desplegar el sistema en el entorno real de trabajo.

7. Mantenimiento: Realizar mantenimiento continuo y mejoras según sea necesario.

Ejemplos usando cronogramas de actividades por método PERT y método ABC

Método PERT (Program Evaluation and Review Technique):

El diagrama de PERT es una representación visual de las tareas de un proyecto y las dependencias conectadas a cada una. Puedes usarlo para crear un programa inicial y un cronograma estimado que puedes compartir con los participantes del proyecto antes de que el proyecto comience.

Se puede ejemplificar en los diagramas de flujo utilizados por los ingenieros informáticos, donde se muestra los pasos a seguir por el sistema.

Método ABC (Activity-Based Costing):

El análisis ABC es un método de administración empresarial que ayuda a hacerse una idea de la situación actual de las empresas. Permite encontrar la respuesta a cuestiones relacionadas con el volumen de ventas y, sobre la base de los datos obtenidos, tomar medidas concretas.

Es un sistema para segmentar y organizar los productos de un almacén en base a su importancia, relevancia para la empresa, valor económico, beneficios aportados, rotación generada.

Sus componentes básicos son los insumos, proceso organizacional productos y ambiente

2-El algoritmo es un proceso o procedimiento para resolver problemas.

3- Estudiar la necesidad organizacio

-definir objetivos

-Determinar la necesidad funcional

-Definir el tiempo de respuesta del sistema

-Duracion para la salida de proyecto

-Identidficar las tareas a procesar.

-Asignar tiempo a las tareas

-Dibujar algoritmo y grafica

Entre otros.

4-La técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique) es una herramienta utilizada para la planificación y control de proyectos, especialmente en proyectos complejos donde las actividades tienen tiempos inciertos. Un ejemplo práctico de su uso podría ser el siguiente:

Ejemplo de proyecto utilizando PERT:

Supón que tienes un proyecto de construcción de una casa. Las actividades principales del proyecto pueden ser las siguientes:

Excavación del terreno (Actividad A)

Cimentación de la casa (Actividad B)

Estructura de paredes (Actividad C)

Instalación de techos (Actividad D)

Pintura y acabados (Actividad E)

Estimación de los tiempos para cada actividad:

En PERT, para cada actividad se estiman tres tiempos:

Tiempo optimista (O): El menor tiempo en el que se puede completar la actividad.

Tiempo pesimista (P): El mayor tiempo en el que se podría completar la actividad.

Tiempo más probable (M): El tiempo más realista de completar la actividad.

Para cada actividad, se podrían tener las siguientes estimaciones:

Actividad A (Excavación):

O = 2 días

M = 5 días

P = 8 días

Actividad B (Cimentación):

O = 5 días

M = 10 días

P = 15 días

Actividad C (Estructura de paredes):

O = 10 días

M = 12 días

P = 18 días

Actividad D (Instalación de techos):

O = 7 días

M = 10 días

P = 14 días

Actividad E (Pintura y acabados):

O = 3 días

M = 5 días

P = 7 días

      A. EXPLIQUE, que es un sistema y cuáles son sus partes componentes.

 Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan juntos para lograr un objetivo. Existen diferentes tipos de sistemas, como físicos, biológicos, sociales y conceptuales.

Componentes de un sistema:

Entradas: Recursos o datos que ingresan al sistema.

Proceso: Transformaciones que convierten las entradas en resultados.

Salidas: Productos o servicios generados.

Retroalimentación: Información sobre el desempeño para mejorar el sistema.

Entorno: Factores externos que pueden influir en el sistema.

Límites: Delimitaciones que separan el sistema de su entorno.

El funcionamiento adecuado de un sistema depende de la interacción eficiente de sus partes.

       B. Qué es un algoritmo

Un algoritmo es un conjunto de pasos ordenados y finitos para resolver un problema o realizar una tarea.

Características:

Preciso: Cada paso está claramente definido.

Definido: Siempre produce el mismo resultado.

Finito: Tiene un número limitado de pasos.

Ordenado: Sigue una secuencia lógica.

Los algoritmos son fundamentales en informática y matemáticas, ya que permiten automatizar procesos y solucionar problemas de manera eficiente.

       c. Describa los pasos básicos para diseñar un sistema administrativo

Análisis de necesidades: Identificar objetivos, evaluar procesos y detectar mejoras.

Definición de requerimientos: Especificar funciones, recursos y características necesarias.

Diseño del sistema: Establecer estructura, flujos de información y procedimientos.

Desarrollo e implementación: Construir el sistema, capacitar al personal y realizar pruebas.

Evaluación y mejora continua: Monitorear, recoger retroalimentación y optimizar procesos.

Este proceso garantiza una gestión administrativa eficiente y una mejor toma de decisiones.

       d. Brinde un ejemplo usando el cronograma de actividades por método PERT y método ab

El método ABC es una técnica de clasificación utilizada en administración y gestión de inventarios para priorizar elementos según su importancia relativa, basada generalmente en el valor o impacto económico.

Método ABC:

Clasificación de actividades según su importancia:

A (Críticas): Actividades esenciales para el éxito del proyecto (Ej. Programación).

B (Importantes): Actividades importantes pero no críticas (Ej. Diseño de interfaz).

C (Menos importantes): Actividades que pueden delegarse o tener menor prioridad (Ej. Documentación).

Método PERT: Organiza tareas según su secuencia lógica y tiempos estimados, identificando la ruta crítica del proyecto (40 días).

Ruta crítica: A → B → C → D → E → F → G (Actividades esenciales que no deben retrasarse).

Es un conjunto de elementos interrelacionados que trabajan en conjunto para alcanzar un objetivo común. Estos elementos pueden ser físicos, conceptuales, biológicos, mecánicos, informáticos, entre otros. Los sistemas pueden encontrarse en diversos ámbitos, como la naturaleza, la tecnología, la economía y la sociedad. 

Sus partes son:  

• Entradas 

• Procesos 

• Salidas (Outputs) 

• Retroalimentación (Feedback) 

• Límites o Fronteras 

• Entorno 

       B. ¿Qué es un algoritmo?  

Describa los pasos básicos para diseñar un sistema administrativo

Diseñar un sistema administrativo implica planificar, organizar y estructurar las operaciones y recursos de una organización para alcanzar sus objetivos de manera eficiente. Aquí te detallo los pasos básicos para llevar a cabo este proceso:

1. Análisis de Necesidades y Requisitos

Al identificar las necesidades específicas que el sistema debe cubrir. Estas se analizan los procesos administrativos actuales de la organización, hablar con los responsables de cada área y recolectar información sobre las funcionalidades que se requieren. Se deben identificar las debilidades de los sistemas previos, si los hay.

2. Definición de Objetivos

Se establecen metas claras y medibles que el sistema debe cumplir. Se deben decidir qué problemas específicos resolverá el sistema, por ejemplo, mejorar la eficiencia, reducir costos, agilizar los procesos de toma de decisiones, etc.

3. Diseño del Flujo de Trabajo (Workflow)

Se establece cómo deben fluir las tareas y la información dentro del sistema. Se crea diagramas de flujo o mapas de procesos para visualizar cómo interactúan las diferentes áreas, qué pasos se deben seguir y qué información se requiere en cada etapa.

4. Selección de Herramientas y Tecnología

Elegimos las herramientas, software o tecnologías que se utilizarán para implementar el sistema. Se investigan las opciones tecnológicas disponibles que se ajusten a las necesidades de la organización, como software de gestión empresarial (ERP), bases de datos, herramientas de comunicación, etc. También se debe considerar la infraestructura tecnológica de la empresa.

5. Diseño de la Estructura Organizacional del Sistema

Definimos cómo estará organizado el sistema y qué roles desempeñarán las personas en el mismo. Asignando responsabilidades y funciones dentro del sistema, especificando quién se encarga de qué tareas. También se debe decidir la jerarquía de información y la comunicación entre departamentos.

6. Desarrollo e Implementación

Construimos el sistema y ponerlo en marcha. Se desarrolla el software necesario, integrar herramientas tecnológicas, y configurar procesos según lo definido en los pasos anteriores. Esto también incluye la capacitación del personal que usará el sistema.

7. Pruebas del Sistema

Se verifica que el sistema funcione correctamente y cumpla con los requisitos. Realizando pruebas de usabilidad, seguridad, rendimiento y efectividad. Las pruebas deben abarcar tanto los aspectos técnicos como la eficiencia de los procesos administrativos que el sistema apoya.

8. Implementación Final y Puesta en Marcha

El sistema en toda la organización. Poniendo el sistema en operación plena, asegurándose de que todos los usuarios tengan acceso y sepan cómo usarlo. Durante esta fase también se debe gestionar la gestión del cambio para que todos los empleados se adapten al nuevo sistema.

9. Monitoreo y Mantenimiento

Asegurando que el sistema siga funcionando correctamente a largo plazo. Realizando un seguimiento continuo para detectar posibles fallos, áreas de mejora o necesidades de actualización. Esto incluye actualizar el sistema, realizar copias de seguridad y garantizar la seguridad de los datos.

10. Evaluación y Mejora Continua

Asegurando que el sistema cumpla de manera constante con los objetivos de la organización. Evaluando periódicamente el desempeño del sistema, recolectar retroalimentación de los usuarios y realizar ajustes según sea necesario. Este es un proceso continuo de mejora.

D. Brinde un ejemplo usando el cronograma de actividades por método PERT y método ABC

Ejemplo: Organización de un evento de capacitación

• Actividades:

  • A: Planificación del contenido del curso.

  • B: Selección del lugar.

  • C: Diseño de materiales.

  • D: Promoción del evento.

  • E: Inscripción de participantes.

  • F: Realización del curso.

  • G: Evaluación del evento.

• Método PERT:

  • El método PERT se enfoca en la duración de las actividades y sus dependencias. Se crea un diagrama de red que muestra la secuencia de las actividades y se calcula la ruta crítica (la secuencia de actividades que determina la duración total del proyecto).

  • Este método calcula tres estimaciones de tiempo para cada actividad: optimista, más probable y pesimista, para calcular un tiempo esperado.

• Método ABC:

  • El método ABC se enfoca en la clasificación de las actividades según su importancia o costo.

  • Por ejemplo:

    • Actividades A (alta importancia): Planificación del contenido, realización del curso.

    • Actividades B (importancia media): Selección del lugar, diseño de materiales.

    • Actividades C (baja importancia): Promoción del evento, inscripción de participantes, evaluación del evento.

  • Este método permite priorizar las actividades y asignar recursos de manera eficiente.